PLAN ROZWOJU NARZĘDZI NOWOCZESNEJ KOMUNIKACJI W PSZ Robert Szlęzak Logo partnera konferencji

Podejście do realizacji - przygotowanie planu rozwoju NNK Znalezienie odpowiedzi na pytanie co to jest NNK? Zbadanie potrzeb i oczekiwań PSZ i BRP w stosunku do NNK Opracowanie wizji docelowego NNK uwzględniającej potrzeby, oczekiwania i doświadczenia zarówno wewnątrz PSZ jak i w jego otoczeniu Określenie stanu obecnego NNK i jego otoczenia Zdefiniowanie ścieżki przejścia i możliwości realizacji

C O TO JEST NNK? Plan rozwoju narzędzi nowoczesnej komunikacji w PSZ Znalezienie odpowiedzi na pytanie co to jest NNK?

C O TO JEST NNK? Plan rozwoju narzędzi nowoczesnej komunikacji w PSZ Znalezienie odpowiedzi na pytanie co to jest NNK? MODUŁUSŁUGA Warstwa infrastrukturalna 1. Platforma NNK1.1. Intranet Pulpit Pracownika PSZ Globalny Kalendarz PSZ Dostęp do Internetu4 2. Podpis elektroniczny2.1. Podpis elektroniczny5 3. E-Formularze (generator)3.1. Generator e-formularzy Ankieter7 4. GLA (Globalna Lista Adresowa)4.1. Globalna Lista Adresowa8 6. Baza wiedzy6.1. Baza wiedzy Systemy wnioskujące, eksperckie, sztuczne inteligencje20 7. Moduł Obiegu Dokumentów7.1. Oficjalny broker Obiegu Dokumentów21 Warstwa funkcjonalna 5. Komunikacja5.1. Poczta elektroniczna + Kalendarz Indywidualny Wideokonferencje typu A (Sala do Sali) Wideokonferencje typu B (Osoba do Osoby) Wideokonferencje typu C (Klient - Urząd) Telefonia IP Call-Centre Wewnętrzny Help-Desk Usługi mobilne Narzędzie komunikacji bezpośredniej Usługi pracy grupowej18 8. E-Learning8.1. E-Learning (platforma) Kursy e-learningowe23 9. Wortal PSZ9.1. Profilowana strona WWW Katalog multimediów Newsletter Forum CBOP10.1. CBOP Infokioski11.1. Infokioski Digital Signage In/Out door E-Usługi12.1. E-Usługi dla Bezrobotnych E-Usługi dla Poszukujących Pracy E-Usługi dla Pracodawców E-Usługi dla Cudzoziemców E-Usługi dla Instytucji otoczenia PSZ elektroniczna skrzynka podawcza36

O CZEKIWANIA PSZ I BRP W STOSUNKU DO NNK Plan rozwoju narzędzi nowoczesnej komunikacji w PSZ Zbadanie potrzeb i oczekiwań PSZ i BRP w stosunku do NNK Czas realizacji: lipiec – wrzesień 2010 Badanie jakościowe PSZ Badanie jakościowe instytucji zewnętrznych Badanie ilościowe PSZ Badanie ilościowe osób bezrobotnych

O CZEKIWANIA PSZ I BRP W STOSUNKU DO NNK Plan rozwoju narzędzi nowoczesnej komunikacji w PSZ Zbadanie potrzeb i oczekiwań PSZ i BRP w stosunku do NNK Metodologia badań PSZ Osoby bezrobotne Osoby bezrobotne Instytucje otoczenia biznesu, pracodawcy Badanie jakościowe: 29 IDI, 1 wywiad grupowy Pracownicy PSZ szczebla centralnego, wojewódzkiego i powiatowego Badanie ilościowe: N=50, CATI, dobór kwotowy (kwoty ze względu na wielkość powiatu, województwo) Dyrektorzy PUP Badanie jakościowe: 23 IDI Pracownicy instytucji otoczenia biznesu, Pracodawcy Badanie ilościowe: N=500, CATI, dobór kwotowy (kwoty ze względu na płeć, wiek, wykształcenie, województwo) Osoby bezrobotne z całej Polski

O CZEKIWANIA PSZ I BRP W STOSUNKU DO NNK Plan rozwoju narzędzi nowoczesnej komunikacji w PSZ Zbadanie potrzeb i oczekiwań PSZ i BRP w stosunku do NNK Ocena przydatności NNK (PSZ 1/2) N=50 Niezależnie od tego, czy obecnie korzystają Państwo, czy nie, z poniższych narzędzi i form kontaktu, proszę powiedzieć, czy są lub mogłyby być one przydatne w komunikacji zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej?

O CZEKIWANIA PSZ I BRP W STOSUNKU DO NNK Plan rozwoju narzędzi nowoczesnej komunikacji w PSZ Zbadanie potrzeb i oczekiwań PSZ i BRP w stosunku do NNK N=50 Niezależnie od tego, czy obecnie korzystają Państwo, czy nie, z poniższych narzędzi i form kontaktu, proszę powiedzieć, czy są lub mogłyby być one przydatne w komunikacji zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej? Ocena przydatności NNK (PSZ 2/2)

O CZEKIWANIA PSZ I BRP W STOSUNKU DO NNK Plan rozwoju narzędzi nowoczesnej komunikacji w PSZ Zbadanie potrzeb i oczekiwań PSZ i BRP w stosunku do NNK Potencjał i bariery (PSZ) Umiejętność korzystania z różnych narzędzi komunikacji Chęć usprawniania własnej pracy i pracy urzędu  dostrzegana potrzeba poprawy wizerunku jednostek PSZ Potrzeba osiągania sukcesów w pracy (obecnie przejawiana oddolnymi inicjatywami) Zaplecze techniczne Mało elastyczna struktura organizacyjna (np. konieczność przepływu informacji przez dyrektora) Dychotomia „my-oni” w PSZ Różny język w poszczególnych jednostkach (centrala PUP) Brak zaufania między poszczególnymi jednostkami PSZ  drogi formalne, „podkładki”

O CZEKIWANIA PSZ I BRP W STOSUNKU DO NNK Plan rozwoju narzędzi nowoczesnej komunikacji w PSZ Zbadanie potrzeb i oczekiwań PSZ i BRP w stosunku do NNK Ocena przydatności nowych rozwiązań (BRP 1/2) Niezależnie od tego, czy jest Pan/Pani zarejestrowany/a w Urzędzie Pracy, proszę powiedzieć na ile poniższe rozwiązania wydają się Panu/Pani przydatne w szukaniu pracy przez Urząd Pracy? N=501

W IZJA DOCELOWEGO NNK Plan rozwoju narzędzi nowoczesnej komunikacji w PSZ Opracowanie wizji docelowego NNK Misją systemu informacyjnego NNK jest wprowadzanie komunikacyjnych narzędzi informatycznych w celu poprawy efektywności funkcjonowania publicznych służb zatrudnienia oraz poprawy efektywności funkcjonowania rynku pracy. Wizją systemu informacyjnego NNK jest pełne wykorzystanie potencjału ICT w celu osiągnięcia wysokiej efektywności i jakości komunikacji (i wymiany informacji) przez osoby i podmioty funkcjonujące na rynku pracy.

W IZJA DOCELOWEGO NNK Plan rozwoju narzędzi nowoczesnej komunikacji w PSZ Opracowanie wizji docelowego NNK Pryncypia dla projektów i działań związanych z tworzeniem docelowego systemu informacyjnego Publicznych Służb Zatrudnienia: 1 Zastosowanie NNK w usługach wynikających z obowiązujących standardów usług rynku pracy 2 Zgodność z wymaganiami wynikającymi z aktów prawnych 3 Zgodność z ustawą o ochronie danych osobowych 4 Bezpieczeństwo, poufność i ochrona informacji 5 Popularyzacja NNK wśród PSZ i BRP 6 Uwzględnienie (analiza i wnioski) istniejących narzędzi i mechanizmów (m.in. Portalu PSZ, Zielona Linia, rozwiązań lokalnych) przy opracowywaniu strategii i planu działania NNK

W IZJA DOCELOWEGO NNK Plan rozwoju narzędzi nowoczesnej komunikacji w PSZ Opracowanie wizji docelowego NNK

O KREŚLENIE STANU OBECNEGO NNK Plan rozwoju narzędzi nowoczesnej komunikacji w PSZ Określenie stanu obecnego NNK i jego otoczenia Wykorzystywane narzędzia i formy kontaktu (PSZ) Jak często w Urzędzie, w którym Pan/Pani pracuje, korzysta się z poniższych narzędzi i form kontaktu? N=50 Inne: gazetki, telewizja, radio, pomocnicze oprogramowanie, konferencje, giełdy, targi

O KREŚLENIE STANU OBECNEGO NNK Plan rozwoju narzędzi nowoczesnej komunikacji w PSZ Określenie stanu obecnego NNK i jego otoczenia Telefon Poczta tradycyjna Poczta elektroniczna Pewne: otrzymanie potwierdzenia odbioru Stosunkowo wolne Szybkie, powszechne Łatwo dostępne numery Komunikacja nie pozostawia śladu Szybka, wygodna wymiana informacji Rzadko traktowane jako pełnowartościowy dokument Często trudny dostęp do adresów mailowych konkretnych pracowników PSZ Wykorzystywane narzędzia i formy kontaktu (PSZ)

O KREŚLENIE STANU OBECNEGO NNK Plan rozwoju narzędzi nowoczesnej komunikacji w PSZ Określenie stanu obecnego NNK i jego otoczenia Wykorzystywane narzędzia i formy kontaktu (PSZ) Jak często w Urzędzie, w którym Pan/Pani pracuje, korzysta się z poniższych stron internetowych? N=50 Inne: strona Ministerstwa Pracy, strona WUP, gazeta prawna, biuletyny informacyjne samorządu terytorialnego, strony GUS, ZUS, BIP, europejski fundusz społeczny,

O KREŚLENIE STANU OBECNEGO NNK Plan rozwoju narzędzi nowoczesnej komunikacji w PSZ Określenie stanu obecnego NNK i jego otoczenia Telefon Poczta tradycyjna Poczta elektroniczna Kanał wykorzystywany tylko do wysyłania wiążących dokumentów Szybkie, powszechne Sposoby komunikacji: Instytucje zewnętrzne – PSZ Strona internetowa danego PUP Pierwsze źródło informacji: wygodne, szybkie Ale: bardzo duże zróżnicowanie stron (w zakresie ilości i jakości informacji, a także udostępnianych narzędzi)

O KREŚLENIE STANU OBECNEGO NNK Plan rozwoju narzędzi nowoczesnej komunikacji w PSZ Określenie stanu obecnego NNK i jego otoczenia Ocena współpracy z Urzędami Pracy przez Instytucje otoczenia biznesu, Pracodawców OCENA NEGATYWNA BRAK STANDARYZACJI W URZĘDACH PRACY NIEODPOWIEDNIE ŁĄCZENIE OSÓB I OFERT Słabe strony współpracy wskazywane przez mniejszość Słabe strony współpracy wskazywane przez większość MAŁO ELASTYCZNA STRUKTURA ORGANIZACYJNA ROZPROSZONA ODPOWIEDZIALNOŚĆ Konieczność zatwierdzania większości dokumentów przez dyrekcję; silna zależność między podwładnymi i kierownictwem W wielu obszarach działalności brak osoby odpowiedzialnej za dane zagadnienie Duże zróżnicowanie między poszczególnymi PUP  utrudnia to pracę partnerom zewnętrznym, współpracującym z wieloma jednostkami jednocześnie  brak wiary w skuteczność centralnych narzędzi komunikacji Problem szczególnie istotny dla pracodawców: UP przysyłają na rozmowy rekrutacyjne osoby niespełniające wymaganych lub w ogóle nie wyrażają chęci podjęcia pracy

O KREŚLENIE STANU OBECNEGO NNK Plan rozwoju narzędzi nowoczesnej komunikacji w PSZ Określenie stanu obecnego NNK i jego otoczenia Ocena współpracy z Urzędami Pracy przez Instytucje otoczenia biznesu, Pracodawców OCENA POZYTYWNA OTWARTOŚĆ, NASTAWIENIE NA WSPÓŁPRACĘ Większe zaangażowanie, uprzejmość, otwartość, usuwanie formalnych barier, chęć współpracy ELEKTRONICZNA KOMUNIKACJA Szybsza, bardziej nowoczesna, komunikacja BIEŻĄCA INFORMACJA ZWROTNA Możliwość poprawy, uzupełniania dokumentów bez konieczności podchodzenia do procedury od samego początku URZĘDNICY ZAJMUJĄCY SIĘ WYŁĄCZNIE STAŻAMI/SZKOLENIAMI Mniejsze kolejki, szybkość i kompetencje obsługi Mocne strony współpracy wskazywane przez większość Mocne strony współpracy wskazywane przez mniejszość

Ś CIEŻKA PRZEJŚCIA I MOŻLIWOŚCI REALIZACJI NNK Plan rozwoju narzędzi nowoczesnej komunikacji w PSZ Zdefiniowanie ścieżki przejścia i możliwości realizacji Rekomendacje 1.Promowanie narzędzi ICT wśród pracowników PSZ oraz BRP. 2.Standaryzacja wszystkich stron internetowych związanych z PSZ (dotyczy interfejsów systemów, stron WWW, infokiosków). 3.Wyznaczenie zespołów odpowiedzialnych za administrację i moderację usług ICT. 4.Pełne wykorzystanie możliwości ICT (wskazanie możliwości ich wykorzystania). 5.Tam gdzie jest to możliwe, systemy powinny działać bez pomocy Administratorów Lokalnych. 6.Maksymalna integracja podsystemów systemu PSZ. 7.Wykorzystanie dotychczasowych doświadczeń z prowadzonych serwisów WWW (Portal PSZ, Zielona Linia, wyróżniające się pozytywnie serwisy WUP, PUP, …) w projektowaniu i tworzeniu wortalu PSZ.

Ś CIEŻKA PRZEJŚCIA I MOŻLIWOŚCI REALIZACJI NNK Plan rozwoju narzędzi nowoczesnej komunikacji w PSZ Zdefiniowanie ścieżki przejścia i możliwości realizacji Ścieżka przejścia Przygotowanie Legenda: główny wykonawca wykonawca pomocniczy BudowaPoprawkiStabilizacjaUtrzymaniePromocjaWdro- żenie Pilot Wsparcie projektu Realizacja NNK Zamawiający ETAP nETAP n-1 ETAP n+1

Ś CIEŻKA PRZEJŚCIA I MOŻLIWOŚCI REALIZACJI NNK Plan rozwoju narzędzi nowoczesnej komunikacji w PSZ Zdefiniowanie ścieżki przejścia i możliwości realizacji KIERUNKI DZIAŁAŃ STRATEGICZNYCH Integracja narzędzi komunikacyjnych Rozwój centrum kompetencyjnego Intensyfikacja działań o charakterze organizacyjnym Działania promocyjne, edukacyjne i popularyzacyjne Przykładem działań w tym obszarze będzie integracja Portalu PSZ, portalu Zielona Linia, wybranych elementów portali PUP i WUP do poziomu WORTALU PSZ oraz opracowanie systemu dla infokiosków Rozwój centrum kompetencyjnego obejmować powinno zarówno rozwój kompetencji związanych z funkcjonowaniem centrum kontaktów, jak i budową zespołu redakcyjnego Wortala PSZ oraz budowaniem społeczności kompetencyjnej PSZ (WEB 2.0) Działania organizacyjne skierowane głównie na identyfikację kluczowych dla prawidłowego funkcjonowanie NNK ról, takich jak: właściciele merytoryczni, administratorzy merytoryczni, zarządzający usługami (SLM manager), Architekci NNK Promocja usług NNK, edukacja PSZ i BRP oraz popularyzacja NNK, stanowić będzie podstawę sukcesu realizacji projektu.

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ. Robert Szlęzak