Proces zatwierdzania i certyfikacji wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Departament Koordynacji Programów Infrastrukturalnych Warszawa, maj/czerwiec 2009

Poziom beneficjenta - wniosek beneficjenta o płatność wzór określony w załączniku nr 1a do Wytycznych w ramach sprawozdawczości PO Infrastruktura i Środowisko Wytyczne w ramach sprawozdawczości PO Infrastruktura i Środowisko dostępne są na stronie internetowej www.pois.gov.pl zakładka wytyczne obowiązujące.

Podstawowe założenia (1) Poziom beneficjenta Podstawowe założenia (1) Najważniejsze informacje dotyczące sporządzania wniosku o płatność w kontekście przyspieszenia zatwierdzania wydatków i ich certyfikowania do KE Wypłata środków dla beneficjenta z tytułu zaliczki lub refundacji jest zależna wyłącznie od zatwierdzenia wniosku beneficjenta o płatność przez właściwą instytucję wdrażającą i dostępności środków w odpowiedniej wielkości na koncie tej instytucji z przeznaczeniem na wypłaty dotacji rozwojowych (środki zapisane są w ustawie budżetowej). Nie występuje związek pomiędzy wypłatą środków na rzecz beneficjenta a faktem przekazania zaliczki na PO IiŚ przez KE, czy też dokonania refundacji przez KE na podstawie wydatków zadeklarowanych jej przez Instytucję Certyfikującą.

Najważniejsze informacje dotyczące sporządzania wniosku o płatność Poziom beneficjenta Najważniejsze informacje dotyczące sporządzania wniosku o płatność W przypadku projektów, w których do momentu zawarcia umowy o dofinansowanie ponoszone były wydatki/koszty, możliwe jest złożenie jako pierwszego - wniosku o płatność pośrednią rozliczającego te wydatki. Kolejne płatności na rzecz beneficjenta mogą być dokonywane w formie zaliczek.

Najważniejsze informacje dotyczące sporządzania wniosku o płatność Poziom beneficjenta Najważniejsze informacje dotyczące sporządzania wniosku o płatność Beneficjent ma obowiązek składania wniosku o płatność przynajmniej raz na trzy miesiące. Jest to termin maksymalny i dla celu przyspieszenia certyfikacji wydatków zaleca się częstsze składanie wniosków o płatność.

Najważniejsze informacje dotyczące sporządzania wniosku o płatność Poziom beneficjenta Najważniejsze informacje dotyczące sporządzania wniosku o płatność Okres za jaki składany jest wniosek beneficjenta o płatność to okres sprawozdawczy i nie ogranicza terminu ponoszenia wydatków/kosztów, które mogą zostać zadeklarowane w danym wniosku. Oznacza to, że: Jeśli beneficjent nie ujął w danym wniosku o płatność wydatku/kosztu, który poniósł w okresie objętym danym wnioskiem, może ten wydatek/koszt zadeklarować w kolejnym wniosku o płatność.

Najważniejsze informacje dotyczące sporządzania wniosku o płatność Poziom beneficjenta Najważniejsze informacje dotyczące sporządzania wniosku o płatność W przypadku projektów dużych, dla których powinna zostać wydana decyzja KE, zawarcie umowy o dofinansowanie i wnioskowanie o płatności możliwe jest przed ostatecznym zatwierdzeniem projektu przez Komisję Europejską.

Najważniejsze informacje dotyczące sporządzania wniosku o płatność Poziom beneficjenta Najważniejsze informacje dotyczące sporządzania wniosku o płatność Zaliczka – zgodnie z powszechnie obowiązującym rozumieniem tego słowa – służyć ma pokryciu przyszłych wydatków. Zgodnie z powyższym, wydatki rozliczające zaliczkę to wydatki poniesione po otrzymaniu tej zaliczki. Tym samym jako rozliczenie zaliczki nie można potraktować wydatków poniesionych przed przekazaniem zaliczki.

