Kontrola księgowa Na podstawie Winiarska K. Kontrola finansowo-księgowa w praktyce 1
Definicja kontroli finansowej E. Terebucha definiuje kontrolę następująco: „Jest to jedna z podstawowych funkcji kierowania przedsiębiorstwem, polegająca na sprawdzeniu prawidłowości przebiegu procesów gospodarczych w stosunku do zamierzonego celu. Sprawdzanie zjawisk i procesów gospodarczych odbywa się przed ich powstaniem - w postaci kontroli wstępnej oraz po ich powstaniu -jako kontrola bieżąca. 2
Cel kontroli finansowej Przez pojęcie kontroli wewnętrznej należy rozumieć czynności wykonywane w ramach funkcji zarządzania przez zespół kierowniczy przedsiębiorstwa, jak również przez wyznaczone do tego komórki i osoby; czynności te polegają na sprawdzeniu - głównie za pomocą porównywania z ustalonym zadaniem, wydanym zarządzeniem wewnętrznym i obowiązującymi przepisami - legalności, rzetelności i prawidłowości przeprowadzonych w przedsiębiorstwie operacji gospodarczych, zarówno zamierzonych, jak też faktycznie dokonanych w celu zwiększenia efektywności działania, zapewnienia ochrony własności społecznej oraz przestrzegania obowiązujących norm prawnych i instrukcji wewnętrznych. 3
Elementy kontroli finansowo-księgowej Wewnętrzna kontrola finansowo-księgowa obejmuje kontrolę: wstępną operacji gospodarczych, bieżącą operacji gospodarczych, obiegu dokumentów księgowych, wystawiania dokumentów w komórkach nieksięgowych, organizacji rachunkowości, sprawozdawczości finansowej i kalkulacji, ekonomiczną. 4
Sekcje podlegające kontroli finansowej Sekcja Plac, w której kontroli podlega: prawidłowość sporządzania dokumentów źródłowych stanowiących podstawę obliczania zarobków, zgodność robocizny akordowej z faktycznie wyprodukowaną ilością wyrobów i elementów, prawidłowość sporządzania listy płac, zasadność wypłaty zasiłków z ubezpieczeń społecznych, prawidłowość obliczania zaliczki na podatek dochodowy, prawidłowość dokonywania potrąceń z tytułu zaliczek i innych zobowiązań, obliczanie wynagrodzeń za urlop i godziny nadliczbowe, zgodność naliczonych płac z kartami pracy, zgodność płac zasadniczych z pismami angażującymi. Dział Zaopatrzenia i Kooperacji, w którym kontroluje się: sposób i prawidłowość określania ilości zamawianych materiałów, ich rodzaju względnie asortymentu, prawidłowość ewidencji umów i zamówień z uwagi na konieczność ustalenia kar umownych, sposób i prawidłowość sprawdzania zgodności faktur z zamówieniami i cennikami, prawidłowość ewidencji umów i zamówień oraz terminowość ich wykonania i zasadność reklamacji. Biuro Zbytu i Eksportu, w którym sprawdzeniu podlegają: sposób i prawidłowość przyjmowania zamówień, prawidłowość ewidencji umów i zamówień z uwagi na możliwość ustalania ewentualnych kar umownych, sposób i prawidłowość uruchamiania zleceń produkcyjnych oraz termin ich realizacji, sposób i prawidłowość sprawdzenia zgodności wystawianych faktur z zamówieniami i cennikami, terminowość wykonania umów i zamówień, zasadność i prawidłowość wystawiania faktur, konfrontacja dowodów przychodu ze sprawozdaniem wykonania produkcji, zasadność reklamacji. 5
