Zamówienia publiczne Toruń, grudzień 2005 r.

Zamówienia publiczne w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Restrukturyzacja i modernizacja sektora żywnościowego oraz rozwój obszarów wiejskich działanie 2.3 Odnowa wsi oraz zachowanie i ochrona dziedzictwa kulturowego oraz rozwój obszarów wiejskich

Uzupełnienie Sektorowego Programu Operacyjnego Restrukturyzacja i modernizacja sektora żywnościowego oraz rozwój obszarów wiejskich (załącznik do rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 8 września 2004 r.) 5. System wdrażania działań 5.1. Zamówienia publiczne i zasady wyboru wykonawców usług lub dostawców towarów w ramach projektów konieczność przeprowadzania zamówień publicznych dotyczy m. in.: działania 2.3 Odnowa wsi oraz zachowanie i ochrona dziedzictwa kulturowego

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadza się po zawarciu umowy o dofinansowanie projektu wyjątkiem są zamówienia publiczne dotyczące sporządzenia dokumentacji dofinansowanej w ramach kosztów ogólnych

Nadzór nad przestrzeganiem przez Beneficjenta przepisów o zamówieniach publicznych sprawuje Instytucja Zarządzająca, która może delegować zadania w tym zakresie do Instytucji Wdrażającej. W ramach nadzoru powyższe instytucje mogą: -oceniać specyfikację istotnych warunków zamówienia przed ogłoszeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego -zatwierdzać projekt umowy zawieranej przez beneficjenta z wykonawcą

1.udostępniania na żądanie Instytucji Zarządzającej lub Wdrażającej opisów i dowodów stosowania procedur dotyczących udzielania zamówień i zasad postępowania członków komisji przetargowej oraz zasad odpowiedzialności za ich naruszenie 2.przekazywania Instytucji Wdrażającej informacji o wszczynanych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego 3.przekazywania Instytucji Wdrażającej informacji o wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przed dniem zawarcia umowy z wykonawcą Beneficjent jest zobowiązany do:

Instytucja Wdrażająca kontroluje poprawność przeprowadzenia procedury postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.) Umowa zawarta w dniu 7 stycznia 2005 r. w Warszawie pomiędzy Ministerstwem Rolnictwa i Rozwoju Wsi Samorządem Województwa Kujawsko- Pomorskiego Agencją Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa

Umowa o dofinansowanie projektu 1.stosowania procedur dotyczących udzielania zamówień publicznych określonych w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177, z późn. zm.); - zaleca się przeprowadzenie procedur zamówień publicznych w 2006 r. także dla projektów planowanych na 2007 r. - w SIWZ konieczność wydzielenia w przedmiarach kosztów niekwalifikowalnych i kwalifikowalnych - pytania kierować do Urzędu Zamówień Publicznych – informacja prawna (0-22) przekazywania Instytucji Wdrażającej informacji o postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, które zostały wszczęte; Beneficjent zobowiązuje się do (par. 6):

3. niezwłocznego przekazywania do Instytucji Wdrażającej ogłoszeń o postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego w celu zamieszczenia ich na stronie internetowej Instytucji Wdrażającej; 4. przekazywania Instytucji Wdrażającej, przed zawarciem umowy z wykonawcą, informacji o wyniku wszystkich postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonych w ramach projektu; 5. przedłożenia, na żądanie Instytucji Wdrażającej, specyfikacji istotnych warunków zamówienia przed ogłoszeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w celu dokonania jej oceny; Beneficjent zobowiązuje się do (par. 6) - c.d.:

6. udostępniania, na żądanie Instytucji Wdrażającej lub Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi, opisów i dowodów stosowania procedur dotyczących udzielania zamówień publicznych, a także zasad postępowania członków komisji przetargowej i zasad odpowiedzialności za ich naruszenie; 7. przedłożenia, na żądanie Instytucji Wdrażającej, projektów umów zawieranych z wykonawcą w celu ich zatwierdzenia pod względem zgodności ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia. Beneficjent zobowiązuje się do (par. 6) - c.d.:

Beneficjent może rozpocząć realizację projektu z dniem podpisania umowy (par. 4 ust. 3) Umowa ulega rozwiązaniu ze skutkiem natychmiastowym w przypadku nierozpoczęcia realizacji projektu do końca terminu do złożenia wniosku o płatność (par. 11 ust.1) W przypadku nieprzestrzegania przez Beneficjenta przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych, Instytucja Wdrażająca odstąpi od umowy przez złożenie Beneficjentowi, w formie pisemnej, oświadczenia o odstąpieniu od umowy - w terminie 30 dni od dnia stwierdzenia nieprzestrzegania przez Beneficjenta przepisów tej ustawy (par. 11 ust.2)

Książka Wewnętrznych Procedur Wdrażania przyjęta Uchwałą Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego Procedura kontroli zamówień publicznych

1.Kontrola uprzednia (ex ante) – charakter prewencyjny -przed wszczęciem postępowania -w trakcie postępowania o udzielenia zamówienia publicznego 2.Kontrola następcza (ex post) – prowadzona przez: -instytucje zaangażowane w realizację Programu -organy kontroli krajowej -organy kontroli Unii Europejskiej w okresie 5 lat od dnia przekazania Beneficjentowi płatności końcowej Rodzaje kontroli zamówień publicznych:

Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko- Pomorskiego jest zobligowany do przeprowadzenia kontroli procedury udzielenia zamówień publicznych: co najmniej 10 % projektów, dla których wartość wszystkich zamówień w ramach jednego projektu jest niższa niż euro w oparciu o plan kontroli udzielania zamówień uwzględniający czynniki ryzyka Wybór projektów do kontroli

Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko- Pomorskiego w trakcie tej kontroli obok kontroli poprawności stosowania procedury udzielania zamówień publicznych będzie monitorował i kontrolował celowość, autentyczność i efektywność wydatkowania środków publicznych, oraz zgodność ich wydatkowania z zapisami umowy o dofinansowanie projektu Zakres kontroli

Kontrola dokonywana będzie w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu Ul. Plac Teatralny 2 Miejsce kontroli

Kontrola zamówień publicznych, jest prowadzona w imieniu Instytucji Zarządzającej – Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi przez upoważnioną do tego Instytucję Wdrażającą, którą na terenie Województwa Kujawsko-Pomorskiego jest Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Kontrolę w imieniu Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi prowadzi upoważniony przedstawiciel Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Określenie kontrolującego

1. czy prawidłowo została ustalona wartość zamówienia; 2. specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ), a w szczególności: prawidłowość opisu przedmiotu zamówienia (jego obiektywizm, a także przestrzeganie w nim zasad uczciwej konkurencji), istotność postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólnych warunków umowy albo projektu umowy, jeśli zostały zawarte w SIWZ, kompletność SIWZ; 3. prawidłowości wyboru trybu udzielania zamówienia. Szczegółowy zakres kontroli ex ante Kontrola czynności przed wszczęciem postępowania o udzielenia zamówienia sprowadza się do oceny:

1.sprawdza, czy zamawiający we właściwym czasie przekazał ogłoszenie o wszczęciu postępowania Urzędowi Marszałkowskiemu Województwa Kujawsko-Pomorskiego w celu umieszczenia go na jej stronie, zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie; 2.ocenia projekt umowy z wykonawcą wybranym w postępowaniu o udzielenie zamówienia-poprzez sprawdzenie zgodności zapisów umowy z warunkami określonymi w SIWZ i z zapisami umowy o dofinansowanie projektu oraz stopnia zabezpieczenia przekazanych beneficjentowi środków publicznych; 3.ocenia prawidłowość wyboru trybu zamówienia; 4.ocenia zgodność przedmiotu zamówienia z zestawieniem rzeczowo-finansowym projektu; Szczegółowy zakres kontroli ex ante Kontrola czynności w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia - kontrolujący:

5. ocenia specyfikację istotnych warunków zamówień - SIWZ (prawidłowość opisu przedmiotu zamówienia, zgodnego z zasadą uczciwej konkurencji); 6. ocenia kompletność SIWZ; 7. ocenia poprawność decyzji podjętych przez zamawiającego, dotyczących spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu; 8. ocenia prawidłowość przebiegu prac komisji przetargowej; 9. ocenia prawidłowość oceny ofert pod kątem zaistnienia przesłanek ich odrzucenia; 10. ocenia prawidłowość wyboru najkorzystniejszej oferty. Szczegółowy zakres kontroli ex ante Kontrola czynności w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia – kontrolujący – c.d.:

W sytuacjach, gdy wystąpi istotna rozbieżność opinii pomiędzy Zamawiającym, a Urzędem Marszałkowskim Województwa Kujawsko- Pomorskiego i zagrożenie odstąpienia od umowy o dofinansowanie projektu w związku z nieprawidłowościami w stosowaniu procedur ustawy Prawo zamówień publicznych na podstawie jednostronnej oceny Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego: umożliwi beneficjentowi przedstawienie argumentów, które jego zdaniem świadczą o braku istotnych nieprawidłowości w przeprowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia (pożądane jest by argumentacja beneficjenta poparta była opiniami podmiotów zewnętrznych), następnie podda stanowisko wnioskodawcy/beneficjenta ocenie, w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, w przypadku wystąpienia dalszych wątpliwości, co do interpretacji przepisów, można zwrócić się do Prezesa UZP z prośbą o opinię. Rozstrzyganie sporów

Stan faktyczny sprawy ustala się na podstawie zebranych dowodów, którymi mogą być: dokumenty, wyjaśnienia, których Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego może żądać od kierownika jednostki kontrolowanej/wnioskodawcy/beneficjenta jak również jego pracowników. Udzielane wyjaśnienia muszą mieć formę pisemną oraz powinny być złożone w terminie wyznaczonym przez kontrolującego, opinie biegłych, których można zasięgać jeżeli ustalenie lub ocena stanu faktycznego sprawy jak również dokonanie innych czynności wymaga specjalistycznej wiedzy. Korzystanie z takich opinii jest zasadne zwłaszcza w przypadku korzystania ze środków wspólnotowych. Dokumentacja niezbędna do przeprowadzenia kontroli

1. Przygotowanie przez IW planu kontroli – dokonanie wyboru projektów uwzględniając czynniki ryzyka 2. Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie projektu Beneficjenci informują IW o: - prowadzonych przygotowaniach postępowania o udzielenie zamówienia podając w szczególności przedmiot zamówienia, wartość zamówienia, tryb postępowania o udzielenie zamówienia - o zakończeniu procesu oceny ofert i wyboru jednej z nich 3. W oparciu o roczny plan kontroli prowadzony jest wybór postępowań o udzielenie zamówienia podlegających kontroli ex ante i ex post. Etapy kontroli zamówień publicznych

4. Wszczęcie kontroli następuje poprzez pisemne zawiadomienie Beneficjenta o zamiarze przeprowadzenia kontroli z żądaniem przekazania wskazanych w piśmie kopii dokumentów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego 5.Beneficjent przekazuje kopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem przez kierownika jednostki zamawiającej 6.Kontrolujący ustala stan faktyczny na podstawie zebranych dowodów, posługując się kartą kontroli zamówień publicznych Etapy kontroli zamówień publicznych – c.d.

7.Po zakończeniu kontroli Kontrolujący sporządza w dwóch egzemplarzach informację pokontrolną załączając do niej wypełnioną kartę kontrolną 8.Wysłanie pisma przekazującego Zamawiającemu dwa egzemplarze informacji pokontrolnej w celu jej podpisania i po podpisaniu odesłania jednego z nich do IW 9.Beneficjent/Zamawiający przekazuje IW podpisany jeden egzemplarz informacji pokontrolnej Etapy kontroli zamówień publicznych – c.d.

10.W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń do informacji pokontrolnej przez Kontrolowanego Kontrolujący z Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko- Pomorskiego rozpatruje je, a następnie: w przypadku uznania części lub wszystkich zgłoszonych zastrzeżeń za słuszne sporządza nową informacje pokontrolną uwzględniającą zmiany wynikające ze słuszności zgłoszonych uwag, a następnie wysyła ją ponownie do podpisu wnioskodawcy/beneficjentowi w przypadku uznania niesłuszności zgłoszonych zastrzeżeń wysyła pismo informujące o ich odrzuceniu Etapy kontroli zamówień publicznych – c.d.

11.W przypadku odmowy podpisania informacji pokontrolnej poprzez złożenie pisemnego uzasadnienia wnioskodawcy/beneficjenta Kontrolujący załącza niepodpisany egzemplarz wraz z uzasadnieniem braku podpisu do dokumentacji pokontrolnej. Odmowa podpisania informacji pokontrolnej przez wnioskodawcę/beneficjenta nie wstrzymuje realizacji ustaleń kontroli. 12.W przypadku sporządzenia zaleceń pokontrolnych wysyłane jest do beneficjenta pismo przekazujące zalecenia pokontrolne Etapy kontroli zamówień publicznych – c.d.

13.Kontrolujący z Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego monitoruje realizację zaleconych działań, sprawdzając w szczególności czy beneficjent wykonał nałożone na niego działania naprawcze. Etapy kontroli zamówień publicznych – c.d. Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko- Pomorskiego jako Instytucja Wdrażająca jest zobowiązana do przekazywania Ministerstwu Rolnictwa i Rozwoju Wsi jako Instytucji Zarządzającej informacji o wykrytych nieprawidłowościach w zakresie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

Alicją Zdziarską Tel: (0-56) Waldemarem Robińskim Tel: (0-56) Marcinem Brzdękiem Tel: (0-56) W przypadku wątpliwości i pytań prosimy o kontakt mailowy lub telefoniczny z pracownikami Biura Sektorowego Programu Operacyjnego

Dziękuję za uwagę.