Sprawozdawczość, monitoring, kontrola projektów w ramach Programu INTERREG III A Czechy – Polska Ustroń, 28 października 2005 r.

Ramy prawne Rozporządzenie 1260/1999/WE z 21 czerwca 1999r. wprowadzające ogólne przepisy dotyczące funduszy strukturalnych Wymagania wobec Komisji Europejskiej: -Raport roczny, końcowy z realizacji Programu INTERREG III A

Wymogi sprawozdawczości krajowej Podstawa prawna: Porozumienia trójstronne w sprawie zarządzania finansowego Programem INTERREG III A Czechy – Polska między Ministrem Finansów, Ministrem Gospodarki i Pracy a Wojewodą: Śląskim:18 sierpnia 2005 r. Dolnośląskim:17 sierpnia 2005 r. Opolskim:12 sierpnia 2005 r.

Porozumienia Dwustronne Zgodnie z §28 ust. 5 Porozumienia Minister Finansów oraz Minister Gospodarki i Pracy określili wzory dokumentów: - Umowy o dofinansowanie - Formularze sprawozdań monitoringowych

Określają: -Tryb, zakres i terminy sprawozdawczości krajowej

Elementy systemu Przedmiot sprawozdawczości: -projekty i działania Programu Sąsiedztwa realizowane w kraju Narzędzia sprawozdawczości: -sprawozdania, raporty, instrukcje Okresy sprawozdawcze Instytucje zaangażowane w proces monitorowania

Zakres sprawozdawczości na potrzeby krajowe Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 22 września 2004 r. w sprawie trybu, terminów i zakresu sprawozdawczości dotyczącej realizacji Narodowego Planu Rozwoju, trybu kontroli realizacji Narodowego Planu Rozwoju oraz trybu rozliczeń zawiera szczegółowe informacje dotyczące zawartości sprawozdań obligatoryjnych z realizacji Programów Współpracy Przygranicznej

Typy sprawozdań Poziom I – sprawozdanie z realizacji projektu przygotowuje: beneficjent / euroregion w ramach mikroprojektów Poziom II – sprawozdanie z realizacji programu w województwie przygotowuje: Urząd Wojewódzki (Instytucja Pośrednicząca) na podstawie sprawozdań beneficjentów Poziom III – sprawozdanie z realizacji programu w kraju przygotowuje: Departament Inicjatywy INTERREG na podstawie sprawozdań Instytucji Pośredniczących

Schemat sprawozdawczości Beneficjent mikroprojektu BENEFICJENT / EUROREGION (I) INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA (II) (URZĄD WOJEWÓDZKI) INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA (III) (MGiP - DEPARTAMENT INICJATYWY INTERREG)

Rodzaje sprawozdań kwartalne roczne końcowe Sprawozdania sporządza się w formie: pisemnej elektronicznej Zgodnie z odpowiednią instrukcją i przy użyciu odpowiedniego wzoru

Zapisy umowne Umowa o dofinansowanie: Beneficjent końcowy jest zobowiązany do: systematycznego monitorowania przebiegu realizacji Projektu oraz niezwłocznego informowania Instytucji Pośredniczącej o zaistniałych nieprawidłowościach lub o zamiarze zaprzestania realizacji Projektu

Monitoring Beneficjent ma obowiązek monitorowania swojego działania poprzez badanie postępu w realizacji projektu i sporządzania sprawozdań w odniesieniu do upływającego okresu sprawozdawczego: pomiaru wskaźników produktu i rezultatu osiągniętych dzięki realizacji Projektu, zgodnie ze wskaźnikami monitoringowymi zamieszczonymi we wniosku o dofinansowanie przygotowywania i przekazywania do Instytucji Pośredniczącej sprawozdań okresowych z realizacji Projektu

Monitoring to systematyczne i regularne gromadzenie danych, które mają na celu wspomaganie procesu zarządzania projektem czy programem.

Projektowanie systemu monitoringu Kroki: Korzystanie z danych statystycznych Sformułowanie celów Wybranie wskaźników, adekwatnie do zakładanych celów Wybranie metody zbierania i rejestrowania danych Jeżeli jest to konieczne, zweryfikowanie wybranych wskaźników na kolejnych etapach realizacji projektu

Pytania, jakie mogą być pomocne na wstępnym etapie projektowania: W jaki sposób zbierane będą dane na potrzeby monitorowania, jak często i przez kogo? W jaki sposób będą rejestrowane i przechowywane? Jaki zostanie zastosowany system weryfikacji danych na wstępnym etapie ich zbierania, tak aby zagwarantować, iż dane te są odpowiednie i wysokiej jakości?

Wyznaczone cele powinny być: szczegółowe, mierzalne, osiągalne, realistyczne, określone czasowo Należy upewnić się, że wyznaczone dla projektu cele, zgodne są z założeniami polityk wspólnotowych, np. ochrony środowiska, zatrudnienia.

W zależności od charakteru dostarczanych danych, monitoring dzielimy na rzeczowy i finansowy.

Monitoring rzeczowy Dostarcza danych obrazujących postęp we wdrażaniu projektu oraz umożliwiających ocenę jego wykonania w odniesieniu do celów realizacji projektu

W Programie oraz w Uzupełnieniu Programu określone zostały, zgodnie z wymogami Komisji Europejskiej, trzy kategorie wskaźników: Wskaźniki produktu Wskaźniki rezultatu Wskaźniki oddziaływania Kategorie wskaźników muszą być wybierane zgodnie z logiką celów wyznaczonych dla projektu w ramach danego działania programu

Wskaźniki produktu Odnoszą się do rzeczowych/materialnych efektów realizacji projektu Przykłady: Długość nowowybudowanych lub zmodernizowanych dróg Liczba dostarczonych szkoleń

Wskaźniki rezultatu Odpowiadają bezpośrednim i natyczmiastowym efektom wynikającym z realizacji projektu. Mogą przybierać formę wskaźników materialnych (np. skrócenie czasu podróży, liczba stworzonych miejsc pracy), lub Wskaźników finansowych (np. wzrost inwestycji, zmniejszenie nakładu na bieżące remonty nawierzchni)

Wskaźniki oddziaływania Obrazują konsekwencje realizacji projektu w ramach danego Programu wykraczające poza natychmiastowe efekty dla bezpośrednich beneficjentów Oddziaływanie odnosi się do efektów długookresowych, oddziałujących na szerszą populację Np.Wzrost bezpieczeństwa na drogach, wielkość zatrudnienia utrzymana po okresie kilku lat działalności

Wszystkie wskaźniki mierzone są cyklicznie Stopień osiągnięcia wskaźników produktu określa się każdorazowo w składanym sprawozdaniu (raz na kwartał) Informacje na temat stopnia osiągnięcia wskaźników rezultatu i oddziaływania podaje się w sprawozdaniach rocznych i po zakończeniu projektu

Monitoring finansowy Dostarcza danych dotyczących finansowych aspektów realizacji projektu lub jego poszczególnych etapów, będących podstawą do oceny sprawności wydatkowania przeznaczonych na niego środków

Monitorowanie rzeczowe i finansowe odbywa się na podstawie dostarczanych przez beneficjenta sprawozdań z realizacji projektu. Dodatkowo sprawozdania zawierają informacje nt. postępu realizacji planu finansowego w okresie sprawozdawczym oraz prognozę w tym zakresie na następny okres sprawozdawczy

Zawartość sprawozdań informacje ogólne informacje dotyczące przebiegu rzeczowego realizacji projektu informacje dotyczące postępu finansowego według źródeł pochodzenia środków prognozę przebiegu rzeczowego realizacji projektu w kolejnym okresie sprawozdawczym informacje na temat przestrzegania polityk Wspólnoty przy realizacji projektów informację na temat wypełniania zobowiązań w zakresie informacji i promocji Informacje o przeprowadzonych kontrolach, w szczególności o wykrytych nieprawidłowościach

Przebieg realizacji i postęp rzeczowy Należy uwzględnić następujące elementy: Informacja nt. postępu w realizacji projektu, w tym: Rodzaj i wartość projektu stopnia realizacji zobowiązań ustalonych dla projektu/etapów w stosunku do umowy o dofinansowanie Rodzaj, dziedzina (infrastruktura środowiska, transportowa itp.) Do kogo projekt jest kierowany Jaki jest cel projektu i jak ten cel jest realizowany Czy przebieg realizacji zgodny z harmonogramem dla projektu określonym w umowie

dodatkowo: Prognozę realizacji projektu na następny okres sprawozdawczy Opis najczęściej napotkanych problemów Stopień osiągnięcia zakładanych wartości wskaźników postępu rzeczowego realizacji projektu

Postęp finansowy Wartość wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych Harmonogram wykonania finansowego projektu prognoza na następne okresy

Zgodność programu z zasadami polityk wspólnotowych Czy w trakcie realizacji projektu przestrzegane są: Procedury udzielania zamówień publicznych Zasady zgodności z polityką ochrony środowiska Zasady równych szans kobiet i mężczyzn Zasady udzielania pomocy publicznej

Informacja i promocja w jaki sposób w trakcie realizacji projektu beneficjenci środków wywiązują się ze zobowiązań w zakresie informacji i promocji. jakiego typu działania informacyjne: -zostały przeprowadzone i sposób ich koordynacji -będą realizowane w następnym okresie sprawozdawczym

Bieżący monitoring Wychwytywanie projektów uśpionych (mimo podpisanej umowy o dofinansowanie realizacja projektu nie rozpoczęła się lub rażąco narusza harmonogram) Przestrzeganie harmonogramu rzeczowo- finansowego realizacji projektu przez beneficjenta: -Opóźnienia w realizacji projektu (np. postępowanie przetargowe) -Opóźnienia w wydatkowaniu środków Rozpoznawanie opóźnień w wykorzystaniu środków pomocowych (wstrzymywanie beneficjentów we wnioskowaniu o refundację wydatków)

Terminy przekazywania sprawozdań Beneficjent (nie dotyczy mikroprojektu) Kwartalne – do 10 dni kalendarzowych Roczne - do 25 dni kalendarzowych Końcowe – do 25 dni kalendarzowych Euroregion Kwartalne – do 25 dni kalendarzowych Roczne – do 50 dni kalendarzowych Końcowe – do 50 dni kalendarzowych

Instytucja Pośrednicząca (Urząd Wojewódzki) weryfikuje i zatwierdza sprawozdania monitoringowe z realizacji projektów sporządza sprawozdania monitoringowe z realizacji programu w województwie przekazuje sprawozdanie Instytucji Krajowej (MGiP)

W przypadku stwierdzenia braków formalnych w przekazanych do Instytucji Pośredniczącej sprawozdaniach, Beneficjent końcowy jest zobowiązany do przesłania uzupełnionych sprawozdań w terminie wyznaczonym przez Instytucję Pośredniczącą

Instytucja Pośrednicząca kieruje do beneficjenta / Euroregionu: -prośbę o korektę z listą uwag: w przypadku stwierdzenia niezgodności lub braku wymaganych danych -występuje z ponagleniem: w przypadku niewpłynięcia sprawozdania w terminie Nie dostarczenie sprawozdania w terminie powoduje wstrzymanie płatności do czasu wpłynięcia sprawozdania Zatwierdzenie sprawozdania końcowego z realizacji projektu warunkuje dokonanie płatności końcowej na rzecz beneficjenta W przypadku uznania błędu w sprawozdaniu za nieprawidłowość pracownik odpowiednio ją klasyfikuje i postępuje zgodnie z właściwą procedurą

Nieprawidłowości Wykrywanie nieprawidłowości w trakcie: -weryfikacji dokumentacji (wnioski o płatność/refundację, sprawozdania monitoringowe itp.) -Wykonywania czynności kontrolnych na miejscu (wizytacja w siedzibie beneficjenta, w miejscu realizacji projektu)

Kontrola – umowa o dofinansowanie Beneficjent końcowy jest zobowiązany poddać się kontroli w zakresie prawidłowości realizacji projektu dokonywanej przez Instytucję Pośredniczącą, Instytucję Zarządzającą / Krajową oraz inne podmioty uprawnione do jej przeprowadzenia, na stosowanych odpowiednio zasadach określonych w rozporządzeniu w sprawie trybu, terminów i zakresu sprawozdawczości dotyczącej realizacji Narodowego Planu Rozwoju, trybu kontroli realizacji Narodowego Planu Rozwoju oraz trybu rozliczeń