Sekcje podlegające kontroli finansowej Dział Transportu, w którym weryfikuje się: sposób i prawidłowość planowania usług transportowych oraz organizację dyspozycji środkami transportu, kontrolę realizacji planów transportu, sposób i prawidłowość ewidencji oraz rozliczania usług transportowych, organizację eksploatacji środków transportowych. Dział Głównego Dyspozytora Produkcji, gdzie badaniu podlega: prawidłowość sporządzania i sprawdzania dokumentów oraz ilościowego przebiegu produkcji, prawidłowość obliczania produkcji w toku, prawidłowość rozliczania ilościowego zużytych materiałów. Dział Rozwoju i Inwestycji, gdzie kontroluje się: prawidłowość wyliczeń efektów ekonomicznych, prawidłowość obliczania wynagrodzeń za wyko rzystane wnioski racjonalizatorskie, prawidłowość danych sprawozdawczych z zakresu postępu techniczno-ekonomicznego. Dział Głównego Mechanika, w którym główny księgowy ma wgląd na: sposób i prawidłowość sprawdzania faktur za wykonane roboty, prawidłowość ewidencji wykonawstwa zadań oraz rozliczania kosztów warsztatowych, prawidłowość wystawiania i sprawdzania zużycia materiałowego, prawidłowość ewidencji środków trwałych. 6
Sekcje podlegające kontroli finansowej Dział Ekonomiczny, w którym kontroluje się: prawidłowość ewidencji wykonawstwa zadań planowanych, zgodność planu techniczno- ekonomicznego, wykorzystania funduszu płac, rzetelność i zgodność danych zawartych w analizach ekonomicznych, prawidłowość danych w sprawozdawczości. Dział Kontroli Jakości, w którym sprawdza się: sposób przeprowadzania kontroli dokumentacji odzwierciedlających jakość dostaw, produkcji w toku, wyrobów gotowych, prawidłowość udokumentowania przeprowadzonych kontroli, sposób udokumentowania reklamacji, prawidłowość wystawiania kart braków oraz terminowość ich przekazywania. Sekcja Bezpieczeństwa i Higieny Pracy, gdzie zwraca się uwagę na: prawidłowość powiązania planu bhp z planem kosztów, prawidłowość ewidencji i rozliczania nakładów na bhp, prawidłowość sporządzania protokołów zużycia odzieży ochronnej, prawidłowość danych sprawozdawczości z zakresu bhp. Magazyniera, którego nadzorowi podlegają: prawidłowość udokumentowa nia obrotu magazynowego, prawidłowość stosowania ustalonych zasad ewidencji, ważność podpisów osób dysponujących i pobierających materiał. 7
Sekcje podlegające kontroli finansowej Planista, Rozdzielca, który weryfikuje prawidłowość i rzetelność dokumentów operacyjnych, prawidłowość i rzetelność dokumentacji warsztatowej w części materiałów i płac. Mistrz, który bada prawidłowość wypełniania i sprawdzania dokumentów źródłowych w zakresie obliczania zarobków, zgodność robocizny akordowej z faktycznie wyprodukowaną ilością wyrobów i elementów, zgodność zapotrzebowanych materiałów pod względem rodzaju i asortymentu z dokumentacją technologiczną, zgodność zapotrzebowanych ilości z normami, prawidłowość i rzetelność dokumentacji w zakresie obrotu zapasami i aktywami trwałymi. Kontroler Jakości Produkcji, który kontroluje: prawidłowość udokumentowania przeprowadzonych kontroli, udokumentowanie reklamacji, prawidłowość wystawiania kart braków oraz terminowego ich przekazania. 8
KONTROLA ŚRODKÓW PIENIĘŻNYCH 9
Regulacje Prawne Ustawa prawo dewizowe – transakcja musi być realizowana przez bank jeżeli jej równowartość przekracza 15 tys euro (limit jednorazowej wielkości transakcji, nie sumy obrotów) -> brak = przestępstwo skarbowe. Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i terroryzmowi: jeżeli kwota transakcji (rozliczenia) z jednym kontrahentem (także kilku, nie chodzi o limit jednej transakcji) przekracza 15 tys. euro, to jeżeli była rozliczana w gotówce, trzeba ją zgłosić do Generalnego Inspektorowi Informacji Finansowej -> brak = ryzyko kary pieniężnej do 750 tys zł. Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej – płatność musi być dokonana (przyjęta lub zapłacona) przez firmę poprzez rachunek bankowy, jeżeli jednorazowa kwota transakcji (nie ważne w ilu ratach płacona, ile płatności) przekroczy 15 tys euro (z danym kontrahentem). Wtedy trzeba odmówić przyjęcia płatności w gotówce powołując się na tę ustawę. 10
