Kontrola trwałości projektów realizowanych w ramach RPO WK-P

Kontrola trwałości – obejmować będzie przede wszystkim sprawdzenie, czy Beneficjent zachowuje prawo do otrzymanych w ramach RPO WK - P środków poprzez zachowanie charakteru projektu przez 5 lat od zakończenia jego realizacji (w przypadku MŚP 3 lat) zgodnie z art. 57 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006. Założenia: 1. kontrola trwałości odbywa się na próbie projektów w danym roku 2. kontrola trwałości projektów przeprowadzona jest w drugiej połowie okresu trwałości projektu 3. docelowo każdy projekt jest skontrolowany co najmniej raz w okresie trwałości

Beneficjenci sporządzają i składają do IZ RPO WK-P sprawozdanie w okresie trwałości projektu do dnia 15 kwietnia roku kalendarzowego następującego po roku całkowitego zakończenia realizacji projektu/roku złożenia poprzedniego sprawozdania. Rola PIFE (Bydgoszcz/Toruń/Grudziądz/Inowrocław/Włocławek): 1. poinformowanie beneficjentów o konieczności złożenia sprawozdania 2. zebranie i analiza sprawozdań 3. przyporządkowanie beneficjentów do poszczególnych grup ryzyka 4. przekazanie wyników analizy do DW RPO do 15 maja

Na podstawie przekazanej analizy IZ RPO WK-P przeprowadza kontrole trwałości projektu w oparciu o metodologię doboru projektów do kontroli trwałości. Monitorowanie następuje poprzez analizę przesłanych przez Beneficjentów sprawozdań i obejmuje w szczególności następujące obszary: 1. Wskaźniki realizacji projektu; 2. Kwalifikowalność podatku VAT; 3. Promocja projektu; 4. Zgodność projektu z politykami horyzontalnymi; 5. Archiwizacja; 6. Generowanie dochodu w projekcie w rozumieniu art. 55 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006; 7. Wypełniania szczegółowych zasad określonych w dokumentacji konkursowej, np. funkcjonowania w publicznym systemie ochrony zdrowia przez ZOZ który otrzymał dofinansowanie w ramach Działania 3.2.

Dobór próby do kontroli trwałości 100% projektów – 3.2 zdrowie, instrumenty inżynierii finansowej, zakup nieruchomości Projekty kontrolowane na zakończenie realizacji projektu 1.w pierwszej kolejności projekty Beneficjentów, którzy nie odesłali ankiet – 100% populacji, 2.w drugiej kolejności projekty Beneficjentów, w których osiągnięcie wskaźników wyniosło ≤ 85% – 100% populacji odesłanych ankiet, 3.w trzeciej kolejności projekty w których osiągnięcie wskaźników wyniosło 85,01 – 99,99 % - 5% populacji odesłanych ankiet, 4.następnie projekty Beneficjentów, którzy osiągnęli wskaźniki w 100 % - 1% populacji odesłanych ankiet.

Dobór próby do kontroli trwałości Projekty nie kontrolowane na koniec realizacji 1.w pierwszej kolejności projekty Beneficjentów, którzy nie odesłali ankiet – 100% populacji, 2.w drugiej kolejności projekty, w których osiągnięcie wskaźników wyniosło ≤ 85% – 100% populacji odesłanych ankiet, 3.w trzeciej kolejności projekty w których osiągnięcie wskaźników wyniosło 85,01 – 99,99 % - 15% populacji odesłanych ankiet, 4.następnie projekty Beneficjentów, którzy osiągnęli wskaźniki w 100 % - 3% populacji.

Beneficjent LPI DW RPO Beneficjent GPI LPI Beneficjent

Monitorowane projekty – podział dla LPI i GPI 8

Struktura i finansowanie etatów pracowników zaangażowanych w proces monitoringu trwałości projektów Osoby bezpośrednio zaangażowane w projekcie:  1 pracownik Głównego Punktu Informacyjnego o Funduszach Europejskich w Toruniu oraz,  4 pracowników Lokalnych Punktów Informacyjnych w Bydgoszczy, Grudziądzu, Inowrocławiu i Włocławku finansowanych od marca 2012 ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego WK-P. BENEFICJENCI LPI Bydgoszcz LPI Grudziądz LPI Inowrocław LPI Włocławek LPI Bydgoszcz LPI Grudziądz LPI Inowrocław LPI Włocławek GPI Toruń LPILPI DW RPO 9 GPIGPI GPI Toruń GPIGPI

10

11 Procedura komunikacji z Beneficjentami Telefoniczny kontakt z Beneficjentami w celu aktualizacji oraz wstępnego poinformowania o obowiązku sprawozdawczym Rozesłanie około 500 maili z informacją i instrukcją nt. wypełnienia formularza sprawozdawczego znajdującego się pod załączonym linkiem. W przypadku braku kontaktu telefonicznego Konsultanci informowali Beneficjentów osobiście. Dostarczanie przez Beneficjentów wypełnionych sprawozdań drogą pocztową lub osobiście w GPI/LPI. Powtórne informowanie Beneficjentów mailowo i telefonicznie o konieczności wypełnienia sprawozdania w przypadku wykrycia przez Konsultantów błędów formalnych lub braku kwestionariusza.

Weryfikacja formalna sprawozdań przeprowadzana przez LPI/GPI 12 Udzielenie odpowiedzi na pytania oraz wstawianie komentarzy w miejscach, gdzie były one wymagane; Załączenie wszystkich wymaganych załączników; Brak błędnych odpowiedzi (nielogiczny ciąg liter, znaków etc.); Przysłanie prawidłowej wersji PDF wygenerowanego sprawozdania (odrzucenie wydruków stron html); Podpis/pieczęć;

Postęp zbierania danych dotyczących trwałości projektów RPO WK-P 13

Liczba prawidłowo wypełnionych sprawozdań w stosunku do monitorowanych projektów 14

Zebrane dane dotyczące trwałości projektów RPO WK-P 15 GPI Toruń LPI Włocławek LPI Inowrocław LPI Grudziądz LPI Bydgoszcz SUMA Liczba monitorowanych projektów* Zaktualizowane dane teleadresowe wysłane maile z informacją o obowiązku Beneficjenta projektu wypełnienia sprawozdania dotyczącego trwałości projektu Sprawozdania ukończone Sprawozdania ukończone w stosunku do liczby monitorowanych projektów [%] 100% 99%83%96% Liczba przysłanych sprawozdań sprawdzonych pod względem formalnym Liczba przysłanych sprawozdań sprawdzonych pod względem formalnym w stosunku do liczby monitorowanych projektów [%] 97%99%100%97%78%94% *Zmiana w stosunku do zestawienia z r. (562 projekty) wynika z uwzględnienia projektów w przypadku, których dofinansowanie zostało cofnięte lub były zdublowane w przesłanym wykazie projektów z dnia r.

Moduł formularze – internetowy formularz sprawozdawczy 1.Beneficjent wchodząc na stronę rozpoczyna uzupełnianie elektronicznego sprawozdania. 2.Specjalnie zaprojektowany formularz po walidacji wszystkich wymaganych pól zostaje przesłany i zapisany na serwerze. 3.Po prawidłowym uzupełnieniu sprawozdania respondent ma możliwość zapisania go w formacie PDF, a tym samym wydrukowania go w dowolnym momencie. 4.Administrator narzędzia logując się online ma możliwość bieżącego podglądu i generowania statystyk, formularzy i wykresów. 16 Od do

Moduł formularze – internetowy formularz sprawozdawczy 5.Ponadto, Administrator uprawiony jest do edytowania formularza jak i jego wyłączenia w razie takiej konieczności. 6.W dowolnym momencie procesu zbierania sprawozdań Administrator narzędzia jest w stanie wygenerować zbiorcze dane na podstawie przesłanych sprawozdań do pliku MS excel. 17

Zalety elektronicznego zbierania danych 18 Wygoda – Beneficjent wypełnia sprawozdanie w dowolnym momencie, na dowolnym komputerze i w każdej chwili może przerwać, zapisać uzupełnianie, aby potem móc wrócić; Oszczędność – koszty ograniczone zostają do telefonicznej i mailowej informacji o obowiązku sprawozdawczym ze strony pracowników UM WK-P; Kontrola i nadzór – uprawiony pracownik ma możliwość bieżącej kontroli nad całym procesem za pomocą panelu administracyjnego narzędzia wraz z możliwością monitorowania postępu prac; Archiwizacja – sprawozdania zapisywane w bazie danych na serwerze. W każdej chwili istnieje możliwość wygenerowania sprawozdań w postaci PDF; Generowanie danych – łatwość opracowywania statystyk na podstawie udzielonych odpowiedzi;

19 Lp. Podział Beneficjentów według kategorii* Stopień realizacji wskaźnika 100% i więcej 85,01 – 99,99 % ,00 % 1 Beneficjenci, u których w ramach projektu nastąpił zakup nieruchomości (gruntów, budynków, budowli). Łącznie Próba 100% 1 Próba 100% 0 Próba 100% 2 Zakłady opieki zdrowotnej, które działają w publicznym systemie opieki zdrowotnej (Beneficjenci Działania 3.2 Rozwój infrastruktury ochrony zdrowia i pomocy społecznej). Łącznie Próba 100% 3 Próba 100% 1 Próba 100% ZESTAWIENIE ILOŚCIOWE BENEFICJENTÓW WYTYPOWANYCH DO KONTROLI TRWAŁOSCI

20 Lp. Podział Beneficjentów według kategorii* Stopień realizacji wskaźnika 100% i więcej 85,01 – 99,99 % ,00 % 3 Pozostali Beneficjen ci Łącznie 478 Beneficjenci u których przeprowadzon o kontrolę na zakończenie realizacji projektu Łącznie 343 Beneficjenci, którzy odesłali wypełnione sprawozdanie 288 Próba 1%= 3 28 Próba 5%=2 27 Próba 100% Pozostali Łącznie 135 Beneficjenci, którzy odesłali wypełnione sprawozdanie 110 Próba 3%=4 11 Próba 15%=2 14 Próba 100% 4 Ilość sprawozdań nie złożonych przez Beneficjentów 23 Próba 100% ILOŚĆ PROJEKTÓW DO KONTROLI – 110 ILOŚĆ MONITOROWANYCH PROJEKTÓW - 536