Priorytet 2: Bezpośrednie wsparcie przedsiębiorstw Fundacja Małych i Średnich – Regionalna Instytucja Przedsiębiorstw Finansująca (RIF) Priorytet 2: Bezpośrednie wsparcie przedsiębiorstw Działanie 2.2 Wsparcie konkurencyjności produktowej i technologicznej przedsiębiorstw. Poddziałanie 2.2.1 Wsparcie dla przedsiębiorstw dokonujących nowych inwestycji Przygotowanie i prowadzenie: Arkadiusz Paciorek Projekt współfinansowany przez UNIĘ EUROPEJSKĄ ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego

PROGRAM SPOTKANIA 29 października 2007 r. 9.30- 10.00 Wstęp Realizacja umowy o dofinansowanie: niezbędne dokumenty, daty, zasady realizacji projektów 10.00-11.15 Przerwa kawowa 11.15-12.15 Wniosek o płatność Sprawozdanie z realizacji projektu – praktyczne instrukcje Załączniki do wniosku i sprawozdania Najczęściej popełniane błędy 12.15-13.00 Pytania uczestników, dyskusja

Realizacja umowy o dofinansowanie Zgodnie z §. 2 ust. 3 pkt. 10 Umowy o dofinansowanie projektu Beneficjent zobowiązuje dostarczyć do RIF w terminie 15 dni od dni podpisania umowy, potwierdzony notarialnie weksel In blanco, opłacony do kwoty dofinansowania. Do weksla należy również załączyć: 1. deklarację wekslową, 2. dokument rejestrowy (nie starszy niż 3 miesiące), 3. w zależności od osobowości prawnej: kserokopię umowy spółki cywilnej potwierdzoną przez Beneficjenta (spółka cywilna) / kserokopię aktu notarialnego o rozdzielności majątkowej lub oświadczenie o nie pozostawaniu w związku małżeńskim lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na zaciągnięcie zobowiązania przez współmałżonka jeśli nie istnieje jego podpis na wekslu (spółka cywilna lub osoba fizyczna). Niedostarczenie zabezpieczenia w postaci weksla może skutkować rozwiązaniem umowy o dofinansowanie.

Realizacja umowy o dofinansowanie Zgodnie z §. 2 ust. 3 pkt. 2 umowy o dofinansowanie projektu Beneficjent zobowiązany jest do przedstawienia w RIF 1 egzemplarza potwierdzonej za zgodność z oryginałem (przez Beneficjenta) kopii umowy leasingu zawartej na finansowanie Projektu, w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia i nie później niż w terminie 90 dni od dnia zawarcia umowy o dofinansowanie, jeśli finansowanie w drodze leasingu zostało wskazane we wniosku. W przypadku umowy leasingowej należy załączyć kserokopie faktur dokumentujących nabycie przez leasingodawcę urządzeń objętych projektem (potwierdzone przez Beneficjenta) oraz harmonogram spłat rat leasingowych

Realizacja umowy o dofinansowanie 1. Zaplanowane działania muszą zostać zrealizowane w okresie realizacji projektu określonym w § 3 ust. 1 umowy o dofinansowanie. 2. Realizacja powinna być zgodna z założeniami rzeczowymi. 3. Płatności muszą być dokonywane w okresie realizacji projektu do momentu złożenia wniosku o płatność oraz za pośrednictwem rachunku bankowego Beneficjenta. 4.Wydatki niezbędne do realizacji projektu mogą być poniesione przez Beneficjenta dzień po dniu złożenia wniosku o dofinansowanie.

Realizacja umowy o dofinansowanie 5. Koszty rzeczywiście poniesione przez Beneficjenta, muszą być udokumentowane fakturami oraz dokumentami potwierdzającymi dokonanie płatności. 6. Dofinansowanie może być wyłącznie refundacją poniesionych przez Beneficjenta wydatków kwalifikowanych. 7. Zmiany w umowie dotyczące: przesunięcia terminu realizacji projektu, zmiany numeru rachunku bankowego, zmiany nazwy Beneficjenta, zmniejszenia kwot lub przesunięcia między kategoriami wydatków kwalifikowanych przekraczających 15% ich początkowej wartości itp.) - wymagają aneksu

Zmiany w umowie o dofinansowanie W przypadku zaistnienia konieczności wprowadzenia zamian, w terminie 14 dni od zaistnienia przyczyn należy złożyć wniosek o zaakceptowanie zmian. W przypadku zaistnienia okoliczności mogących opóźnić realizację projektu lub jego etapu w terminie 30 dni przed upływem okresu realizacji projektu należy wystąpić z wnioskiem o wydłużenie okresu realizacji. Do wniosku o wprowadzenie zmian należy załączyć dokumenty potwierdzające konieczność wprowadzenie zmian np. Wypis z KRS, zaświadczenie o zmianie numeru konta bankowego, harmonogram zadaniowo/rzeczowo – finansowy, skwantyfikowane wskaźniki realizacji celów projektu – tabelę 13.3 z wniosku o dofinansowanie ( w przypadku aneksowania okresu realizacji projektu).

Rozliczanie projektu o dofinansowanie 1. Protokoły odbioru lub przyjęcia do użytkowania zakupionych towarów (dokumenty OT). 2. Potwierdzenie wykorzystania kredytu do realizacji projektu (jeśli dotyczy). 3. Oświadczenie banku ze wskazaniem numeru rachunku, na który ma być przekazane dofinansowanie (w związku z umową cesji wierzytelności z dotacji). 4. Dokumenty wymagane w przypadku nabycia nieruchomości: Akt (-y) notarialny (-e) z dowodami opłacenia wynikających z tego tytułu zobowiązań publicznoprawnych, Operat szacunkowy sporządzony przez uprawnionego rzeczoznawcę potwierdzający, że cena zakupu nieruchomości nie przekracza wartości rynkowej, określonej na dzień zakupu, W przypadku zakupu nieruchomości zabudowanej lub budowy należy załączyć opinię rzeczoznawcy budowlanego potwierdzającą, że nieruchomość zabudowana może być używana w określonym celu, zgodnym z celami przedsięwzięcia objętego wsparciem lub określającą zakres niezbędnych zmian lub ulepszeń, Oświadczenie podmiotu zbywającego nieruchomość, że nie była ona zakupiona w okresie ostatnich 10 lat przy wykorzystaniu środków publicznych.

Rozliczanie projektu o dofinansowanie Dokumenty wymagane w przypadku nabycia używanego środka trwałego: oświadczenie wystawione przez sprzedającego o tym, iż środek trwały nie został zakupiony przy wykorzystaniu środków publicznych w okresie ostatnich 7 lat, oświadczenie Beneficjenta o tym, iż cena za używany środek trwały nie odbiega od jego wartości rynkowej, wraz z informacją na temat ceny nowego środka trwałego, oświadczenie sprzedającego określające zbywcę środka trwałego, miejsce i datę jego zakupu,

Rozliczanie projektu o dofinansowanie W przypadku, gdy inwestycja finansowana jest w drodze leasingu: Musi prowadzić do przeniesienia własności na korzystającego, Kosztem kwalifikowanym są raty kapitałowe (z wyłączeniem: podatku, marży, odsetek, kosztów ogólnych, opłat ubezpieczeniowych itp.) zapłacone w okresie realizacji Projektu. Płatność następuje w transzach półrocznych od zapłaty pierwszej raty kapitałowej (można złożyć wniosek o płatność po uprzednim zapłaceniu kwoty nie niższej z planowanych 6 najniższych rat kapitałowych),

Rozliczanie projektu o dofinansowanie 1. Kopie faktur 2. Dowody zapłaty - wyciągi bankowe, 3. Wniosek o płatność 4. Sprawozdanie z realizacji projektu Wniosek o płatność końcową oraz sprawozdanie końcowe należy złożyć do RIF najpóźniej do 25 dnia po zakończeniu terminu realizacji projektu podanego w § 3 ust. 1 umowy o Dofinansowanie.

Rozliczanie projektu o dofinansowanie Zgodnie z § 10 ust.12 umowy Beneficjenci Poddziałania 2.2.1 mogą składać wnioski o płatność pośrednią niezależnie od formy finansowania projektu, tj. finansowania ze środków własnych, jak również finansowania z wykorzystaniem kredytu bankowego, czy też leasingu. Pierwszy wniosek o płatność pośrednią może zostać złożony w RIF, po upływie sześciu miesięcy od dnia rozpoczęcia realizacji projektu (określonego zgodnie z § 3 ust.1 umowy o dofinansowanie), natomiast kolejne wnioski mogą być składane w kolejnych okresach półrocznych. Do wniosku o płatność pośrednią Beneficjent powinien dołączyć dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków (np. faktury zakupu, noty obciążeniowe), dowody płatności (wyciągi bankowe), dokumenty potwierdzające odbiór środka trwałego i wartości niematerialnych i prawnych (np. dokument OT, protokół odbioru) – dotyczące okresu, za który składany jest wniosek.

WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ (1_) Wniosek za okres: od data rozpoczęcia projektu do data ostatniej płatności za działania kwalifikowane Instytucja przyjmująca wniosek: Nr wniosku: Data wpłynięcia wniosku: Osoba przyjmująca wniosek: Podpis i pieczęć: (2_) Fundusz strukturalny: Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego (3_) Program Operacyjny: SPO WKP (4_) Priorytet: 2. Bezpośrednie Wsparcie Przedsiębiorstw (5_) Działanie: 2.2 - Wsparcie konkurencyjności produktowej i technologicznej przedsiębiorstw (6_) Poddziałanie: 2.2.1 Wsparcie dla przedsiębiorstw dokonujących nowych inwestycji

(7_) Nazwa projektu: tytuł projektu zgodnie z umową o dofinansowanie (8_) Nr projektu/partnerstwa na rzecz rozwoju: numer umowy o dofinansowanie (9_) Umowa/decyzja o dofinansowaniu nr należy wpisać numer umowy (10) z dnia dzień podpisania umowy dofinansowania ( + daty podpisania aneksu, jeżeli dot.) kwotę dofinansowania z umowy/aneksu PLN, słownie: (11_)co stanowi z umowy/aneksu % kwoty wydatków kwalifikowanych. (12_) Okres realizacji projektu od do ( § 3.1 umowy / aneksu) (13_) Płatność (pierwsza, pośrednia, końcowa, premia) –pośrednia lub końcowa (14_) kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem z tabeli 20 wniosku o płatność PLN (15_) wnioskowana kwota Wnioskowana kwota dotacji wyliczana jest poprzez pomnożenie wydatków kwalifikowanych – kolumna 12 w pkt. 20 niniejszego wniosku oraz wskaźnika przyznanego dofinansowania wskazanego w punkcie 11 wniosku o płatność. PLN (16_) kwota otrzymanych płatności w ramach projektu: 0 (Punkt ten wypełniany jest w przypadku składania przez Beneficjent wniosków o płatność pośrednią) PLN

(17_) DANE BENEFICJENTA Poniższe dane należy wypełnić zgodnie z danymi zawartymi w umowie o dofinansowanie Nazwa/Imię i nazwisko: ul./al./pl nr domu: nr lokalu: miejscowość: kod: telefon: faks: e-mail: (18_) Osoba do kontaktu (jeżeli inna niż beneficjent): Imię i nazwisko: telefon: faks: e-mail: (19_) Rachunki bankowe na które należy dokonać płatności (zgodnie z umową/decyzją o dofinansowaniu projektu): Posiadacz rachunku: Nazwa banku: nr rachunku bankowego:

INFORMACJA FINANSOWA dotycząca wniosku (20_) ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem nr dokumentu data wystawienia dokumentu numer księgowy lub ewidencyjny pozycja w zestawieniu rzeczowo-finansowym kategoria interwencji data zapłaty (G – gotówka, sposób zapłaty P – przelew, K - karta) nazwa towaru lub usługi/pozycja na dokumencie NIP wystawcy dokumentu kwota dokumentu brutto kwota dokumentu netto kwota wydatków kwalifikowalnych w tym VAT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Nie wypełniamy 161 P Nie wypełniamy, jeśli VAT jest kosztem niekwalifikowanym Suma ogółem w PLN Potwierdzam ilość załączonych kopii dokumentów oraz dowodów zapłaty z niniejszym zestawieniem. imię i nazwisko: ……………………………………data:…………………………………podpis:……………………………..

(21_) ŹRÓDŁA Z KTÓRYCH ZOSTAŁY SFINANSOWANE WYDATKI Źródło Kwota wydatków ogółem Kwota wydatków kwalifikowalnych Krajowe środki publiczne: - budżet państwa - budżet jednostek samorządu terytorialnego szczebla regionalnego - budżet jednostek samorządu terytorialnego szczebla lokalnego - inne środki publiczne Pozostałe źródła: - prywatne Kwota wydatków poniesionych przez beneficjenta Z tabeli 20 wniosku o płatność - inne suma ogółem PLN: w tym: - EBI - prefinansowanie na podstawie art. 30g ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148, z późn. zm)

(22_) UZYSKANY PRZYCHÓD w okresie objętym wnioskiem (jeżeli zostało przewidziane w umowie/decyzji o dofinansowaniu) Uwaga! Tabeli nie wypełnia się w przypadku projektu realizowanego w ramach SPO WKP. Pole to pozostawiamy niewypełnione. RAPORTOWANIE *w przypadku SPO RiMSŻROW oraz SPO RiPR zamiast pkt 23 i 24 beneficjent wypełnia zestawienie rzeczowo-finansowe, stanowiące załącznik do wniosku o płatność. Lp. Rodzaj przychodu Kwota 1 2 suma ogółem PLN: (23_) ZAKRES WYKONANYCH PRAC/ZAKUPÓW/USŁUG, NA KTÓRE ZOSTAŁY PONIESIONE WYDATKI OBJĘTE WNIOSKIEM Opis w niniejszym punkcie powinien być nie krótszy niż 2000 znaków oraz nie dłuższy niż 4000 znaków. Należy dokładnie opisać parametry produktu, które określone zostały we wniosku o dofinansowanie. Należy się skoncentrować przede wszystkim na tych parametrach, które stanowią o innowacyjności projektu i pokazać osiągnięcie określonych w biznes planie wskaźników innowacyjności projektu.

(25_) Oświadczenie beneficjenta: Ja, niżej podpisany, niniejszym oświadczam, że informacje zawarte we wniosku są zgodne z prawdą, a wydatki wykazane we wniosku zostały zapłacone. Jestem świadomy odpowiedzialności karnej wynikającej z art. 271 kodeksu karnego, dotyczącej poświadczania nieprawdy co do okoliczności mającej znaczenie prawne. Oświadczam, że dokumentacja związana z projektem przechowywana jest: należy podać adres przechowywania dokumentacji (24_) ZGODNOŚĆ POSTĘPÓW REALIZACJI PROJEKTU Z UMOWĄ/DECYZJĄ O DOFINANSOWANIE W OKRESIE OBJĘTYM WNIOSKIEM Czy wydatki i postęp prac są zgodne z umową/decyzją o dofinansowanie? tak X nie  Jeśli nie, proszę poniżej wyjaśnić przyczyny odstępstw od harmonogramu rzeczowo-finansowego zawartego w umowie/decyzji o dofinansowanie. Ten punkt wniosku wypełniany jest w przypadku, gdy realizowana inwestycja odbiega od harmonogramu rzeczowo-finansowego. Należy w tym miejscu umieścić informacje pozwalające określić rzeczywistą różnicę pomiędzy faktycznie realizowanym zakresem inwestycji, a tym, co zaplanowane zostało we wniosku.

Miejscowość: Data: Podpis (imię i nazwisko): (26_) Załączniki: 1. Potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur lub dokumentów księgowych o podobnej wartości dowodowej, zgodne z poz. (20_) wniosku, wraz z dowodami zapłaty; 2. Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzające odbiór/wykonanie prac; 3. Oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie wyciągów bankowych lub przelewów bankowych, dokumentujących operacje na rachunku, którego wniosek dotyczy; 4. Inne dokumenty, o ile są wymagane zgodnie z umową/decyzją o dofinansowanie: (27_) Miejscowość: Data: Podpis (imię i nazwisko):

Sprawozdanie z realizacji projektu w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego „Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw” lata 2004 - 2006 Sprawozdanie z realizacji projektu w ramach