Regulacje prawne cd Przedsiębiorca ma obowiązek zgłosić do US numery rachunków z jakich prowadzi działalność gospodarczą i wskazać podstawowy powiadamiając także o tym bank (także o innych rachunkach bieżących). 11
Formy rozliczeń pieniężnych 1)gotówkowa: czek gotówkowy, rozliczenie gotówkowe, 2)bezgotówkowa: polecenie przelewu, polecenie zapłaty, czek rozrachunkowy, akredytywa, rozliczenie planowe, rozliczenie saldami. 12
Formy rozliczeń pieniężnych - czek gotówkowy Wystawiony czek gotówkowy powinien zawierać: nazwę „czek gotówkowy", numer czeku, polecenie bezwarunkowej wypłaty kwoty wymienionej na czeku, trasata tj. nazwę banku i oddział, w którym dany czek ma być zrealizowany, oznaczenie miejsca płatności tj. oddział banku, w którym nastąpi realizacja czeku, oznaczenie daty i miejsca wystawienia czeku, podpis wystawcy czeku tj. osoby upoważnionej do dysponowania środkami pieniężnymi na rachunku bankowym. Podpis wystawcy czeku powinien być złożony własnoręcznie przez osoby upoważnione do dysponowania środkami na rachunku bankowym (zgodnie z kartą wzorów podpisów). 13
Formy rozliczeń pieniężnych Rozliczenia gotówkowe dokonywane są za pośrednictwem prowadzonej w tym celu kasy, której prowadzenie powierzono osobie odrębnie rozliczanej z powierzonej jej gotówki oraz udokumentowanych przez nią wypłat i przyjęcia gotówki do kasy. W tym przypadku kasjer, któremu powierzono prowadzenie kasy ujmuje wszystkie operacje kasowe w raporcie kasowym sporządzonym i przekazanym do komórki księgowości w trybie wg zasad określonych przez kierownika jednostki. Formę rozliczeń gotówkowych powinno się stosować tylko wtedy, gdy nie jest możliwe zastąpienie jej rozliczeniami w formie bezgotówkowej. Polecenie przelewu stanowi udzieloną bankowi dyspozycję dłużnika obciążenia jego rachunku określoną kwotą i uznania tą kwotą rachunku wierzyciela. Bank wykonuje dyspozycję dłużnika w trybie przewidzianym w umowie rachunku bankowego. Polecenie zapłaty stanowi udzieloną bankowi dyspozycję wierzyciela obciążenia określoną kwotą rachunku bankowego dłużnika i uznania tą kwotą rachunku wierzyciela. Jest to odwrotna forma niż polecenie przelewu. 14
Formy rozliczeń pieniężnych Czek rozrachunkowy stanowi dyspozycję wystawcy czeku udzieloną trasatowi do obciążenia jego rachunku kwotą, na którą czek został wystawiony oraz uznania tą kwotą rachunku posiadacza czeku. Na wniosek wystawcy czeku bank może potwierdzić czek rozrachunkowy rezerwując jednocześnie na jego rachunku odpowiednie fundusze na pokrycie czeku. Akredytywa jest formą rozliczeń, która polega na wyodrębnieniu przez bank na wniosek dłużnika środków na jego (dłużnika) rachunku bankowym w tym banku i przekazaniu tych środków do banku wierzyciela w celu dokonania zapłaty przez dłużnika dla wierzyciela. Rozliczenie planowe polega na regulowaniu płatności poleceniem przelewu w okresach i kwotach określonych w umowach pomiędzy dłużnikiem a wierzycielem niezależnie od wartości wykonanych świadczeń w danym okresie. Wyrównanie wynikające ze stosowania rozliczeń planowych następuje z reguły po zakończeniu każdego miesiąca. 15
Formy rozliczeń pieniężnych Rozliczenie saldami polega na tym, że strony ustalają w umowie okresy i terminy rozliczeń zgodnie, z którymi regulują wzajemne płatności dokonując zapłaty poleceniem przelewu tylko salda (zobowiązania) wynikającego ze wzajemnych świadczeń i rozrachunków. Większość zobowiązań, w tym bezwzględnie zobowiązania podatkowe, powinny być regulowane bezgotówkowo. Jako obrót bezgotówkowy traktowane jest (także) przekazanie kwoty przekazem pocztowym. 16
