Sprawozdanie okresowe z realizacji RPO WK- P za II półrocze 2013 roku Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko – Pomorskiego na lata marca 2014 roku Departament Zarządzania Funduszami i Projektami Unijnymi / Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO 1

2 Konkursy W II półroczu 2013 r. ogłoszono konkursy w ramach następujących Działań: -Działanie 2.2 Gospodarka odpadami- nabór wniosków preselekcyjnych w okresie r., -Działanie 5.1 Rozwój instytucji otoczenia biznesu: Schemat fundusz powiązań korporacyjnych –nabór r., Schemat hale targowo-wystawiennicze- nabór r., -Działanie Wsparcie inwestycji mikroprzedsiębiorstw- nabór wniosków r., - Działanie 5.3 Wspieranie przedsiębiorstw w zakresie dostosowania do wymogów ochrony środowiska – nabór wniosków r., - Działanie 5.4 Wzmocnienie regionalnego potencjału badań i rozwoju technologii schemat fundusz badań i wdrożeń- nabór wniosków r., - Działanie 5.4 Wzmocnienie regionalnego potencjału badań i rozwoju technologii- nabór wniosków r., r.. Departament Zarządzania Funduszami i Projektami Unijnymi / Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO

Departament Polityki Regionalnej/ Wydział Zarządzania RPO/ Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO 3 Departament Rozwoju Regionalnego/ Wydział Zarządzania RPO/ Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO Departament Zarządzania Funduszami i Projektami Unijnymi / Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO Problemy we wdrażaniu RPO WK-P oraz podjęte środki zaradcze Od ostatniego okresu sprawozdawczego sytuacja w odniesieniu do problemów występujących na całym etapie wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego nie uległa znaczącej zmianie. Największym problemem pozostają wciąż kwestie związane z :  nieosiąganiem docelowych wartości wskaźników przez beneficjentów ;  niekompletne lub błędne wnioski o płatność ;  uchybienia wśród beneficjentów spotykane podczas kontroli na miejscu realizacji projektów;  brak realizacji zaleceń pokontrolnych; 2.niskie płatności w Osi priorytetowej 4. Środki zaradcze:  plan naprawczy polegający na weryfikacji oraz uzupełnianiu przedmiotowych wartości oraz uzupełnianiu samych wskaźników, poprzez bezpośrednie zapytania skierowane do beneficjentów;  funkcjonowanie grupy ds. monitorowania Osi 4, która czuwa nad prawidłową implementacją środków oraz stara się na bieżąco omawiać i eliminować zagrożenia dla płatności;  organizowanie szkoleń dla beneficjentów, w tym przed podpisaniem umowy. Dodatkowo kadra zarządzająca stale monitoruje proces weryfikacji wniosków o płatność na podstawie daty ich wpływu. Ponadto, w okresie sprawozdawczym kontynuowane były prace (zapoczątkowane w I półroczu 2010 r.) w tym uzupełnianie danych do nowego narzędzia informatycznego wspierającego system monitorowania jakim jest Lokalna Baza Danych, z której będzie można pozyskać dane niedostępne w KSI SIMIK, w tym dotyczące stanu realizacji wskaźników.

Departament Polityki Regionalnej/ Wydział Zarządzania RPO/ Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO 4 Departament Rozwoju Regionalnego/ Wydział Zarządzania RPO/ Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO Departament Zarządzania Funduszami i Projektami Unijnymi / Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO Kontrole: 1.Kontrole realizacji programu: Przeprowadzone przez audytora wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego:  „Ocena systemu wdrażania RPO WK-P w zakresie rozliczania dofinansowania w powiązaniu z oceną systemu certyfikacji wydatków”; Zadanie audytowe przeprowadzone zostało w Departamencie Zarządzania Funduszami i Projektami Unijnymi, w Departamencie Wdrażania RPO i w Departamencie Finansów w okresie od 25 czerwca 2012 r. do 28 czerwca 2013 r. Cel główny audytu został ustalony jako dostarczenie niezależnej i obiektywnej oceny kontroli zarządczej w obszarach płatności i certyfikacji RPO WK-P. Zakres przedmiotowy audytu obejmował proces rozliczania dofinansowania i proces certyfikacji wniosków. Ostateczną wersję sprawozdania z ww. zadania audytowego wraz ze stanowiskiem audytora wewnętrznego, dotyczącym uwag do treści sprawozdania wstępnego Biuro Audytu przekazało Departamentom w czerwcu 2013 r.. główne zalecenia: - wprowadzenie systematycznych przeglądów dokumentacji towarzyszącej wnioskom o płatność, w celu usuwania zbędnych kopii dokumentów, - uproszczenie języka stosowanego w dokumentacji systemowej w następnej perspektywie finansowej, - rozważenie - w porozumieniu z Departamentem Wdrażania RPO WK-P - możliwości wprowadzenia w przyszłej perspektywie finansowej, ograniczeń ilości składanych uzupełnień/poprawek do wniosków o płatność, - zwiększenie przejrzystości rejestru ryzyka w przyszłej perspektywie finansowej.

Departament Polityki Regionalnej/ Wydział Zarządzania RPO/ Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO 5 Departament Rozwoju Regionalnego/ Wydział Zarządzania RPO/ Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO Departament Zarządzania Funduszami i Projektami Unijnymi / Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO  „Kontrola operacji w ramach RPO WK-P na miejscu ich realizacji”; Zadanie audytowe przeprowadzone zostało w Departamencie Zarządzania Funduszami i Projektami Unijnymi oraz w Departamencie Wdrażania RPO w okresie od 28 sierpnia 2013 r. - pierwotnie do 23 grudnia 2013 r. Celem głównym zadania audytowego była ocena systemu kontroli operacji w ramach RPO WK-P w zakresie legalności, efektywności, skuteczności i adekwatności działania, zastosowanych środków i mechanizmów kontroli zarządczej. Do chwili obecnej Instytucja Zarządzająca RPO WK-P nie otrzymała wstępnej wersji sprawozdania z zadania audytowego. Treść zaleceń zawartych w ostatecznej wersji sprawozdania z ww. zadania audytowego oraz odpowiedź Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Kujawsko – Pomorskiego na zalecenia Biura Audytu, zostanie przedstawiona w następnym okresie sprawozdawczym, zgodnie z datą przekazania dokumentu.

Departament Polityki Regionalnej/ Wydział Zarządzania RPO/ Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO 6 Departament Rozwoju Regionalnego/ Wydział Zarządzania RPO/ Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO Departament Zarządzania Funduszami i Projektami Unijnymi / Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO 2.Kontrole realizacji projektów Przeprowadzane przez pracowników Biura Kontroli Wdrażania projektów Departamentu Wdrażania RPO WK-P; W 2013 roku przeprowadzono 190 kontroli, w tym 116 kontroli planowych, 24 wizyty monitorujące, 46 wizyt monitorujących trwałość oraz 4 kontrole doraźne. Wszystkie przeprowadzone czynności były kontrolami na miejscu realizacji projektów. Nieprawidłowości dotyczyły przede wszystkim naruszenia ustawy prawo zamówień publicznych, niezrealizowania zadań zgodnie z zapisami umowy.

Departament Polityki Regionalnej/ Wydział Zarządzania RPO/ Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO 7 Departament Rozwoju Regionalnego/ Wydział Zarządzania RPO/ Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO Departament Zarządzania Funduszami i Projektami Unijnymi / Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO 3.Kontrole krzyżowe horyzontalne z PROW i PO RYBY: W przypadku Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w 2013 roku w ramach kontroli krzyżowych nie stwierdzono przypadków podwójnego finansowania.

Departament Polityki Regionalnej/ Wydział Zarządzania RPO/ Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO 8 Departament Rozwoju Regionalnego/ Wydział Zarządzania RPO/ Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO Departament Zarządzania Funduszami i Projektami Unijnymi / Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO 4. Kontrole krzyżowe w ramach RPO: W przypadku Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w 2013 roku w ramach kontroli krzyżowych stwierdzono w jednym przypadku podwójne finansowanie dokumentu księgowego, trwa ponowna weryfikacja dokumentacji oraz procedura wyjaśniająca.

Departament Polityki Regionalnej/ Wydział Zarządzania RPO/ Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO 9 Departament Rozwoju Regionalnego/ Wydział Zarządzania RPO/ Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO Departament Zarządzania Funduszami i Projektami Unijnymi / Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO 5. Kontrole podjęte przez inne instytucje:  Europejski Trybunał Obrachunkowy; Europejski Trybunał Obrachunkowy przeprowadził w Instytucji Zarządzającej RPO Województwa Kujawsko-Pomorskiego kontrolę płatności okresowych- czynności audytowe przeprowadzone zostały na wylosowanej do kontroli próbie 7 projektów. Do chwili obecnej Instytucja Zarządzająca RPO WK-P nie otrzymała sprawozdania lub protokołu pokontrolnego z zaleceniami z przeprowadzonej przez Europejski Trybunał Obrachunkowy kontroli w ramach RPO Województwa Kujawsko-Pomorskiego.  Najwyższa Izba Kontroli: Kontrola pn. „Koordynacja i realizacja działań z zakresu infrastruktury komunalnej finansowanej ze środków UE na Wspólną Politykę Rolną i z funduszy strukturalnych„ przeprowadzona została w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Kujawsko- Pomorskiego w okresie od października do grudnia 2012 r.. Wystąpienie pokontrolne Najwyższej Izby Kontroli, w którym sformułowano uwagi i wnioski w przedmiocie kontroli wpłynęło do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko- Pomorskiego w dniu 21 stycznia 2013 r.. główne zalecenia: -zawieranie w ogłoszeniach o naborze wniosków w ramach RPO wszystkich elementów wymaganych ustawą z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju - zalecenie zostało zrealizowane - Instytucja Zarządzająca RPO WK-P dokonała przeglądu procedur i wprowadziła do Instrukcji Wykonawczej zapisy, które zapewniły spójność dokumentacji konkursowej z ww. ustawą. Tym samym, uchwałą nr 7/192/13 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 13 lutego 2013 r. dokonano zmian w odpowiednich załącznikach do przedmiotowego dokumentu. -wystąpienie do Sejmiku Województwa z inicjatywą uaktualnienia wskaźników Strategii Rozwoju Województwa – w nowej Strategii Rozwoju Województwa na lata zastosowano wskaźniki, które będą odpowiadały kierunkom oraz zakresowi działań jakie zostały przewidziane do realizacji w obszarze europejskiej i krajowej polityki regionalnej jak też będą pomocne w ocenie poziomu i skuteczności interwencji w zidentyfikowanych obszarach problemowych.

Departament Polityki Regionalnej/ Wydział Zarządzania RPO/ Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO 10 Departament Rozwoju Regionalnego/ Wydział Zarządzania RPO/ Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO Departament Zarządzania Funduszami i Projektami Unijnymi / Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO  Instytucja Audytowa /Urząd Kontroli Skarbowej w Bydgoszczy: audyt gospodarowania środkami publicznymi oraz środkami pochodzącymi z budżetu Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego (audyt systemu, art. 62 ust.1 lit. a rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006) w zakresie Instrumentów Inżynierii Finansowej, okres realizacji audytu od października 2013 r. do grudnia 2014 r.; audyt w zakresie bezpieczeństwa systemów informatycznych – Lokalnego Systemu Informatycznego / audyt dotyczył obszaru: wiarygodnych skomputeryzowanych systemów rachunkowości i księgowości, monitorowania i sprawozdawczości (art. 58 d) i art. 60 c), d) R 1083/2006); Instytucja Audytowa w trakcie audytu nie stwierdziła niezgodności danych wprowadzonych do systemów informatycznych (KSI, LSI) z dokumentami źródłowymi oraz z uwagi na fakt, iż Krajowy System Informatyczny będący podstawowym narzędziem, z którego generowane są dane wymagane przez Komisję Europejską (art. 40 RK 1828/2006) został oceniony w kategorii 1, kluczowy wymóg kontrolny nr 6 (Wiarygodne skomputeryzowane systemy rachunkowości i księgowości, monitorowania i sprawozdawczości) ostatecznie został oceniony w kategorii 1. audyty operacji na podstawie próby – 30 grudnia 2013 r., Departament Ochrony Interesów Finansowych Unii Europejskiej w Ministerstwie Finansów przekazał kopię ostatecznej wersji Rocznego sprawozdania audytowego za okres od 1 lipca 2012 r. do 30 czerwca 2013 r. dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko – Pomorskiego wraz z Opinią Generalnego Inspektora Kontroli Skarbowej. Wykryte nieprawidłowości dotyczyły głównie: - kwalifikowalności VAT, - nieprzestrzegania PZP Zgodnie z Opinią Generalnego Inspektora Kontroli Skarbowej, w badanym okresie system zarządzania i kontroli ustanowiony dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego był zgodny z odpowiednimi wymaganiami art rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 i sekcji 3 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 i funkcjonował skutecznie, tak aby dostarczyć racjonalne zapewnienie, że deklaracje wydatków przedstawione Komisji są poprawne, i tym samym racjonalne zapewnienie, że transakcje będące ich podstawą są zgodne z prawem i prawidłowe.

Departament Polityki Regionalnej/ Wydział Zarządzania RPO/ Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO 11 Departament Rozwoju Regionalnego/ Wydział Zarządzania RPO/ Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO Departament Zarządzania Funduszami i Projektami Unijnymi / Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO  Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji: 2 kontrole planowe: - kontrola sprawdzająca funkcjonowanie systemu zarządzania i kontroli w Instytucji Zarządzającej RPO WK-P; - kontrola sprawdzająca stosowanie procedur zawartych w Instrukcji Wykonawczej RPO WK-P, w tym poprawności sporządzania dokumentów dotyczących zadeklarowanych do Komisji Europejskiej wydatków, na próbie dokumentacji znajdującej się w IZ. główne zalecenia: - zapewnienie odpowiedniego nadzoru nad wykonywanymi czynnościami w zakresie rzetelności, poprawności i terminowości realizowanych procesów, zgodnie z zapisami Instrukcji Wykonawczej IZ RPO WK-P oraz w zakresie stosowania załączników zgodnie ze wzorami określonymi w aktualnej IW IZ. - Podjęcie działań mających na celu szybsze wprowadzanie zmian zapisów odpowiednich procesów w tym zaleceń pokontrolnych do IW IZ RPO WK-P

Departament Polityki Regionalnej/ Wydział Zarządzania RPO/ Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO 12 Departament Rozwoju Regionalnego/ Wydział Zarządzania RPO/ Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO Departament Zarządzania Funduszami i Projektami Unijnymi / Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO Nieprawidłowości stwierdzone podczas kontroli projektów: Nieprawidłowości dotyczyły przede wszystkim:  naruszenia ustawy prawo zamówień publicznych;  niezrealizowania zadania zgodnie z zapisami umowy;  zakwestionowania kwalifikowalności wydatków na etapie weryfikacji wniosków końcowych;  niewypełnienia obowiązków wynikających z zapisów Umowy o dofinansowanie w zakresie trwałości wskaźników produktu i rezultatu;  braku właściwego statusu mikroprzedsiębiorcy przez podmioty realizujące projekty. Wykryte nieprawidłowości w większości przypadków dotyczyły obszaru zamówień publicznych Za I, II, III i IV kwartał zostało przekazanych 49 raportów (w tym 2 dotyczyły anulowania nieprawidłowości) na kwotę nieprawidłowości środków UE w wysokości ,32 euro (w 2013 roku wykrytych zostało 16 nowych nieprawidłowości na kwotę środków UE w wysokości ,83 euro). Za I, II, III i IV kwartał zostały przekazane 4 zestawienia (w I kwartale 51 nieprawidłowości na kwotę śr UE ,57 pln, II kwartale 45 nieprawidłowości na kwotę śr UE ,81 pln, III kwartale 49 nieprawidłowości na kwotę śr UE ,06 pln, IV kwartale 43 nieprawidłowości na kwotę śr UE ,94 pln)

Departament Polityki Regionalnej/ Wydział Zarządzania RPO/ Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO 13 Departament Rozwoju Regionalnego/ Wydział Zarządzania RPO/ Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO Komitet Monitorujący Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko- Pomorskiego - najbardziej partnerski i otwarty w kraju Komitet Monitorujący Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego zwyciężył w tegorocznym konkursie zorganizowanym przez Ogólnopolską Federację Organizacji Pozarządowych i Ministerstwo Rozwoju Regionalnego i uznany został za najbardziej partnerski i otwarty w kraju. Organizowany konkurs wskazuje i promuje dobre, oparte o współpracę z partnerami społecznymi praktyki w dziedzinie kreowania i sprawowania pieczy nad podziałem i inwestowaniem wsparcia pomocowego Unii Europejskiej. Oceny funkcjonowania działających w całym kraju komitetów i podkomitetów monitorujących dokonano po przeanalizowaniu ankiet dotyczących między innymi składów tych gremiów i przyjętych przez nie reguł organizacyjnych, obiegu informacji i podejmowania decyzji. Departament Zarządzania Funduszami i Projektami Unijnymi / Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO

Departament Polityki Regionalnej/ Wydział Zarządzania RPO/ Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO 14 Departament Rozwoju Regionalnego/ Wydział Zarządzania RPO/ Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO Dziękuję Państwu za uwagę Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego Departament Zarządzania Funduszami i Projektami Unijnymi Departament Zarządzania Funduszami i Projektami Unijnymi / Biuro Monitoringu i Sprawozdawczości RPO