Najważniejsze informacje dotyczące sporządzania wniosku o płatność Poziom beneficjenta Najważniejsze informacje dotyczące sporządzania wniosku o płatność W celu spełnienia zasad określonych w Rozporządzeniu Rady (WE) nr 1083/2006 i mających wpływ na możliwość uznania wydatku/kosztu za kwalifikowalny, niezbędne jest zapewnienie odrębnej ewidencji księgowej lub odrębnego kodu księgowego dla wydatków/kosztów ponoszonych w ramach projektu. Zasady te przeniesione zostały odpowiednio także do wzoru umowy o dofinansowanie.

Schemat wnioskowania o płatności Wniosek beneficjenta o płatność Dotacja w formie zaliczki lub refundacji Beneficjent Instytucja Wdrażająca

Poziom instytucji Po zatwierdzeniu wniosku beneficjenta o płatność, odpowiednia Instytucja Wdrażająca włącza go do poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność od Instytucji Wdrażającej do Instytucji Pośredniczącej. Ten dokument obejmuje wydatki beneficjentów danego działania PO IiŚ zatwierdzone (i umieszczone w KSI) przez daną Instytucję Wdrażającą w okresie każdego kwartału kalendarzowego – tj. od pierwszego dnia pierwszego miesiąca kwartału do ostatniego dnia ostatniego miesiąca kwartału. Instytucja Wdrażająca przekazuje poświadczenie i deklarację wydatków oraz wniosek o płatność do Instytucji Pośredniczącej w określonym przez nią terminie.

Schemat wnioskowania o płatności Poświadczenie i deklaracja wydatków oraz wniosek o płatność na poziomie działania Instytucja Pośrednicząca Instytucja Wdrażająca Wniosek beneficjenta o płatność

Poziom instytucji Po zatwierdzeniu poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność od Instytucji Wdrażającej do Instytucji Pośredniczącej, Instytucja Pośrednicząca sporządza poświadczenie i deklarację wydatków oraz wniosek o płatność od Instytucji Pośredniczącej do Instytucji Zarządzającej. Ten dokument obejmuje wydatki beneficjentów danego priorytetu PO IiŚ zatwierdzone (i umieszczone w KSI) przez daną Instytucję Pośredniczącą w okresie każdego kwartału kalendarzowego – tj. od pierwszego dnia pierwszego miesiąca kwartału do ostatniego dnia ostatniego miesiąca kwartału. Instytucja Pośrednicząca przekazuje poświadczenie i deklarację wydatków oraz wniosek o płatność do Instytucji Zarządzającej do 15 dnia pierwszego miesiąca następującego po kwartale objętym przedkładanym dokumentem.

Schemat wnioskowania o płatności Poświadczenie i deklaracja wydatków oraz wniosek o płatność na poziomie priorytetu Instytucja Zarządzająca Instytucja Pośrednicząca Poświadczenie i deklaracja wydatków oraz wniosek o płatność na poziomie działania

Poziom instytucji Wyjątek na poziomie Instytucji Pośredniczącej: W przypadku priorytetów III, IV oraz XI Instytucja Pośrednicząca przekazuje poświadczenie i deklarację wydatków oraz wniosek o płatność bezpośrednio do Instytucji Certyfikującej do 30 dnia pierwszego miesiąca następującego po kwartale objętym przedkładanym dokumentem.

Schemat wnioskowania o płatności Poświadczenie i deklaracja wydatków oraz wniosek o płatność na poziomie priorytetu Instytucja Certyfikująca Instytucja Pośrednicząca – III, IV i XI priorytet Poświadczenie i deklaracja wydatków oraz wniosek o płatność na poziomie działania

Poziom instytucji Po zatwierdzeniu poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność od Instytucji Pośredniczącej do Instytucji Zarządzającej, Instytucja Zarządzająca sporządza poświadczenie i deklarację wydatków oraz wniosek o płatność od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej. Ten dokument obejmuje wydatki beneficjentów całego PO IiŚ zatwierdzone (i umieszczone w KSI) przez Instytucję Zarządzającą w okresie każdego kwartału kalendarzowego – tj. od pierwszego dnia pierwszego miesiąca kwartału do ostatniego dnia ostatniego miesiąca kwartału. Instytucja Zarządzająca przekazuje poświadczenie i deklarację wydatków oraz wniosek o płatność do Instytucji Certyfikującej do 30 dnia pierwszego miesiąca następującego po kwartale objętym przedkładanym dokumentem.

Poziom instytucji Dokument sporządzany przez Instytucję Zarządzającą nie obejmuje wydatków dla priorytetu III, IV i XI – które odpowiednio dana Instytucja Pośrednicząca przekazuje bezpośrednio do Instytucji Certyfikującej.

Schemat wnioskowania o płatności Poświadczenie i deklaracja wydatków oraz wniosek o płatność na poziomie programu Instytucja Certyfikująca Instytucja Zarządzająca Poświadczenie i deklaracja wydatków oraz wniosek o płatność na poziomie priorytetu

Terminy Terminy certyfikowania wydatków z uwzględnieniem przyspieszenia w roku 2009 W celu uzyskania dochodów do budżetu państwa z KE w roku 2009, konieczne jest przekazanie poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność do Instytucji Certyfikującej najpóźniej do 15 października 2009 r. Do końca 2009 r. możliwe będzie przekazywanie kolejnych poświadczeń i deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność, jednak refundacje z tytułu poświadczonych kwot wpłyną na dochody budżetu państwa dopiero w 2010 r.

Terminy Terminy certyfikowania wydatków z uwzględnieniem przyspieszenia w roku 2009 W ramach PO IiŚ przyjęto kwartalny tryb poświadczania wydatków. Normalny tryb postępowanie wygląda następująco: I kwartał 2009: Wydatki beneficjentów zatwierdzone przez Instytucje Wdrażające i umieszczone w KSI do 31 marca 2009 r. powinny były zostać ujęte w odpowiednich poświadczeniach kolejnych instytucji w systemie i zostać ostatecznie przekazane do Instytucji Certyfikującej do 30 kwietnia 2009 r.

Terminy Terminy certyfikowania wydatków z uwzględnieniem przyspieszenia w roku 2009 II kwartał 2009: Wydatki beneficjentów zatwierdzone przez Instytucje Wdrażające i umieszczone w KSI do 30 czerwca 2009 r. powinny być ujęte w odpowiednich poświadczeniach kolejnych instytucji w systemie i zostać ostatecznie przekazane do Instytucji Certyfikującej do 31 lipca 2009 r. Analogicznie postępuje się w kolejnych kwartałach.

Terminy Terminy certyfikowania wydatków z uwzględnieniem przyspieszenia w roku 2009 Ze względu na przyspieszenie procesu certyfikacji w roku 2009 z konieczności uzyskania w odpowiedniej wysokości dochodów do budżetu państwa: III kwartał 2009: W terminie do 1 października 2009 r. do Instytucji Zarządzającej a w terminie do 15 października 2009 r. do Instytucji Certyfikującej powinny zostać złożone poświadczenia i deklaracje wydatków oraz wnioski o płatność zawierające wydatki beneficjentów zatwierdzone i umieszczone w KSI w lipcu, sierpniu oraz częściowo we wrześniu – do momentu sporządzenia odpowiedniego poświadczenia przez Instytucję Wdrażającą.

Terminy Terminy certyfikowania wydatków z uwzględnieniem przyspieszenia w roku 2009 Przy szacowaniu zatem możliwości zrealizowani zadeklarowanej prognozy płatności na rok 2009 należy brać w szczególności pod uwagę: prawdopodobny termin złożenia wniosku beneficjenta o płatność wraz z kwotą wydatków kwalifikowalnych; Z tego powodu istotne jest złożenie przez beneficjenta wniosku o płatność zaraz po podpisaniu umowy o dofinansowanie – obejmującego wydatki poniesione dotychczas. Wniosek o płatność na takie wydatki powinien być przygotowywany równolegle z negocjacjami umowy o dofinansowanie a nawet na etapie wnioskowania o dofinansowanie.

Terminy Terminy certyfikowania wydatków z uwzględnieniem przyspieszenia w roku 2009 przewidywany termin weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność, zatwierdzenia tego wniosku i umieszczenia w KSI; Należy dążyć do minimalizacji tych terminów, gdyż wzór umowy o dofinansowanie określa jedynie maksymalny termin weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność na 60 dni.

Dziękuję za uwagę Ministerstwo Rozwoju Regionalnego ul. Wspólna 2/4 www.mrr.gov.pl www.funduszestrukturalne.gov.pl