Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko Rozliczanie wydatków (wątpliwe przypadki kwalifikowania wydatków) Marek Rechnio Agnieszka Tomaszewska 01.04.2011, Tarnowo Podgórne Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

Przed rozpoczęciem wypełniania dokumentów rozliczeniowych należy zapoznać się z: Zaleceniami w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach POIiŚ Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ

Beneficjent NFOŚIGW Weryfikacja formalna Weryfikacja rachunkowa Dokumentacja Rozliczeniowa Wniosek o płatność (zaliczkową / pośrednią lub końcową) Weryfikacja formalna Weryfikacja rachunkowa Weryfikacja merytoryczna

Kwalifikacja wydatków na podstawie: kopii faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej (potwierdzone za zgodność z oryginałem) kopii dokumentów bankowych potwierdzających dokonanie płatności (potwierdzone za zgodność z oryginałem) kopii dokumentów potwierdzających wykonanie i odbiór prac dokumentacji zobowiązań cywilno-prawnych (umowy wykonawcze, kontrakt, umowa o dzieło, umowa zlecenie itp.) innych dokumentów wymienionych w instrukcji do wniosku beneficjenta o płatność ( stanowiące załącznik do „Wytycznych w zakresie sprawozdawczości w ramach POIiŚ”)

Kryteria brane pod uwagę przy weryfikacji dokumentów rozliczeniowych sprawdzenie załączonych dokumentów rozliczeniowych pod kątem zgodności z obowiązującymi „ Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ’’ sprawdzenie prawidłowości opisu wszystkich dokumentów sprawdzenie, czy dokument załączony do dokumentacji rozliczeniowej nie został w tym samym zakresie przedstawiony do refundacji z innego programu pomocowego sprawdzenie postępu rzeczowego i finansowego realizacji projektu sprawdzenie terminowości zdarzeń (data wpływu dokumentacji do NFOŚiGW, data wystawienia dokumentów rozliczeniowych, zgodność wnioskowanej wypłaty środków z załącznikami do Umowy o dofinansowanie: HRP, plan finansowania projektu, plan wystąpień o środki płatności

Weryfikujemy właściwe udokumentowanie wydatków, a w szczególności: zgodność dokumentacji zobowiązań cywilno-prawnych z zakresem: terminowości, kosztów i rzeczowym, określonych w umowach o dofinansowanie zgodność dokumentacji powykonawczej z dokumentacją zobowiązań cywilno-prawnych i warunkami (termin, koszty, zakres rzeczowy) wynikającymi z umowy o dofinansowanie zasada zachowania stron w dokumentacji powykonawczej: wykonujący zobowiązanie cywilno-prawne -------- odbierający zobowiązanie (reprezentujący beneficjenta umowy o dofinansowanie) zachowanie zasad formalnych przy sporządzaniu dokumentacji powykonawczej (podpisy wykonującego-odbierającego, daty, opis zrealizowanego zobowiązania, informacja o odbiorze zobowiązania np. z uwagami / bez uwag)

ZLECASZ - ODBIERASZ - PŁACISZ (każdy z tych etapów NFOŚiGW weryfikuje i kontroluje)

Dokumentacja powykonawcza: protokoły odbioru wykonanych robót protokoły odbioru zakupionego sprzętu / urządzenia protokoły odbioru instalacji protokoły konieczności protokoły przekazania protokół z kolaudacji protokół z rozruchu kosztorys powykonawczy dokumentacja potwierdzająca realizację „siłami własnymi” przejściowe świadectwo płatności sprawozdanie itp.

Prace budowlane realizowane siłami własnymi koszty siły roboczej – „ROBOCIZNA” koszty użytych materiałów - „MATERIAŁY” koszty użycia sprzętu - „SPRZĘT” R – M – S - elementy kosztorysu

ROBOCIZNA - R jedynym dopuszczalnym sposobem rozliczania kosztów pracy własnych pracowników przy realizacji „siłami własnymi” jest rozliczanie za pomocą kart czasu pracy, zakres czynności pracownika powinien być określony w opisie stanowiska lub zakresie obowiązków, przyjęta stawka roboczogodziny powinna być równa średniej stawce roboczogodziny dla danego rodzaju robót i regionu, przyjęta na podstawie biuletynów informacyjnych opracowanych dla celów statystycznych. Za niekwalifikowane w ramach POIiŚ uznane zostaną wydatki poniesione w związku z zawarciem umów cywilno-prawnych przez daną instytucję z własnymi pracownikami. (w wyjątkowych sytuacjach ww. wydatki mogą być uznane za kwalifikowane, jeżeli dotyczą incydentalnego zaangażowania pracowników)

SPRZĘT – S koszty związane z wykorzystaniem przenośnych środków trwałych beneficjenta nie zainstalowanych na stałe w projekcie mogą być kwalifikowane - jeżeli są bezpośrednio niezbędne do realizacji projektu – w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym w okresie, w którym były wykorzystywane dla realizacji projektu czas pracy sprzętu obcego wykorzystywanego przy realizacji zadania „siłami własnymi”, powinien być kalkulowany według tej samej metodyki jak dla nakładów rzeczowych

MATERIAŁY – M wydatki poniesione na zakup materiałów niezbędnych dla realizacji projektu i nie stanowiących środków trwałych mogą być uznane za kwalifikowane oznacza to w szczególności, że dostawy materiału zakupionego przez beneficjenta i przekazanego do realizacji projektu, kwalifikują się do dofinansowania na podstawie opłaconych przez beneficjenta faktur wystawionych przez ich zbywcę oraz kosztorysu powykonawczego na podstawie którego zostanie zweryfikowana ilość zakupionych materiałów niezbędnych do realizacji projektu

KOSZTY OGÓLNE Koszty, które nie mogą zostać bezpośrednio przyporządkowane do konkretnego produktu lub usługi Koszty ogólne mogą być uznane za kwalifikowane do wsparcia w ramach POIiŚ, jeśli zostaną spełnione następujące warunki: kalkulacja tych kosztów jest oparta na rzeczywistych kosztach związanych z realizacją projektu lub koszty te zostały wyodrębnione jako odpowiednia proporcja kosztów ogólnych związanych bezpośrednio z realizacją przedsięwzięcia, zgodnie z należycie uzasadnioną, rzetelną i bezstronną metodologią

Przykładowe koszty ogólne: wynagrodzenia bezosobowe, które obciążają daną budowę, koszty montażu i demontażu obiektów zaplecza tymczasowego oraz koszty amortyzacji lub zużycia tych obiektów, koszty wyposażenia zaplecza tymczasowego w urządzenia placu budowy, obejmujące drogi tymczasowe, tymczasowe sieci elektryczne, energetyczne, wodociągowe, kanalizacyjne, oświetlenie placu budowy, zastępcze źródła ciepła do ogrzewania obiektów i robót, urządzenia zabezpieczające materiały i roboty przed deszczem, słońcem i mrozem i inne tego typu urządzenia, koszty zużycia, konserwacji i remontów lekkiego sprzętu, przedmiotów i narzędzi kwalifikowanych jako środki nietrwałe, koszty bezpieczeństwa i higieny pracy, obejmujące koszty wykonania niezbędnych zabezpieczeń stanowisk roboczych i miejsc wykonywania robót, koszty odzieży i obuwia ochronnego, koszty środków higienicznych, sanitarnych i leczniczych, koszty zatrudnienia pracowników zamiejscowych, koszty zużycia materiałów oraz energii na cele administracyjne i nieprodukcyjne budowy, koszty podróży służbowych personelu budowy, itp.

Rozliczanie wydatków c.d. UNIA EUROPEJSKA FUNDUSZ SPÓJNOŚCI Rozliczanie wydatków c.d. (najczęściej występujące problemy /pytania przy kwalifikacji wydatków) Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

Brakujące dokumenty i błędy w dokumentacji rozliczeniowej wniosku Brak potwierdzenia realizacji umów np. na wykonanie dokumentacji oraz potwierdzeń realizacji zleceń szkoleniowych … itp. Dokument przekazania, a dokument odbioru Brak operatów szacunkowych przy dokumentach potwierdzających zakup nieruchomości, brak spójności danych określonych w aktach notarialnych z danymi w dokumentach rozliczeniowych (np. numery działek, powierzchnie); Brak umów dodatkowych na roboty dodatkowe oraz aneksów na zmiany; Brak wyceny rzeczoznawcy przy fakturze do refundacji kosztów za zakup używanego sprzętu;

Brakujące dokumenty i błędy w dokumentacji rozliczeniowej wniosku c.d. błędy w wypełnieniu tabeli nr 9 - Wniosku np. wpisywanie niewłaściwych dat dokonania przelewów, szczególnie tych dot. wynagrodzeń, brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentów będących podstawą rozliczenia, nie są wypełnione wszystkie pola Wniosku o płatność, niezgodność numeru rachunku wykonawcy na wyciągu bankowym z numerem rachunku wykonawcy wskazanym w umowie kontraktowej, w opisie faktur, niezgodność kategorii wydatków z kategorią określoną w opisie projektu załączonym do umowy o dofinansowanie, brak wyciągów bankowych potwierdzających dokonanie zapłaty, brak na fakturach numerów księgowych lub ewidencyjnych, brak podpisów pod opisami faktur, brak numeru umowy o dofinansowanie na odwrocie faktury,

Brakujące dokumenty i błędy w dokumentacji rozliczeniowej wniosku c.d. brak akceptacji PŚP przez Beneficjenta, akceptacja protokołu odbioru robót przez Zamawiającego po dacie wystawienia faktury, błędne kwalifikowanie wybranych elementów wynagrodzenia.

Wątpliwe przypadki kwalifikowania wydatków Problem 1: Czy w przypadku, gdy w ramach projektu realizowane są prace/roboty niekwalifikujące się do refundacji, a nadzór pełniony jest nad całym projektem (czyli nad częścią kwalifikowaną i niekwalifikowaną) koszty związane z pełnieniem nadzoru należy rozliczyć w całości? Czy może należy je proporcjonalnie pomniejszyć?

Problem 2: Czy wydatki osobowe w ramach Zarządzania projektem poniesione na pracowników zatrudnionych u Beneficjenta na umowę o pracę obejmującą inny zakres niż przy projekcie realizowanym w ramach POIiŚ, ale czasowo oddelegowanych do realizacji zadań w ramach tego projektu mogą zostać uznane za kwalifikowane?

Problem 3: Beneficjent przedstawia do refundacji fakturę za zakup gruntu o powierzchni dużo większej niż niezbędna do realizacji inwestycji (np. budowy przepompowni), tłumaczy to względami własnościowymi. Jaka część wydatku powinna zostać uznana za kwalifikowaną?

Problem 4: Beneficjent przygotowując się do samodzielnej realizacji robót dokonuje zakupów np. sprzętów i urządzeń, których nie posiada na stanie, a które będą mu potrzebne do wykonywania poszczególnych prac, następnie przedstawia do refundacji faktury za zakup tych sprzętów. Czy można kwalifikować te wydatki?

Problem 5: W przypadku gdy Beneficjent dokonał zakupu urządzenia oraz wpisał je w rejestr środków trwałych, które koszty związane z jego wykorzystaniem mogą zostać uznane za kwalifikowane?

Problem 6: Beneficjent interpretując Prawo Budowlane dochodzi do wniosku, że jego projekt nie wymaga, ani pozwolenia na budowę, ani zgłoszenia i składa wniosek o płatność (po rozpoczęciu projektu). Czy postępowanie Beneficjenta jest właściwe?

Problem 7: Beneficjent przedstawia do refundacji faktury za zakup używanego sprzętu wraz z wymaganymi oświadczeniami. Czy taki wydatek można uznać za kwalifikowany?

Problem 8: Beneficjent przedstawia do refundacji fakturę za wykonanie robót dodatkowych. Kiedy można uznać te wydatki za kwalifikowane?

Problem 9: Beneficjent przedstawia do refundacji wydatki na ekspertyzy wykonywane w celu pozyskania kredytu na finansowanie projektu. Czy można taki wydatek uznać za kwalifikowany?

Problem 10: W Opisie projektu będącym załącznikiem do Umowy o dofinansowanie, we właściwej kategorii wydatków nie zostały przewidziane np. koszty na systemy informatyczne lub na dokumentację przetargową. Czy takie wydatki można uznać za kwalifikowane?

Problem 11: Jakie warunki muszą zostać spełnione, by wydatek za umieszczenie urządzeń w pasie drogi można uznać za kwalifikowany?

Problem 12: Beneficjent przedstawia faktury za zaopatrywanie w każdym miesiącu pracowników JRP zaangażowanych w POIiŚ np. herbatę, cukier itp. Czy taki wydatek może zostać zakwalifikowany?

Problem 13: Czy przedstawiona przez Beneficjenta w dokumentach rozliczeniowych ugoda sądowa z Wykonawcą na zapłacenie mu określonej kwoty za wykonanie robót jest wystarczająca do uznania wydatku za poniesiony i nie wymaga załączenia faktury wystawionej przez tego Wykonawcę?

Dziękujemy za uwagę Marek Rechnio / Agnieszka Tomaszewska Dyrektor / Starszy specjalista tel. (+4822) 4590459 / (+4822) 4590611 fax (+4822) 4590628 e-mail: m.rechnio@nfosigw.gov.pl / a.tomaszewska@nfosigw.gov.pl