System instytucjonalny w nowym okresie programowania 2007-2013 Maciej Fijałkowski Ministerstwo Rozwoju Regionalnego

Plan prezentacji podstawy prawne, system instytucjonalny w okresie programowania 2007-2013 (instytucje zarządzające, pośredniczące, pośredniczące II stopnia/wdrażające), funkcje instytucji certyfikującej, funkcje instytucji audytowej, plan działań dla administracji, komitety monitorujące programy operacyjne, pre-komitety monitorujące, opisy systemów zarządzania i kontroli, instrukcje wykonawcze, ocena zgodności (tzw. „audyt zgodności”).

Podstawy prawne art. 58-62 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 – wyznaczenie funkcji IZ, IC, IA, IP, art. 25-27 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. Nr 227, poz. 1658) – funkcje IZ, IP

System instytucjonalny Funkcje instytucji zarządzającej (art. 60 rozporządzenia 1083/2006): a) zapewnienie, że operacje są wybierane do finansowania zgodnie z kryteriami mającymi zastosowanie do programu operacyjnego oraz że spełniają one mające zastosowanie zasady wspólnotowe i krajowe przez cały okres ich realizacji; b) weryfikację, że współfinansowane towary i usługi są dostarczone oraz że wydatki zadeklarowane przez beneficjentów na operacje zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi; weryfikacje na miejscu poszczególnych operacji mogą być dokonywane na podstawie badania próby zgodnie ze szczegółowymi zasadami, które zostaną przyjęte przez Komisję zgodnie z procedurą, o której mowa w art. 103 ust. 3; c) zapewnienie istnienia informatycznego systemu rejestracji i przechowywania zapisów księgowych dla każdej operacji w ramach programu operacyjnego oraz zapewnienie, że dane na temat realizacji, niezbędne do celów zarządzania finansowego, monitorowania, weryfikacji, audytu i oceny są gromadzone; d) zapewnienie utrzymywania przez beneficjentów i inne podmioty uczestniczące w realizacji operacji odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z operacją, bez uszczerbku dla krajowych zasad księgowych;

System instytucjonalny Funkcje instytucji zarządzającej (art. 60 rozporządzenia 1083/2006): e) zapewnienie, że oceny programów operacyjnych, o których mowa w art. 48 ust. 3, są przeprowadzane zgodnie z art. 47; f) ustanawianie procedur dla zapewnienia, że wszystkie dokumenty dotyczące wydatków i audytów, wymagane do zapewnienia właściwej ścieżki audytu, są przechowywane zgodnie z wymogami art. 90; g) zapewnianie otrzymywania przez instytucję certyfikującą wszystkich niezbędnych informacji o procedurach i weryfikacjach prowadzonych w odniesieniu do wydatków na potrzeby poświadczania; h) kierowanie pracą komitetu monitorującego i dostarczanie mu dokumentacji wymaganej w celu umożliwienia monitorowania jakościowego realizacji programu operacyjnego w świetle jego szczegółowych celów; i) opracowywanie i przedkładanie Komisji rocznych i końcowych sprawozdań z realizacji, po ich uprzednim zatwierdzeniu przez komitet monitorujący; j) zapewnianie przestrzegania wymogów w zakresie informacji i promocji ustanowionych w art. 69; k) dostarczanie Komisji informacji umożliwiających jej dokonanie oceny dużych projektów.

System instytucjonalny Potencjalne funkcje instytucji pośredniczącej (art. 27 UZPPR): przygotowanie szczegółowego opisu osi priorytetowych, przygotowanie i przekazanie KM propozycji kryteriów wyboru projektów, dokonanie wyboru projektów, zawieranie umów z beneficjentami, kontrola realizacji projektów, dokonywanie płatności na rzecz beneficjentów, odzyskiwanie kwot nienależnie wypłaconych, prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych.

System instytucjonalny Funkcje instytucji certyfikującej (art. 61 rozporządzenia 1083/2006): a) opracowanie i przedłożenie Komisji poświadczonych deklaracji wydatków i wniosków o płatność; b) poświadczenie, że: (i) deklaracja wydatków jest dokładna, wynika wiarygodnych systemów księgowych i jest oparta na weryfikowalnej dokumentacji uzupełniającej; (ii) zadeklarowane wydatki są zgodne z mającymi zastosowanie zasadami wspólnotowymi i krajowymi oraz zostały poniesione w związku z operacjami wybranymi do finansowania zgodnie z kryteriami mającymi zastosowanie do programu i spełniają zasady wspólnotowe i krajowe; c) zapewnienie, do celów poświadczenia, że otrzymała od instytucji zarządzającej odpowiednie informacje na temat procedur i weryfikacji prowadzonych w związku z wydatkami zawartymi w deklaracjach wydatków; d) uwzględnienie, do celów poświadczenia, wyników wszystkich audytów przeprowadzanych przez instytucję audytową lub na jej odpowiedzialność; e) utrzymywanie w formie elektronicznej zapisów księgowych dotyczących wydatków zadeklarowanych Komisji; f) prowadzenie ewidencji kwot podlegających procedurze odzyskiwania i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu dla operacji. Kwoty odzyskane są zwracane do budżetu ogólnego Unii Europejskiej przed zamknięciem programu operacyjnego poprzez potrącenie ich z następnej deklaracji wydatków.

System instytucjonalny Instytucja certyfikująca jest umiejscowiona w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego, w ramach struktury Ministerstwa Rozwoju Regionalnego niezależność od funkcji zarządczej jest zagwarantowana poprzez podległość dyrektorowi generalnemu

System instytucjonalny Funkcje instytucji audytowej (art. 62 rozporządzenia 1083/2006): a) zapewnienie prowadzenia audytów w celu weryfikacji skutecznego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli programu operacyjnego; b) zapewnienie prowadzenia audytów operacji na podstawie stosownej próby w celu weryfikacji zadeklarowanych wydatków; c) przedstawianie Komisji, w terminie dziewięciu miesięcy od zatwierdzenia programu operacyjnego, strategii audytu obejmującej podmioty, które będą przeprowadzać audyty, o których mowa w lit. a) i b), metodologię, która zostanie zastosowana, metody doboru próbek danych dla potrzeb audytu operacji oraz indykatywny rozplanowanie audytów w celu zapewnienia przeprowadzenia audytu głównych podmiotów oraz równomiernego rozkładu audytów w całym okresie programowania.

System instytucjonalny Funkcje instytucji audytowej (art. 62 rozporządzenia 1083/2006) cd.: d) do dnia 31 grudnia każdego roku w latach 2008–2015: (i) przedłożenie Komisji rocznego sprawozdania audytowego, przedstawiającego wyniki audytów przeprowadzonych w okresie poprzednich 12 miesięcy, zakończonym dnia 30 czerwca danego roku, zgodnie ze strategią audytu dla programu operacyjnego oraz informującego o wszelkich brakach wykrytych w systemach zarządzania i kontroli programu (...) (ii) wydawanie opinii, na podstawie kontroli i audytów przeprowadzonych na jej odpowiedzialność, w kwestii tego, czy system zarządzania i kontroli funkcjonuje skutecznie, tak aby dawać racjonalne zapewnienie, że deklaracje wydatków przedstawione Komisji są prawidłowe, oraz aby dawać tym samym racjonalne zapewnienie, że transakcje będące ich podstawą są zgodne z prawem i prawidłowe; (iii) przedkładanie, w stosownych przypadkach zgodnie z art. 88, deklaracji częściowego zamknięcia zawierającej ocenę zgodności z prawem i prawidłowości danych wydatków. e) przedłożenie Komisji, nie później niż dnia 31 marca 2017 r., deklaracji zamknięcia, zawierającej ocenę zasadności wniosku o wypłatę salda końcowego oraz zgodności z prawem i prawidłowości transakcji będących podstawą wydatków objętych końcową deklaracją wydatków, do której dołącza się końcowe sprawozdanie audytowe.

System instytucjonalny Instytucja Audytowa jest odpowiedzialna za przeprowadzenie oceny zgodności systemu zarządzania i kontroli, Instytucja Audytowa, umiejscowiona w Ministerstwie Finansów, jest funkcjonalnie i organizacyjnie niezależna od instytucji zarządzających i instytucji certyfikujących, których zadania są wykonywane przez odrębne urzędy administracji publicznej i inne podmioty. funkcję IA wykonuje Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej (w randze sekretarza lub podsekretarza stanu w Ministerstwie Finansów), GIKS wykonuje swe funkcje przy pomocy wyodrębnionej komórki organizacyjnej w Ministerstwie Finansów (Departamentu Certyfikacji i Poświadczeń Środków z UE), na poziomie wojewódzkim funkcje GIKS wykonuje 16 urzędów kontroli skarbowej umiejscowionych na poziomie województwa. W każdym z urzędów kontroli skarbowej zostały utworzone wyodrębnione komórki organizacyjne odpowiedzialne za kontrolę środków pochodzących z Unii Europejskiej.

System instytucjonalny Komisja Europejska Instytucja Certyfikująca Instytucja Zarządzająca Instytucja Zarządzająca RPO Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji Instytucja Pośrednicząca IP RPO Instytucja Audytowa Instytucja Pośrednicząca II stopnia IP II RPO Urzędy Kontroli Skarbowej Beneficjenci Beneficjenci RPO Certyfikacja, poświadczanie płatności Audyt systemu Kontrola projektów (II poziom kontroli) Raporty z audytu i kontroli Wnioskowanie o płatność

Instytucje zarządzające i pośredniczące w ramach krajowych programów operacyjnych (PO) zostało utworzonych: 5 instytucji zarządzających (wszystkie w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego), 31 instytucji pośredniczących, 71 instytucji pośredniczących II stopnia / instytucji wdrażających. za zarządzanie 16 regionalnymi programami operacyjnymi odpowiedzialne będą samorządy województw. W ramach RPO planuje się utworzenie IP i IP II / IW. Ponadto: trzy regiony planują powierzyć zarządzanie i wdrażanie osi priorytetowych dotyczących ochrony środowiska Wojewódzkiemu Funduszowi Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, osiem województw planuje delegować funkcje instytucji zarządzającej w zakresie wdrażania osi priorytetowych dotyczących przedsiębiorczości instytucjom wybranym w drodze przetargu w oparciu o ustawę Prawo zamówień publicznych.

Instytucja zarządzająca Instytucje zarządzające i pośredniczące Program operacyjny Instytucja zarządzająca Liczba IP Liczba IP II (IW) PO Infrastruktura i Środowisko Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Departament Koordynacji Programów Infrastrukturalnych 6 IP 28 IP II W tym 16 Wojewódzkich Funduszów Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. (w tym 3 instytucje spoza sektora finansów publicznych) PO Innowacyjna Gospodarka Departament Zarządzania Programem Wzrostu Konkurencyjności Przedsiębiorstw 3 IP 10 IP II (w tym 9 instytucji spoza sektora finansów publicznych) PO Kapitał ludzki Departament Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym 21 IP 33 IP II (wszystkie należą do sektora finansów publicznych) PO Rozwój Polski Wschodniej Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Departament Koordynacji Programów Regionalnych 1 IP Brak Regionalne Programy Operacyjne Urzędy Marszałkowskie Pomoc techniczna Departament Programów Pomocowych i Pomocy Technicznej

Plan działań dla administracji na posiedzeniu Rady Ministrów dnia 17.04.2007 r. przyjęto Plan działań na rzecz zwiększenia potencjału administracyjnego jednostek zaangażowanych w realizację Programów Operacyjnych w Polsce w latach 2007-2013, plan zakłada m.in. wprowadzenie jednolitego systemu wynagrodzeń, oceny i promocji kadr pracowników zajmujących się obsługą programów operacyjnych współfinansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz wprowadzenie oceny efektywności instytucji, systemem zostaną objęte pracownicy instytucji zarządzających, instytucji pośredniczących pierwszego i drugiego stopnia (zarówno perspektywy 2004-06, jak i perspektywy 2007-13), instytucji certyfikujących i pośredniczących w certyfikacji, instytucji płatniczej (dla okresu 2004-2006), instytucji audytowej oraz innych komórek niezbędnych do zapewnienia realizacji programów operacyjnych w ramach obu perspektyw finansowych, docelowo (w roku 2008) system obejmie 2742 osoby, w tym 1852 aktualnie zatrudnionych (stan na 1 marca 2007), 405 nowych osób przewidzianych do zatrudnienia w roku 2007 (na podstawie decyzji RM o podziale rezerwy etatowej) oraz dodatkowych 485 osób przewidzianych do zatrudnienia w roku 2008, w przypadku administracji samorządowej docelowa liczba osób niezbędnych dla sprawnej realizacji RPO i komponentów regionalnych w PO KL to 4000 osoby (osoby obecnie zatrudnione oraz nowe etaty na lata 2007-2013).

Plan działań dla administracji Najważniejsze działania realizowane w ramach Planu działań...: rozbudowa i tworzenie struktur (343 mln zł) koszty zatrudnienia (2 792,2 mln zł) szkolenia dla pracowników administracji (398,9 mln zł) system informatyczny (40 mln zł) zwiększenie potencjału programowania, zarządzania i ewaluacji – sieci współpracy (6 mln zł) wspomaganie wdrażania PO (2 795,7 mln zł) wspomaganie procesu przygotowania projektów kluczowych (555,6 mln zł) promocja (236 mln zł) Łączny koszt realizacji planu (koszty kwalifikowalne): 7,17 mld zł Łączny koszt realizacji planu: 7,25 mld zł.

Komitety monitorujące powoływane na podstawie art. 63-67 rozporządzenia 1083/2006, komitet monitorujący dla każdego programu operacyjnego powoływany jest w terminie trzech miesięcy od daty powiadomienia państwa członkowskiego o decyzji zatwierdzającej program operacyjny, zgodnie z art. 36 ust. 2 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, komitet monitorujący PO jest powoływany w drodze zarządzenia przez właściwego ministra (wojewodę/marszałka w RPO), który pełni rolę instytucji zarządzającej PO, posiedzenia komitetu monitorującego są zwoływane przez Przewodniczącego nie rzadziej niż raz na pół roku. Obsługę komitetu monitorującego zapewnia Sekretariat komitetu monitorującego utworzony przy właściwej instytucji zarządzającej PO bądź instytucji zarządzającej RPO, wydano wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego nr 3 dotyczące komitetów monitorujących

Komitety monitorujące Funkcje KM: a) analizuje i zatwierdza kryteria wyboru finansowanych operacji w terminie sześciu miesięcy od zatwierdzenia programu operacyjnego i zatwierdza wszelkie zmiany tych kryteriów zgodnie z potrzebami programowania; b) dokonuje okresowego przeglądu postępów na drodze do osiągnięcia konkretnych celów programu operacyjnego na podstawie dokumentów przedkładanych przez instytucję zarządzającą; c) analizuje wyniki wdrażania, w szczególności osiągnięcie celów określonych dla każdej osi priorytetowej oraz oceny, o której mowa w art. 48 ust. 3; d) analizuje i zatwierdza roczne i końcowe sprawozdaniaz realizacji, o których mowa w art. 67; e) jest informowany o treści rocznego sprawozdania audytowego lub jego części odnoszącej się do danego programu operacyjnego i o wszelkich istotnych uwagach, jakie Komisja może przedstawić po przeanalizowaniu tego sprawozdania lub odnoszących się do tej części sprawozdania; f) może występować do instytucji zarządzającej z wnioskiem o przeprowadzanie wszelkiego rodzaju przeglądów lub analizy programu operacyjnego mogących prawdopodobnie przyczynić się do osiągnięcia celów funduszy, o których mowa w art. 3, lub do usprawnienia jego zarządzania programem, w tym zarządzania finansowego; g) analizuje i zatwierdza wszelkie wnioski o zmianę treści decyzji Komisji w sprawie wkładu funduszy.

Komitety monitorujące Tzw. „pre-komitety”: celem „pre-komitetów” jest przyspieszenie procesu realizacji programów operacyjnych, jeszcze przed wydaniem decyzji KE o ich zatwierdzeniu. Prace „pre-komitetu” będą dotyczyły opiniowania szczegółowego opisu osi priorytetowych, projektu kryteriów wyboru projektów, projektu Regulaminu pracy komitetu monitorującego, wcześniejsze powołanie komitetu monitorującego PO (pre-komitetu) przez Ministra Rozwoju Regionalnego może nastąpić na podstawie ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów, w przypadku RPO „pre-komitet” powołuje właściwy zarząd województwa w drodze uchwały na podstawie ustawy z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa, regulacje dotyczące „pre-komitetów” muszą uwzględniać zapisy niniejszych wytycznych w zakresie składu komitetu i powoływania jego członków, po wydaniu decyzji przez KE w sprawie programów, zostaną wydane nowe zarządzenia, z uprzednim uchyleniem wcześniej obowiązujących. Powołani członkowie dla „prekomitetów PO” oraz dla „pre-komitetów RPO” będą pełnili nadal swoją funkcje w komitecie monitorującym PO i RPO, o ile instytucja je delegująca nie wyrazi innej woli.

Opisy systemów zarządzania i kontroli przygotowywany na podstawie art. 71 rozporządzenia 1083/2006, uszczegółowienie na podstawie art. 21 oraz załącznika XII rozporządzenia 1828/2006, przygotowywane przez instytucje zarządzające w porozumieniu z IK NSRO, konieczność przesłania do KE „przed złożeniem pierwszego wniosku o płatność okresową lub nie później niż w terminie dwunastu miesięcy od zatwierdzenia programu operacyjnego”, przedkładane wraz ze sprawozdaniem zawierającym wyniki utworzenia systemów i opinię na temat zgodności z art. 58-62 (tzw. „audyt zgodności”)

Opisy systemów zarządzania i kontroli Wzorcowy opis systemów zarządzania i kontroli powinien zawierać następujące elementy: Informacje ogólne (w tym: struktura organizacja systemu, Wytyczne dla instytucji zarządzających, pośredniczących i certyfikujących w celu zapewnienia prawidłowego zarządzania finansowego funduszami strukturalnymi), Instytucja zarządzająca, w tym: instytucja zarządzająca i jej główne funkcje/zadania, organizacja Instytucji Zarządzającej (schemat organizacyjny, pisemne procedury, opis procesu wyboru projektu, weryfikacja operacji, postępowanie z wnioskami o płatność, sposób przekazywania informacji do IC, zasady kwalifikowalności) rozdział funkcji IZ i IC, środki zapewniające przestrzeganie zasad dotyczących zamówień publicznych, pomocy państwa, równości szans, zasad dotyczących ochrony środowiska, ścieżka audytu, nieprawidłowości i odzyskiwanie kwot.

Opisy systemów zarządzania i kontroli 3. Instytucje pośredniczące: główne funkcje/zadania, organizacja IP (schemat organizacyjny, pisemne procedury, opis procesu wyboru projektu, weryfikacja operacji, postępowanie z wnioskami o płatność), 4. Instytucja certyfikująca: organizacja IC (schemat organizacyjny, pisemne procedury), certyfikacja deklaracji wydatków (opis procedury certyfikacji, wypełnianie obowiązków art. 61, rozwiązania dotyczące dostępu IC do informacji dotyczących operacji, weryfikacji operacji i płatności i audytu), system księgowy (opis systemu księgowego, poziom szczegółowości), kwoty odzyskane (opis systemu odzyskiwania kwot, rozwiązania przewidziane w zakresie obsługi rejestru dłużników oraz potrącania odzyskanych kwot z kolejnych deklaracji wydatków)

Opisy systemów zarządzania i kontroli 5. Instytucje audytowe: opis głównych zadań i wzajemnych relacji Instytucji Audytowej i instytucji jej podporządkowanych , organizacja Instytucji Audytowej i instytucji podporządkowanych (schematy organizacyjne, rozwiązania w zakresie zagwarantowania niezależności, wymagane kwalifikacje personelu, opis procedur dotyczących wdrażania rekomendacji, opis procedur dotyczących nadzoru Instytucji Audytowej nad działalnością instytucji podporządkowanych), roczny raport kontrolny i deklaracja zamknięcia (opis procedury), 6. System informatyczny (opis wraz ze schematem)

Instrukcje wykonawcze odpowiedniki podręczników procedur w okresie programowania 2004-2006, przygotowywane przez każdą instytucję, która uczestniczy w systemie wdrażania programu, instrukcja wykonawcza opisuje szczegóły realizacji procesu powierzonego do realizacji danej instytucji w ramach systemu wdrażania programu pod kątem: organizacji, harmonogramu, odpowiedzialności osobowej, stosowanych procedur i dokumentów, instrukcja wykonawcza jest podstawą do przeprowadzenia audytu zgodności w konkretnej instytucji, instrukcja wykonawcza powinna być zatwierdzona przez instytucję nadrzędną w systemie wdrażania lub IZ.

„Audyt zgodności” wykonywany na podstawie art. 70-71 rozporządzenia 1083/2006, celem audytu zgodności jest zbadanie zgodności systemów zarządzania i kontroli w jednostkach realizujących programy operacyjne w okresie programowania 2007-13, z przepisami art. 58–61 rozporządzenia 1083/2006, podmiot odpowiedzialny: Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej (poprzez Departament Certyfikacji i Poświadczeń Środków z UE oraz UKS), audyt zgodności systemów zarządzania i kontroli programów operacyjnych przeprowadzany jest jednorazowo (na początku okresu programowania), audytem objęte zostaną instytucje zarządzające, pośredniczące, pośredniczące II stopnia oraz instytucje certyfikujące zaangażowane w realizację poszczególnych programów operacyjnych.

Dokument podsumowujący „Audyt zgodności” Nazwa etapu Dokument podsumowujący Audyt przedwstępny Macierz oceny ryzyka instytucji zaangażowanych we wdrażanie funduszy pomocowych; Raport z audytu przedwstępnego Deklaracja gotowości systemów Indywidualne deklaracje poszczególnych instytucji. Audyt zgodności - Raporty indywidualne; - Raport zbiorczy Wydanie opinii na temat zgodności systemów Opinia na temat zgodności systemów

„Audyt zgodności” Audyt przedwstępny: celem: zidentyfikowanie na początkowym etapie tworzenia systemu większości zagrożeń mogących uniemożliwić jego funkcjonowanie, wytypowanie populacji instytucji obarczonych największym ryzykiem powstawania opóźnień w procesie tworzenia systemów zarządzania i kontroli, najważniejsze czynniki ryzyka: rodzaj instytucji; stabilność funkcjonowania instytucji; potencjał kadrowy; doświadczenie we wdrażaniu projektów realizowanych ze środków UE; rekomendacje z poprzednich audytów, przeprowadzony w I kwartale 2007 r., podsumowaniem prac jest raport z audytu przedwstępnego zawierający ustalenia co do stopnia zaawansowania prac nad wdrożeniem właściwego systemu zarządzania i kontroli wraz z harmonogramem realizacji ewentualnych zaleceń dostosowawczych. Realizacja przedmiotowego harmonogramu będzie sprawdzana podczas audytu zgodności, trzy grupy instytucji: instytucje, co do których nie ma zastrzeżeń do ich potencjału administracyjnego, instytucje mogące mieć problemy w obsłudze procesu wdrażania, instytucje nie przygotowane do wdrażania.

„Audyt zgodności” 2. Deklaracja gotowości poddania się audytowi: każda z instytucji z chwilą zakończenia prac nad wdrażaniem systemu zarządzania i kontroli podpisuje deklarację wypełnienia kryteriów zawartych w wytycznych oraz zgłasza gotowość do poddania się ocenie zgodności systemu zarządzania i kontroli, deklaracje wszystkich instytucji pośredniczących przekazywane są bezpośrednio do właściwych instytucji zarządzających, deklaracja przewiduje zgłoszenie do audytu zgodności następujących obszarów: –  zakończenie prac nad strukturą organizacyjną danej jednostki zapewniającą wymagany rozdział funkcji oraz przejrzyste określenie obowiązków i poziomów zarządzania, –  przygotowanie dokumentów programowych, –  podpisanie koniecznych porozumień międzyinstytucjonalnych, –        opracowanie podręczników procedur/instrukcji obowiązujących w jednostce, – przygotowanie odpowiednich systemów informatycznych (księgowych, finansowych, monitorujących), – posiadania co najmniej minimalnej liczby odpowiednio przygotowanych pracowników, możliwa warunkowa deklaracja,

„Audyt zgodności” 3. Audyt zgodności: rozpoczęcie audytu zgodności zaplanowano na II kwartał 2007 roku, rozpoczęcie prac w ramach jednego programu operacyjnego nie jest uzależnione od przekazania deklaracji przez wszystkie instytucje zaangażowane w jego realizację, Etap I: szczegółowa analiza systemu zarządzania i kontroli wybranego programu operacyjnego pod kątem zgodności z  przepisami wspólnotowymi, zakłada się uzyskanie wstępnego zapewnienia co do zgodności struktury wdrażania programów operacyjnych z wymogami nakreślonymi przepisami wspólnotowymi (przejrzyste określenie funkcji podmiotów związanych z zarządzaniem i kontrolą oraz przydziału funkcji w obrębie każdego podmiotu, pełne rozdzielenie funkcji pomiędzy tymi podmiotami i w ich obrębie), zidentyfikowanie mechanizmów kontrolnych, które mają zapobiegać powstawaniu potencjalnych ryzyk w systemie, organizacja warsztatów roboczych z udziałem przedstawicieli UKS i/lub audytu wewnętrznego, których celem będzie wymiana informacji i porównanie ustaleń oraz zidentyfikowanie występowania potencjalnych luk w całym systemie, przygotowanie raportu zbiorczego dla instytucji zarządzającej (ustalenia dotyczące dostrzeżonych luk bądź błędów systemowych, harmonogram realizacji ewentualnych zaleceń dostosowawczych)

„Audyt zgodności” 3. Audyt zgodności cd.: Etap II: badanie w oparciu o jednolity program i listy sprawdzające następujących elementów: ·    odpowiednio przygotowana do realizacji zadań struktura organizacyjna jednostki, ·      zapewnione odpowiednie zasoby ludzkie, ·      procedury zarządzania ryzykiem, ·    mechanizmy kontroli, które zapewnią zasadność i prawidłowość wydatków zadeklarowanych w ramach programu operacyjnego, ·      procesy związane z informacją i komunikacją, ·      monitorowanie przebiegu procesów. analiza podręczników procedur oraz wewnętrznych instrukcji wydanych przez badane instytucje, sporządzenie raportów indywidualnych dla poszczególnych instytucji wraz z harmonogramami realizacji ewentualnych zaleceń dostosowawczych

„Audyt zgodności” 4. Wydanie opinii na temat zgodności systemów: sporządzana przez Departament CZ, zostanie wydana w chwili uzyskania zapewnienia, że zostały wdrożone rekomendacje zawarte w raporcie zbiorczym z etapu I audytu, oraz raportach indywidualnych z etapu II.

Dziękuję za uwagę