Kontrola realizacji projektu W trakcie i po zakończeniu realizacji projektu w zakresie realizowanego projektu Obejmuje: ocenę prawidłowości i skuteczności realizacji projektu, w tym zgodności z politykami Wspólnoty -sprawdzenie dostarczenia współfinansowanych towarów i usług -Sprawdzenie prawdziwości wnioskowanych wydatków (zgodność z przepisami krajowymi i wspólnotowymi), w szczególności kwalifikowania wydatków, zamówień publicznych, ochrony środokowiska, równości szans)

Kontrola na miejscu Kontrole planowe (roczny plan kontroli podlega zatwierdzeniu przez MGiP) Kontrole ad-hoc ( na podstawie przesłanek/informacji o niewłaściwej realizacji projektu)

Założenia prowadzenia kontroli planowych Kontrole zostaną rozpoczęte wraz ze składaniem pierwszych wniosków o płatność, Kontroli zostaną poddane wszystkie projekty, Każda kategoria Beneficjentów zostanie sprawdzona w siedzibie Beneficjenta.

Prowadzenie czynności kontrolnych na miejscu Pismo informujące o zakresie i terminie kontroli u beneficjenta końcowego - 7 dni przed planowaną kontrolą Całość dokumentów lub próba dokumentów do kontroli (wybrana w sposób reprezentatywny) Lista sprawdzająca, program kontroli Wynik kontroli, informacja pokontrolna, zalecenia pokontrolne, weryfikacja wykonania zaleceń pokontrolnych

Konsekwencje nieprawidłowości Wstrzymanie lub zaprzestanie dofinansowania projektu Żądanie zwrotu otrzymanego przez beneficjenta dofinansowania z odsetkami w przypadku wykrycia nieprawidłowości polegającej na wykorzystaniu przez niego dofinansowania niezgodnie z umową o dofinansowanie projektu

Instytucja Pośrednicząca może rozwiązać umowę, jeżeli Beneficjent końcowy: zaprzestał realizacji Projektu lub realizuje go w sposób niezgodny z niniejszą umową; wykorzystał dofinansowanie niezgodnie z umową; odmówił poddania się kontroli uprawnionych instytucji; w terminie nie usunął stwierdzonych nieprawidłowości; nie przedłożył, pomimo pisemnego wezwania przez Instytucję Pośredniczącą, sprawozdania z realizacji Projektu; nie przestrzegał procedur udzielania zamówień publicznych

Monitoring a ewaluacja Ewaluacja jest definiowana jako osąd wartości interwencji publicznej dokonany przy uwzględnieniu kryteriów i standardów (np. jego skuteczności, efektywności, trafności i trwałości) Ewaluacja oparta jest na specjalnie w tym celu zebranych i zinterpretowanych informacjach Ewaluacja jest pojęciem szerszym niż monitoring

Monitoring musi być prowadzony od samego początku realizacji projektu a ewaluacja może być podjęta w każdym momencie trwania projektu lub/i po zrealizowaniu projektu.

Cele monitoringu i ewaluacji: Projekty, dla których stosowany jest system monitoringu i ewaluacji: Odnoszą lepsze wyniki, co uwidacznia się w wyższym prawdopodobieństwie osiągnięcia wysokiej jakości rezultatów, w zamierzonym czasie Łatwiej dopasowują się do wymagań prawnych Jest im łatwiej otrzymać dalsze dofinansowanie

Funkcje ewaluacji: ewaluacja opisuje mechanizm podjętej interwencji, opisuje jej użyteczność w rozwiązywaniu istniejących problemów ocenia zasadność i sens podjętych działań przedstawia rekomendacje i wnioski, które przyczynią się do udoskonalenia interwencji, a także implementacji projektów i programów

Ewaluacja odpowiada na pytania takie jak: Czy zostały osiągnięte cele projektu? Jeśli nie, to dlaczego? Jeśli tak, które z podjętych działań okazały się najskuteczniejsze W jaki sposób warunki zewnętrzne wpłynęły na osiągnięte wyniki? Czy cele mogły zostać osiągnięte w inny sposób?

Rodzaje ewaluacji: Ewaluacja ex-ante (ocena szacunkowa – przed rozpoczęciem realizacji projektu) Ewaluacja mid-term (ocena w połowie okresu realizacji) Ewaluacja ex-post (ocena pełna – po zakończeniu realizacji) Ewaluacja on-going (ocena uzupełniająca)

Planowanie ewaluacji projektu Kroki: Należy ustalić zakres ewaluacji we współpracy z osobami odpowiedzialnymi za programowanie Mając na uwadze cele projektu, skonstruować pytania na potrzeby ewaluacji Należy wyznaczyć osoby odpowiedzialne za jej przeprowadzenie Należy wybrać odpowiednie metody do jej przeprowadzenia Trzeba zebrać i przeanalizować informacje Należy złożyć sprawozdanie z wyników Wyniki ewaluacji należy opublikować

Dane gromadzone dla potrzeb monitoringu są podstawą dla przeprowadzenia ewaluacji. Niejednokrotnie okazuje się, iż posiadane dane monitoringowe nie są wystarczające by w pełni objąć nimi zakres projektu, w takim wypadku można wybrać jedną z proponowanych metod ewaluacji.

Tworzenie specyfikacji ewaluacji Określenie kosztu ewaluacji Określenie zarysu ewaluacji Jasne i czytelne założenia i cele ewaluacji Przyjęcie metody w oparciu o dostępne środki finansowe Wyznaczenie harmonogramu czasowego Ustalenie częstotliwości i środków komunikacji pomiędzy osobą kontaktową a ewaluatorem Wybór niezależnego ewaluatora

Metody ewaluacji Obserwacja Panel Studium przypadku Wywiad

Obserwacja Metoda ta polega na obserwowaniu działań podejmowanych przez osoby zajmujące się projektem oraz innych osób zaangażowanych, może być przydatna gdy: Trzeba zdefiniować obszary problemowe, które powinny zostać przedyskutowane w trakcie kolejnych wywiadów; Gromadzi się informacje na temat osób zaangażowanych przy realizacji projektu, beneficjentów oraz przedsięwzięć; Kiedy potrzeba określić główny cel projektu, który niejednokrotnie pozostaje niewidoczny dla osób przy nim pracujących ; Należy uświadamiać obszary problemowe, które często pomijane są w dyskusjach; Obserwuje się, jak zmieniają się działania podejmowane w ramach projektu.

Panel Regularnie przeprowadzany wywiad, na stałej grupie respondentów. Metoda ta jest wskazana gdy konieczne jest skoncentrowanie się na problemach wrażliwych, które wymagają szczegółowej analizy, aby uniknąć niepotrzebnych napięć

Studium przypadku (case study) Metoda stosowana głównie w przypadku gdy trzeba rozstrzygnąć konkretne sprawy lub problemy. Pozwala na dogłębne przeanalizowanie problemu

Wywiad Wywiad realizuje szeroki zakres celów oraz pozwala na weryfikację i ewentualne uzupełnienia uzyskiwanych podczas obserwacji informacji. Pierwszym krokiem jest określenie kto będzie dostarczał informacji i która z podanych niżej metod jest najodpowiedniejsza

Wywiad grupowy Użyteczny gdy chce się pozyskać kilka opinii na dany temat. Należy tak wyselekcjonować uczestników, aby uzyskać jak najszerszy pogląd na temat opinii dotyczących rozstrzyganej kwestii. Podczas wywiadu, uczestnicy odpowiadają na z góry ustalone pytania

Wywiad bezpośredni Opiera się na szczegółowych pytaniach, zarówno otwartych jak i zamkniętych. Metoda ta idealna jest dla rozstrzygnięcia wyjątkowo skomplikowanych, a także delikatnych kwestii

Wywiad telefoniczny Mniej dokładny niż wywiad bezpośredni, aczkolwiek jest metodą najmniej kosztowną. Opiera się w większości na pytaniach zamkniętych

Wywiad korespondencyjny Wykorzystuje się, gdy kontakt z respondentem został już nawiązany. Aby badanie tego typu było wiarygodne i dostarczyło pożądanych informacji należy je starannie przygotować. Niejednokrotnie zdarza się jednak, że procent otrzymanych informacji zwrotnych jest znikomy

Konsultacje Rodzaj zaawansowanego wywiadu, koncentruje się na temacie przewodnim. Metoda pozwala na elastyczność i wielokrotne zmiany podczas przeprowadzanych badań

Dziękuję za uwagę. Kontakt: Rafał Baliński Ministerstwo Gospodarki i Pracy Departament Inicjatywy INTERREG Tel. (22) Mail: