NARODOWY PROGRAM DŁUGOTERMINOWEJ ARCHIWIZACJI ZASOBÓW CYFROWYCH Propozycja dla Polski Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM II Krakowska Konferencja Bibliotek Naukowych Krakowska Akademia im. Andrzeja Frycza Modrzewskiego października 2012 r. 1

temat i zakres programu hipotetyczny scenariusz działań na rzecz zabezpieczenia użyteczności polskiego dziedzictwa cyfrowego, składający się z 3 części i łącznie 17 postulatów program dotyczy: materiałów cyfrowych zgromadzonych w instytucjach bibliotecznych materiałów cyfrowych zapisanych na przenośnych nośnikach fizycznych oraz umieszczonych na serwerach i udostępnianych w sieci program uwzględnia: wzorce, standardy i normy archiwistyki cyfrowej kryteria wiarygodności archiwów cyfrowych warunki funkcjonowania polskich bibliotek, poglądy polskiego środowiska bibliotecznego, stan polskich zasobów cyfrowych Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 2

część I – akceptacja nowych zadań i działania wstępne Postulat 1. Biblioteka Narodowa podejmuje inicjatywę organizacji prac archiwizacyjnych w Polsce ( … ) do zadań BN należy m.in. wieczyste archiwizowanie materiałów bibliotecznych, ( … ) niezależnie od nośnika fizycznego i sposobu zapisu treści, w tym także dokumentów elektronicznych. ( … ) BN prowadzi działalność metodyczną i unifikacyjną w zakresie zastosowań nowoczesnych technologii bibliotecznych oraz konserwacji materiałów bibliotecznych. /Statut BN, Ustawa o bibliotekach/ Opinie środowiska: BN, z racji statusu centralnej książnicy, wraz z Ministerstwem Kultury i Dziedzictwa Narodowego, któremu bezpośrednio podlega, powinna zainicjować działania na rzecz ochrony zasobów stanowiących polskie dziedzictwo cyfrowe Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 3

część I – akceptacja nowych zadań i działania wstępne Postulat 2. Biblioteka Narodowa ustala ekonomiczne podstawy działańarchiwizacyjnych wiarygodne źródła długoterminowego finansowania podjętych działań archiwizacyjnych MKiDN - podstawowy gwarant długoterminowego finansowania poszukiwania dodatkowych źródeł finansowania w instytucjach rządowych, pozarządowych, państwowych i prywatnych Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 4

część I – akceptacja nowych zadań i działania wstępne Postulat 3. Biblioteka Narodowa definiuje cele i założenia podejmowanego przedsięwzięcia cel – organizacja wiarygodnego, długoterminowego archiwum polskich zasobów cyfrowych założenia: zapewnienie użyteczności, tj.: dostępności, autentyczności, integralności oraz poufności zdeponowanych zasobów w długim czasie współodpowiedzialność i współdziałanie polskich instytucji bibliotecznych w zakresie opracowania strategii ochrony uwzględnienie dotychczasowych ustaleń, norm, standardów przyłączenie się do dyskusji i prac międzynarodowych zespołów Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 5

część I – akceptacja nowych zadań i działania wstępne Postulat 4. Biblioteka Narodowa kieruje się zasadami: dokumentowania pomysłów, planów, rozwiązań organizacyjnych, prawnych, technicznych i ekonomicznych przejrzystości działań poprzez informowanie opinii publicznej, przekazywanie dokumentacji do opinii środowiska, uwzględnianie opinii wewnętrznych i zewnętrznych adekwatności, czyli skrupulatnej oceny przydatności i możliwości zastosowania we własnych warunkach, przyjętych w świecie norm, standardów, rozwiązań ewaluacji rozwoju przedsięwzięcia, czyli poddawanie opiniowaniu środowiska, jak BN radzi sobie z realizacją wytyczonych celów otwartości, czyli dopuszczenia do udziału w procesie merytorycznym, decyzyjnym, opiniodawczym oraz wykonawczym wszystkich zainteresowanych tematyką, mogących i chcących pomóc Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 6

część I – akceptacja nowych zadań i działania wstępne Postulat 5. Biblioteka Narodowa gromadzi wiedzę nt. długoterminowej archiwizacji publikacji elektronicznych staranna analiza przedmiotu konsultacje i ekspertyzy specjalistyczne zalecenia międzynarodowe normy, standardy BN tworzy bazę wiedzy nt. organizowania działań archiwizacyjnych w Polsce Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 7

część I – akceptacja nowych zadań i działania wstępne Postulat 6. Biblioteka Narodowa identyfikuje rodzime projekty i plany programów ochrony dziedzictwa cyfrowego uniknięcie dublowania prac i środków ewentualne łączenie projektów i kooperacja Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 8

część II – organizacja pracy w zakresie ochrony zasobów cyfrowych Postulat 7. Biblioteka Narodowa zwołuje stałą ogólnopolską konferencję na temat długoterminowej archiwizacji polskich zasobów cyfrowych cykliczne spotkania spotkanie pierwsze - określenie celu, założeń i zasad działania zgłoszenie potrzeby ukonstytuowania ogólnopolskiej grupy roboczej ds. opracowania strategii ochrony polskich zasobów cyfrowych zaproszenie do grupy osób, które zgłaszają chęć współpracy i posiadają wiedzę nt. organizacyjnych, prawnych, ekonomicznych i technicznych zagadnień tworzenia strategii archiwizacji zasobów cyfrowych Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 9

część II – organizacja pracy w zakresie ochrony zasobów cyfrowych Postulat 8. Biblioteka Narodowa powołuje Ogólnopolską Grupę Roboczą ds. archiwizacji polskich zasobów cyfrowych zespół koordynujący: Biblioteka Narodowa Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego Poznańskie Centrum Superkomputerowo-Sieciowe zespoły zadaniowe (wykonawcze): ds. obsługi organizacyjnej ds. obsługi prawnej ds. obsługi finansowej ds. obsługi technicznej Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 10

zespół koordynujący – uzasadnienie wyboru Biblioteka Narodowa – z racji funkcji centralnej biblioteki Polski oraz jej odpowiedzialności za wieczyste zachowanie polskich zasobów bibliotecznych ; a także z racji podjętej inicjatywy (NRDE) i deklaracji organizowania działań archiwizacyjnych w Polsce Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego – z racji sprawowania nadzoru nad BN, a także możliwości zapewnienia podstaw prawnych oraz finansowych dla archiwizacyjnej działalności BN; również z uwagi na doświadczenia wynikające z prac badawczych, podejmowanych przez Zespół ds. Digitalizacji MKiDN, w zakresie tworzenia i ochrony polskiego zasobu cyfrowego Poznańskie Centrum Superkomputerowo-Sieciowe – z racji zaangażowania w procesy organizacji i zarządzania zasobami polskich bibliotek cyfrowych, które stanowią bardzo poważną część polskiego zasobu cyfrowego ; następnie z uwagi na znajomość zagadnień długoterminowej archiwizacji zasobów elektronicznych oraz zrozumienie potrzeb instytucji pamięci w tym zakresie ; wreszcie z racji swych kompetencji technicznych, które są niezbędne do realizacji zadań związanych z długoterminową ochroną archiwów cyfrowych i ich zasobów Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 11

część II – organizacja pracy w zakresie ochrony zasobów cyfrowych Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 12 Struktura organizacyjna Ogólnopolskiej Grupy Roboczej ds. długoterminowej archiwizacji polskich zasobów cyfrowych

część II – organizacja pracy w zakresie ochrony zasobów cyfrowych Postulat 9. Biblioteka Narodowa zakłada i prowadzi portal internetowy nt. długoterminowej ochrony polskich zasobów cyfrowych funkcja wirtualnego informatorium nt. działań BN i Ogólnopolskiej Grupy Roboczej miejsce dyskusji, wymiany poglądów, recenzji i oceny rozwoju przedsięwzięcia świadectwo przejrzystości działań archiwizacyjnych czynnik budujący wiarygodność archiwum Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 13

część II – organizacja pracy w zakresie ochrony zasobów cyfrowych Postulat 10. Biblioteka Narodowa definiuje ogólne cele dla poszczególnych zespołów Ogólnopolskiej Grupy Roboczej utworzenie długoterminowego, wiarygodnego i stabilnego archiwum polskiego zasobu cyfrowego zapewnienie długoterminowej użyteczności zasobów cyfrowych zgromadzonych w polskich bibliotekach, z myślą o obecnych i przyszłych użytkownikach Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 14

część III – zadania Ogólnopolskiej Grupy Roboczej ds. archiwizacji polskich zasobów cyfrowych Postulaty Biblioteka Narodowa definiuje zadania szczegółowe dla poszczególnych zespołów Ogólnopolskiej Grupy Roboczej: zespół koordynujący – 5 zadań podzespół ds. obsługi merytorycznej – 6 zadań podzespół ds. kontroli jakości i dokumentacji – 8 zadań zespół ds. obsługi organizacyjnej – 11 zadań zespół ds. obsługi prawnej – 9 zadań zespół ds. obsługi ekonomicznej – 6 zadań zespół ds. obsługi technicznej – 9 zadań Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 15

zespół koordynujący wraz z podzespołem ds. obsługi merytorycznej przydziela zespołom zadaniowym obowiązki, planuje je w czasie, określa kolejność i czas ich wykonania, formę prezentacji wyników wraz z zespołem ds. kontroli jakości i dokumentacji, analizuje wnioski i wyniki prac zespołów; kształtuje na tej podstawie politykę długoterminowej ochrony cyfrowych zasobów polskich bibliotek prezentuje działania na forum krajowym i międzynarodowym Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 16

podzespół ds. obsługi merytorycznej stanowi merytoryczne zaplecze (źródło wiedzy) dla całego przedsięwzięcia gromadzi wiedzę o działaniach archiwizacyjnych w instytucjach bibliotecznych innych krajów identyfikuje i rejestruje istniejące rozwiązania, zalecenia, wzorce, normy, standardy, etc. dotyczące długoterminowej archiwizacji szuka, dla własnych rozwiązań, doradców w kraju i za granicą proponuje procedury i rozwiązania dotyczące działań archiwizacyjnych w Polsce tworzy strategię długoterminowej archiwizacji polskiego zasobu cyfrowego Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 17

podzespół ds. kontroli jakości i dokumentacji kontroluje poprawność i terminowość wykonywania zadań gromadzi dokumentację z działalności Grupy Roboczej zarządza dokumentacją z działalności Grupy Roboczej opracowuje komunikaty o postępach w realizacji przedsięwzięcia kontroluje prace i sposób zarządzania finansami przeznaczonymi, przez zespół ds. obsługi ekonomicznej, na działania archiwizacyjne Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 18

zespół ds. obsługi organizacyjnej organizuje badania dotyczące ilościowego i jakościowego stanu publikacji elektronicznych opracowuje i publikuje wytyczne dla twórców materiałów cyfrowych opracowuje procedury oceny i selekcji bibliotecznych materiałów cyfrowych, czyli zasady tworzenia kolekcji archiwalnych organizuje współpracę wydawców z instytucją archiwizującą wraz z zespołem ds. obsługi technicznej oraz prawnej opracowuje politykę tworzenia metadanych wraz z zespołem ds. obsługi technicznej ustala wytyczne dotyczące zgłaszania i przekazywania publikacji do instytucji archiwizującej Organizuje cykliczną konferencję na temat długoterminowej archiwizacji polskich zasobów cyfrowych Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 19

aspekty organizacyjne ministerialne rozporządzenie nt. potrzeby prowadzenia badań nad stanem ilościowym i jakościowym dokumentów elektronicznych zasoby użyteczne i nieużyteczne oddzielenie treści publikacji elektronicznych od ich nośników i umieszczenie na serwerze bibliotecznym do czasu ustalenia wytycznych nt. postępowania z materiałem cyfrowym utrzymywanie kolekcji instytucjonalnych do czasu utworzenia centralnego archiwum narodowego wykluczenie dublowania zbiorów archiwalnych przekazanie do archiwum centralnego tylko tych zasobów, które uzupełniają kolekcję narodową Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 20

aspekty organizacyjne nawiązanie kontaktów i zawarcie umowy o współpracy z wydawcami i miejscami wydawniczymi ustalenie i stosowanie standardów publikowania elektronicznego, zgłaszania, tworzenia i transferowania metadanych ustalenia dotyczące udostępniania archiwizowanych dokumentów ustalenie modelu współpracy archiwum z instytucjami wydawniczymi Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 21

Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 22 Model I współpracy instytucji wydawniczej z instytucją archiwizującą

Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 23 Model II współpracy instytucji wydawniczej z instytucją archiwizującą

zespół ds. obsługi prawnej poddaje ekspertyzie obowiązujące akty prawne odnoszące się do zagadnień gromadzenia, archiwizowania oraz udostępniania wszelkich typów i form publikacji elektronicznych oraz określa potrzebę i zakres ich uzupełnienia współpracując ściśle z MKiDN konstytuuje polską preservation policy, czyli opracowuje podstawy prawne dla przyjęcia odpowiedzialności, podjęcia i prowadzenia działań na rzecz archiwizacji polskich zasobów elektronicznych poddaje rewizji ustawy o prawie autorskim, o bibliotekach, o egzemplarzu obowiązkowym, statut BN Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 24

zespół ds. obsługi ekonomicznej ustala realne źródła długoterminowego finansowania polskich działań archiwizacyjnych tworzy trwały model finansowania polskich działań archiwizacyjnych ustala plany finansowania poszczególnych zadań, etapów prac, itp. szacuje koszty poszczególnych działań archiwizacyjnych kontroluje wpływy i wydatki instytucji archiwizującej sporządza raporty zarządzania finansami i przekazuje je zespołowi ds. kontroli jakości i dokumentacji Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 25

zespół ds. obsługi technicznej opracowuje koncepcję organizacji i funkcjonowania systemu depozytowego dla polskich zasobów cyfrowych zleca zadania zaprojektowania, stworzenia i implementacji systemu depozytowego ustala politykę bezpieczeństwa systemu depozytowego ustala techniczne parametry dla wejściowych i wyjściowych obiektów cyfrowych ustala parametry wejściowych metadanych ustala politykę postępowania z obiektami cyfrowymi ustala poziom niezawodności ochrony (dopuszczalne odstępstwa) Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 26

zespół ds. obsługi technicznej Polityka postępowania z obiektami archiwalnymi – rozmaite konstelacje działań: przeniesienie treści obiektów cyfrowych ze środowisk zagrożonych do otoczenia bezpiecznego sporządzanie kopii zapasowych kolekcji, poszukiwanie instytucji partnerskiej zapewniającej terytorialne oddalenie kopii zapasowej zarządzanie ochroną integralności i autentyczności obiektów opracowanie systemu trwałego identyfikowania obiektów monitorowanie zmian technologicznych monitorowanie potrzeb deponentów i odbiorców treści odpowiednia reakcja na zmiany technologiczne i oczekiwania klientów Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 27

Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 28 Model organizacji centralnego archiwum polskich zasobów cyfrowych

w proponowanym modelu organizacji centralnego archiwum elektronicznego zakłada się współpracę systemu bibliotecznego BN z systemem depozytowym; system depozytowy wraz z systemem bibliotecznym BN utworzą archiwum polskich zasobów cyfrowych serwer biblioteczny BN oraz system depozytowy współpracują ze sobą, a zasoby depozytowe są udostępniane na bieżąco na mocy przepisów prawnych oraz umów, jakie BN zawiera z wydawcami i miejscami wydawniczymi, wydawcy odsyłają do archiwum wszystkie publikowane dokumenty elektroniczne wraz z dodatkowymi elementami, w postaci pakietów zgłoszeniowych, zdefiniowanych przez instytucję archiwizującą (za modelem OAIS: Submission Information Package, SIP) Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 29

w dziale gromadzenia pakiety zgłoszeniowe zostają poddane procesowi kontroli kompletności, opracowania oraz oceny i selekcji, których celem jest identyfikacja cech publikacji, decydujących o ich włączeniu do kolekcji dóbr nauki i kultury, tym samym do systemu depozytowego i poddaniu procesowi długoterminowej archiwizacji. Wybrane publikacje wraz z ich metadanymi, w postaci pakietów archiwalnych (za OAIS: Archive Information Package, AIP) zostają przekazane do systemu depozytowego pozostałe obiekty i ich metadane trafiają do systemu bibliotecznego i po zamówieniu są udostępniane użytkownikom w postaci pakietów udostępnianych (użytkowych) (za OAIS: Dissemination Information Package) proponowana organizacja archiwum pozwala na pominięcie redundancji danych, występującej w przypadku modelu zasobów rozłącznych Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 30

w przedstawionym modelu archiwum, w celu obsługi użytkowników, wymagane jest udostępnianie zarówno zasobów z serwera systemu bibliotecznego, jak i z systemu depozytowego, co oznacza, iż w przypadku negatywnego wyniku wyszukiwania w zbiorze bibliotecznym zapytanie odsyłane jest do systemu depozytowego użytkownik korzysta ze znanego mu systemu bibliotecznego bez potrzeby uczenia się obsługi nowego programu zarządzającego zasobami depozytowymi. Zasoby obu systemów są widoczne w katalogu bibliotecznym i mogą być w nim przeszukiwane i zamawiane Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 31

formaty zapisu publikacji cyfrowych zespół ds. obsługi organizacyjnej wraz z zespołem ds. obsługi technicznej rozważają i proponują, uwzględnienie przez twórców i stosowanie przy zapisie publikacji elektronicznych standardowych i zalecanych formatów: publikacje tekstowe – HTML, XML publikacje graficzne – TIFF publikacje hybrydowe – PDF/A, DjVu publikacje multimedialne – MPEG publikacje interaktywne – FLASH, SMIL zakłada się stosowanie tych formatów, które umożliwią bezpieczne przetrwanie publikacji cyfrowych w okresie przejściowym, do czasu opracowania formatów typowo archiwalnych Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 32

formaty metadanych w modelu proponuje się tworzenie metadanych zgodnie z formatem METS bądź DC, bardziej rozpowszechnionym w Polsce z uwagi na dostosowywanie polskiej strategii do istniejących wzorców, zaleca się staranną analizę rozwiązań zastosowanych w instytucjach zaawansowanych, ze szczególnym uwzględnieniem tych instytucji, które typowane są do roli instytucji partnerskiej (dot. wzajemnej wymiany i przechowywania lustrzanej kopii narodowej kolekcji archiwalnej); wskazane jest również przeprowadzenie konsultacji z ekspertami pochodzącymi właśnie z tych instytucji Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 33

podsumowanie zaproponowany program zakłada ścisłą współpracę Ogólnopolskiej Grupy Roboczej, ukonstytuowanej głównie z bibliotekarzy, bibliotekoznawców i informatologów, menedżerów kultury i oświaty, prawników, informatyków i ekonomistów, w celu opracowania strategii postępowania z cyfrowymi zasobami polskich bibliotek oraz utworzenia jednego centralnego archiwum cyfrowego, utworzonego przy Bibliotece Narodowej w Warszawie nie wyklucza to jednak powstawania programów cząstkowych, dotyczących kolekcji regionalnych, lokalnych bądź instytucjonalnych. Zgromadzone doświadczenia z pewnością będą mogły zostać spożytkowane; na ich podstawie BN będzie mogła opracować wytyczne i procedury dla tworzenia mniejszych archiwów cyfrowych Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 34

Dziękuję za uwagę Aneta Januszko-Szakiel, Krakowska Akademia im. AFM Aneta Januszko-Szakiel, KAAFM 35