Prezentacja wniosków i rekomendacji z badania pn.: „Badanie potencjału instytucji realizujących zadania Polityki Społecznej w województwie warmińsko-mazurskim” 24 kwietnia 2009, Olsztyn Organizacja Posiedzenia współfinansowana z Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Plan prezentacji Cel badania Zastosowana metodologia Wyniki, rekomendacje i sposób ich wdrożenia Główni adresaci rekomendacji

Cele badania Ocena potencjału ośrodków pomocy społecznej (OPS) i powiatowych centrów pomocy rodzinie (PCPR) z województwa warmińsko-mazurskiego do aplikowania i realizacji projektów w ramach Priorytetu VII PO KL. Ocena potencjału Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej (ROPS) w Olsztynie do realizacji zadań wynikających z wdrażania Priorytetu VII PO KL.

Metodologia badania analiza danych zastanych (m.in. dokumenty programowe PO KL, wytyczne, Plan Działania na lata 2007-2008 w ramach Priorytetu VII PO KL); indywidualne wywiady pogłębione (IDI) z kadrą zarządzającą PO KL oraz przedstawicielami OPS i PCPR (łącznie 19 wywiadów); wywiady telefoniczne wspomagane komputerowo (CATI) przeprowadzone na pełnej próbie OPS i PCPR z województwa warmińsko-mazurskiego. Respondentami badania byli dyrektorzy, kierownicy lub osoby koordynujące działania związane z pozyskiwaniem środków unijnych.

Szczegółowy sposób wdrożenia poszczególnych rekomendacji został opracowany na I posiedzeniu Regionalnej Grupy Sterującej Ewaluacją Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz skonsultowany z adresatami rekomendacji

Rekomendacja i uzasadnienie Szczegółowy sposób wdrożenia Wnioski i rekomendacje z badania ewaluacyjnego pt. „Badanie potencjału instytucji realizujących zadania Polityki Społecznej w województwie warmińsko-mazurskim” Lp Wniosek Rekomendacja i uzasadnienie Szczegółowy sposób wdrożenia 1 Zasoby kadrowe ROPS nie są wystarczające w odniesieniu do zadań wynikających z wdrażania Priorytetu VII PO KL. Pracownicy zajmują się wieloma różnymi zadaniami, przez co stopień ich specjalizacji nie jest wysoki. Przyznanie środków na zatrudnienie dodatkowych pracowników. wniosek do Pana Marszałka Województwa o utworzenie nowych stanowisk pracy w ROPS; zabezpieczone zostaną środki Pomocy Technicznej na nowe stanowiska pracy w ROPS na 2009 rok; wniosek o zabezpieczenie środków finansowych Urzędu Marszałkowskiego na nowe etaty dla ROPS; Wśród dodatkowych wymagań wobec potencjalnych kandydatów do pracy w ROPS zamieścić posiadanie doświadczenia w pracy związanej z wdrażaniem Programów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w okresie 2004-2006. W ogłoszeniach o naborze na stanowiska pracy w pozycji „wymagania dodatkowe stawiane kandydatom” wpisane zostanie doświadczenie w pracy związane z wdrażaniem Programów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w okresie 2004-2006.

Wnioski i rekomendacje z badania ewaluacyjnego pt Wnioski i rekomendacje z badania ewaluacyjnego pt. „Badanie potencjału instytucji realizujących zadania Polityki Społecznej w województwie warmińsko-mazurskim” Lp Wniosek Rekomendacja i uzasadnienie Szczegółowy sposób wdrożenia Zasoby kadrowe ROPS nie są wystarczające w odniesieniu do zadań wynikających z wdrażania Priorytetu VII PO KL. Pracownicy zajmują się wieloma różnymi zadaniami, przez co stopień ich specjalizacji nie jest wysoki. Zaktualizowanie podziału obowiązków pomiędzy pracownikami, w celu zwiększenia ich specjalizacji. Zapewniona zostanie płynność realizacji poprzez utworzenie zespołów zajmujących się poszczególnymi zadaniami. Wpłynie to na specjalizację poszczególnych pracowników. Przeprowadzenie naboru asesorów zewnętrznych , którzy braliby udział w ocenie projektów, wykonując pracę na podstawie umowy-zlecenia. Ogłoszenie i przeprowadzenie naboru na asesorów. Prowadzenie dalszych działań szkoleniowych (w tym dotyczących zagadnień finansowych) dla pracowników w ramach projektu systemowego realizowanego przez ROPS. Umieszczenie stosownych modułów szkoleniowych (w tym dotyczących zagadnień finansowych) w projekcie systemowym ROPS na 2009 rok oraz w ramach doradztwa i szkoleń grupowych prowadzonych przez specjalistów - doradców ROPS.

Wnioski i rekomendacje z badania ewaluacyjnego pt Wnioski i rekomendacje z badania ewaluacyjnego pt. „Badanie potencjału instytucji realizujących zadania Polityki Społecznej w województwie warmińsko-mazurskim” Lp Wniosek Rekomendacja i uzasadnienie Szczegółowy sposób wdrożenia 2 Obieg informacji pomiędzy Instytucją Zarządzającą PO KL, ROPS a potencjalnymi projektodawcami (OPS i PCPR) nie był w pełni efektywny. Wydzielenie w ramach ROPS zespołu pełniącego funkcję „punktu informacyjnego” oraz zapewnienie utworzonemu zespołowi warunków umożliwiających wykonywanie tej pracy. Na potrzeby wnioskodawców systemowych zadania „punktu informacyjnego” pełnić będą doradcy zatrudnieni w ramach projektu systemowego ROPS. Osoby te będą świadczyć doradztwo osobiste, telefoniczne i e-maliowe. W przypadku projektów konkursowych organizowane będą „otwarte drzwi”, w trakcie każdego naboru wniosków. Wskazany zostanie numer telefonu, jako punkt informacyjny, przy którym będzie dyżurował pracownik ROPS. Organizowane będą również „otwarte drzwi” w subregionach przy wsparciu ROEFS. ustalenie numeru telefonu, pod którym w określonych godzinach będzie dyżurował pracownik ROPS; utworzenie na stronie internetowej Urzędu Marszałkowskiego działu, w którym zamieszczane byłyby pytania oraz odpowiedzi (FAQ); poinformowanie OPS i PCPR o wprowadzeniu powyższych form komunikacji; monitorowanie modyfikacji zasad i wytycznych oraz uzyskiwanie wyjaśnień wątpliwości zidentyfikowanych przez ROPS, potencjalnych projektodawców lub beneficjentów Priorytetu VII PO KL . dla projektów konkursowych wskazany zostanie numer telefonu, jako punkt informacyjny; utworzenie na stronie internetowej Urzędu Marszałkowskiego działu, w którym zamieszczane będą pytania oraz odpowiedzi (FAQ); poinformowanie OPS i PCPR o wprowadzeniu powyższej formy komunikacji nastąpi w formie pisemnej; umieszczanie na stronie internetowej aktualnych informacji o zmieniających się dokumentach programowych oraz publikowanie interpretacji MRR.

Rekomendacja i uzasadnienie Szczegółowy sposób wdrożenia Wnioski i rekomendacje z badania ewaluacyjnego pt. „Badanie potencjału instytucji realizujących zadania Polityki Społecznej w województwie warmińsko-mazurskim” Lp Wniosek Rekomendacja i uzasadnienie Szczegółowy sposób wdrożenia 3 Zasoby kadrowe poszczególnych OPS i PCPR nie są wystarczające. Większość pracowników OPS i PCPR nie posiada doświadczeń w realizowaniu projektów w ramach poprzedniego okresu programowania. Dalsze prowadzenie szkoleń, szczególnie dotyczących zagadnień finansowych, skierowanych do pracowników OPS i PCPR. Ważne jest "wyprzedzające" uczenie odbiorców właściwego wykonywania zadań, które będą realizowali w kolejnych etapach projektu. Umieszczenie w projekcie systemowym ROPS szkoleń, których tematyka wynikać będzie z: powyższych rekomendacji; ankiet ewaluacyjnych ze szkoleń; bilansu potrzeb w zakresie pomocy społecznej. Realizacja niniejszych szkoleń rozpocznie się od stycznia 2009 roku. Dalsze promowanie wśród potencjalnych projektodawców możliwości zatrudniania nowych pracowników poprzez realizację projektów systemowych w ramach Priorytetu VII PO KL. Prowadzone będą działania promujące udział w projektach współfinansowanych ze środków EFS w ramach projektu systemowego ROPS - doradztwo, spotkania, promowanie dobrych praktyk m.in. w formie konferencji promujących EFS. Wysłane zostanie pismo do nieaktywnych władz lokalnych informujące o możliwościach płynących z realizacji projektów EFS.

Rekomendacja i uzasadnienie Szczegółowy sposób wdrożenia Wnioski i rekomendacje z badania ewaluacyjnego pt. „Badanie potencjału instytucji realizujących zadania Polityki Społecznej w województwie warmińsko-mazurskim” Lp Wniosek Rekomendacja i uzasadnienie Szczegółowy sposób wdrożenia 4 Przebieg współpracy pomiędzy ROPS a OPS i PCPR podczas oceny projektów systemowych budził zastrzeżenia obu stron. Upowszechnienie dokumentów i wytycznych programowych dotyczących realizacji projektów systemowych. Opracowanie, podanie do publicznej wiadomości i stosowanie procedury określającej tryb prac nad projektami systemowymi. Dokumenty i wytyczne upowszechniane będą poprzez stronę internetową, konferencje, szkolenia i doradców. Zorganizowana zostanie konferencja, na której przekazana zostanie informacja o najczęstszych błędach popełnianych we wnioskach o dofinansowanie oraz wnioskach o płatność. Na stronę internetową przygotowana zostanie: informacja o Dokumentacji Konkursowej dot. projektów systemowych; harmonogram postępowania z projektami systemowymi zawierający terminy poszczególnych etapów oceny. 5 Zarówno motywacja, jak i zdolność OPS i PCPR do aplikowania i realizowania projektów w ramach Priorytetu VII PO KL zależy w znacznym stopniu od nastawienia władz samorządowych gminy lub powiatu wobec perspektywy pozyskiwania funduszy Unii Europejskiej. Przeprowadzenie przez IP PO KL, przy udziale ROPS, działań informacyjnych, skierowanych do JST, dotyczących perspektyw realizowania przez PCPR i OPS projektów w ramach Priorytetu VII PO KL oraz potrzeb instytucji polityki społecznej, których spełnienie warunkuje ich zdolność do aplikowania oraz realizowania projektów. Upowszechnianie informacji poprzez doradców projektu systemowego ROPS, spotkania oraz konferencje z udziałem władz lokalnych. Zorganizowana zostanie konferencja podsumowująca i promująca efekty osiągnięte w trakcie realizacji projektów systemowych jednostek organizacyjnych pomocy społecznej w 2008 r. Przygotowane zostanie pismo do władz, które: nie złożyły wniosków o dofinansowanie w celu ich zaktywizowania, złożyły wnioski o dofinansowanie w 2008 i 2009 roku, złożyły po raz pierwszy wnioski o dofinansowanie w 2009 roku.

Rekomendacja i uzasadnienie Szczegółowy sposób wdrożenia Wnioski i rekomendacje z badania ewaluacyjnego pt. „Badanie potencjału instytucji realizujących zadania Polityki Społecznej w województwie warmińsko-mazurskim” Lp Wniosek Rekomendacja i uzasadnienie Szczegółowy sposób wdrożenia 6 Skłonność OPS i PCPR do realizowania projektów partnerskich ogranicza przede wszystkim obawa przed niewywiązaniem się partnera z zadań. Przedstawianie, podczas konferencji oraz na stronie internetowej Urzędu Marszałkowskiego, informacji o realizowanych z powodzeniem projektach partnerskich. Intensywne doradztwo w celu zawierania partnerstw. Przeprowadzenie konferencji promującej dobre praktyki w zakresie projektów partnerskich – ze szczególnym uwzględnieniem partnerstw z PUP oraz WUP. Przeprowadzenie badania ankietowego skierowanego do OPS i PCPR w celu uzyskania informacji nt. posiadanych doświadczeń w realizacji działań partnerskich. Szkolenia dotyczące Programów Aktywności Lokalnej oraz Centrów Aktywności Lokalnej. Przygotowanie banku dobrych praktyk w zakresie projektów partnerskich, poszerzonego o informacje o projektach realizowanych w roku 2009 na terenie całego kraju. 7 W przypadku części powiatów i gmin relacje pomiędzy PUP z jednej strony a OPS i PCPR z drugiej nie są intensywne lub nie kształtują się w sposób w pełni zadowalający. Opracowanie, przy udziale zespołu, w skład którego weszliby zarówno przedstawiciele ROPS, jak i WUP, zaleceń i modelowych rozwiązań w zakresie współpracy pomiędzy PSZ a OPS i PCPR. Modelowe rozwiązanie zostało przygotowane przez MPiPS we współpracy z MRR, następnie rozesłane zostało do wszystkich Urzędów Marszałkowskich oraz WUP. ROPS przekazał tę informację do OPS i PCPR, a WUP do PUP. Przeprowadzenie spotkań powiatowych celem tworzenia lokalnych rozwiązań przy udziale różnych podmiotów. ROPS będzie promował partnerstwo w sposób określony w powyższych rekomendacjach.

Rekomendacja i uzasadnienie Szczegółowy sposób wdrożenia Wnioski i rekomendacje z badania ewaluacyjnego pt. „Badanie potencjału instytucji realizujących zadania Polityki Społecznej w województwie warmińsko-mazurskim” Lp Wniosek Rekomendacja i uzasadnienie Szczegółowy sposób wdrożenia 8 Część PCPR tylko w ograniczonym stopniu realizują swoje zadania wobec OPS w zakresie szkolenia i doskonalenia zawodowego kadr pomocy społecznej oraz prowadzenia doradztwa metodycznego dla kierowników i pracowników jednostek organizacyjnych z terenu powiatu. Wprowadzenie w ramach działań szkoleniowych organizowanych przez ROPS w ramach projektu systemowego rozwiązania polegającego na podnoszeniu zdolności PCPR do przekazywania wiedzy OPS a także ich motywacji w tym zakresie. Pisemne wystąpienie do PCPR w Województwie z prośbą o wytypowanie po 1 przedstawicielu oraz zaplanowanie dla nich specjalistycznych szkoleń. Systematyczna współpraca, zgodna z opracowanym harmonogramem, z poszczególnymi specjalistami powiatowymi w celu zintensyfikowania spotkań, szkoleń tematycznych ważnych dla regionu tj. dla lokalnych ośrodków pomocy społecznej. 9 Niekiedy umiejętności nabywane przez pracowników OPS i PCPR poprzez udział w szkoleniach nie są przez nich stosowane. dobór tematów szkoleń do działań realizowanych lub planowanych przez PCPR lub OPS; wprowadzenie jako warunku uczestnictwa danego PCPR lub OPS w szkoleniu przedstawienia przez kierownictwo danej instytucji planu wykorzystania kompetencji, które nabędzie pracownik, w jej dalszej działalności. Szkolenia będą realizowane w ramach projektu systemowego ROPS. Tematyka wynikać będzie z: niniejszych rekomendacji, ankiet ewaluacyjnych ze szkoleń, bilansu potrzeb w zakresie pomocy społecznej. W formularzu zgłoszeniowym na szkolenie umieszczona zostanie stosowna klauzula mówiąca o delegowaniu osoby, która zdobytą wiedzę i kompetencje wykorzysta w swojej obecnej pracy zawodowej. 10 Przydatność części szkoleń jest ograniczona ze względu na ich zbyt mało praktyczny charakter lub nieadekwatność wobec potrzeb uczestników. Przy organizowaniu szkoleń przez ROPS należy preferować szkolenia praktyczne. Kontrola szkoleń poprzez udział pracownika ROPS w szkoleniach, w charakterze obserwatora. Zwiększona zostanie liczba szkoleń prowadzonych w formie małych grup warsztatowych. W każdym szkoleniu będzie brał udział 1 przedstawiciel ROPS jako obserwator.

Główni adresaci rekomendacji Instytucja Pośrednicząca PO KL Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej

Dziękuję za uwagę Organizacja Posiedzenia współfinansowana z Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego