Duży przegląd zarządzania w Ministerstwie Gospodarki 16 listopada 2009 r.

Plan spotkania Powitanie Funkcjonowanie systemu zarządzania w MG, w tym realizacja ustaleń z przeglądów zarządzania Wyniki małych przeglądów zarządzania przeprowadzonych w 2009 r. Podsumowanie decyzji podjętych w trakcie przeglądu, określenie terminu ich realizacji i wyznaczenie osób odpowiedzialnych Plany doskonalenia systemu zarządzania w latach 2010-2011 Wymagania normy PN-EN ISO 9001:2009 – zmiany w stosunku do normy z 2001 roku

2. Funkcjonowanie systemu zarządzania w Ministerstwie Gospodarki

Realizacja ustaleń z dużego przeglądu zarządzania oraz z małych przeglądów zarządzania Samoocena MG Zmiany, które mogą wpłynąć na system zarządzania, np. zmiany organizacyjne, regulacji prawnych Wyniki audytów systemu zarządzania w 2009 r. Funkcjonowanie procesów i zgodność wyrobu/usługi Status działań zapobiegawczych, korygujących oraz projektów Wyniki badania percepcji klienta Sygnały świadczące o występowaniu praktyk korupcyjnych Obszary, w których istnieje możliwość wystąpienia zjawisk korupcyjnych oraz przegląd regulacji prawnych, które mogą mieć wpływ na kształt systemu zarządzania w MG Działania antykorupcyjne i zapobiegawcze podejmowane w skali całego kraju, które mogą mieć zastosowanie do doskonalenia systemu zarządzania w MG

A. Realizacja ustaleń z dużego przeglądu zarządzania oraz z małych przeglądów zarządzania (stan na 09.11.2009 r.) Duży przegląd zarządzania z 2008 r.– podjęto 15 ustaleń, z czego: 9 działań zostało zrealizowanych, 4 jest w trakcie realizacji zgodnie z przyjętymi terminami, od realizacji 2 działań odstąpiono - dot. szkolenia z zakresu przeciwdziałania korupcji (zamiast tego szkolenia zorganizowano szkolenie e-learningowe) oraz szkolenia z zakresu stosowania prawa, procedur administracyjnych oraz tworzenia prawa (w trakcie organizacji).

A. Realizacja ustaleń z dużego przeglądu zarządzania oraz z małych przeglądów zarządzania (stan na 09.11.2009 r.) Postęp w realizacji ustaleń z Dużego przeglądu zarządzania przeprowadzonego w 2008 r.

A. Realizacja ustaleń z dużego przeglądu zarządzania oraz z małych przeglądów zarządzania (stan na 09.11.2009 r.) Małe przeglądy zarządzania z 2008 r. – podjęto 64 ustalenia, z czego: 48 działań zostało zrealizowanych, 6 działań jest w trakcie realizacji zgodnie z ustalonymi terminami, z realizacji 10 działań zrezygnowano.

A. Realizacja ustaleń z dużego przeglądu zarządzania oraz z małych przeglądów zarządzania (stan na 09.11.2009 r.) Postęp w realizacji ustaleń z Małych przeglądów zarządzania przeprowadzonych w okresie listopad – grudzień 2008 r.

A. Realizacja ustaleń z dużego przeglądu zarządzania oraz z małych przeglądów zarządzania (stan na 09.11.2009 r.) Duży przegląd zarządzania z 2009 r.– podjęto 13 ustaleń, z czego: 8 działań zostało zrealizowanych, 4 jest w trakcie realizacji zgodnie z przyjętymi terminami, od realizacji 1 działania odstąpiono - dot. szkolenia z zakresu przeciwdziałania korupcji (zamiast tego szkolenia zorganizowano szkolenie e-learningowe). Małe przeglądy zarządzania z 2009 r. – podjęto 62 ustalenia, z czego: 45 działań zostało zrealizowanych, 11 działań jest w trakcie realizacji zgodnie z ustalonymi terminami, z realizacji 6 działań zrezygnowano.

Realizacja ustaleń z dużego przeglądu zarządzania oraz z małych przeglądów zarządzania Samoocena MG Zmiany, które mogą wpłynąć na system zarządzania, np. zmiany organizacyjne, regulacji prawnych Wyniki audytów systemu zarządzania w 2009 r. Funkcjonowanie procesów i zgodność wyrobu/usługi Status działań zapobiegawczych, korygujących oraz projektów Wyniki badania percepcji klienta Sygnały świadczące o występowaniu praktyk korupcyjnych Obszary, w których istnieje możliwość wystąpienia zjawisk korupcyjnych oraz przegląd regulacji prawnych, które mogą mieć wpływ na kształt systemu zarządzania w MG Działania antykorupcyjne i zapobiegawcze podejmowane w skali całego kraju, które mogą mieć zastosowanie do doskonalenia systemu zarządzania w MG

B. Samoocena MG Samoocena 2007 Obecnie jest kontynuowany jeden projekt uruchomiony w wyniku tego działania pn. Opracowanie modelu komunikacji wewnętrznej jako podstawy budowy systemu zarządzania wiedzą.

Samoocena 2009 – decyzja o projektach doskonalących: B. Samoocena MG Samoocena 2009 – decyzja o projektach doskonalących: Opracowanie i wdrożenie modelu spójnego systemu zarządzania obejmującego zarządzanie strategiczne, budżet zadaniowy, procesy, projekty, optymalizację sprawozdawczości. Zaplanowanie systemowego podejścia do kwestii angażowania stron zainteresowanych, w tym klientów, w kształtowanie procesów i produktów, jak również w usprawnienie procesów, poprzez badanie percepcji klientów. Realizacja zadań rozpocznie się w 2010 r. Kolejna samoocena w 2011 r. Oba projekty będą realizowane zgodnie z wytycznymi Metodyki podejścia projektowego, obowiązującej w Ministerstwie Gospodarki

Realizacja ustaleń z dużego przeglądu zarządzania oraz z małych przeglądów zarządzania Samoocena MG Zmiany, które mogą wpłynąć na system zarządzania, np. zmiany organizacyjne, regulacji prawnych Wyniki audytów systemu zarządzania w 2009 r. Funkcjonowanie procesów i zgodność wyrobu/usługi Status działań zapobiegawczych, korygujących oraz projektów Wyniki badania percepcji klienta Sygnały świadczące o występowaniu praktyk korupcyjnych Obszary, w których istnieje możliwość wystąpienia zjawisk korupcyjnych oraz przegląd regulacji prawnych, które mogą mieć wpływ na kształt systemu zarządzania w MG Działania antykorupcyjne i zapobiegawcze podejmowane w skali całego kraju, które mogą mieć zastosowanie do doskonalenia systemu zarządzania w MG

C. Zmiany, które mogą wpłynąć na system zarządzania Prace nad wdrożeniem nowej architektury procesów Prace nad wdrożeniem Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji Zmiana Ustawy o finansach publicznych, która wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2010 r., dotycząca skutecznej kontroli zarządczej W związku z niedługim wejściem w życie ustawy o finansach publicznych w Ministerstwie podjęto prace nad opracowaniem Polityki zarządzania ryzykiem

Realizacja ustaleń z dużego przeglądu zarządzania oraz z małych przeglądów zarządzania Samoocena MG Zmiany, które mogą wpłynąć na system zarządzania, np. zmiany organizacyjne, regulacji prawnych Wyniki audytów systemu zarządzania w 2009 r. Funkcjonowanie procesów i zgodność wyrobu/usługi Status działań zapobiegawczych, korygujących oraz projektów Wyniki badania percepcji klienta Sygnały świadczące o występowaniu praktyk korupcyjnych Obszary, w których istnieje możliwość wystąpienia zjawisk korupcyjnych oraz przegląd regulacji prawnych, które mogą mieć wpływ na kształt systemu zarządzania w MG Działania antykorupcyjne i zapobiegawcze podejmowane w skali całego kraju, które mogą mieć zastosowanie do doskonalenia systemu zarządzania w MG

60 zrealizowano (planowany termin audytu listopad 2009 r.), w tym D. Wyniki audytów systemu zarządzania (stan na 06.11.2009 r.) Z zaplanowanych 61 audytów systemu zarządzania: 60 zrealizowano (planowany termin audytu listopad 2009 r.), w tym 40 w pierwotnym terminie.

D. Wyniki audytów systemu zarządzania W ramach przeprowadzonych działań zidentyfikowano 52 niezgodności i sformułowano 107 spostrzeżeń NIEZGODNOŚĆ – niespełnienie wymagań, konieczność podjęcia działań naprawczych (korekcji i/lub działań korygujących) SPOSTRZEŻENIE – wniosek do doskonalenia, przyczyna potencjalnej niezgodności (działania podejmowane w jego wyniku to działania zapobiegawcze)

D. Wyniki audytów systemu zarządzania Niezgodności dotyczyły: problemów ze stosowaniem zasad dotyczących identyfikacji i identyfikowalności produktów Ministerstwa, tj. brak dat, podpisów, dekretacji w aktach spraw (7 niezgodności), braku szacowania istotności ryzyka korupcyjnego dla zidentyfikowanych w MG procesów (7 niezgodności), zaplanowania przebiegu procesu oraz realizacji jego monitorowania niezgodnie z praktyką stosowaną w komórce organizacyjnej - działania są wykonywane inaczej niż to zostało przewidziane w zatwierdzonej karcie procesu (6 niezgodności), nieprawidłowego lub niepełnego stosowania zasad ujętych w procedurze P-01350-1 Nadzór nad dokumentami, np. oznaczanie nieaktualnych dokumentów (5 niezgodności), nieprawidłowego lub niepełnego stosowania zasad ujętych w procedurze P-01350-10 Nadzór nad niezgodnościami, np. brak rejestracji niezgodności w rejestrze (4 niezgodności),

D. Wyniki audytów systemu zarządzania Niezgodności dotyczyły: braku świadomości pracowników na temat systemu zarządzania, celów i strategii, polityki jakości MG, nadzoru nad dokumentami (4 niezgodności), nieprawidłowego lub niepełnego stosowania zasad ujętych w karcie procesu KP-01350-74 Działania doskonalące, np. aktualności kart działań doskonalących, nieskuteczność działań doskonalących (3 niezgodności), problemów z dostępem do aktualnych zapisów lub dokumentów, np. wersji papierowych kart procesów, dokumentacji szacowania ryzyka korupcyjnego oraz kart działań doskonalących (3 niezgodności), braku aktualizacji dokumentów w bazach do tego przeznaczonych, np. w bazie System Zarządzania w MG (3 niezgodności) oraz

D. Wyniki audytów systemu zarządzania Niezgodności dotyczyły: braku mierników oraz mierzalnych celów, braku zatwierdzonych kart procesów, braku działań minimalizujących ryzyko korupcyjne w sytuacji określenia istotności ryzyka na poziomie powyżej 25 pkt., braku badania percepcji klienta MG, braku komunikacji wewnętrznej w zakresie systemu zarządzania, nieuczestniczenia w szkoleniach z zakresu SZ, niewłaściwy nadzór nad własnością klienta – dane osobowe nieterminowego przeprowadzenia małego przeglądu zarządzania.

D. Wyniki audytów systemu zarządzania Najwięcej spostrzeżeń dotyczyło: zaplanowanego przebiegu procesów, w tym ich monitorowania (25 spostrzeżenia), potrzeby aktualizacji zapisów zawartych w kartach procesów (14 spostrzeżeń), prowadzenia kart działań doskonalących (11 spostrzeżeń), prowadzenia spraw, w szczególności w zakresie przestrzegania Instrukcji kancelaryjnej (13 spostrzeżeń), niepełnej wiedzy pracowników o systemie zarządzania, celach i strategii MG, nadzorze nad dokumentami (7 spostrzeżeń), niedoborów kadrowych (6 spostrzeżeń), zaplanowanego monitorowania procesu (5 spostrzeżenia), potrzeby utrzymywania zapisów z najistotniejszych spotkań oraz ustaleń telefonicznych lub mailowych (3 spostrzeżenia), poprawy skuteczności realizacji działań w procesach (2 spostrzeżenia).

Realizacja ustaleń z dużego przeglądu zarządzania oraz z małych przeglądów zarządzania Samoocena MG Zmiany, które mogą wpłynąć na system zarządzania, np. zmiany organizacyjne, regulacji prawnych Wyniki audytów systemu zarządzania w 2009 r. Funkcjonowanie procesów i zgodność wyrobu/usługi Status działań zapobiegawczych, korygujących oraz projektów Wyniki badania percepcji klienta Sygnały świadczące o występowaniu praktyk korupcyjnych Obszary, w których istnieje możliwość wystąpienia zjawisk korupcyjnych oraz przegląd regulacji prawnych, które mogą mieć wpływ na kształt systemu zarządzania w MG Działania antykorupcyjne i zapobiegawcze podejmowane w skali całego kraju, które mogą mieć zastosowanie do doskonalenia systemu zarządzania w MG

E. Funkcjonowanie procesów i zgodność wyrobu/usługi Wyniki dotyczące poszczególnych procesów i wyrobów/usług zostały omówione na małych przeglądach zarządzania i znajdują się w zapisach z tych przeglądów. Poziom zgodność procesów oraz wyrobów nie wymaga szczegółowego omówienia na przeglądzie.

E. Funkcjonowanie procesów i zgodność wyrobu/usługi Audyt systemu zarządzania Miernik 1: terminowość przekazywania raportów z audytu systemu zarządzania Oczekiwana wartość: nie mniej niż 80% raportów przekazanych w ciągu 5 dni roboczych od zakończenia audytu Uzyskana wartość – 82% Miernik 2: opinia kierownictwa MG o użyteczności audytów SZ, raportów z audytów (ankieta) Pomiar wykonano w kwietniu, a następnie powtórzono w maju 2009 r., 28% ankietowanych udzieliło odpowiedzi Oczekiwana wartość: 80% pozytywnych opinii Stan po badaniu: 80% osób, które udzieliły odpowiedzi oceniły użyteczność audytów negatywnie, tzn. poniżej 4, w skali od 1 do 6 (gdzie 1 oznaczało „zdecydowanie nie zgadzam się”) –NIEZGODNOŚĆ.

E. Funkcjonowanie procesów i zgodność wyrobu/usługi Działania doskonalące* Miernik 1: terminowość realizacji działań doskonalących Oczekiwana wartość - nie mniej niż 60% działań zrealizowanych zgodnie z zaplanowanym terminem Uzyskana wartość – 52% terminowo (potencjalna niezgodność) * Informację opracowano w oparciu o dokumentację 43 zakończonych działań doskonalących

E. Funkcjonowanie procesów i zgodność wyrobu/usługi Działania doskonalące c.d. Miernik 2: skuteczność działań korygujących i zapobiegawczych Oczekiwana wartość - nie mniej niż 60% działań ocenionych przez odpowiedzialnego za dany obszar jako skuteczne Uzyskana wartość – 48% skuteczne (potencjalna niezgodność)

E. Funkcjonowanie procesów i zgodność wyrobu/usługi Przegląd zarządzania Miernik 1: terminowość przeprowadzania małych przeglądów zarządzania Oczekiwana wartość - nie mniej niż 80% terminowo przeprowadzonych przeglądów Uzyskana wartość – 85 % Miernik 2: terminowość przekazywania materiałów na duży przegląd Oczekiwana wartość - nie mniej niż 80% materiałów przekazanych terminowo Uzyskana wartość – 74% NIEZGODNOŚĆ (kwiecień 2009 - 42%)

E. Funkcjonowanie procesów i zgodność wyrobu/usługi Przegląd zarządzania, c.d. Miernik 3: realizacja ustaleń z małych i dużych przeglądów zarządzania z 2008 roku (stan na 09.11.2009 r.) Oczekiwana wartość - nie mniej niż 80% Uzyskana wartość – 72 % (potencjalna niezgodność)

E. Funkcjonowanie procesów i zgodność wyrobu/usługi Przegląd zarządzania, c.d. Miernik 3: realizacja ustaleń z małych i dużych przeglądów zarządzania przeprowadzonych w okresie marzec- maj 2009 roku (stan na 09.11.2009 r.) Oczekiwana wartość - nie mniej niż 80% Uzyskana wartość – 71 % (do oceny w 2010 r.)

Realizacja ustaleń z dużego przeglądu zarządzania oraz z małych przeglądów zarządzania Samoocena MG Zmiany, które mogą wpłynąć na system zarządzania, np. zmiany organizacyjne, regulacji prawnych Wyniki audytów systemu zarządzania w 2009 r. Funkcjonowanie procesów i zgodność wyrobu/usługi Status działań zapobiegawczych, korygujących oraz projektów Wyniki badania percepcji klienta Sygnały świadczące o występowaniu praktyk korupcyjnych Obszary, w których istnieje możliwość wystąpienia zjawisk korupcyjnych oraz przegląd regulacji prawnych, które mogą mieć wpływ na kształt systemu zarządzania w MG Działania antykorupcyjne i zapobiegawcze podejmowane w skali całego kraju, które mogą mieć zastosowanie do doskonalenia systemu zarządzania w MG

F. Status działań zapobiegawczych, korygujących oraz projektów (stan na 30.10.2009 r.) Aktualnie w MG jest : realizowanych 65* działań korygujących i zapobiegawczych, a kolejne 12 jest w trakcie przygotowania oraz realizowanych 70 projektów oraz 4 projekty planowane do realizacji *źródło: baza System Zarządzania w Ministerstwie Gospodarki, dostęp przez Intranet, zakładka Zarządzanie w MG/System Zarządzania w MG/Audyty i działania doskonalące

F. Status działań zapobiegawczych, korygujących oraz projektów Zestawienie liczby wszystkich działań korygujących i zapobiegawczych uruchamianych w latach 2008 i 2009

F. Status działań zapobiegawczych, korygujących oraz projektów Terminowość realizacji zakończonych działań korygujących i zapobiegawczych w latach 2008 i 2009

F. Status działań zapobiegawczych, korygujących oraz projektów Skuteczność realizowanych działań korygujących i zapobiegawczych w latach 2008 i 2009

F. Status działań zapobiegawczych, korygujących oraz projektów Działania korygujące i zapobiegawcze realizowane przez poszczególne komórki organizacyjne w roku 2009 BA – 4 BDG – 8 BIN - 1 BOL - 1 BP – 6 DAP – 7 DBF – 11 DGA - 3 DIW – 7 DNP – 3 DSO – 1 DWD – 2 DSE – 6 SM – 17 DFE – 1 DGE – 4 DKE – 3 DOF – 2

F. Status działań zapobiegawczych, korygujących oraz projektów Najczęstsze przyczyny podejmowania działań korygujących i zapobiegawczych w 2009 r.

F. Status działań zapobiegawczych, korygujących oraz projektów Stosowanie Metodyki podejścia projektowego w MG 70 realizowanych projektów w MG, z czego: 15 realizowanych z pominięciem Metodyki podejścia projektowego w MG (początek realizacji przed 1.IV.2008 lub współfinansowanie z funduszy unijnych), 36 realizowanych niezgodnie z Metodyką podejścia projektowego w MG – co stanowi ponad 65 %!!! wyróżnienie dla Departamentu Ropy i Gazu (DRO) Projekty realizowane niezgodnie z Metodyką podejścia projektowego w MG są to projekty: nie zgłoszone do BDG, których nie opiniowano i dla których nie zatwierdzono założeń do projektu zgodnie z wymaganiami Metodyki, dla których nie opracowano i nie prowadzi się dokumentacji wymaganej przez Metodykę.

Realizacja ustaleń z dużego przeglądu zarządzania oraz z małych przeglądów zarządzania Samoocena MG Zmiany, które mogą wpłynąć na system zarządzania, np. zmiany organizacyjne, regulacji prawnych Wyniki audytów systemu zarządzania w 2009 r. Funkcjonowanie procesów i zgodność wyrobu/usługi Status działań zapobiegawczych, korygujących oraz projektów Wyniki badania percepcji klienta Sygnały świadczące o występowaniu praktyk korupcyjnych Obszary, w których istnieje możliwość wystąpienia zjawisk korupcyjnych oraz przegląd regulacji prawnych, które mogą mieć wpływ na kształt systemu zarządzania w MG Działania antykorupcyjne i zapobiegawcze podejmowane w skali całego kraju, które mogą mieć zastosowanie do doskonalenia systemu zarządzania w MG

G. Wyniki badania percepcji klienta Biuro Prawne Forma badania: ankieta Zakres badania: proces Wydawanie opinii prawnych Ogólna ocena/wyniki: większość respondentów (10) ocenia współpracę z BP głównie w stopniu wysokim i przeciętnym (występuje jednak ocena bardzo wysoka jak i niska), są to oceny najbardziej zróżnicowane („ocena na 3”), 6 respondentów ocenia współpracę z BP w stopniu przeciętnym, niskim i bardzo niskim („ocena na 2”), 5 respondentów ocenia współpracę z BP w stopniu bardzo wysokim i wysokim („ocena na 5”), 3 respondentów ocenia współpracę z BP w stopniu bardzo wysokim, wysokim i przeciętnym („ocena na 4”).

G. Wyniki badania percepcji klienta Biuro Prawne Główne problemy, które rzutują na ocenę współpracy z BP to: nieterminowość oraz często brak informacji o spodziewanym opóźnieniu, niejednoznaczność opinii prawnych, brak spójności: różne rozwiązania w podobnych sprawach, nie zawsze opinia jest pomocna w rozwiązaniu problemu, brak elastyczności, zbyt mało kontaktów roboczych pracowników BP z pracownikami innych komórek. Sugestie odnośnie funkcjonowania Bazy opinii prawnych: przygotowywanie okresowej informacji mailowej o uzupełnieniu bazy o nowe opinie (dziedzina i temat), umieszczanie na bieżąco opinii w poszczególnych katalogach bazy by rzeczywiście służyła pomocą w kwestiach problemowych wymagających opinii BP, zamieszczanie w bazie standardowych umów na powtarzające się usługi, dostawy, funkcjonujące w ministerstwie, publikacje nowych opinii oraz usuwanie opinii zdezaktualizowanych.

Departament Spraw Europejskich G. Wyniki badania percepcji klienta Departament Spraw Europejskich Forma badania: ankieta Zakres badania: proces Solvit - CS PL jako CS zgłaszające Ogólna ocena/wyniki: Badanie poziomu satysfakcji klientów korzystających z usług Centrum SOLVIT Polska rozpoczęto w marcu br., poprzez zamieszczenie stosownej ankiety na stronie www.mg.gov.pl. Prośba o wypełnienie ankiety przekazywana jest wnioskodawcom wraz z informacją o pozytywnym, bądź negatywnym rozstrzygnięciu sprawy w ramach bazy danych SOLVIT. Wg stanu na dzień 21.09.br. ankietę wypełniło w sumie niewiele ponad 20 osób. Przeważająca większość ankietowanych bardzo dobrze lub dobrze ocenia jakość obsługi i terminowość załatwiania spraw. Jedynie według 2 respondentów jakość usług oferowanych przez Centrum SOLVIT Polska jest bardzo zła lub zła.

Departament Spraw Europejskich G. Wyniki badania percepcji klienta Departament Spraw Europejskich Forma badania: ankieta Zakres badania: proces Pisemne tłumaczenia/weryfikacje dokumentów Ogólna ocena/wyniki: W dniu 21 maja 2009r. przekazano prośbę do 11 komórek organizacyjnych MG zlecających pisemne tłumaczenia o wypełnienie ankiety dot. współpracy z DSE w zakresie realizacji pisemnych tłumaczeń/weryfikacji dokumentów. Ocena dotyczyła terminowości realizacji zleceń, jakości świadczonych usług, łatwości współpracy, poziomu obsługi. Odpowiedzi uzyskano z 6 komórek (z 3 komórek po 2 ankiety) oraz 1 anonimową, łącznie uzyskano 10 wypełnionych ankiet. Otrzymana średnia ocena to ponad 4,5 pkt. na 6 możliwych świadczy o pozytywnej ocenie dot. współpracy w zakresie realizacji pisemnych tłumaczeń/weryfikacji dokumentów. Nie zgłoszono żadnych uwag/sugestii odnośnie do sposobu doskonalenia usług świadczonych przez DSE. Zastrzeżenia zostały zgłoszone jedynie do jakości tłumaczeń, na co DSE nie ma wpływu.

G. Wyniki badania percepcji klienta Departament Administrowania Obrotem Forma badania: ankieta Zakres badania: ocena współpracy z departamentem Ogólna ocena/wyniki: Przyjmując 2006 rok, jako punkt odniesienia, w kolejnych latach 2007-2009 odnotowano wzrost ilości napływających ankiet odpowiednio o 27,5% w 2007 roku, o blisko 85% w 2008 roku i o 67,9% w 2009 roku. W porównaniu z 2007 rokiem, w 2008 roku ilość nadsyłanych ankiet zmniejszyła się o 50,7%, a w 2009 roku o 55,3%. W 2009 roku udział zadowolonych Klientów z obsługi przez pracowników departamentu stanowi 100% przedsiębiorców wobec 98,1 % w 2006 roku, i 99,5 % w 2007 roku, oraz 98 % w 2008 roku.

G. Wyniki badania percepcji klienta Departament Administrowania Obrotem W 2009 roku na pytanie „czy Klient wnioskował o zmianę organizacji pracy Departamentu w zakresie obsługi interesantów?” tylko jeden z wyrażających swoją opinię klientów wskazywał na potrzebę zmiany / poprawy organizacji pracy. W latach 2006-2009 wzrósł o blisko 6 pkt. procentowych udział przedsiębiorców zadowolonych z poziomu udzielanych informacji, tj. z 84,9 % w 2006 roku do 91 % w 2009 roku.

G. Wyniki badania percepcji klienta Departament Instrumentów Wsparcia Forma badania: ankieta Zakres badania: ocena współpracy z departamentem Ogólna ocena/wyniki: Liczba odwiedzin strony internetowej Departamentu Instrumentów Wsparcia w okresie grudzień 2008 – wrzesień 2009 wyniosła około 17,5 tys. wejść, plasując tym samym stronę Departamentu na pierwszym miejscu wśród najczęściej odwiedzanych stron Ministerstwa Gospodarki w ramach działu „kontakt”. Analiza portalu Ministerstwa Gospodarki wskazuje, że najchętniej odwiedzaną podstroną DIW jest Promocja gospodarcza, która tylko w ramach działu „kontakt” została odwiedzona w okresie grudzień 2008 – wrzesień 2009 około 2 tys. razy.

G. Wyniki badania percepcji klienta Departament Instrumentów Wsparcia Przedsiębiorcy odwiedzający stronę DIW mieli możliwość wypełnienia ankiety badającej satysfakcję klientów Departamentu. W omawianym okresie sprawozdawczym ankietę wypełniło 31 użytkowników portalu MG, wskazując jednocześnie na zainteresowanie następującymi działaniami: promocja gospodarcza (10) innowacyjność (6) przedsiębiorczość (5) partnerstwo publiczno-prywatne (4) specjalne strefy ekonomiczne (4). Liczba odwiedzin podstrony jak również wypełniane przez przedsiębiorców ankiety wskazują na rosnące zainteresowanie realizowanymi przez DIW instrumentami w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, lata 2007-2013.

G. Wyniki badania percepcji klienta Departament Instrumentów Wsparcia Wyniki ankiet wskazują na celowość modyfikacji strony DIW poprzez uzupełnienie informacji znajdujących się na stronie o teksty rozporządzeń, wzory wniosków, w celu zapewnienia pełnej informacji z zakresu działalności Departamentu w jednym miejscu (na podstronie DIW). Analiza ankiet wskazuje również na zasadność uruchomienia nowych instrumentów promocji zagranicznej, w szczególności finansowego wsparcia dla zagranicznych misji gospodarczych i targów.

Realizacja ustaleń z dużego przeglądu zarządzania oraz z małych przeglądów zarządzania Samoocena MG Zmiany, które mogą wpłynąć na system zarządzania, np. zmiany organizacyjne, regulacji prawnych Wyniki audytów systemu zarządzania w 2009 r. Funkcjonowanie procesów i zgodność wyrobu/usługi Status działań zapobiegawczych, korygujących oraz projektów Wyniki badania percepcji klienta Sygnały świadczące o występowaniu praktyk korupcyjnych Obszary, w których istnieje możliwość wystąpienia zjawisk korupcyjnych oraz przegląd regulacji prawnych, które mogą mieć wpływ na kształt systemu zarządzania w MG Działania antykorupcyjne i zapobiegawcze podejmowane w skali całego kraju, które mogą mieć zastosowanie do doskonalenia systemu zarządzania w MG

H. Sygnały świadczące o występowaniu praktyk korupcyjnych W okresie od maja do października przedmiotem działań Doradcy Etycznego było 5 spraw: 2 dotyczyły znalezienia określonych kwot w korespondencji skierowanej do MG, 1 - podejrzenia popełnienia przestępstwa korupcji przez pracownika Ministerstwa, 1 – nieetycznego, noszącego ślady mobbingu, zachowania przełożonego, 1 - prośby o wyjaśnienie procedury ubiegania się o zgodę na dodatkowe zatrudnienie.

Realizacja ustaleń z dużego przeglądu zarządzania oraz z małych przeglądów zarządzania Samoocena MG Zmiany, które mogą wpłynąć na system zarządzania, np. zmiany organizacyjne, regulacji prawnych Wyniki audytów systemu zarządzania w 2009 r. Funkcjonowanie procesów i zgodność wyrobu/usługi Status działań zapobiegawczych, korygujących oraz projektów Wyniki badania percepcji klienta Sygnały świadczące o występowaniu praktyk korupcyjnych Obszary, w których istnieje możliwość wystąpienia zjawisk korupcyjnych oraz przegląd regulacji prawnych, które mogą mieć wpływ na kształt systemu zarządzania w MG Działania antykorupcyjne i zapobiegawcze podejmowane w skali całego kraju, które mogą mieć zastosowanie do doskonalenia systemu zarządzania w MG

I. Obszary, w których istnieje możliwość wystąpienia zjawisk korupcyjnych oraz przegląd regulacji prawnych, które mogą mieć wpływ na kształt systemu zarządzania w MG Wyniki dotyczące analizy obszarów, w których istnieje możliwość wystąpienia zjawisk korupcyjnych zostały omówione na małych przeglądach zarządzania i znajdują się w zapisach z tych przeglądów, z zapisów tych nie wynikała potrzeba omówienia ww. wyników na dużym przeglądzie zarządzania. Podobnie przegląd regulacji prawnych został omówiony w ramach małych przeglądów. Zgłoszono zmiany następujących przepisów: ustawy o finansach publicznych, rozporządzenia Ministra Gospodarki w sprawie udzielania pomocy publicznej na inwestycje w zakresie budowy lub przebudowy jednostek wysokosprawnego wytwarzania energii (działanie 9.1 PO IiŚ), rozporządzenia Ministra Gospodarki w sprawie udzielania pomocy publicznej na inwestycje w zakresie budowy lub rozbudowy jednostek wytwarzających energię elektryczną lub ciepło z odnawialnych źródeł energii (działanie 9.4 PO IiŚ),

I. Obszary, w których istnieje możliwość wystąpienia zjawisk korupcyjnych oraz przegląd regulacji prawnych, które mogą mieć wpływ na kształt systemu zarządzania w MG rozporządzenia Ministra Gospodarki w sprawie udzielania pomocy publicznej na budowę instalacji do wytwarzania biokomponentów i biopaliw ciekłych (działanie 9.5 PO IiŚ), rozporządzenia Ministra Gospodarki w sprawie udzielania pomocy publicznej na inwestycje w zakresie budowy lub rozbudowy przedsiębiorstw produkujących maszyny i urządzenia służące do wytwarzania energii z odnawialnych źródeł energii oraz biokomponentów i biopaliw ciekłych (działanie 10.3 PO IiŚ), rozporządzenia Ministra Gospodarki w sprawie udzielania pomocy publicznej na inwestycje w zakresie budowy i przebudowy sieci dystrybucyjnej gazowej oraz prawidłowego funkcjonowania systemu dystrybucyjnego gazowego (działanie 10.2 PO IiŚ), zarządzenia Ministra Gospodarki w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli organów, urzędów i jednostek podporządkowanych Ministrowi Gospodarki oraz komórek organizacyjnych Ministerstwa Gospodarki, instrukcji w sprawie funkcjonowania audytu wewnętrznego w Ministerstwie Gospodarki z dnia 19 lutego 2009 roku.

Realizacja ustaleń z dużego przeglądu zarządzania oraz z małych przeglądów zarządzania Samoocena MG Zmiany, które mogą wpłynąć na system zarządzania, np. zmiany organizacyjne, regulacji prawnych Wyniki audytów systemu zarządzania w 2009 r. Funkcjonowanie procesów i zgodność wyrobu/usługi Status działań zapobiegawczych, korygujących oraz projektów Wyniki badania percepcji klienta Sygnały świadczące o występowaniu praktyk korupcyjnych Obszary, w których istnieje możliwość wystąpienia zjawisk korupcyjnych oraz przegląd regulacji prawnych, które mogą mieć wpływ na kształt systemu zarządzania w MG Działania antykorupcyjne i zapobiegawcze podejmowane w skali całego kraju, które mogą mieć zastosowanie do doskonalenia systemu zarządzania w MG

Prezentacja Doradcy Etycznego J. Działania antykorupcyjne i zapobiegawcze podejmowane w skali całego kraju, które mogą mieć zastosowanie do doskonalenia systemu zarządzania w MG Prezentacja Doradcy Etycznego

3. Główne wnioski z małych przeglądów zarządzania przeprowadzonych w 2009 r.

Główne wnioski dotyczące realizacji strategii MG BKA Działanie – „Terminowość udzielania odpowiedzi na skargi”, zagrożeniem jest nieterminowe udzielanie odpowiedzi na skargi przez KO MG wynikające z przesuwania przez KO MG terminu udzielania odpowiedzi i nie informowania BKA o zasadności i okresie przedłużenia terminu realizacji sprawy.

Główne wnioski dotyczące realizacji strategii MG DIW Działanie – „ Realizacja programu wieloletniego „Promocja i komercjalizacja zaawansowanych rozwiązań innowacyjnych Programu wieloletniego PW-004, w latach 2009-2011”, opóźnienie z przyczyn niezależnych od DIW. Warunkiem realizacji programu wieloletniego jest jego uchwalenie przez Radę Ministrów. Działanie – „ Wsparcie dla sieci centrów obsługi inwestorów i eksporterów (poddziałanie 6.2.1 POIG)”, opóźnienie z przyczyn niezależnych od DIW. Opóźnienie w realizacji projektu, w stosunku do jego harmonogramu rzeczowo-finansowego, wynika z przedłużającego się procesu podejmowania przez poszczególne Urzędy Marszałkowskie decyzji w/s zawarcia Porozumienia Ramowego i Umowy Wykonawczej na rok 2009 w zakresie realizacji projektu 6.2.1.

Główne wnioski dotyczące realizacji strategii MG DIW c.d. Działanie – „ Promocja polskiej gospodarki (działanie 6.5 POIG). W 2009 r. przewiduje się rozpoczęcie realizacji projektu systemowego Ministra Gospodarki, pod nazwą: Promocja polskiej gospodarki na rynkach międzynarodowych”, w tym: ocenę wniosku o dofinansowanie, wydanie decyzji Ministra Gospodarki w sprawie przyznania dofinansowania dla projektu, monitoring projektu, występowanie do IP o refundację poniesionych wydatków”, opóźnienie z przyczyn niezależnych od DIW. Wydanie Decyzji jest uzależnione od wyjaśnienia wątpliwości czy projekt kwalifikuje się do grupy „projektów dużych” zgodnie z rozporządzeniem 1083/2006. Działanie – „ Wsparcie napływu bezpośrednich inwestycji w ramach programów wieloletnich”, opóźnienie z przyczyn niezależnych od DIW. W związku z kryzysem gospodarczym, problemy z realizacją przez przedsiębiorców umów zawartych z Ministrem Gospodarki – zagrożona jest pełna realizacja środków budżetowych przeznaczonych na programy wieloletnie.

Główne wnioski dotyczące realizacji strategii MG DRE Działanie – „Racjonalizacja systemu metrologii w Polsce”, zagrożenie dotrzymania wskazanych w Planie działań MG na 2009 r. terminów z uwagi na szeroki zakres przedmiotowy i podmiotowy konsultacji społecznych w zakresie założeń do nowej ustawy prawo o miarach oraz projektu ustawy prawo o miarach.

Główne wnioski dotyczące realizacji strategii MG DRE c.d Działanie – „Wdrożenie do polskiego porządku prawnego tzw. Pakietu towarowego UE”, opóźnienie w stosunku do przyjętego w Planie działania na 2009 r. terminu (II kwartał 2009) przygotowania projektu ustawy o zmianie ustawy o systemie oceny zgodności oraz niektórych innych ustaw, z uwagi na szeroki zakres przedmiotowy i podmiotowy nowych regulacji horyzontalnych UE i związana z tym konieczność uwzględnienia stanowiska wielu instytucji oraz uzgodnienia proponowanych rozwiązań systemowych.

BDG Planowanie wyjazdów szkoleniowych departamentów z wyprzedzeniem Termin realizacji: do końca I kwartału każdego roku Odpowiedzialny: dyrektorzy departamentów

DAO Zagrożenie terminu wdrożenie aplikacji „Rejestr wpisów przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych” z uwagi na brak odpowiedzi na pisma i wydłużający się czas usuwania usterek i błędów zgłaszanych do CISG. Odpowiedzialni: Jarosław Mąka (Dyrektor DAO) Dariusz Domażalski (Główny Specjalista)

DGE Zmiana stron internetowych i zebranie tych informacji w jednym miejscu na portalu ministerstwa. Termin realizacji: ? Odpowiedzialny: ?

DRE Określenie roli i udziału Wydziału ds. Obsługi Eksperckiej Sekretariatu Ministra w realizacji procesów. Celowym byłoby w takiej sytuacji: włączenie ekspertów zatrudnionych w Wydziale do procesu legislacyjnego w trakcie jego trwania, wyłączenie wydziału ekspertów z weryfikacji uzgodnionych projektów aktów prawnych. Termin realizacji: ? Odpowiedzialny: ?

DRE c.d. Wzmocnienie kadrowe Departamentu Regulacji Gospodarczej – w związku z rosnącą liczbą zadań, które muszą być realizowane przez DRE m.in. związanych z Prezydencją, niezbędne jest wzmocnienie kadrowe departamentu o 4 osoby. Konieczne jest też zorganizowanie zastępstwa na czas dłuższej nieobecności pracowników. Termin realizacji: ? Odpowiedzialny: ? W roku 2009 brak możliwości uzyskania zwiększenia etatów z rezerwy, dlatego nie jest to tylko problem odczuwany przez DRE. W 2010 r. planowany jest audyt wewnętrzny mający na celu poszukiwanie obszarów MG z których możliwe jest przesunięcie zasobów kadrowych w obszary o znaczącym niedoborze pracowników

DSE Systemowe rozwiązanie kwestii obsługi grup roboczych i komitetów Rady UE i Komisji Europejskiej: propozycja wypracowania 1 procesu dla wszystkich komórek organizacyjnych biorących udział w pracach grup roboczych i komitetów Rady UE i KE oraz umożliwiającej wypracowanie megaprocesów modyfikacji roli właściciela procesu (wymaga zmiany podejścia procesowego), lub w przypadku, gdyby nie udało się wypracować 1 procesu w ramach całego MG propozycja ujednolicenia procesów realizowanych przez KO MG dot. obsługi grup roboczych i komitetów Rady UE i KE (wypracowywania instrukcji i sprawozdania oraz udziału w posiedzeniach), z odstępstwami jedynie w uzasadnionych przypadkach. Termin realizacji:? Odpowiedzialny:?

DSE c.d. Systemowe rozwiązanie kwestii zastępstw w sekretariatach komórek organizacyjnych, w których jest jeden etat do obsługi sekretariatu. W czasie nieobecności pracownika sekretariatu, pracownicy merytoryczni pełnią dyżury w sekretariacie, co dezorganizuje wykonywanie obowiązków służbowych. DSE proponuje rozważyć możliwość: czasowego oddelegowania pracownika sekretariatu KO MG, w której jest więcej niż jeden etat do obsługi sekretariatu do KO MG, w której występuje konieczność zastępstwa, zatrudnienia w BDG lub SM osób, które mogłyby pełnić zastępstwa, wypracowania innego systemu umożliwiającego zapewnienie zastępstwa w czasie nieobecności pracownika sekretariatu. Termin realizacji:? Odpowiedzialny:?

4. Decyzje podjęte w trakcie dużego przeglądu zarządzania w listopadzie 2009 r., określenie terminu ich realizacji i wyznaczenie osoby odpowiedzialnej

Zmiana zapisów w Polityce jakości i Polityce antykorupcyjnej polegająca na dodaniu zobowiązania o wdrożeniu systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji oraz polityki zarządzania ryzykiem. Termin realizacji:?. Odpowiedzialny:? Itd...

5. Plany doskonalenia systemu zarządzania w latach 2010-2011

Plan działań na 2010 r. Prace nad wdrożeniem koncepcji optymalizacji architektury procesów w MG Wdrożenie projektów doskonalących wynikających z samooceny, w tym projektu dotyczącego opracowania koncepcji spójnego systemu zarządzania w MG w zakresie budżetu, strategii i systemów zarządzania Prace nad wdrożeniem Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji w 8 komórkach organizacyjnych MG Wprowadzenie polityki zarządzania ryzykiem w MG

Plan działań na 2011 r. Certyfikacja Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji w 8 komórkach organizacyjnych MG połączona z recertyfikacją Systemu Zarządzania Jakością oraz Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym – grudzień 2011 Przystąpienie do konkursu Polskiej Nagrody Jakości – 2011 r. Przeprowadzenie III samooceny – 2011 r. Udział w konkursie PNJ uzależniony od możliwości przeznaczenia środków finansowych na ten cel

Terminy kolejnych małych przeglądów luty-marzec, wrzesień-październik 2010 r. (zgodnie z KP-01350-75 Przegląd zarządzania) Termin kolejnego dużego przeglądu kwiecień-maj 2010 r. Termin audytu nadzoru listopad 2010 r.

Wymagania normy PN-EN ISO 9001:2009 – zmiany w stosunku do normy z 2001 roku