Prezentacja rekomendacji wypływających z badania pn.: z badania pn.: Badanie zdolności absorpcyjnych podmiotów realizujących projekty w ramach PO KL w województwie warmińsko-mazurskim

Departament Europejskiego Funduszu Społecznego, Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego Proces konsultacji rekomendacji Konsultacje wewnętrzne rekomendacji Dnia 22 lipca 2008 r. odbyło się spotkanie mające na celu wypracowanie szczegółowego sposobu wdrożenia rekomendacji. W spotkaniu uczestniczyli przedstawiciele instytucji zaangażowanych we wdrażanie PO KL w Województwie Konsultacje zewnętrzne rekomendacji Konsultowanie tabeli z Instytucją Zarządzającą Konsultacje społeczne tabeli - zamieszczenie tabeli na stronie internetowej z prośbą o uwagi

Departament Europejskiego Funduszu Społecznego, Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego Wnioski i rekomendacje z badania ewaluacyjnego pt. Badanie zdolności absorpcyjnych podmiotów realizujących projekty w ramach POKL w województwie warmińsko-mazurskim Lp WniosekRekomendacja i uzasadnienieSzczegółowy sposób wdrożenia 1 Małe doświadczenie jednostek systemu oświaty w ubieganiu się i realizowaniu projektów finansowanych ze środków unijnych Umożliwienie zdobywania praktycznego doświadczenia -upowszechnianie informacji o zasadach pisania dobrych wniosków oraz o dobrych praktykach wypracowanych w trakcie projektu, na podstawie konkretnych, zrealizowanych projektów; organizowanie spotkań z przedstawicielami i wizyt studyjnych w instytucjach mających pełnić rolę wzorcowych. Rekomendacja zostanie wdrożona poprzez upowszechnianie informacji o zasadach pisania dobrych wniosków (organizacja szkoleń dla istniejących i przyszłych beneficjentów w zakresie przygotowania i realizacji projektu, zamieszczanie pomocnych wskazówek na stronie WWW, wsparcie merytoryczne ROEFSów oraz tworzenie punktów informacyjnych typu Help Desk w ramach ROEFS). W celu zapewnienia odpowiedniego dostępu do informacji dokonana zostanie geograficznej analiza aktywności beneficjentów w podziale na priorytety komponentu regionalnego PO KL. 2 Niewielkie zróżnicowanie potrzeb, które miałyby być zaspokojone przy wykorzystaniu środków uzyskanych z PO KL. Wąski zakres planowanych do realizacji działań Doprecyzowanie preferowanych obszarów wsparcia - należy rozważyć czy zawężenie obszarów wsparcia nie przyniesie w efekcie zwiększenia liczby składanych wniosków. Respondenci nie są pewni czy, i w jakim działaniu, mieści się ich pomysł na projekt. Szeroka formuła konkursu, nastawiona na niekonwencjonalne i ciekawe pomysły ma niewielkie szanse na osiągnięcie zakładanych celów, skuteczniejsze byłoby precyzyjne określenie priorytetów edukacyjnych kierowanych do określonych grup beneficjentów. W obszarach, w których będzie to możliwe, zostaną doprecyzowane kryteria wyboru projektów. Instytucja Pośrednicząca skłania się w kierunku kształtowania kryteriów dostępu dla Działania 9.2 PO KL obejmującego kształcenie zawodowe zgodnie z zapotrzebowaniem w strategicznych sektorach gospodarki Regionu oraz zapewniające komplementarność z innymi Programami.

Departament Europejskiego Funduszu Społecznego, Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego Wnioski i rekomendacje z badania ewaluacyjnego pt. Badanie zdolności absorpcyjnych podmiotów realizujących projekty w ramach POKL w województwie warmińsko-mazurskim Lp WniosekRekomendacja i uzasadnienieSzczegółowy sposób wdrożenia 3 Sformalizowanie procedur, zbyt duża waga przykładana do strony formalnej wniosków oraz realizowanych projektów Zmiany w zasadach procedowania przyjętych przez Instytucję Pośredniczącą - szczególne znaczenie ma zmiana podejścia w ocenie czynników merytorycznych i formalnych. Rekomendacja zostanie wdrożona poprzez wprowadzenie możliwości uzupełnienia wniosku o dofinansowanie. 4 W minionym okresie programowania zdobyte zostało doświadczenie, które zaowocowało wprowadzeniem korekt w bieżącym okresie programowania upraszczających wiele procedur Kampania informacyjna - zneutralizowanie powszechnego przeświadczenia o biurokratycznym koszmarze, jakim jest aplikowanie oraz realizacja projektów w ramach PO KL. Organizacja szkoleń i spotkań poświęconych organizacji konkursów. IZ: Ministerstwo Rozwoju Regionalnego podejmuje inicjatywy zmierzające do zmiany postrzegania aplikowania o środki pochodzące z Unii Europejskiej jako walki z biurokracją i przeszkodami formalnymi, najnowszy przykład to akcja Proste fundusze. Działania podjęte podczas tej inicjatywy obejmą również Program Operacyjny Kapitał Ludzki. Również Instytucja Zarządzająca PO KL nieustannie zajmuje organizacją akcji zmierzających do zmiany odbioru EFS w opinii publicznej m.in. poprzez informowanie o korzyściach płynących w uczestnictwie w projektach, ostatnie inicjatywy to m.in. konferencja dot. dobrych praktyk EFS czy planowane spotkanie między instytucjami wdrażającymi PO KL a beneficjentami. Są to działania ciągłe realizowane przez Ministerstwo. IP: Rekomendacja zostanie wdrożona poprzez organizację szkoleń oraz kampanii informacyjnych dla istniejących i przyszłych beneficjentów oraz ROEFSów.

Departament Europejskiego Funduszu Społecznego, Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego Wnioski i rekomendacje z badania ewaluacyjnego pt. Badanie zdolności absorpcyjnych podmiotów realizujących projekty w ramach POKL w województwie warmińsko-mazurskim Lp WniosekRekomendacja i uzasadnienieSzczegółowy sposób wdrożenia 5 Powierzchowność wiedzy odnośnie praw przysługujących składającym wniosek, nieznajomość procedur związanych z całym procesem konkursowym – zarówno na etapie składania wniosków jak i po rozstrzygnięciu konkursu Upowszechnienie informacji o regułach decydujących o przyjęciu bądź odrzuceniu danego projektu oraz o zasadach udostępniania uzasadnienia decyzji - znajomość kryteriów oceny poszczególnych obszarów wsparcia, oraz znajomość uzasadnienia wystawionej oceny sprzyja podejmowaniu kolejnych prób uzyskania wsparcia, nawet jeśli pierwsze podejścia zakończą się niepowodzeniem. Wdrożenie poprzez udostępnienie dokumentacji konkursowej, przesyłanie karty oceny merytorycznej do wnioskodawców, których wnioski spełniły kryteria horyzontalne. 6 Startowanie w procedurach konkursowych, a następnie koordynacja przebiegu projektu postrzegane są jako zajęcie czaso- i energochłonne. Aby podjąć takie wyzwanie konieczne jest oszacowanie nakładów oraz ewentualnych zysków – przede wszystkim finansowych Motywowanie kadry dydaktycznej - przyjęte stawki za zrealizowaną w ramach projektu godzinę zajęć muszą rekompensować wkład sił i czasu w proces przygotowywania i zarządzania projektem. Rekomendacja zostanie przekazana Organom Prowadzącym instytucje systemu oświaty.

Departament Europejskiego Funduszu Społecznego, Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego Wnioski i rekomendacje z badania ewaluacyjnego pt. Badanie zdolności absorpcyjnych podmiotów realizujących projekty w ramach POKL w województwie warmińsko-mazurskim Lp WniosekRekomendacja i uzasadnienieSzczegółowy sposób wdrożenia 7 Brak równowagi w relacjach między Instytucją Pośredniczącą a Beneficjentami. W przypadku zmian reguł lub warunków w trakcie trwania projektu, główny ciężar dostosowania się do zmian ponosi Beneficjent Stabilizacja stosowanych regulacji, przewidywalność działań- dokumentacja określająca warunki konkursowe oraz zasady realizacji projektów powinna być przekazywana do powszechnej wiadomości w swojej ostatecznej wersji. Wprowadzenie koniecznych zmian nie powinno działać wstecz. Jeżeli jednak wystąpi taka konieczność, to należy umożliwić dokonanie dostosowujących zmian w harmonogramie realizacji projektu. Rekomendacja została wdrożona poprzez opracowanie zasad wprowadzania zmian przez Instytucję Pośredniczącą. 8 Ograniczone zasoby kadrowe jednostek systemu oświaty (szczególnie na obszarach wiejskich) zmniejszają ich zdolności absorpcyjne Wzmocnienie roli otoczenia instytucjonalnego - ze względu na znaczną liczbę małych placówek, które nie są w stanie przejść przez pełny cykl przygotowywania i realizacji projektu, należy wyposażyć organy prowadzące w kadrę, której zadaniem będzie inicjowanie oraz wspieranie tego procesu. Wzmocnienie potencjału jednostek systemu oświaty i szkolnictwa wyższego - należy propagować zawiązywanie partnerstw, jako sposobu na zwiększenie udziału poszczególnych jednostek w finansowaniu ze środków PO KL, dzięki kumulacji zasobów rozproszonych w małych podmiotach. Rekomendacja zostanie wdrożona poprzez ustanowienie partnerstwa jako kryterium strategicznego. Wzmocnienie potencjału jednostek systemu oświaty i szkolnictwa wyższego można osiągnąć w ramach Działania 9.4 PO KL, które umożliwia doskonalenia kadry instytucji systemu oświaty.

Departament Europejskiego Funduszu Społecznego, Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego Wnioski i rekomendacje z badania ewaluacyjnego pt. Badanie zdolności absorpcyjnych podmiotów realizujących projekty w ramach POKL w województwie warmińsko-mazurskim Lp WniosekRekomendacja i uzasadnienieSzczegółowy sposób wdrożenia 9 Niedostateczna wiedza na temat szczegółowych uwarunkowań związanych z zaangażowaniem poszczególnych typów podmiotów w proces aplikowania i realizacji projektów Przygotowanie praktycznych opracowań - powinny precyzyjnie prezentować działania, które mogą być realizowane przez poszczególne typy instytucji systemu oświaty i szkolnictwa wyższego, z uwzględnieniem uwarunkowań formalno-prawnych, wskazujących na typowe sposoby rozwiązywania oczekiwanych problemów. Rekomendacja zostanie wdrożona poprzez system szkoleń, upowszechnianie dobrych praktyk, współpracę z ROEFS oraz w przypadku potrzeby wynikającej z ew. braków w poradniku wydanym przez IZ stworzenie regionalnej edycji Poradnika. 10 Organ Prowadzący jest w bezpośrednim kontakcie z podmiotami oświatowymi, skuteczniej więc może pełnić rolę dystrybutora informacji. Zwiększenie roli Organów Prowadzących w procesie informowania o możliwościach wsparcia z PO KL. Rekomendacja przekazywana poprzez szkolenia, konferencje i spotkania informacyjne Organom Prowadzącym instytucje systemu oświaty. Instytucja Pośrednicząca będzie dystrybuować Biuletyny PO KL do każdej jednostki samorządu terytorialnego.

Departament Europejskiego Funduszu Społecznego, Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego Główni adresaci rekomendacji Instytucja Zarządzająca PO KL Instytucja Pośrednicząca PO KL Departament Europejskiego Funduszu Społecznego, Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego

Dziękuję za uwagę Departament Europejskiego Funduszu Społecznego, Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego