SYSTEM OCEN PRACOWNICZYCH System oceniania pracowników – jest to spójny zbiór wzajemnie ze sobą powiązanych elementów, które tworzą: cele oceniania, zasady oceniania, kryteria oceniania, podmioty oceniania, techniki oceniania, częstotliwość oceniania i procedury oceniania.

DEFINICJA Ocenianie pracowników – jest to wartościowanie ich postaw, cech osobowości, umiejętności, zachowań i poziomu wykonania przez nich zadań, istotnych z punktu widzenia celów organizacji, wyrażonej w formie ustnej lub pisemnej.

FORMY OCENY PRACOWNIKÓW Ocena bieżąca (niesformalizowana) – prowadzona przez przełożonego stale – w trakcie codziennie wykonywanej pracy, Ocena okresowa (sformalizowana) - dokonywana w ściśle określonych odstępach czasowych, według przygotowanych procedur i z wykorzystaniem specjalnie skonstruowanych narzędzi.

DEFINICJA System oceniania pracowników – jest to spójny zbiór wzajemnie ze sobą powiązanych elementów, które tworzą: cele oceniania, zasady oceniania, kryteria oceniania, podmioty oceniania, techniki oceniania, częstotliwość oceniania i procedury oceniania.

ZASADY OCENIANIA Zasada systemowości – poszczególne elementy systemu oceny pracowników powinny być wzajemnie spójne i dostosowane do celów personalnych organizacji; Zasada systematyczności – ocenianie powinno mieć stały, cykliczny charakter; Zasada powszechności – ocenie podlegają wszyscy pracownicy firmy; Zasada elastyczności – kryteria i techniki oceniania powinny być dostosowane do konkretnej sytuacji i celów oceniania;

ZASADY OCENIANIA Zasada konkretności - należy dążyć do stosowania jasnych, mierzalnych i powiązanych z wykonywaną pracą kryteriów oceniania; Zasada jawności – oceniani pracownicy powinni być zaznajomieni z celami, kryteriami i procedurą oceniania oraz uzyskanymi przez nich wynikami; Zasada prostoty – stosowany system oceniania powinien być zrozumiały dla osób ocenianych i łatwy w posługiwaniu się nimi przez oceniającego.

KONCEPCJE OCENY Koncepcja oceny według cech – za przedmiot oceny uznaje się cechy i właściwości pracownika; Koncepcja oceny według czynności – przedmiotem oceny są sposób wykonania czynności i zachowania pracownika; Koncepcja oceny według wyniku - przedmiotem oceny jest rezultat (efekt) wykonywanych przez pracownika czynności.

KRYTERIA OCENIANIA PRACOWNIKÓW Kryteria kwalifikacyjne. Do kryteriów kwalifikacyjnych zalicza się: (cechy osobowe) stan zdrowia, wygląd zewnętrzny, prezentowane postawy, poziom motywacji, rodzaj i poziom aspiracji, funkcjonowanie intelektualne, nawyki związane z pracą, rodzaj i natężenie cech osobowości; (wiedzę) poziom wiedzy specjalistycznej, znajomość przepisów, technik i narzędzi; (umiejętności) sposób nawiązywania i podtrzymywania relacji interpersonalnych, rodzaj i poziom znajomości języków obcych, poziom umiejętności posługiwania się technikami i narzędziami; (desygnaty kwalifikacji) poziom i kierunek wykształcenia, rodzaj i długość doświadczeń zawodowych. Wymienione kryteria wykorzystywane są w ocenianiu pracowników w celach rozwojowych.

KRYTERIA OCENIANIA PRACOWNIKÓW Kryteria behawioralne. Najczęściej stosowanymi kryteriami behawioralnymi są: dyspozycyjność, gotowość do doskonalenia zawodowego, zaangażowanie się w realizację zadań, lojalność, profesjonalizm w działaniu, przestrzeganie dyscypliny pracy i dyscypliny technologicznej, uczciwość, wytrwałość i systematyczność, stosunek do klientów, przełożonych i współpracowników. W/w kryteria stosuje się w ocenianiu pracowników głównie w celach ewaluacyjnych.

KRYTERIA OCENIANIA PRACOWNIKÓW Kryteria efektywnościowe, to: jakość i terminowość wykonywanych czynności, koszty realizacji powierzonych zadań, poziom uzyskanych oszczędności, czas realizacji określonego przedsięwzięcia, wartość sprzedaży, liczba pozyskanych klientów, uzyskane warunki kontraktu, liczba wprowadzonych zmian lub innowacji. W/w kryteria stosuje się w ocenianiu pracowników głównie w celach ewaluacyjnych.

PODMIOTY OCENIANIA Podmioty oceniane – pracownicy podlegają ocenie, Podmioty oceniające – osoby oceniające, np.: bezpośredni przełożeni, przełożeni wyższego szczebla, specjalnie powołane zespoły oceniające z wewnątrz firmy, eksperci spoza organizacji, zespoły mieszane składające się z pracowników firmy i ekspertów zewnętrznych, współpracownicy, klienci wewnętrzni, klienci zewnętrzni, podwładni, sami pracownicy.

METODY I TECHNIKI OCENIANIA Metoda oceniania – to opierające się na określonych zasadach teoretyczno- metodologicznych podejście do wartościowania cech, zachowań i efektów pracy. Technika oceniania – oznacza sposób zbierania, rejestrowania oraz analizowania informacji będących podstawą oceny. Wyróżnia się dwie podstawowe grupy technik oceniania: - techniki relatywne, - techniki absolutne.

TECHNIKI RELATYWNE Do technik relatywnych zaliczamy: - ranking – polega na szeregowaniu pracowników przez kierownika w określonym porządku od najlepszego do najsłabszego, według wcześniej ustalonego kryterium. - technika porównywania parami – polega na dokonywaniu, w ramach wcześniej ustalonego kryterium, porównania każdego pracownika z każdym. - technika wymuszonego rozkładu – polega na ustawieniu ocenianych pracowników w sposób odpowiadający określonemu rozkładowi – rozkładowi normalnemu. Oceniający przyporządkowuje każdego z ocenianych pracowników do określonego przedziału rozkładu normalnego.

TECHNIKI ABSOLUTNE - assesment center (metoda i miejsce oceniania), polega na dokonywaniu porównawczej oceny małej grupy osób (6-12) przez zespół ekspertów w celu rozpoznania ich zdolności, cech osobowości, zachowań oraz stymulowanie pożądanych kierunków ich rozwoju. - listy kontrolne – technika ta polega na wyborze przez osobę oceniającą z określonej liczby opisów możliwych zachowań pracowników tego zachowania, które najlepiej odpowiada zachowaniu osoby ocenianej. Uzyskane informacje są analizowane przez eksperta lub zespół oceniający i na tej podstawie formułuje się ocenę pracowników. - metoda 360 ⁰ - polega na ocenianiu pracownika przez wszystkie osoby, z którymi dany pracownik wchodzi w kontakt wewnątrz i na zewnątrz przedsiębiorstwa. - technika wydarzeń krytycznych – polega na sporządzaniu przez przełożonego zapisów „na gorąco” o zachowaniach ocenianych pracowników, które odbiegają od tzw. Zachowań normalnych na plus i na minus.

TECHNIKI ABSOLUTNE - ocena opisowa – polega na udzieleniu przez przełożonego odpowiedzi na pytania: jak pracuje podwładny?; jakie są przyczyny osiągania przez niego zadowalających i niezadowalających wyników pracy?; jakie są mocna i słabe strony osoby ocenianej?; czy pracownik posiada wymagane kwalifikacje oraz czy i gdzie występują luki w jego potencjale pracy?. - portfolio personalne – polega na zestawieniu w układzie dwuwymiarowym ocenianych pracowników ze względu na osiągane przez nich rezultaty pracy oraz ich możliwości rozwojowych, które może określić mianem potencjału pracy. - skale kwalifikacyjne – umożliwiają identyfikację natężenia określonych cech pracowników wg kilkustopniowej oceny. - technika porównywania ze standardami – polega na dokonywaniu porównań rezultatów pracy ocenianych pracowników z ustalonymi wcześniej standardami, które mogą odnosić się do ilości pracy, jakości pracy, czasu pracy, oszczędności narzędzi i materiałów czy terminowości wykonania określonych zadań. - zarządzanie przez cele – w tej metodzie wyznacza się cele, które mają być osiągnięte w określonym czasie (najczęściej trzy miesiące), a następnie oceniany i oceniający na końcu wyznaczonego okresu dokonują podsumowania, na ile wyznaczone cele zostały osiągnięte.

CZĘSTOTLIWOŚĆ OCENIANIA - podczas okresu próbnego zatrudnienia – co trzy miesiące i na koniec okresu próbnego. W przypadku wydłużenia okresu próbnego, dodatkowa ocena musi być dokonana przed zatrudnieniem pracownika na stałe; - ocenianie w okresie zatrudnienia na stałe – jedenaście miesięcy od daty zatrudnienia; potem co dwanaście miesięcy; dwanaście miesięcy od momentu przejścia na nowe stanowisko pracy; - ocena specjalna – początek, środek i koniec okresu specjalnego (po długiej chorobie) oraz gdy wyniki pracy zmieniły się zasadniczo w okresie od ostatniej oceny; - ocena przy zmianie statusu pracownika – po każdym przesunięciu co trzy miesiące do końca okresu próbnego; - ocena pracownika odchodzącego – w momencie ustania stosunku pracy, o ile wyniki uzyskiwane przez pracownika zmieniły się diametralnie w okresie od ostatniej oceny.

FORMUŁY ROZMÓW OCENIAJĄCYCH - POWIEDZ I OCZEKUJ WYKONANIA (TELL AND SELL) – polega na tym, że przełożony komunikuje podwładnemu wyniki oceny, wskazuje niedociągnięcia i udziela pouczeń. Komunikacja w tej formule jest jednostronna, a rola ocenianego ogranicza się do biernego wysłuchania wskazówek oceniającego; - POWIEDZ I WYSŁUCHAJ (TELL AND LISTEN) – charakteryzuje się tym, iż przełożony najpierw przekazuje podwładnemu swoją opinię, a następnie podwładny ustosunkowuje się do niej; - ROZWIĄZYWANIA PROBLEMÓW (PROBLEM SOLVING) – przełożony i podwładny wspólnie dyskutują nad wynikami oceny i zastanawiają się nad krokami, jakie należy podjąć w celu sprawnej realizacji zadań. Rozmowa opiera się na dialogu oceniającego i ocenianego.

BŁĘDY W OCENIANIU PRACOWNIKÓW Błędy w ocenianiu pracowników - to wszystkie uchybienia prowadzące do zmniejszania efektywności procesu oceniania pracowników. Błędy w procesie oceniania można podzielić na dwie grupy: - błędy systemowe; - błędy osób oceniających. Błędy systemowe: - nieprzestrzeganie zasad tworzenia kryteriów oceniania, - nieprzestrzeganie zasad oceniania pracowników, - niedokonywanie analizy wyników oceny pracowniczej, - niewykorzystywanie wyników ocen w praktyce zarządzania kadrami.

BŁĘDY OSÓB OCENIAJĄCYCH - Błąd atrybucji, - Błąd łagodności, - Błąd perswazji, - Błąd podobieństwa, - Błąd projekcji, - Błąd surowości, - Błąd tendencji centralnej, - Efekt aureoli, - Efekt dobrego rodzica, - Efekt hierarchii, - Efekt kontrastu, - Efekt osobistych uprzedzeń, - Efekt ostatnich dokonań, - Efekt pierwszego wrażenia.

LITERATURA Zarządzanie kadrami, pod red. Tadeusza Listwana, Warszawa, 2006