Procedura podpisywania umów w ramach działania 2. 3 Procedura podpisywania umów w ramach działania 2.3., organizacja podpisywania umów o dofinansowanie projektów Paweł Czyszczoń Wydział Rozwoju Obszarów Wiejskich

Za przygotowanie umów o dofinansowanie realizacji projektów odpowiada Wydział Rozwoju Obszarów Wiejskich UMWD Umowy są sporządzane na standardowym formularzu ROZPORZĄDZENIE MINISTRA ROLNICTWA I ROZWOJU WSI z dnia 19 października 2005 r.w sprawie wzoru umowy o dofinansowanie projektu w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego "Restrukturyzacja i modernizacja sektora Żywnościowego oraz rozwój obszarów wiejskich 2004-2006" w zakresie działania "Odnowa wsi oraz zachowanie i ochrona dziedzictwa kulturowego„ (Dz.U.05.216.1830) Podstawą do przygotowania umowy o dofinansowanie realizacji projektów są złożone wnioski o dofinansowanie realizacji projektu.

Wymagana jest zgodność rzeczowa i finansowa zestawienia rzeczowo – finansowego stanowiącego załącznik do wniosku z zestawieniem rzeczowo – finansowym stanowiącym załącznik do umowy. Na wniosek Beneficjenta dopuszcza się możliwość uaktualnienia w umowie harmonogramów realizacji (dat składania wniosków o płatność) Projekt umowy oraz formularz deklaracji wekslowej jest wysyłany do Beneficjenta wraz z pismem D01 zapraszającym do podpisania umowy. W piśmie podana jest data i godzina podpisania umowy. W przypadku, kiedy wnioskodawca nie może stawić się w wyznaczonym terminie jest zobowiązany skutecznie poinformować o tym fakcie Wydział Rozwoju Obszarów Wiejskich i poprosić o wyznaczenie kolejnej daty podpisania dokumentu.

Podpisywane będą 4 egzemplarze umowy, formularz deklaracji wekslowej oraz weksel. Deklarację wekslową oraz weksel podpisują Burmistrz / Wójt oraz Skarbnik Gminy. Przy podpisywaniu Umowy potrzebne będą: imienne pieczęci osób podpisujących, pieczęci gminy (w tym okrągłej), do deklaracji wekslowej, dowody osobiste, pusty formularz weksla.

Zapisy Umowy Realizacja projektu lub jego etapu obejmuje: wykonanie zakresu rzeczowego, zgodnie z zestawieniem rzeczowo-finansowym projektu stanowiącym załącznik nr 1 do umowy; udokumentowanie wykonania robót, dostaw i usług oraz uzyskanie wymaganych odrębnymi przepisami oraz postanowieniami umowy: opinii, zaświadczeń, uzgodnień, pozwoleń lub innych decyzji; poniesienie kosztów kwalifikowalnych projektu; zamontowanie i uruchomienie urządzeń.

Zobowiązania beneficjenta nieprzenoszenia prawa własności lub posiadania nabytych dóbr, a także wyremontowanych, wybudowanych lub zmodernizowanych budynków lub budowli w ramach środków z pomocy przyznanej na podstawie umowy oraz ich wykorzystania zgodnie z przeznaczeniem, przez okres 5 lat od dnia dokonania przez Agencję płatności końcowej; umożliwienia dokonywania kontroli dokumentów związanych z realizacją projektu lub kontroli w miejscu realizacji projektu (wizytacji terenowej) przez upoważnionych przedstawicieli Instytucji Wdrażającej, Agencji, Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi, Ministra Finansów, Komisji Europejskiej, urzędów kontroli skarbowej oraz innych organów kontroli krajowej i Unii Europejskiej - w trakcie realizacji projektu oraz przez okres 5 lat od dnia dokonania przez Agencję płatności końcowej;

Zobowiązania beneficjenta przechowywania całości dokumentacji związanej z realizacją projektu przez okres 5 lat od dnia dokonania przez Agencję płatności końcowej; złożenia do Instytucji Wdrażającej, wraz z wnioskiem o płatność końcową, sprawozdania z realizacji projektu; przekazania Instytucji Wdrażającej, niezwłocznie po uchwaleniu/zatwierdzeniu, kopii uchwały budżetowej/planu finansowego określającej(-go) środki finansowe przeznaczone na sfinansowanie kosztów realizacji projektu, jednak nie później niż do dnia 15 kwietnia danego roku; w przypadku projektów realizowanych przez okres dłuższy niż jeden rok budżetowy kopię uchwały budżetowej / planu finansowego przekazuje się w każdym roku realizacji projektu.

Zobowiązania beneficjenta Beneficjent oświadcza, że: nie podlega wykluczeniu od otrzymania pomocy w ramach umowy stosownie do art. 30d ust. 5 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148, z późn. zm.); nie będzie korzystał z innych środków publicznych przyznanych w związku z realizacją projektu określonego w umowie zaktualizowana wartość netto projektu, w okresie 5 lat od dnia dokonania przez Agencję płatności końcowej, będzie niższa niż 25 % wartości całkowitych kosztów zrealizowanego projektu

Zamówienia Publiczne stosowania procedur dotyczących udzielania zamówień publicznych określonych w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177, z późn. zm.); przekazywania Instytucji Wdrażającej informacji o postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, które zostały wszczęte; niezwłocznego przekazywania do Instytucji Wdrażającej ogłoszeń o postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego w celu zamieszczenia ich na stronie internetowej Instytucji Wdrażającej;

Zamówienia Publiczne przedłożenia, na żądanie Instytucji Wdrażającej, specyfikacji istotnych warunków zamówienia przed ogłoszeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w celu dokonania jej oceny; udostępniania, na żądanie Instytucji Wdrażającej lub Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi, opisów i dowodów stosowania procedur dotyczących udzielania zamówień publicznych, a także zasad postępowania członków komisji przetargowej i zasad odpowiedzialności za ich naruszenie; przedłożenia, na żądanie Instytucji Wdrażającej, projektów umów zawieranych z wykonawcą w celu ich zatwierdzenia pod względem zgodności ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia.

Zabezpieczenie Umowy Zabezpieczeniem należytego wykonania przez Beneficjenta zobowiązań określonych w umowie jest weksel niezupełny (in blanco) wraz z deklaracją wekslową sporządzoną na formularzu przekazanym przez Instytucję Wdrażającą wraz z projektem umowy, Weksel wraz z deklaracją wekslową są składane przez Beneficjenta w Instytucji Wdrażającej w dniu zawarcia umowy i podpisywane w obecności upoważnionego pracownika Instytucji Wdrażającej. W przypadku wypełnienia przez Beneficjenta zobowiązań określonych w umowie, Instytucja Wdrażająca zwraca Beneficjentowi weksel po upływie 5 lat od dnia dokonania płatności końcowej przez Agencję. Instytucja Wdrażająca zwraca niezwłocznie Beneficjentowi weksel, o którym mowa w ust. 1, w przypadku: rozwiązania umowy przed dokonaniem wypłaty pomocy; odstąpienia od umowy przed dokonaniem wypłaty pomocy; odmowy zatwierdzenia wypłaty całości pomocy; zwrotu przez Beneficjenta całości otrzymanej pomocy wraz z odsetkami.

Weksel AWERS pieczęć nagłówkowa wystawiającego weksel beneficjenta oraz podpisy osób umocowanych przepisami prawa do składania w jego imieniu oświadczeń woli w zakresie praw i obowiązków majątkowych. REWERS „Podwyższa się wartość sumy wekslowej do kwoty umowy, tj. ..........zł słownie:............. złotych „ „Wolne od opłaty skarbowej na mocy ustawy z dnia 9 września 2000 r. o opłacie skarbowej, art. 8 pkt 3.„ ponadto na rewersie powinna znaleźć się data i miejsce wystawienia weksla oraz pieczęć beneficjenta zawierająca numery NIP i REGON oraz pieczęć imienna oraz czytelny podpis osoby odpowiedzialnej za zobowiązania finansowe beneficjenta.

Aneksowanie Umowy Umowa może zostać zmieniona na wniosek każdej ze stron, z tym że zmiana ta nie może powodować zwiększenia kwoty pomocy, Zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności Aneksowanie jest konieczne w przypadku: zmian zakresu rzeczowego projektu w zestawieniu rzeczowo-finansowym projektu stanowiącym załącznik nr 1 do umowy; zmniejszenia wysokości kosztów kwalifikowalnych projektu w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Wniosek o dokonanie zmian dotyczących terminów złożenia wniosków o płatność Beneficjent zgłasza najpóźniej na 40 dni przed upływem terminu złożenia tego wniosku.

Aneksowanie Umowy zmian w zestawieniu rzeczowo-finansowym projektu stanowiącym załącznik nr 1 do umowy, związanych z: zmniejszeniem zakresu lub wysokości kosztów kwalifikowalnych projektu w ramach jednego z etapów i zwiększeniem wysokości kosztów kwalifikowalnych projektu w ramach etapu późniejszego - wniosek w tej sprawie Beneficjent składa najpóźniej w dniu złożenia wniosku o płatność w ramach etapu, którego zakres lub koszt kwalifikowalny został zmniejszony zwiększeniem zakresu lub wysokości kosztów kwalifikowalnych projektu w ramach jednego z etapów i zmniejszeniem wysokości kosztów kwalifikowalnych projektu w ramach etapu późniejszego - wniosek w tej sprawie Beneficjent składa najpóźniej na 40 dni przed upływem terminu do złożenia wniosku o płatność w ramach etapu, którego zakres lub koszt kwalifikowalny ma zostać zwiększony; w przypadku niedotrzymania tego terminu wypłata pomocy zostanie dokonana do wysokości przewidzianej w umowie dla poszczególnych transz

Rozwiązanie Umowy Umowa ulega rozwiązaniu ze skutkiem natychmiastowym w przypadku nierozpoczęcia realizacji projektu do końca terminu do złożenia wniosku o płatność / pierwszego wniosku o płatność W przypadku nieprzestrzegania przez Beneficjenta przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, Instytucja Wdrażająca odstąpi od umowy przez złożenie Beneficjentowi, w formie pisemnej, oświadczenia o odstąpieniu od umowy - w terminie 30 dni od dnia stwierdzenia nieprzestrzegania przez Beneficjenta przepisów tej ustawy.

Odmowa zatwierdzenia wypłaty całości lub części pomocy Instytucja Wdrażająca odmawia zatwierdzenia wypłaty całości lub części pomocy w przypadku stwierdzenia, na etapie rozpatrywania wniosku o płatność, niezgodności realizacji projektu z Programem lub Uzupełnieniem Programu, lub umową, a w szczególności wystąpienia jednej z następujących okoliczności: rozpoczęcia realizacji projektu przed dniem zawarcia umowy dokonania zmian co do zakresu zadań zrealizowanych w ramach projektu lub jego etapu, określonych w zestawieniu rzeczowo-finansowym projektu stanowiącym załącznik nr 1 do umowy niewłaściwego lub niepełnego udokumentowania poniesionych wydatków na realizację projektu lub jego etapu niewłaściwego lub niepełnego udokumentowania zakresu lub prawidłowości wykonania zrealizowanych zadań

Odmowa zatwierdzenia wypłaty całości lub części pomocy wykorzystania środków, o których mowa w art. 3 ust. 3 pkt 1, 2 i 4 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych: niezgodnie z przeznaczeniem, bez zachowania procedur, o których mowa w art. 30 pkt 2 tej ustawy, pobrania ich w sposób nienależny albo w nadmiernej wysokości złożenia podrobionych, przerobionych, stwierdzających nieprawdę lub nierzetelnych dokumentów mających wpływ na przyznanie lub wypłatę pomocy niespełnienia co najmniej jednego z zobowiązań, o których mowa w § 5 ust. 1 oraz § 6 pkt 2-7 niezgodności ze stanem faktycznym co najmniej jednego z oświadczeń, o których mowa w § 9 nieosiągnięcia celu realizacji projektu

Dziękuję za Uwagę