JAK PRZYGOTOWAĆ PROJEKT FINANSOWANY Z FUNDUSZY STRUKTURALNYCH? Dział Projektów Międzynarodowych i Współpracy z Zagranicą Biuro Programów Badawczych i Funduszy Strukturalnych

ZADANIA BIURA Pomoc przy znalezieniu Pomoc przy znalezieniu źródła finansowania z zakresu funduszy strukturalnych Pomoc przy wypełnianiu Pomoc przy wypełnianiu formularzy aplikacyjnych Zgromadzenie części Zgromadzenie częścizałączników do wniosku aplikacyjnego

ZADANIA BIURA pozyskiwanie i przekazywanie informacji do jednostek o możliwościach uczestnictwa pozyskiwanie i przekazywanie informacji do jednostek o możliwościach uczestnictwa i pozyskiwania środków w ramach programów międzynarodowych i funduszy strukturalnych oraz terminach składania wniosków promocja funduszy strukturalnych na Uniwersytecie Śląskim promocja funduszy strukturalnych na Uniwersytecie Śląskim

PROJEKT podstawa do opracowania wniosku podstawa do opracowania wniosku o dofinansowanie z funduszy strukturalnych zapis zrozumienia problemu, który dany projekt ma rozwiązać, wskazanie źródła finansowania dostępnego dla rozwiązania problemu zapis zrozumienia problemu, który dany projekt ma rozwiązać, wskazanie źródła finansowania dostępnego dla rozwiązania problemu

PROJEKT LOGICZNY – zwięzły i spójny LOGICZNY – zwięzły i spójny PRZEJRZYSTY – zrozumiały PRZEJRZYSTY – zrozumiały REALISTYCZNY – możliwy do zrealizowania REALISTYCZNY – możliwy do zrealizowania ADEKWATNY – służący rozwiązaniu problemu ADEKWATNY – służący rozwiązaniu problemu INNOWACYJNY – proponujący nowe rozwiązania INNOWACYJNY – proponujący nowe rozwiązania EFEKTYWNY – zapewniający trwałość efektu EFEKTYWNY – zapewniający trwałość efektu

CECHY PROJEKTU: zorientowanie na cel zorientowanie na cel koordynacja powiązanych ze sobą działań koordynacja powiązanych ze sobą działań skończony czas trwania: początek i koniec skończony czas trwania: początek i koniec wyjątkowość, niepowtarzalność wyjątkowość, niepowtarzalność element niepewności i ryzyka element niepewności i ryzyka trwała zmiana w otoczeniu trwała zmiana w otoczeniu wartość dodana wartość dodana

PLANOWANIE Projekt to zbiór połączonych i zaplanowanych działań, zmierzających do zmiany stanu istniejącego. Nie należy go mylić z wnioskiem, czyli propozycją wykorzystania środków składaną do Instytucji Wdrażającej, stanowiącej skrót projektu (składany w wersji papierowej i/lub elektronicznej)

Od czego zacząć? Przystępując do poszukiwania możliwości dofinansowania projektu, najpierw należy określić własne potrzeby i odpowiedzieć na pytanie dotyczące problemów, które należy rozwiązać oraz ustalić, jakie są możliwe sposoby ich rozwiązania

Od czego zacząć? Po znalezieniu źródła finansowania, należy zapoznać się z terminami najbliższego konkursu oraz z dostępną dokumentacją związaną z systemem wdrażania funduszy strukturalnych.

Od czego zacząć? Podstawowymi dokumentami są tzw. programy operacyjne. Poszczególne programy operacyjne dotyczą jednego z określonych obszarów wsparcia.

PROGRAMY OPERACYJNE Na lata 2007 – 2013 zostało opracowanych 7 ogólnopolskich programów operacyjnych oraz 16 regionalnych (wdrażanych na poziomie województwa).

PROGRAMY OPERACYJNE Właściwym dla Województwa Śląskiego programem jest Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego Województwa Śląskiego Informacje na stronie:

PROGRAMY OPERACYJNE Pozostałe programy operacyjne, w których jednostki lub pracownicy UŚ mogą aplikować o ośrodki to: - PO Kapitał Ludzki - PO Innowacyjna Gospodarka - PO Infrastruktura i Środowisko - Program Europejskiej Współpracy Terytorialnej

PROGRAMY OPERACYJNE Wiele informacji można znaleźć na stronach Ministerstwa Rozwoju Regionalnego:

PROGRAMY OPERACYJNE Każdy z programów dzieli się na tzw. priorytety/osie priorytetowe, a te na działania wspierające konkretną dziedzinę, np.: Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego: Priorytet II: Społeczeństwo informacyjne Priorytet II: Społeczeństwo informacyjne działanie 2.2: Rozwój elektronicznych usług publicznych działanie 2.2: Rozwój elektronicznych usług publicznych

DOKUMENTACJA Niezwykle ważnym dokumentem jest tzw. Szczegółowy Opis Priorytetów, który określa m.in.: kto może być beneficjentem kto może być beneficjentem (jednostki uprawnione do ubiegania się o dofinansowanie projektu) ogólne cele i wymagane rezultaty projektu ogólne cele i wymagane rezultaty projektu inne inne (w zależności od programu: np. typ projektu, poziom dofinansowania, minimalna wartość projektu)

DOKUMENTACJA Oprócz programów operacyjnych do każdego ogłaszanego konkursu pojawiają się szczegółowe wytyczne określające warunki ubiegania się o dofinansowanie (np. termin i miejsce składania wniosku, wymagane załączniki)

DOKUMENTACJA Niezbędną dokumentację można znaleźć na stronach internetowych Instytucji Wdrażającej, Instytucji Wdrażającej, czyli podmiotu odpowiedzialnego za realizację działania w ramach programu operacyjnego, w tym odpowiedzialnego za ogłoszenia konkursów.

PLANOWANIE Po zapoznaniu się z podstawową dokumentacją należy zweryfikować własny pomysł na projekt i zastanowić się: o czy możemy aplikować o środki? o czy rodzaj projektu oraz jego cele wpisują się w wytyczne z dokumentacji?

PLANOWANIE o Czy spełniamy inne określone w wytycznych warunki? o czy posiadamy zabezpieczenie wkładu własnego?

PLANOWANIE Czy projekt przyczynia się do realizacji głównych celów programu? Czy projekt przyczynia się do realizacji głównych celów programu? Czy istnieje wyraźny związek pomiędzy tematem projektu, a priorytetami programu? Czy istnieje wyraźny związek pomiędzy tematem projektu, a priorytetami programu?

PROJEKTOWANIE I. Określenie problemów Punktem wyjścia jest zastanowienie się nad rzeczywistymi problemami oraz potrzebami, a także ich zdefiniowanie np: Instytut chciałby wykonywać specjalistyczne badania na rzecz przemysłu, jednak nie posiada odpowiedniego sprzętu.

PROJEKTOWANIE II. Określenie celów projektu Cel określa stan w przyszłości, który zostanie osiągnięty poprzez realizację projektu. Najłatwiej zdefiniować cele poprzez pozytywne zweryfikowanie problemów. przykład: Zakup specjalistycznego sprzętu, służącego wykonywaniu badań na rzecz przemysłu.

PROJEKTOWANIE Cel naszego projektu powinien wpisać się w cele działania i priorytetu konkretnego programu operacyjnego. przykład: Zakup sprzętu wpisuje się w cel: wzrost konkurencyjności polskiej nauki dzięki konsolidacji i modernizacji infrastruktury naukowo-badawczej i informatycznej najlepszych jednostek naukowych działających w Polsce w ramach PO Innowacyjna Gospodarka, priorytet 2: Infrastruktura sfery B+R

PROJEKTOWANIE III. Określenie wskaźników Nie wystarczy samo określenie celów, należy jeszcze zastanowić się nad ich wskaźnikami (wymiernymi rezultatami projektu), które pokażą, że dany cel został osiągnięty. Przykład: - zakup trzy nowoczesnych aparatów służących pomiarom hałasu pomiarom hałasu - wykonanie trzystu zleceń rocznie, itp. - wykonanie trzystu zleceń rocznie, itp.

PROJEKTOWANIE IV. Określenie działań Kolejny etap, to wskazanie na konkretne działania, które posłużą do osiągnięcia celów. Często zdarza się, że jedno działanie pozwala na osiągnięcie kilku celów lub że dopiero podjęcie kilku działań pozwoli realizować jeden cel. przykład: Przeprowadzenie przetargu, zatrudnienie koordynatora projektu, zakup trzech aparatów, przeszkolenie pracowników z zakresu obsługi aparatów, itp.

PROJEKTOWANIE V Harmonogram Poszczególne działania muszą zostać umieszczone w harmonogramie realizacji projektu (podział zadań na miesiące, kwartały, lata). przykład: I kwartał przetarg; II kwartał zakup sprzętu; III kwartał 2008 – szkolenia; IV kwartał 2008 – rozliczenie projektu.

PROJEKTOWANIE VI. Budżet Wszystkie działania w ramach projektów powinny być uwzględnione w budżecie, przy czym należy pamiętać o przedstawieniu szczegółowej kalkulacji kosztów (np. sposób wyliczenia wynagrodzenia dla koordynatora projektu).

BUDŻET Nie wszystkie wydatki projektu mogą być finansowane z funduszy strukturalnych. Refundowane będą tylko tzw. koszty kwalifikowane, określone w dokumentacji. Zrefundowane zostaną jedynie te koszty, które zostały uwzględnione w budżecie projektu.

BUDŻET KOSZTY KWALIFIKOWALNE: Aktualne, rzeczywiste (nie przybliżone) Aktualne, rzeczywiste (nie przybliżone) Poniesione przez beneficjenta Poniesione przez beneficjenta Poniesione w trakcie trwania projektu Poniesione w trakcie trwania projektu Zaksięgowane w księgach rachunkowych Zaksięgowane w księgach rachunkowych Niezbędne dla realizacji celów projektu Niezbędne dla realizacji celów projektu Ekonomicznie uzasadnione Ekonomicznie uzasadnione Przyporządkowane bezpośrednio do projektu Przyporządkowane bezpośrednio do projektu

BUDŻET

BUDŻET KOSZTY NIEKWALIFIKOWALNE: należne odsetki należne odsetki rezerwy na poczet przyszłych ewentualnych strat lub wierzytelności rezerwy na poczet przyszłych ewentualnych strat lub wierzytelności opłaty sądowe, kary opłaty sądowe, kary długi i koszty obsługi długów długi i koszty obsługi długów koszty nieudokumentowane koszty nieudokumentowane koszty nieuzasadnione z punktu widzenia realizacji projektu koszty nieuzasadnione z punktu widzenia realizacji projektu wszelkie inne wydatki, które nie spełniają warunków kosztów dopuszczalnych wszelkie inne wydatki, które nie spełniają warunków kosztów dopuszczalnych

PROJEKTOWANIE Dopiero po przejściu przez wszystkie etapy projektowania należy wypełnić wniosek aplikacyjny w tzw. Generatorze Wniosków. Generator Wniosków jest narzędziem, ułatwiającym wypełnianie wniosków. Wersja do zainstalowania znajduje się na stronach internetowych instytucji wdrażających i pośredniczących. i pośredniczących.

WNIOSEK Musi być przygotowany w sposób: czytelny i zrozumiały czytelny i zrozumiały przejrzysty przejrzysty wyczerpujący temat wyczerpujący temat zgodny z pytaniami postawionymi we wniosku zgodny z pytaniami postawionymi we wniosku

WNIOSEK – PYTANIA KONTROLNE Czy zagadnienia dotyczące projektu, celów oraz spodziewanych wyników są zdefiniowane w wyraźny i zrozumiały sposób? Czy zagadnienia dotyczące projektu, celów oraz spodziewanych wyników są zdefiniowane w wyraźny i zrozumiały sposób? Czy zagadnienia, cele oraz spodziewane wyniki są ze sobą logicznie powiązane? Czy zagadnienia, cele oraz spodziewane wyniki są ze sobą logicznie powiązane?

WNIOSEK – PYTANIA KONTROLNE Czy proponowane działania są zgodne z celami i oczekiwanymi rezultatami? Czy proponowane działania są zgodne z celami i oczekiwanymi rezultatami? Czy poszczególne elementy harmonogramu prac są ze sobą logicznie powiązane? Czy poszczególne elementy harmonogramu prac są ze sobą logicznie powiązane? Czy jasne jest, że poszczególne działania nie są powielane w rożnych elementach planu Czy jasne jest, że poszczególne działania nie są powielane w rożnych elementach planu

WNIOSEK – PYTANIA KONTROLNE Czy harmonogram prac jest jasny i spójny? Czy harmonogram prac jest jasny i spójny? Czy działania i rezultaty są jasno określone w harmonogramie prac? Czy działania i rezultaty są jasno określone w harmonogramie prac? Czy istnieją konkretne (widoczne i wymierne) wyniki? Czy zostały one sprecyzowane także ilościowo? Czy istnieją konkretne (widoczne i wymierne) wyniki? Czy zostały one sprecyzowane także ilościowo? Czy zaplanowano wystarczające środki informacyjne i medialne? Czy zaplanowano wystarczające środki informacyjne i medialne?

WNIOSEK – PYTANIA KONTROLNE Czy istnieją wyraźne i przekonujące środki pozwalające zapewnić trwałość wyników projektu? Czy istnieją wyraźne i przekonujące środki pozwalające zapewnić trwałość wyników projektu? Czy procedury zarządzania i koordynacji zostały dogłębnie przemyślane? Czy procedury zarządzania i koordynacji zostały dogłębnie przemyślane? Czy proponowany budżet jest uzasadniony w odniesieniu do planowanych działań oraz liczby zaangażowanych partnerów? Czy proponowany budżet jest uzasadniony w odniesieniu do planowanych działań oraz liczby zaangażowanych partnerów?

WNIOSEK – PYTANIA KONTROLNE Czy ustalenia finansowe odzwierciedlają zaplanowane działania? Czy ustalenia finansowe odzwierciedlają zaplanowane działania? Czy we wniosku znajdują się odpowiedzi na wszystkie pytania? Czy we wniosku znajdują się odpowiedzi na wszystkie pytania? Czy spodziewane wyniki można osiągnąć stosując zaproponowane metody? Czy spodziewane wyniki można osiągnąć stosując zaproponowane metody?

PROJEKTOWANIE Wniosek aplikacyjny należy złożyć w Instytucji Wdrażającej w wersji elektronicznej i papierowej (oryginał + określona w wytycznych ilość kopii).

PROJEKTOWANIE Do każdego wniosku należy przedstawić odpowiednie załączniki. Rodzaje załączników podane są w wytycznych do konkursu. Należy pamiętać, iż przygotowanie niektórych załączników może wymagać czasu. Przykładowe załączniki: studium wykonalności, bilans, rachunek zysków i strat, statut, CV osoby zaangażowanej w realizację projektu.

PROJEKTOWANIE Wersja elektroniczna i papierowa wniosku muszą być identyczne (tożsama suma kontrolna). Wersja elektroniczna i papierowa wniosku muszą być identyczne (tożsama suma kontrolna). Należy pamiętać o zachowaniu kopii wniosku (elektronicznej i papierowej) przesłanego do Instytucji Wdrażającej. Należy pamiętać o zachowaniu kopii wniosku (elektronicznej i papierowej) przesłanego do Instytucji Wdrażającej. Kopia złożonego wniosku musi się także znajdować w dokumentacji Biura Programów Badawczych i Funduszy Strukturalnych. Kopia złożonego wniosku musi się także znajdować w dokumentacji Biura Programów Badawczych i Funduszy Strukturalnych.

NAJCZĘSTSZE POWODY NIEPOWODZENIA PROJEKTU niespełnienie wymagań formalnych niespełnienie wymagań formalnych brak spójności projektu (wewnętrzne elementy projektu takie jak: budżet, zadania i i obowiązki nie są ze sobą spójne) brak spójności projektu (wewnętrzne elementy projektu takie jak: budżet, zadania i i obowiązki nie są ze sobą spójne) słaby związek między wynikami projektu słaby związek między wynikami projektu a przewidywanym końcowym wpływem projektu złe rozplanowanie projektu w czasie i brak określenia powiązań między zadaniami złe rozplanowanie projektu w czasie i brak określenia powiązań między zadaniami planowanie finansowe (niedoszacowanie kosztów, kwestie związane z przepływem gotówkowym, problem kosztów nie kwalifikujących się do dofinansowania) planowanie finansowe (niedoszacowanie kosztów, kwestie związane z przepływem gotówkowym, problem kosztów nie kwalifikujących się do dofinansowania)

O CZYM JESZCZE WARTO PAMIĘTAĆ? Wniosek powinien być napisany prostym językiem, nie należy używać zbyt wyszukanego słownictwa Wniosek powinien być napisany prostym językiem, nie należy używać zbyt wyszukanego słownictwa Należy przestrzegać maksymalnej długości tekstu w każdej części Należy przestrzegać maksymalnej długości tekstu w każdej części Wszystkie części są równie ważne! Wszystkie części są równie ważne! Należy unikać ogólnych sformułowań Należy unikać ogólnych sformułowań

O CZYM JESZCZE WARTO PAMIĘTAĆ? We wniosku nie powinny pojawiać się puste miejsca. Jeśli jakiś podpunkt nie odnosi się do naszego projektu warto wpisać nie dotyczy. We wniosku nie powinny pojawiać się puste miejsca. Jeśli jakiś podpunkt nie odnosi się do naszego projektu warto wpisać nie dotyczy. We wniosku należy odnosić się do strategii europejskich, krajowych, regionalnych, cytując odpowiednie zapisy We wniosku należy odnosić się do strategii europejskich, krajowych, regionalnych, cytując odpowiednie zapisy

O CZYM JESZCZE WARTO PAMIĘTAĆ? Warto dać wniosek do przeczytania komuś Warto dać wniosek do przeczytania komuś z zewnątrz Dokumentacja powinna zostać podpisana niebieskim długopisem. Dokumentacja powinna zostać podpisana niebieskim długopisem.

DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ! Biuro Programów Badawczych i Funduszy Strukturalnych, ul. Bankowa 14, Katowice tel. (032) , fax (032)