Uroczystość podpisania umów pomiędzy Zarządem Województwa Mazowieckiego a Beneficjentami działania 2.3 „Odnowa wsi oraz zachowanie i ochrona dziedzictwa kulturowego” Warszawa, 23 listopada 2005 roku

Postępowanie i obowiązki Beneficjenta działania „ Odnowa wsi oraz zachowanie i ochrona dziedzictwa kulturowego” po podpisaniu umowy o dofinansowanie projektu: Weksle (gdzie składać i w jakiej formie) Procedura aneksowania umów Zamówienia publiczne

Weksle zabezpieczające wierzytelności wynikające z umów składane będą w siedzibie Departamentu Rolnictwa i Modernizacji Terenów Wiejskich w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego przy ulicy Jagiellońskiej 74 w Warszawie dniach: 24 i 29 listopada bieżącego roku. Weksle (wraz z deklaracją wekslową)

Wekslem zabezpieczającym wierzytelność jest weksel płatniczy in blanco na urzędowym blankiecie. Weksel ten jako sumę wekslową powinien wpisaną mieć całą kwotę wnioskowanej pomocy wynikającą z umowy. Weksel składany przez beneficjenta powinien być wekslem za 1 zł. Na pierwszej stronie (awersie) swoje czytelne podpisy (jako wystawcy) składają wójt i skarbnik. W tym miejscu powinna być przybita również pieczęć gminy. W wekslu nie ma akceptanta (nie wypełnia się pola dotyczącego akceptanta). Podczas podpisywania weksli w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego, dyżur pełnił będzie radca prawny, który czuwał będzie nad poprawnością wypełniania weksli oraz deklaracji wekslowych. W razie jakichkolwiek wątpliwości co do sposobu wypełnienia dokumentów wekslowych prosimy o przywiezienie ze sobą czystych formularzy i wypełnienie ich z pomocą radcy prawnego Urzędu

Weksel powinien zawierać na rewersie następującą klauzulę: „Podwyższono sumę wekslową do wartości umowy. Zwolniono z opłaty skarbowej na podstawie art. 8 pkt. 3 Ustawy z dnia 9 września 2000 r. o opłacie skarbowej” Klauzula to powinna być podpisana przez skarbnika gminy. Upoważniony pracownik (upoważnienie załącza się do umowy) potwierdza autentyczność podpisów na wekslu.

Aneks (zmiana umowy z inicjatywy beneficjenta) Po podpisaniu umowy niektóre jej zapisy będą wymagały zmiany. Według procedury wprowadzania zmian do umów obowiązuję następująca kolejność czynności prowadzących do podpisania aneksu: 1. Pismo od Beneficjenta z prośbą o zmianę umowy o dofinansowanie realizacji Projektu. 2. Pismo do Beneficjenta o zgodzie na zmianę umowy o dofinansowanie realizacji Projektu. (w przypadku niezgodności lub nie uzasadnionych zmian może nastąpić odmowa na zmianę do umowy)

ANEKS cd. 1. Sporządzenie aneksu do umowy. 2. Podpisanie aneksu do umowy o dofinansowanie realizacji Projektu. 3. Przekazanie aneksu do umowy o dofinansowanie realizacji Projektu do ARiMR.

Powyższa procedura określa również wzory poszczególnych pism z którymi beneficjenci powinni zwracać się do instytucji wdrażającej. Wzory tych pism będą dostępne na stronie internetowej Samorządu Województwa Mazowieckiego

Kiedy aneksować umowę? W przypadku zmiany harmonogramu czasowego realizacji inwestycji, W przypadku zmian wartości projektu, powstałych na skutek postępowania przetargowego (możliwe jest tylko zmniejszenie wartości projektu – nie można zwiększenia wartości dofinansowania) W przypadku zmian w zestawieniu rzeczowo – finansowym (przy zachowaniu celu realizacji projektu) W sytuacji jakichkolwiek zmian danych beneficjenta lub danych osób go reprezentujących W przypadku innych zmian np. zmiany nazwy projektu itp.

Aneksowanie a zamówienia publiczne Korekty dotyczące harmonogramu czasowego realizacji inwestycji, wprowadzone do umowy w formie aneksu do umowy powinny być wprowadzone jeszcze przed ogłoszeniem przetargu po to, aby zabezpieczyć spójność dokumentacji przetargowej z zapisami umowy Terminy realizacji całości i poszczególnych etapów, zakresy rzeczowe robót itp. umowie o dofinansowanie projektu i w specyfikacji przetargowej muszą być jednakowe i dotrzymane w trakcie realizacji. Ewentualne późniejsze (w trakcie realizacji) wnioskowanie o zmianę umowy (aneks) musi być uzasadnione (np. nieprzewidziane sytuacje, wynikłe w trakcie realizacji problemy natury technicznej itp.) i nie powinno stanowić reguły, a wyjątek (poza aneksami po przetargu, które sporządzamy zawsze w przypadku zmiany wartości projektu).

Przygotowanie dokumentacji przetargowej powinno odbywać się zgodnie z ustawą „Prawo zamówień publicznych”. Zgodnie z procedurą Beneficjent zobowiązany jest do sporządzenia ogłoszenia do Biuletynu zamówień publicznych. Dodatkowe ogłoszenie (tej samej treści) powinno być również dostarczone formie papierowej i elektronicznej do Wydziału Rozwoju Wsi w Departamencie Rolnictwa i Modernizacji Terenów Wiejskich celem umieszczenia go na stronie internetowej Samorządu Województwa Mazowieckiego ADRES: Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego Departament Rolnictwa i Modernizacji Terenów Wiejskich, ul. Jagiellońska 74, 03 – 301 Warszawa Zamówienia Publiczne

Przesłanie ogłoszenia do Wydziału Rozwoju Wsi jest czynnością dodatkową, wynikającą z umowy i nie zwalnia Beneficjenta z pozostałych standardowych czynności wynikających z ustawy. Nie wywiązanie się z obowiązku skutecznego doręczenia ogłoszenia do publikacji na stronie internetowej Instytucji Wdrażającej stanowi nie dotrzymanie warunków umowy i może skutkować jej rozwiązaniem. Zgodnie z procedurą, Instytucja Wdrażająca ma prawo przeprowadzić ocenę specyfikacji istotnych warunków zamówienia dla wybranych przez siebie projektów. Tylko wtedy, na wyraźne żądanie, beneficjent zobowiązany jest do przedłożenia specyfikacji instytucji wdrażającej przed ogłoszeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zamówienia Publiczne

Kontakt: Więcej szczegółowych informacji udzielą Państwu pracownicy Wydziału Rozwoju Wsi w Departamencie Rolnictwa i Modernizacji Terenów Wiejskich: - tel. (22) tel. (22)

PUŁTUSK – 5 grudnia 2005 r. Uroczyste podsumowanie naboru wniosków W imieniu Marszałka Województwa Mazowieckiego, Pana Adama Struzika mamy przyjemność zaprosić Państwa na konferencję „Odnowa wsi na Mazowszu – obecny i przyszły okres programowania”. Odbędzie się ona w Pułtusku, w Sali „Maneż” – Dom Polonii, dnia 5 grudnia 2005 roku. Rozpoczęcie imprezy o godzinie SERDECZNIE ZAPRASZAMY !!!