Praktyczne oblicze zarządzania i promocji turystyki w Polsce – wybrane dobre praktyki dr Elżbieta Wąsowicz-Zaborek – Wiceprezes Polskiej Organizacji Turystycznej Kraków, 16 lutego 2009 roku

Plan prezentacji Czym i dlaczego jest inicjatywa „Podręcznika Dobrych Praktyk”? Przebieg prac nad opracowaniem Przykłady „dobrych praktyk” POT-ROT-LOT

Inicjatywa „Podręcznika Dobrych Praktyk” Krajowy zespół: 5 osób z ramienia Regionalnych Organizacji Turystycznych, 5 osób z ramienia organizacji branżowych, Konsultanci z Lokalnej Organizacji Turystycznej, Zespół Polskiej Organizacji Turystycznej, Celowość inicjatywy: Celem opracowania jest przedstawienie genezy, celowości i sposobu funkcjonowania systemu marketingu i zarządzania turystyką w Polsce w odniesieniu do Ustawy o Polskiej Organizacji Turystycznej „Podręcznik Dobrych Praktyk”, stanowi zbiór wytycznych skutecznego funkcjonowania trójstopniowego systemu zarządzania marketingiem turystycznym w kraju, określającym normy kształtowania relacji wszystkich podmiotów uczestniczących, a w szczególności Polskiej Organizacji Turystycznej, Regionalnych Organizacji Turystycznych, Lokalnych Organizacji Turystycznych wraz z ich partnerami.

Struktura dokumentu: STRUKTURA DOKUMENTU I. Wprowadzenie I.1. Cel I.2. Adresaci opracowania I.3. Geneza i struktura systemu II. Tworzenie ROT i LOT III. Struktura ROT i LOT III.1. Struktura podmiotów III.2. Struktura Zarządu ROT IV. System finansowania ROT i LOT V. Współpraca POT z ROT i LOT V.1. Działania promocyjne V.2. Współpraca w zakresie informacji turystycznej IV.2.1. Oznakowanie centrów i punktów informacji turystycznej IV.2.2. Oznakowanie dróg publicznych V.2.3. Punkty i centra informacji turystycznej V.2.4. Internet VI. Współpraca na poziomie regionalnym i lokalnym VI.1. Współpraca ROT z LOT VI.1.1. Imprezy targowe VI.1.2. Wydawnictwa VI.1.3. Imprezy studyjne VI.2. Współpraca ROT z Urzędem Marszałkowskim VI.3. Współpraca ROT z samorządem powiatowym i gminnym VI.4. Współpraca ROT z branżą turystyczną i podmiotami gospodarczymi VII. Przykłady rozwiązań zagranicznych VII.1. Portugalia VII.2. Hiszpania VII.3. USA

Przebieg prac nad opracowaniem Rozpoczęcie przeprowadzania badania ankietowego – 31. marca 2008 r. Zapoznanie się z wynikami ankiet - 19. sierpnia 2008 r. Przekazanie Regionalnym Organizacjom Turystycznym oraz Zespołowi wstępnej wersji raportu z badań wraz z wnioskami i sugestiami do dyskusji – 12. września 2008 r. Dyskusja nad założeniami docelowego opracowania – 26. września 2008 r. Uzgodnienie struktury opracowania – 17. października 2008 r. Uzgodnienie kształtu większości praktyk oraz dodatkowych materiałów uzupełniających tekst opracowania – 13-14. listopada 2008 r. Przekazanie nowego tekstu Podręcznika wraz z Załącznikiem do finalnej konsultacji redakcyjnej – 26. stycznia 2009 r. Zaopiniowanie tekstów oraz przekazanie propozycji zmian redakcyjnych przez Zespół – 9. lutego 2009 r. Spotkanie zamykające prace redakcyjne – 18. lutego 2009 r. Przewidywana publikacja Podręcznika – 27. lutego 2009 r. Podczas spotkania w dniu 26 września 2008, przedstawiciele ROT postawili tezę iż nie chcą rozmawiać na temat przedstawionego przez POT dokumentu. W trakcie wspólnej dyskusji ustalono jednak, że przygotowany wstępny raport z badań, może stanowić wstępną bazę do dalszej działań nad Podręcznikiem ( po wniesieniu poprawek i weryfikacji merytorycznej materiału). Na spotkani Zespołu wniesiono ogólne uwagi/pytania: do kogo będzie skierowany Podręcznik „Dobrych Praktyk”?; jaki jest cel powstania Podręcznika „Dobrych Praktyk”?; czy w Podręczniku powinny znaleźć się podstawy prawne; czy będą zamieszczane „złe praktyki” w Podręczniku; prośba aby nie umieszczać komentarzy pod tabelami w Podręczniku; wystąpiły błędy „ankietowe” podczas tworzenia ankiety oraz jej wypełniania; niektóre informacje które są wynikiem ankiet zostały przekłamane; w niektórych tabelach znajdują się niewłaściwe dane; informacje w Podręczniku szkalują działalność ROT. Ustalenia Zespołu Roboczego: Zespół zgodził się na przesunięcia w terminach prac nad dokumentem Zespół prześle do ROT, do końca tygodnia tj. 3 października 2008 roku tematy rozdziałów, które mają znaleźć się w Podręczniku (z uzasadnieniem ) Regionalne Organizacje Turystyczne zweryfikują swoje ankiety i prześlą do POT w terminie do 3 października 2008 roku prosimy wszystkich o przekazanie merytorycznych uwag do „Podręcznika”;

„Dobre praktyki” – przykłady Członkami ROT powinny być te instytucje ,organizacje, które chcą dobrowolnie wstąpić do stowarzyszenia, widzą i akceptują jego cel działania, pozytywnie oceniają dotychczasową pracę, a na końcu widzą swój interes. W strukturze ROT powinni znaleźć się przedstawiciele następujących podmiotów: Samorząd wojewódzki – samorząd wojewódzki powinien być inicjatorem utworzenia ROT i być jego członkiem. Z chwilą powstania ROT zadania związane z promocją turystyczną powinny być przekazane w całości do ROT wraz z budżetem przeznaczonym na ten cel. Samorząd terytorialny – samorząd gminny i powiatowy, zainteresowany promocją turystyczną powinien stać się członkiem ROT. W przypadku istnienia na danym terenie LOT możliwe jest wstąpienie samorządu do LOT i ROT jednocześnie. Dobrą praktyką jest udział samorządu w strukturach ROT poprzez LOT. Formuła taka powinna dotyczyć także dużych miast. Turystyczny samorząd gospodarczy – turystyczne izby gospodarcze powinny być inicjatorem utworzenia ROT i być jego członkiem.

„Dobre praktyki” – przykłady LOTy – członkowstwo w ROT pozwala na prężniejsze działanie LOT oraz szerszą promocję tworzonych produktów turystycznych, a jednocześnie wsparcie produktowe dla ROT. Dobrą praktyką jest aby LOT był członkiem ROT. Stowarzyszenia, fundacje i inne organizacje turystyczne i paraturystyczne – stowarzyszenia, fundacje i inne organizacje mają dowolność wstępowania do ROT. Dobrą praktyką jest, aby członkami ROT były przede wszystkim instytucje o dużym znaczeniu dla rozwoju turystyki w regionie. Uczelnie i szkoły kształcące kadry turystyczne – uczelnie i szkoły kształcące kadry turystyczne mają dowolność wstępowania do ROT Osoby fizyczne – osoby fizyczne mogą wprawdzie być członkami zwykłymi ROT, ale dobrą praktyką jest aby osoby fizyczne pełniły wyłącznie funkcje członków wspierających lub honorowych.

„Dobre praktyki” – przykłady Dobrą praktyką jest aby w zarządzie znaleźli się reprezentanci wszystkich „grup członków” – odzwierciedlenie składu zarządu w walnym zgromadzeniu.

„Dobre praktyki” – przykłady LOT odpowiadają za spójność działań związanych z kreacją produktu turystycznego na szczeblu lokalnym i czuwają nad właściwym i efektywnym przebiegiem działań promocyjnych – dobrą praktyką jest opracowywanie kalendarzy imprez i wydarzeń wraz ze szczegółowymi programami i przekazanie z odpowiednim wyprzedzeniem do ROT ROT odpowiadają za spójność działań promocyjnych i realizację założeń strategicznych na szczeblu regionalnym (wojewódzkim). W przypadku ROT istotną kwestią jest odpowiednie planowanie oraz kumulowanie informacji dotyczących wszystkich kwestii związanych z turystyką na terenie województwa, zwłaszcza w kontekście kreacji produktów turystycznych, a także prowadzonych przez inne instytucje działań związanych z promocją regionu. ROT powinny dołożyć wszelkich starań, aby kalendarze imprez skupiające informacje z całego regionu były przygotowywane z odpowiednio dużym wyprzedzeniem – tak aby możliwe było planowanie w skali roku. POT odpowiada za koordynację i spójność działań związanych z promocją w skali kraju, dlatego istotną kwestią jest spójny system przepływu informacji pomiędzy POT a ROT i LOT, zwłaszcza w kontekście istniejących i tworzonych produktów turystycznych oraz atrakcji turystycznych (mogących stanowić podstawę kreowania produktów turystycznych), a także kalendarzy wydarzeń i imprez mogących mieć istotne znaczenie w promocji turystycznej. Zadaniem POT jest wsparcie działań prowadzonych przez ROT i LOT poprzez dodatkową scentralizowaną promocję

„Dobre praktyki” – przykłady Dobrą praktyką jest, że wszystkie LOT z danego regionu wchodzą w skład członków ROT. W celu integracji działań ROT powinny rozważyć koordynację działań pomiędzy poszczególnymi organizacjami np. poprzez organizowanie cyklicznych spotkań i warsztatów. Członkami LOT są z reguły mniejsze podmioty, niż ma to miejsce w przypadku ROT stąd LOT stanowi platformę wzmacniającą pozycję tychże instytucji.

„Dobre praktyki” – przykłady SYSTEM MARKETINGU TURYSTYCZNEGO Przekazywanie środków z urzędu marszałkowskiego – przekazywanie stałego procentu budżetu; Dla prawidłowego funkcjonowania ROT niezmiernie istotną kwestią jest określenie wielkości budżetu z odpowiednim wyprzedzeniem; KOMERCJALIZACJA Udział w targach z konkretną ofertą turystyczną - łączenie produktów z ofertą Obopólna aktywizacja w zakresie oferty w turystyce przyjazdowej -przebudowa układu funkcjonowania niektórych tour operatorów – nakłanianie do robienia oferty w turystyce przyjazdowej Budowa przy ROT inkubatorów – zalążków do powołania forum turystyki przyjazdowej.

„Dobre praktyki” – przykłady INFORMACJA TURYSTYCZNA Wprowadzanie regionalnych systemów zarządzania informacją turystyczną, w szczególności poprzez dobrowolną standaryzację (kategoryzację / certyfikację) jednostek informacji turystycznej, zgodną z zaleceniami krajowymi. Organizacja jednostek informacji turystycznej, by poprzez zdywersyfikowane działania oraz stałe finansowanie zapewnić względnie trwały skład osobowy ich obsługi. Uwzględnienie cyklicznej aktualizacji i zbierania danych nt. Potencjału turystycznego regionu. Informacja turystyczna bez aktualnej bazy danych jest bezużyteczna. Przekazanie kompetencji związanych z tworzeniem systemu „it” do ROT co pozwoliłoby POT skoordynować system;

Polska Organizacja Turystyczna Departament Współpracy Regionalnej Dziękuję za uwagę. Zapraszam do współpracy! Polska Organizacja Turystyczna Departament Współpracy Regionalnej ul. Chałubińskiego 8 00-613 Warszawa Tel. (022) 536-70-70 E-mail: dwr@pot.gov.pl www.poland.travel www.pot.gov.pl www.aktualnościturystyczne.pl www.zarabiajnaturystyce.pl