I. INFORMACJE OGÓLNE 1. Okres sprawozdawczy Zgodnie z pkt. 1 wniosku o płatność 2. Rodzaj sprawozdania Okresowe □ Roczne □ Końcowe X 3. Numer sprawozdania /Nr umowy o dofinansowanie/K/lata, w trakcie których realizowane było działanie. 4. Tytuł projektu Zgodnie z umową o dofinansowanie 5. Numer i nazwa Priorytetu Priorytet 2. Bezpośrednie wsparcie przedsiębiorstw 6. Numer i nazwa działania 2.2 - Wsparcie konkurencyjności produktowej i technologicznej przedsiębiorstw 7. Numer i nazwa poddziałania 2.2.1 Wsparcie dla przedsiębiorstw dokonujących nowych inwestycji 8. Kategoria interwencji 161 9. Data podpisania umowy dofinansowanie projektu Dane z umowy dofinansowania 10. Nr umowy o dofinansowanie projektu 11. Data rozpoczęcia projektu Data rozpoczęcia działań

II. PRZEBIEG I POSTĘP REALIZACJI PROJEKTU W OKRESIE SPRAWOZDAWCZYM I. INFORMACJE OGÓLNE II. PRZEBIEG I POSTĘP REALIZACJI PROJEKTU W OKRESIE SPRAWOZDAWCZYM II.1 RZECZOWY POSTEP REALIZACJI PROJEKTU 1. Opis zrealizowanych zadań/etapów w okresie sprawozdawczym 12. Data zakończenia projektu Data ostatniej płatności za działanie kwalifikowane 13. Nazwa Beneficjenta 14. Adres Beneficjenta 15. Imię i nazwisko osoby upoważnionej do kontaktowania się 16. Numer telefonu/faksu 17. Adres poczty elektronicznej W podpunkcie tym należy opisać zrealizowane w ramach projektu działania zgodnie z harmonogramem zadaniowo-finansowym lub rzeczowo - finansowym. Dla każdego urządzenia należy wymienić najważniejsze parametry oraz cechy użytkowe.

2. Informacja na temat zadań planowanych a niezrealizowanych w okresie sprawozdawczym wraz z podaniem przyczyn 3. Opis zadań/etapów projektu planowanych do zrealizowania w kolejnym okresie sprawozdawczym* Tylko dla okresowych i rocznych sprawozdań z realizacji projektu 4. Opis przeprowadzonych kontroli realizacji projektu W punkcie tym należy umieścić informację o tej części projektu, która nie została zrealizowana zgodnie z założeniami projektu. Należy odnieść się do tych zmian projektu, które podlegały procedurze aneksowania, jeśli miało to miejsce. Należy wyjaśnić przyczyny niezrealizowanych etapów oraz ich wpływ na realizację przyjętych założeń projektu. Opis niezrealizowanego działania powinien zawierać dokładne dane techniczne lub zakres w jakim to działanie nie zostało zrealizowane, wraz z podaniem działań naprawczych podjętych w celu utrzymania celów projektu. W przypadku sprawozdania końcowego nie powinna wystąpić sytuacja, w której niezrealizowane zostało zaplanowane działanie, a PARP nie został o tym powiadomiony z wyprzedzeniem, a stosowny aneks nie został podpisany. Wynika to z tego, iż wszelkie modyfikacje postanowień umowy mogą nastąpić w trakcie realizacji projektu w formie aneksów, natomiast sprawozdanie końcowe składane jest po zakończeniu projektu. Ten punkt należy pozostawić niewypełniony. W punkcie tym należy wymienić kontrole przeprowadzone w trakcie realizacji projektu. Chodzi tu zarówno o te przeprowadzone przez Instytucję Wdrażającą, jak również inne uprawnione jednostki (w tym Urząd Kontroli Skarbowej). Należy pamiętać, aby podać datę i zakres tych kontroli wraz z informacją dotyczącą wprowadzonych zaleceń pokontrolnych. Kopie raportów z przeprowadzonych kontroli powinny zostać załączone do niniejszego sprawozdania. Należy opisać wszelkie działania jakie wykonali kontrolujący (np. wymienić jakie dokumenty zostały sprawdzone), zarekomendowane działania pokontrolne oraz terminy ich realizacji (należy wymienić wszystkie te działania, opisując jednocześnie z czego zalecenia te wynikają).

a) osiągnięte wskaźniki produktu b) osiągnięte wskaźniki rezultatu* *Tylko dla sprawozdania końcowego L.p. Nazwa wskaźnika Jednostka miary wskaźnika P Pr Px % 1 2 3 W odniesieniu do umowy końcowa wartość wskaźnika produktu określona we wniosku o dofinansowanie osiągnięta wartość wskaźnika produktu od początku realizacji projektu (Px/P)*100 L.p. Nazwa wskaźnika Jednostka miary wskaźnika R Rx % 1 2 3

c) osiągnięte wskaźniki oddziaływania* *Tylko dla sprawozdania końcowego, o ile wskaźniki te zostały określone we wniosku o dofinansowanie d) inne niemierzalne wskaźniki realizacji projektu* *Tylko dla sprawozdania końcowego z realizacji projektu L.p. Nazwa wskaźnika Jednostka miary wskaźnika O Ox % 1 2 3 W punkcie tym można odnieść się również do części biznesplanu, gdzie opisany został nowy lub ulepszony produkt. Należy więc jeśli jest to możliwe odnieść się do tych parametrów nowego lub ulepszonego produktu, które decydują o jego jakości, a co za tym idzie o zadowoleniu klienta. Należy pamiętać, że wzrost zadowolenia klientów jest tylko jednym z przykładów wskaźnika niemierzalnego.

Kategoria wydatków Wr Wn Stopień realizacji projektu (%) II.2 FINANSOWY POSTĘP REALIZACJI PROJEKTU 6. Struktura wydatków oraz przychody wydatki faktycznie poniesione w trakcie realizacji projektu. Kategoria wydatków Wr Wn Stopień realizacji projektu (%) Wydatki kwalifikowane Wydatki niekwalifikowane Przychód Wydatki w projekcie Wr - wydatki realizacji projektu poniesione w okresie sprawozdawczym Wn - wydatki realizacji projektu poniesione od początku realizacji projektu % - stopień realizacji projektu według wzoru X 100 szacunkowy całkowity koszt realizacji projektu Za szacunkowy całkowity koszt realizacji projektu należy przyjąć wartość określoną w umowie o dofinansowanie projektu

Jeśli faktycznie poniesione wydatki były wyższe niż przewidziano w umowie o dofinansowanie, wpisujemy kwotę wydatków kwalifikowanych określonych w umowie, natomiast nadwyżkę kwalifikujemy jako wydatki niekwalifikowane. Wydatki niekwalifikowane obejmują wydatki niekwalifikowane określone w umowie o dofinansowanie powiększone o nadwyżkę faktycznie poniesionych kosztów kwalifikowanych nad wielkością określoną w umowie. Kolumnę “stopień realizacji projektu” należy wypełnić odnosząc poszczególne pozycje w kolumnie Wn do wydatków projektu określonych w umowie dofinansowania: - dla wiersza „wydatki kwalifikowane” – do kolumny „Stopień realizacji projektu (%)” wpisujemy iloraz wartości Wn oraz wielkości wydatków kwalifikowanych określonych w umowie dofinansowania, a otrzymaną liczbę mnożymy przez 100%, - dla wiersza „wydatki niekwalifikowane” – do kolumny „Stopień realizacji projektu (%)” wpisujemy iloraz wartości Wn oraz wielkości wydatków niekwalifikowanych określonych w umowie dofinansowania, a otrzymaną liczbę mnożymy przez 100%, - dla wiersza „wydatki w projekcie” – do kolumny „Stopień realizacji projektu (%)” wpisujemy iloraz wartości Wn oraz wielkości całkowitych wydatków projektu (wydatki kwalifikowane + niekwalifikowane), określonych w umowie dofinansowania, a otrzymaną liczbę mnożymy przez 100%. Wiersz przychód projektu nie dotyczy projektu realizowanego w ramach działania 2.2.1.

7. Prognoza finansowa projektu* nie dotyczy * Tylko dla okresowych i rocznych sprawozdań z realizacji projektu III ZGODNOŚĆ PROJEKTU Z POLITYKAMI WSPÓLNOTY 1. Zgodność projektu z zasadami udzielania zamówień publicznych □ dotyczy □ nie dotyczy Jeżeli dotyczy, należy opisać działania Kategoria wydatków Prognoza finansowa projektu na następny okres sprawozdawczy Wydatki kwalifikowane Wydatki niekwalifikowane Przychód Wydatki w projekcie

2. Zgodność projektu z polityką ochrony środowiska □ dotyczy □ nie dotyczy Jeżeli dotyczy, należy opisać działania podjęte w toku realizacji projektu. * Tylko dla okresowych i rocznych sprawozdań z realizacji projektu 3. Zgodność projektu z polityką równych szans Jeżeli dotyczy, należy opisać działania

W punkcie tym należy zawsze zaznaczyć odpowiedź „dotyczy”. 4. Zgodność projektu z zasadami pomocy publicznej X dotyczy □ nie dotyczy Jeżeli dotyczy, należy opisać działania podjęte w toku realizacji projektu. Czy projekt jest realizowany zgodnie z zasadami pomocy publicznej? X tak □ nie Jeżeli nie, należy podać przyczyny niezgodności 5. Czy w ramach projektu podejmowane są działania mające na celu poprawę poziomu bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) w przedsiębiorstwie* □ tak, projekt jest bezpośrednio nakierowany na poprawę BHP □ tak, poprawa BHP jest dodatkowym elementem projektu □ nie Jeżeli tak, należy proszę krótko opisać, na czym polegają podejmowane działania. W punkcie tym należy zawsze zaznaczyć odpowiedź „dotyczy”. W punkcie tym należy zawsze zaznaczyć odpowiedź „tak”.

V. ZAGROŻENIA REALIZACJI PROJEKTU IV. PROMOCJA PROJEKTU Opis działań podjętych przez beneficjenta w celu informowania o udziale w Programie V. ZAGROŻENIA REALIZACJI PROJEKTU Opis zidentyfikowanych lub przewidywanych zagrożeń realizacji projektu* * dotyczy tylko okresowych i rocznych sprawozdań z realizacji projektu Wszelkie działania, jakie zostały podjęte w celu informowania otoczenia o współfinansowaniu projektu w ramach SPO WKP. W przypadku gdy zrealizowane działania promocyjne objęły szerszy zakres niż wynika to z umowy dofinansowania, informacje takie należy również zawrzeć w niniejszym podpunkcie. Należy pamiętać, aby w punkcie tym określić jaką formę przyjęły działania informacyjne (plakat czy tablica ). Punkt ten należy pozostawić niewypełniony.

VI. OŚWIADCZENIE BENEFICJENTA Oświadczam, iż informacje zawarte w niniejszym sprawozdaniu są zgodne z prawdą. Data: Pieczęć i podpis: VII. ZAŁĄCZNIKI Jako załączniki do niniejszego wniosku należy załączyć kopie raportów z kontroli lub wizyty monitorującej, jeżeli zostały przeprowadzone w ramach realizacji Projektu. VIII. INFORMACJE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO* *wypełnia instytucja otrzymująca sprawozdanie Imię i nazwisko osoby, która złożyła oświadczenie Adres Numer telefonu/faksu Adres poczty elektronicznej

Promocja projektu Zgodnie z § 12 umowy o dofinansowanie promocja projektu może przebiegać W jeden z następujących sposobów: a) poprzez tablice reklamowe lub pamiątkowe, na których należy wskazać wkład ze środków finansowych pochodzących z Unii Europejskiej w realizowanym Projekcie (bezwzględnie wymagana dla inwestycji o wartości powyżej 3 mln euro), b) poprzez umieszczenie plakatów w siedzibie lub innych pomieszczeniach należących do beneficjenta. Beneficjent musi utrzymać plakat/tablicę informacyjną 5 lat od daty zakończenia realizacji projektu. Ponadto, w przypadku materiałów promocyjnych, szkoleniowych lub edukacyjnych, a także strony internetowej, należy umieścić logo programu SPO WKP oraz symbol Unii Europejskiej (dostępne na stronie www.konkurencyjnosc.gov.pl i www.parp.gov.pl), a także napis informujący o współfinansowaniu projektu z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Podsumowując, umowa o dofinansowanie zobowiązuje beneficjenta do informowania opinii publicznej o tym, że realizacja projektu została sfinansowana z udziałem środków finansowych pochodzących z Unii Europejskiej.

Najczęściej popełniane błędy: Niedotrzymywanie terminów przy składaniu dokumentów wymaganych na podstawie umowy o dofinansowanie, Polecenia przelewów nie są podstemplowane przez bank (nie dotyczy dokumentów elektronicznych nie wymagających podpisu), Brak tłumaczeń przysięgłych dokumentów wystawionych w językach obcych, Zakup niezgodnie z harmonogramem lub zapłata po terminie przewidzianym umową o dofinansowanie,

Najczęściej popełniane błędy: Brak wersji elektronicznej wniosku i sprawozdania, Kserokopie dokumentów nie są potwierdzone za zgodność z oryginałem, Brak poleceń przelewów lub wyciągów bankowych potwierdzających dokonanie płatności, Brak numeru umowy na fakturach zakupu, Brak podania miejsca przechowywania zakupionych środków z tyłu faktury, Zły kurs dla faktur wystawionych w walutach obcych  

Sposób wypełniania PKT Sposób wypełniania PKT. 20 wniosku w przypadku faktur od zagranicznych kontrahentów Odnosząc się do wybranych kolumn w tabeli w pakt 20 wniosku o płatność, należy egzekwować zgodnie z instrukcją do wniosku o płatność następujący sposób ich wypełnienia przez Beneficjentów: - kolumna 10 – kwota dokumentu brutto, w przypadku faktury/innego dokumentu księgowego wystawionego w walucie obcej, powinna być przeliczona na PLN po kursie wynikającym z zastosowania art. 30 ust. 2 pakt 2 ustawy o rachunkowości, tj. średnim kursie ustalonym przez NBP na ten dzień, chyba że w zgłoszeniu celnym lub innym wiążącym jednostkę dokumencie ustalony został inny kurs; - kolumna 11 – kwota dokumentu netto – wg ww. zasady z art. 30 ust. 2 pakt 2 ustawy o rachunkowości; Pragniemy podkreślić, iż nowa instrukcja do wniosku o płatność wprowadza obowiązek żądania od Beneficjenta dokumentu SAD, w przypadku towarów sprowadzanych spoza terenu UE.

- kolumna 12 – kwota wydatków kwalifikowanych dla faktur/innych dokumentów księgowych wystawionych w walutach obcych, powinna zostać obliczona przy zastosowaniu kursu sprzedaży ustalonego przez bank w dniu dokonania zapłaty. Zgodnie z art. 30 ust. 2 pakt 1 ustawy o rachunkowości: wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia (...) po kursie kupna lub sprzedaży walut stosowanym przez bank, z którego usług korzysta jednostka – w przypadku operacji sprzedaży lub kupna walut oraz operacji zapłaty należności lub zobowiązań. Wytyczne w instrukcji wskazują, iż w przypadku, gdy kurs przeliczeniowy zastosowany do zaewidencjonowania faktury/innego dokumentu księgowego (kolumna 10 i 11) jest niższy od kursu, po którym bank dokonał jego opłacenia (kolumna 12) pojawią się ujemne różnice kursowe, które zgodnie z zasadą nr 3 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 448/2004 nie kwalifikują się do dofinansowania z funduszy strukturalnych. W tym przypadku kwota wykazana w kolumnie nr 12 musi być mniejsza bądź równa kwocie zapisanej odpowiednio w kolumnie 10 i 11.

W przypadku zapłaty z rachunku walutowego, Beneficjent będzie zobowiązany dostarczyć dokument potwierdzający kurs przeliczeniowy zastosowany przez bank (czasami taką informację zawierają dyspozycje wykorzystania kredytu walutowego lub zagraniczne polecenie zapłaty). Zgodnie z wytycznymi IŻ w przypadku, gdy zapłata za fakturę wystawioną w PLN nastąpiła w walucie obcej (np. w EUR), jako koszt kwalifikowany należy przyjąć: 1) wartość z faktury wyrażoną w PLN w przypadku, gdy kwota zapłaty w EUR po przeliczeniu na PLN po kursie sprzedaży banku z dnia dokonania płatności jest wyższa niż wartość dokumentu księgowego w PLN; 2) wartość wynikającą z przeliczenia kwoty zapłaty w EUR na PLN po kursie sprzedaży banku z dnia płatności - w przypadku, gdy kwota ta jest niższa od wartości faktury w PLN.

Kontakt: Fundacja Małych i Średnich Przedsiębiorstw – Regionalna Instytucja Finansująca RIF Mazowsze Ul. Smocza 27, 01-048 Warszawa Tel./Fax. (22) 838-02-61, 887-37-30 e-mail: rozliczenia.wkp@fund.org.pl www.fund.org.pl Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości Ul. Pańska 81/83, 00-834 Warszawa Tel. (22) 432-80-80, 432-86-20 E-mail: biuro@parp.gov.pl, www.parp.gov.pl