Załączniki do Wniosku o dofinansowanie w ramach XIII osi priorytetowej PO IiŚ Marta Guberow Dział Wdrażania XIII Osi Priorytetowej PO IiŚ 01 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego pełniący funkcję Instytucji Pośredniczącej w ramach Działania 13.1 Infrastruktura Szkolnictwa Wyższego, XIII Priorytetu Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko  w dniu 20 maja 2009 r. zaakceptował Listę rankingową projektów rekomendowanych do wsparcia w ramach konkursu nr 1 Działania 13.1 Infrastruktura szkolnictwa wyższego PO IiŚ. 02 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

Na liście rankingowej projektów rekomendowanych do wsparcia zostało umieszczonych 13 projektów, w tym 8 o statusie podstawowym i 5 o rezerwowym. Wnioskodawcy zostali zobowiązani do złożenia Deklaracji Wnioskodawcy mówiącej o terminie przygotowania pełnej dokumentacji projektowej, wymaganej na etapie oceny merytorycznej II stopnia. W Deklaracji Wnioskodawcy określili termin dostarczenia pełnej dokumentacji do OPI, który nie może być dłuższy niż termin wskazany w Regulaminie konkursu nr 1 w ramach Działania 13.1. Infrastruktura szkolnictwa wyższego Programu operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 2007-2013 organizowanego przez Ośrodek Przetwarzania Informacji w §55, pkt. 2 tj. 6 miesięcy od dnia 20 maja br. (czyli do 20 listopada 2009 r.). 03 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

Zgodnie z Instrukcją do wypełnienia formularza wniosku o dofinansowanie w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko PRIORYTET XIII Infrastruktura szkolnictwa wyższego Działanie 13.1 Infrastruktura szkolnictwa wyższego pełna dokumentacja rozumiana jest jako „Załączniki składane na II etapie oceny wraz z zaktualizowanym wnioskiem o dofinansowanie”. Na podstawie nadesłanych deklaracji: termin uzupełnienia dokumentacji aplikacyjnej od 25.09 do 20.11.2009 r. 04 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

Opracowanie załączników Załączniki składane wraz z oryginałem Wniosku o dofinansowanie powinny zawierać klauzulę „za zgodność z oryginałem od strony …….. do strony ……....” i być podpisane czytelnie (lub parafowane wraz z pieczęcią imienną) przez osobę podpisującą Wniosek bądź osobę upoważnioną przez Wnioskodawcę (do podpisania Wniosku). Załączniki składane wraz z kopiami Wniosku o dofinansowanie powinny zawierać klauzulę „za zgodność z oryginałem” i być podpisane czytelnie (lub parafowane wraz z pieczęcią imienną) przez osobę podpisującą Wniosek bądź inną osobę upoważnioną. 05 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

Jak przygotować załączniki ? Lista załączników znajduje się w Instrukcji do wypełnienia formularza wniosku o dofinansowanie w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Załączniki należy przygotować w sposób określony w Instrukcji przygotowania załączników w ramach XIII osi priorytetowej PO IiŚ Pod względem formalnym (zszycie, opisanie, wersja elektroniczna) załączniki należy przygotować zgodnie z „Regulaminem dla trybu konkursowego” 06 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 lp NAZWA ZAŁĄCZNIKA SPOSÓB PRZYGOTOWANIA 3. Dokumenty potwierdzające umocowanie przedstawiciela Wnioskodawcy do podpisania wniosku (odpis z KRS lub uchwała Senatu będąca aktem powołania określonej osoby na stanowisko Rektora) Opracowuje Wnioskodawca – kopia dokumentu 4. Pełnomocnictwo do podpisania wniosku o dofinansowanie (jeśli podpisuje inna osoba niż wymieniona w statucie lub innych dokumentach) Opracowuje Wnioskodawca – oryginał dokumentu. Powinien zawierać co najmniej następującą treść: miejsce i datę sporządzenia, datę i miejsce urodzenia pełnomocnika, nazwę i numer dokumentu, którym się posługuje, upoważnienie do podpisania wniosku oraz potwierdzenia za zgodność z oryginałem i parafowania załączników do niego, imię, nazwisko podpis i pieczęć osoby udzielającej pełnomocnictwa w imieniu mocodawcy. 07 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 lp NAZWA ZAŁĄCZNIKA SPOSÓB PRZYGOTOWANIA 14. Sprawozdanie finansowe Wnioskodawcy za ostatni (zamknięty )rok obrachunkowy Opracowuje Wnioskodawca – kopia dokumentu. Załącznik ten ma umożliwić ocenę czy kondycja finansowa Wnioskodawcy pozwoli na realizację projektu i zapewnienie płynności finansowej na etapie realizacji projektu - sprawozdanie finansowe Wnioskodawcy za ostatni rok obrotowy sporządzone w sposób określony w Ustawie o rachunkowości na dzień bilansowy (koniec roku obrachunkowego lub dzień zamknięcia ksiąg). Powinno zawierać bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie przepływów pieniężnych. 08 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 lp NAZWA ZAŁĄCZNIKA SPOSÓB PRZYGOTOWANIA 15. Dokumentacja związana z oceną oddziaływania na środowisko powinna zostać przygotowana zgodnie z: a/ wytycznymi w zakresie postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko dla przedsięwzięć współfinansowanych z krajowych lub regionalnych programów operacyjnych - dla przedsięwzięć, dla których wniosek o wydanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach złożono po 15 listopada 2008 r. – wytyczne z dnia 07.05.2009 r. b/ wytycznymi w zakresie postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko dla przedsięwzięć współfinansowanych z krajowych lub regionalnych programów operacyjnych - dla przedsięwzięć przygotowywanych w stanie prawnym sprzed 15 listopada 2008 r. – wytyczne z dnia 30.06.2008 r.  Dla przedsięwzięć zaliczanych do Aneksu I Dyrektywy 85/337/EWG należy załączyć: Zezwolenie na inwestycję (zgodnie z aktualnymi wytycznymi w zakresie postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko dla przedsięwzięć współfinansowanych z krajowych lub regionalnych programów operacyjnych); Streszczenie w języku niespecjalistycznym informacji zawartych w raporcie ooś – dokument będący w obrocie prawnym.   Dla przedsięwzięć zaliczanych do Aneksu II Dyrektywy 85/337/EWG należy załączyć: Jeżeli stwierdzono obowiązek sporządzenia raportu OOŚ: Zezwolenie na inwestycję (zgodnie z wytycznymi) wraz z decyzją OOŚ  Jeżeli niestwierdzony został obowiązek sporządzenia raportu OOŚ: Postanowienie właściwego organu o odstąpieniu od obowiązku sporządzenia raportu ooś; Decyzja OOŚ; Opis przeprowadzonej procedury (należy opisać w jaki sposób prowadzono procedurę i przedstawić argumenty w oparciu o wszystkie kryteria zawarte z Aneksie III nawet wtedy, kiedy w uzasadnieniu postanowienia organ tego zaniedbał). Dodatkowo: inne decyzje, opinie, pisma organu odpowiedzialnego za wydawanie decyzji OOŚ lub/i organów uczestniczących w postępowaniu. Kopia dokumentów wymienionych na liście załączników poświadczona za zgodność z oryginałem 09 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 lp NAZWA ZAŁĄCZNIKA SPOSÓB PRZYGOTOWANIA 15.  Dokumentacja Natura 2000: Jeżeli stwierdzono, że istnieje prawdopodobieństwo wywierania negatywnego wpływu na NATURA 2000: Streszczenie wniosków wynikających z oceny przeprowadzonych zgodnie z art. 6(3) dyrektywy siedliskowej lub Jeśli uznano za konieczne podjęcie środków kompensacyjnych na podstawie art. 6(4) – kopie formularza zgłoszenia do KE na mocy dyrektywy siedliskowej.   Jeżeli nie stwierdzono prawdopodobieństwa wywierania negatywnego wpływu na NATURA 2000: Wypełnione przez właściwą instytucję zaświadczenie z załącznika do wniosku dot. Obszarów NATURA 2000; Mapę w skali 1: 100 000 lub zbliżonej ze wskazaniem lokalizacji przedsięwzięcia.: Kopia dokumentów wymienionych na liście załączników poświadczona za zgodność z oryginałem 10 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 lp NAZWA ZAŁĄCZNIKA SPOSÓB PRZYGOTOWANIA 16. Dokumentacja techniczna projektu (wyciąg): kopia decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu/kopia decyzji ustalenia lokalizacji inwestycji celu publicznego/wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, Kopia dokumentów wymienionych na liście załączników poświadczona za zgodność z oryginałem w następującym zakresie: decyzja o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu/kopia decyzji ustalenia lokalizacji inwestycji celu publicznego/wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego – Wnioskodawca powinien załączyć cały dokument wraz z załącznikami 11 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 lp NAZWA ZAŁĄCZNIKA SPOSÓB PRZYGOTOWANIA 16. Dokumentacja techniczna projektu (wyciąg): projekty architektoniczno-budowlane dla całości zamierzenia inwestycyjnego objętego wnioskiem o dofinansowanie, C.D. Kopia dokumentów wymienionych na liście załączników poświadczona za zgodność z oryginałem w następującym zakresie: projekty architektoniczno-budowlane - Wnioskodawca powinien załączyć następujące elementy projektu / projektów: 12 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

projekty architektoniczno-budowlane Wnioskodawca powinien załączyć następujące elementy projektu / projektów: Spis zawartości projektu budowlanego wraz z wykazem załączonych do projektu wymaganych przepisami szczególnymi uzgodnień, pozwoleń lub opinii - numery tomów, tytuły i autorów opracowań wraz z numerami uprawnień Opis techniczny (bez szczegółowych wyliczeń konstrukcyjnych) zawierający: przeznaczenie i program użytkowy obiektu budowlanego oraz, w zależności od rodzaju obiektu, jego charakterystyczne parametry techniczne, w szczególności: kubaturę, zestawienie powierzchni, wysokość i długość; formę architektoniczną i funkcję obiektu budowlanego, sposób jego dostosowania do krajobrazu i otaczającej zabudowy ogólne rozwiązania konstrukcyjno-materiałowe podstawowych elementów konstrukcji obiektu, w wypadku projektowania przebudowy, rozbudowy lub nadbudowy do opisu technicznego należy dołączyć ocenę techniczną (stanu istniejącego) sposób zapewnienia warunków niezbędnych do korzystania z tego obiektu przez osoby niepełnosprawne, w szczególności poruszające się na wózkach inwalidzkich; rozwiązania instalacji i urządzeń telekomunikacyjnych, (ze szczególnym uwzględnieniem tzw. infrastruktury ICT) Część rysunkową zawierającą: elewacje w liczbie dostatecznej do wyjaśnienia formy architektonicznej obiektu budowlanego oraz jego wyglądu zewnętrznego ze wszystkich widocznych stron, z określeniem graficznym lub opisowym na rysunku wykończeniowych materiałów budowlanych i kolorystyki elewacji; rzuty wszystkich charakterystycznych poziomów obiektu budowlanego, w tym widok dachu lub przekrycia oraz przekroje, a dla obiektu liniowego - przekroje normalne i podłużne (profile), przeprowadzone w charakterystycznych miejscach obiektu budowlanego, konieczne do przedstawienia: instalacje i urządzenia telekomunikacyjne (infrastruktura ICT) części obiektów budowlanych podlegających przebudowie lub rozbudowie oraz części obiektów skomplikowanych i o małych rozmiarach 13 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 Co w praktyce należy przedłożyć w ramach projektu architektoniczno – budowlanego ? Należy dołączyć spis zawartości projektu budowlanego wraz z wykazem załączonych do projektu wymaganych przepisami szczególnymi uzgodnień, pozwoleń lub opinii - numery tomów, tytuły i autorów opracowań wraz z numerami uprawnień część ogólną w całości projekt zagospodarowania terenu (z częścią rysunkową ale bez plansz uzbrojenia terenu) część architektoniczną (wraz z kompletnym składem rysunków) inne części projektu o ile zostały w nim przewidziane (np. część technologiczną), Nie należy dołączać następujących elementów projektu: oświadczeń projektantów zaświadczeń o uprawnieniach architektonicznych części konstrukcyjnej projektu częściu dot. ochrony p-poż części dot. instalacji sanitarnych części dot. instalacji elektrycznych i teletechnicznych (chyba że zawiera wyodrębnione elementy infrastruktury ICT) części drogowej 14 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 lp NAZWA ZAŁĄCZNIKA SPOSÓB PRZYGOTOWANIA 16. Dokumentacja techniczna projektu (wyciąg): projekt zagospodarowania działki lub terenu przylegającego do realizowanej inwestycji (jeżeli dotyczy), C.D. c) projekt zagospodarowania działki lub terenu przylegającego do realizowanej inwestycji 15 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 projekt zagospodarowania działki lub terenu przylegającego do realizowanej inwestycji W części opisowej Projektu zagospodarowania działki lub terenu: przedmiot inwestycji, a w wypadku zamierzenia budowlanego obejmującego więcej niż jeden obiekt budowlany - zakres całego zamierzenia oraz kolejność realizacji obiektów; istniejący stan zagospodarowania działki lub terenu z omówieniem przewidywanych w nim zmian, w tym adaptacji i rozbiórek w zakresie niezbędnym do uzupełnienia części rysunkowej projektu zagospodarowania działki lub terenu; projektowane zagospodarowanie działki lub terenu, w tym urządzenia budowlane związane z obiektami budowlanymi, układ komunikacyjny, sieci uzbrojenia terenu z przeciwpożarowym zaopatrzeniem wodnym, ukształtowanie terenu i zieleni w zakresie niezbędnym do uzupełnienia części rysunkowej projektu zagospodarowania działki lub terenu; zestawienie powierzchni poszczególnych części zagospodarowania działki budowlanej lub terenu, jak powierzchnia zabudowy projektowanych i adaptowanych obiektów budowlanych, powierzchnia dróg, parkingów, placów i chodników, powierzchnia zieleni oraz innych części terenu niezbędnych do sprawdzenia zgodności z ustaleniami miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego lub decyzją o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu, jeżeli jest ona wymagana zgodnie z przepisami o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym; Inne dane o ile mogą mieć wpływ na kwalifikowalność wydatków (np. odnośnie wpisu do rejestru zabytków, wpływu eksploatacji górniczej) W części rysunkowej Projektu zagospodarowania działki lub terenu: orientację położenia działki lub terenu w stosunku do sąsiednich terenów i stron świata granice działki budowlanej lub terenu, usytuowanie, obrys i układ istniejących i projektowanych obiektów budowlanych, w tym urządzeń budowlanych z nimi związanych, z oznaczeniem wejść i wjazdów oraz liczby kondygnacji, charakterystycznych rzędnych, wymiarów i wzajemnych odległości obiektów budowlanych i urządzeń budowlanych oraz ich przeznaczenia, w nawiązaniu do istniejącej zabudowy terenów sąsiednich, rodzaj i zasięg uciążliwości, zasięg obszaru ograniczonego użytkowania, układ komunikacji wewnętrznej przedstawiony w nawiązaniu do istniejącej i projektowanej komunikacji zewnętrznej, określający układ dróg wewnętrznych, dojazdów, bocznic kolejowych, parkingów, placów i chodników, w miarę potrzeby przekroje oraz profile elementów tego układu, charakterystyczne rzędne i wymiary 16 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 lp NAZWA ZAŁĄCZNIKA SPOSÓB PRZYGOTOWANIA 16. Dokumentacja techniczna projektu (wyciąg): kopie decyzji pozwolenia na budowę (dla całości zamierzenia inwestycyjnego objętego wnioskiem o dofinansowanie), kopia umowy podpisanej z wykonawcą (załączana w przypadku umów typu zaprojektuj i wybuduj), wyciąg z dokumentacji przetargowej dla zakresu robót budowlanych objętych pozwoleniami . C.D. Program Funkcjonalno – użytkowy - cały dokument wraz z załącznikami przygotowany w formie opisanej w Ustawie z dnia 29 stycznia 2004 Prawo zamówień publicznych (niezależnie od tego czy stosuje PZP) kopie decyzji pozwolenia na budowę (dla całości zamierzenia inwestycyjnego wskazanego we Wniosku o dofinansowanie - wszystkich etapów inwestycji) umowa zawarta z wykonawcą (dla umów typu zaprojektuj i wybuduj) - Wnioskodawca powinien załączyć cały dokument wyciąg z dokumentacji przetargowej : dla zakresu robót budowlanych objętych pozwoleniami ogłoszenie o zamiarze udzielenia zamówienia - część opisowa specyfikacji istotnych warunków zamówienia 17 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 lp NAZWA ZAŁĄCZNIKA SPOSÓB PRZYGOTOWANIA 17. Procedura zawierania umów przez Wnioskodawcę Opracowuje Wnioskodawca – kopia dokumentu opracowanego zgodnie z poniższym opisem W przypadku Wnioskodawców (lub innych podmiotów upoważnionych do ponoszenia wydatków kwalifikowanych) stosujących ustawę Prawo zamówień publicznych (zgodnie z Deklaracją Wnioskodawcy) należy przedstawić tryb postępowania w przypadku zawierania umów: których przedmiot obejmuje zamówienia, o których mowa w art. 4 ustawy Pzp, nie objętych zakresem stosowania ustawy Pzp i dotyczących usług wymienionych w art. 5 ust. 1 ustawy Pzp, których przedmiot obejmuje zamówienia sektorowe, do których mają zastosowanie wyłączenia, o których mowa w art. 136-138a ustawy Pzp. Opis (nie więcej niż dwie strony w formacie A4), powinien zawierać zatwierdzony do stosowania przez upoważnioną osobę tryb postępowania np. przewidujący dokonanie rozeznania rynku, polegającego na rozesłaniu zapytań ofertowych do kilku potencjalnych wykonawców (dopuszcza się drogę elektroniczną) z wyznaczeniem terminu na przedstawienie oferty i na tej podstawie dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ na podstawie art. 4 ustawy PZP należy zawierać umowy w sposób oszczędny i celowy, zachowując przy tym formę pisemną, chyba, że przepisy szczególne wymagają innej formy szczególnej. Ponadto, jeżeli ogólnie przyjętą praktyką jest zawieranie danej umowy bez zachowania formy pisemnej, zawarcie umowy może być także potwierdzone dowodem księgowym w rozumieniu przepisów o rachunkowości (np. zakup biletów kolejowych, autobusowych). Należy uwzględnić konieczność udokumentowania przestrzegania zasad, o których mowa powyżej (tj. przechowywania pełnej dokumentacji związanej z zawarciem umowy, w tym kopii ofert, które nie zostały wybrane oraz wysłanych zapytań ofertowych). W przypadku Wnioskodawców (lub innych podmiotów upoważnionych do ponoszenia wydatków kwalifikowanych) nie stosujących ustawy Prawo zamówień publicznych (zgodnie z oświadczeniem nr 1)) należy przedstawić: 18 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 lp NAZWA ZAŁĄCZNIKA SPOSÓB PRZYGOTOWANIA 17. Procedura zawierania umów przez Wnioskodawcę a) informację o trybie zawierania wszystkich, z zastrzeżeniem punktu b), umów w formie pisemnej oraz stosując tryb przetargu o którym mowa w art. 701 – 705 K.c, chyba że przepisy szczególne przewidują inny tryb i formę zawierania umowy, z uwzględnieniem następujących zasad: jawności - w szczególności rozumianej jako zamieszczenie ogłoszenia o przetargu (aukcji) w prasie, Internecie lub siedzibie Wnioskodawcy, w zależności od wartości i rodzaju zamówienia. Decyzję o zakresie upowszechnienia informacji o planowanym zawarciu umowy podejmuje Wnioskodawca; niedyskryminacyjnego opisu przedmiotu zamówienia, w szczególności rozumianej jako zakaz zawierania w opisie postanowień mogących preferować konkretnych wykonawców oraz, w przypadku konieczności wskazania konkretnych znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, obligatoryjne dopuszczenie rozwiązań równoważnych; równego dostępu dla podmiotów gospodarczych ze wszystkich państw członkowskich, w szczególności rozumianej jako zakaz stawiania wymagań powodujących dyskryminację względem wykonawców z innych państw członkowskich. Przykładowo zakazane są wymagania nakładające: posiadanie przez wykonawcę doświadczenia w wykonywaniu zamówienia w Polsce, posiadanie przez wykonawcę doświadczenia w realizacji zamówień współfinansowanych w ramach funduszy UE lub funduszy krajowych. wzajemnego uznawania dyplomów, świadectw i innych dokumentów potwierdzających posiadanie kwalifikacji, zgodnie z polskim prawem, odpowiednich terminów, w szczególności rozumianej jako wyznaczenie na składanie ofert terminów umożliwiających wykonawcom zapoznanie się z przedmiotem zamówienia, przygotowanie i złożenie oferty, przejrzystego i obiektywnego podejścia - w szczególności rozumianej jako obowiązek wyłączania się po stronie Wnioskodawcy z prowadzenia przetargu przez osoby, w stosunku do których zachodzą przesłanki wskazane w art. 17 ust. 1 ustawy Pzp. Informacja ta powinna przedstawiać w sposób zwięzły i rzeczowy zatwierdzony do stosowania przez upoważnioną osobę tryb postępowania przy zawieraniu umów zapewniający wypełnienie ww. zasad (nie więcej niż dwie strony w formacie A4). 19 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 lp NAZWA ZAŁĄCZNIKA SPOSÓB PRZYGOTOWANIA 17. Procedura zawierania umów przez Wnioskodawcę b) tryb postępowania w przypadku zawierania umów: których przedmiot obejmuje zamówienia, o których mowa w art. 4 ustawy Pzp, nie objętych zakresem stosowania ustawy Pzp i dotyczących usług wymienionych w art. 5 ust. 1 ustawy Pzp, których przedmiot obejmuje zamówienia sektorowe, do których mają zastosowanie wyłączenia, o których mowa w art. 136-138a ustawy Pzp. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ umowy, o których mowa w pkt b) należy zawierać w sposób oszczędny i celowy, zachowując przy tym formę pisemną, chyba, że przepisy szczególne wymagają innej formy szczególnej. Ponadto, jeżeli ogólnie przyjętą praktyką jest zawieranie danej umowy bez zachowania formy pisemnej, zawarcie umowy może być także potwierdzone dowodem księgowym w rozumieniu przepisów o rachunkowości (np. zakup biletów kolejowych, autobusowych). Zatem w przypadku opisanym w pkt b) należy krótko przedstawić zatwierdzony do stosowania przez upoważnioną osobę tryb postępowania zapewniający wypełnienie ww. zasad (nie więcej niż dwie strony w formacie A4), np. przewidujący dokonanie rozeznania rynku, polegającego np. na rozesłaniu zapytań ofertowych do kilku potencjalnych wykonawców (dopuszcza się drogę elektroniczną) z wyznaczeniem terminu na przedstawienie oferty i na tej podstawie dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty. Należy uwzględnić konieczność udokumentowania przestrzegania zasad, o których mowa powyżej (tj. przechowywania pełnej dokumentacji związanej z zawarciem umowy, w tym kopii ofert, które nie zostały wybrane oraz wysłanych zapytań ofertowych). 20 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 lp NAZWA ZAŁĄCZNIKA SPOSÓB PRZYGOTOWANIA 18. Zestawienie rzeczowo–wartościowe wyposażenia zakupywanego w ramach Projektu (zawierające co najmniej typ, rodzaj i główne parametry zakupywanego sprzętu; sporządzone w ujęciu jednostkowym). Opracowuje Wnioskodawca – oryginał –dokumentu zgodnie z formatem przedstawionym w załączniku do niniejszej instrukcji pt. „Zestawienie rzeczowo-wartościowego 21 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 lp NAZWA ZAŁĄCZNIKA SPOSÓB PRZYGOTOWANIA 19. Kopie dokumentów potwierdzające tytuł prawny do wszystkich nieruchomości na których będzie realizowane zamierzenie inwestycyjne objęte Wnioskiem o dofinansowanie Kopia następujących dokumentów w zależności od posiadanego tytułu prawnego: Prawa rzeczowe: Własność (odpis księgi (ksiąg) wieczystej dotyczącej nieruchomości, na której projekt będzie realizowany, a do czasu założenia KW akt notarialny, prawomocne orzeczenie sądu lub ostateczna decyzja administracyjna; w przypadku nieruchomości, do której tytuł prawny posiada kilka osób należy dołączyć zgodę współwłaścicieli nieruchomości). Użytkowanie wieczyste (odpis księgi wieczystej dotyczącej nieruchomości, na której projekt będzie realizowany oraz kopia umowy oddającej grunt w użytkowanie wieczyste. Umowa powinna być zawarta na minimum 5 lat od planowanej daty zakończenia realizacji projektu). Użytkowanie (odpis księgi wieczystej dotyczącej nieruchomości, na której projekt będzie realizowany oraz kopia umowy oddającej grunt w użytkowanie. Umowa powinna być zawarta na minimum 5 lat od planowanej daty zakończenia realizacji projektu). 22 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 lp NAZWA ZAŁĄCZNIKA SPOSÓB PRZYGOTOWANIA 19. Kopie dokumentów potwierdzające tytuł prawny do wszystkich nieruchomości na których będzie realizowane zamierzenie inwestycyjne objęte Wnioskiem o dofinansowanie cd. Umowy nazwane: Najem (odpis księgi wieczystej dotyczącej nieruchomości, na której projekt będzie realizowany oraz kopia umowy najmu gruntów/budynków, jeżeli Beneficjent jest najemcą tych gruntów lub budynków. W obu przypadkach, umowa najmu powinna być zawarta na minimum 5 lat od planowanej daty zakończenia realizacji projektu). Dzierżawa (odpis księgi wieczystej dotyczącej nieruchomości, na której projekt będzie realizowany oraz kopia umowy dzierżawy gruntów/budynków, jeżeli Beneficjent jest dzierżawcą tych gruntów lub budynków. W obu przypadkach, umowa dzierżawy powinna być zawarta na minimum 5 lat od planowanej daty zakończenia realizacji projektu). Trwały zarząd (odpis księgi wieczystej dotyczącej nieruchomości, na której projekt będzie realizowany oraz decyzja o ustanowieniu trwałego zarządu, o ile ustanowienie trwałego zarządu nastąpiło na podstawie decyzji. Trwały zarząd powinien być ustanowiony na czas nieokreślony lub na czas określony na okres minimum 5 lat od planowanej daty zakończenia realizacji projektu). 23 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 lp NAZWA ZAŁĄCZNIKA SPOSÓB PRZYGOTOWANIA 20. Deklaracja Wnioskodawcy – części B, C i D Oryginał dokumentu – należy wydrukować całą deklarację, podpisać właściwą część, strony zawierające części nie dotyczące Wnioskodawcy należy przekreślić i parafować. Nie wolno ingerować w treść deklaracji poza określonymi w niej skreśleniami. 24 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 Część B – wypełniana na II etapie oceny, przez Wnioskodawców, którzy nie zakończyli realizacji projektu w chwili składania wniosku o dofinansowanie (niezależnie od tego czy rozpoczęli jego realizację, czy dopiero do niej przystąpią) – zawiera oświadczenia, których składanie przez projekty już zakończone jest bezcelowe, ponieważ dotyczą elementów, których nie można wprowadzić po zakończeniu projektu Oświadczam, że reprezentowana przeze mnie uczelnia posiada odrębny system księgowy lub stosuje odpowiedni kod księgowy dla wszystkich operacji finansowych związanych z projektem. Oświadczam, że reprezentowana przeze mnie uczelnia posiada i stosuje procedury dotyczące: weryfikacji, czy roboty, usługi i/lub dostawy, za które jest dokonywana płatność zostały rzeczywiście wykonane zgodnie z zawartą umową; przygotowywania wniosków o płatność, w tym zasad weryfikacji i poświadczania, czy wszystkie wydatki włączane do wniosku o płatność są zgodne z zasadami zawartymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ, wydanych przez Ministra Rozwoju Regionalnego; archiwizacji wszelkich dokumentów związanych z realizacją projektu w okresie realizacji POIiŚ oraz 3 lat od zamknięcia POIiŚ zgodnie z postanowieniami art. 90 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz art. 19 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006. Oświadczam, że reprezentowana przeze mnie instytucja posiada udokumentowaną strukturę organizacyjną uwzględniającą zarządzanie projektem wraz z opisem zadań każdej komórki organizacyjnej w zakresie realizacji projektu oraz spisany zakres czynności i odpowiedzialności na stanowiskach związanych z realizacją projektu wraz ze wskazaniem stanowisk/osób odpowiedzialnych za podejmowanie decyzji dotyczących realizacji projektu. 25 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 Część C – wypełniana na II etapie oceny – tę część wypełniają tylko Wnioskodawcy, którzy rozpoczęli realizację projektu przed złożeniem wniosku o dofinansowanie Wyrażam zgodę na poddanie się kontroli, w zakresie i na zasadach określonych w wydanych przez Ministra Rozwoju Regionalnego Wytycznych w zakresie kontroli realizacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (jeśli dotyczy) 26 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 Część D – wypełniana na II etapie oceny – ta część jest wypełniana tylko w przypadku, gdy podmiot inny niż Wnioskodawca poniósł część wydatków (które Beneficjent planuje zadeklarować jako kwalifikowalne) związanych z realizacją projektu przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, a jednocześnie Beneficjent nie wskazuje tego podmiotu jako upoważnionego do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych. Oświadczam, że wydatki poniesione przez ……………………………………………… (należy podać nazwę podmiotu) zostały poniesione zgodnie z zasadami kwalifikowania wydatków i reprezentowana przeze mnie uczelnia przyjmuje na siebie odpowiedzialność za ich prawidłowość. 27 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 Część E – wypełniana na II etapie oceny – wypełniają tylko Wnioskodawcy, którzy zrealizowali projekt przed złożeniem wniosku o dofinansowanie – zgodnie z wytycznymi MRR niezbędne jest posiadanie procedur archiwizowania dokumentów, zaś wprowadzenie innych procedur do projektu zakończonego jest niemożliwe i nie będzie wymagane Oświadczam, że reprezentowana przeze mnie uczelnia posiada i stosuje procedury dotyczące archiwizacji wszelkich dokumentów związanych z realizacją projektu w okresie realizacji PO IiŚ oraz 3 lat od zamknięcia PO IiŚ zgodnie z postanowieniami art. 90 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz art. 19 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006. 28 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 21. Uaktualnione Studium Wykonalności Opracowuje beneficjent – składane o ile Wnioskodawca dokonał zmian w Studium Wykonalności. Należy przygotować w formie wyciągu (z zakresem wprowadzonych zmian) zawierającego co uaktualnioną analizę finansową i ekonomiczną (pozostałe części SW nie będą podlegać analizie). Uaktualnienie SW powinno zawierać aktywne formularze arkusza kalkulacyjnego (dołączone do wersji elektronicznej wniosku) Załącznik dostarczany o ile zmiany w założeniach finansowych projektu przekraczają 10% 22. Uaktualniony Harmonogram realizacji projektu Oryginał dokumentu - składany o ile Wnioskodawca dokonał zmian w Harmonogramie realizacji projektu. Należy przygotować zgodnie z formatem przedstawionym w załączniku zawierającym aktualne dane (po wypełnieniu tabeli poszczególne czasokresy należy zaznaczyć kolorem tworząc wykres Gantt’a). Harmonogram realizacji projektu powinien zawierać aktywne formularze arkusza kalkulacyjnego (dołączone do wersji elektronicznej wniosku) 29 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

Składanie dokumentacji w etapach Podział na etapy dotyczy projektów składanych w trybie konkursowym oraz indywidualnym (zgodnie z pre-umową) przez Wnioskodawców, którzy uzyskali pierwsze pozwolenie na budowę (ale nie posiadają jeszcze pozwolenia na całość zamierzenia inwestycyjnego objętego Wnioskiem o dofinansowanie). Podział załączników na etapy jest określony w instrukcji do wniosku UWAGA: Wnioskodawcy składający dokumentację w drugim etapie, oprócz niżej wymienionych załączników składają także aktualizację Wniosku o dofinansowanie oraz części załączników składanych na I etapie oceny Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 30

Dziękuję za uwagę 31 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 Szkolenie zostało sfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz przez budżet państwa w ramach pomocy technicznej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. 31 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009