Organizacja kasy Gospodarka kasowa w jednostce powinna być prowadzona w sposób ściśle określony zarządzeniem wewnętrznym (instrukcją, regulaminem) zapewniającym właściwą ochronę interesów jednostki. Organizując gospodarkę kasową w jednostce należy między innymi: wyznaczyć lokalizację kasy odpowiednią z punktu widzenia funkcjonalności i bezpieczeństwa, wyposażyć kasę w możliwie najnowocześniejsze środki i urządzenia techniczne (kasy, szafy, urządzenia alarmowe itp.) gwarantujące należytą ochronę obrotu gotówkowego, opracować instrukcję kasową lub kartę obiegu dokumentów kasowych, sporządzić zakresy czynności kasjera i osób kontrolujących oraz podpisać z kasjerem umowę o odpowiedzialności materialnej, ustalić system ochrony kasy i transportu środków pieniężnych, zapewnić kontrolę wewnętrznej gospodarki kasowej. Kasa w jednostce powinna posiadać wyodrębnione pomieszczenie. Okna, drzwi oraz mury powinny być specjalnie wzmocnione. Od zewnątrz okna powinny być okratowane lub posiadać żaluzje antywłamaniowe. W zależności od wysokości kwoty przechowywanych środków pieniężnych, kasa powinna być wyposażona w szafy, sejfy lub kasety metalowe najlepiej z elektronicznymi systemami zamykania i otwierania. Do kasy powinny być doprowadzone instalacje: elektryczna (najlepiej dwa niezależne źródła energii elektrycznej z zewnątrz i z zasilania własnego), telefoniczna, alarmowa. Gwarancją prawidłowego prowadzenia kasy jest osoba kasjera. Kandydaci do tego zawodu oprócz umiejętności zawodowych powinni posiadać pożądane cechy i predyspozycje do wykonywania tego zawodu. Do pożądanych predyspozycji należy zaliczyć: poczucie odpowiedzialności, bezgraniczną uczciwość, obowiązkowość, dokładność wykonywania pracy, odporność psychiczną, spokojne uosobienie, zdolność do wykonywania kilku czynności jednocześnie, wysoką kulturę osobistą. 17
Organizacja kasy W ochronie interesów firmy pracodawca powinien podpisać z kasjerem umowę o odpowiedzialności materialnej, z obowiązkiem rozliczenia się z powierzonych środków pieniężnych i majątkowych. Kasjer składa pisemne zobowiązanie do ponoszenia odpowiedzialności materialnej. Może to być oświadczenie następującej treści: DEKLARACJA W związku z powierzeniem mi funkcji kasjera w (nazwa i adres przedsiębiorstwa) składam deklarację następującej treści: Przyjmuję do wiadomości, że ponoszę odpowiedzialność materialną za powierzone mi pieniądze i inne wartości. Zobowiązuję się do przestrzegania przepisów w zakresie prowadzenia operacji kasowych i ponoszenia odpowiedzialności za ich naruszenie (data i podpis pracownika obejmującego obowiązki kasjera) 18
Organizacja kasy Odpowiedzialność materialna kasjera rozpoczyna się od momentu protokolarnego przekazania-przyjęcia kasy a kończy z chwilą dokonania inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej i ostatecznego rozliczenia potwierdzonego protokołem. W kasie przedsiębiorstwa na koniec dnia może pozostawać zapas gotówki określony przez kierownika jednostki. Przy ustalaniu górnej granicy zapasu gotówki należy uwzględniać: minimum potrzeb w zakresie obrotu gotówkowego, warunki zabezpieczenia gotówki w kasie, możliwość odprowadzania gotówki do banku. Gotówka powinna być przechowywana w kasach pancernych ogniotrwałych lub w kasetach stalowych, zamykanych na zamek. Kasety stalowe powinny być przytwierdzone do stałej podstawy lub zamykane w zabezpieczonej szafie. Obowiązkiem kierownika przedsiębiorstwa jest zapewnienie odpowiedniego zabezpieczenia pomieszczenia, w którym znajduje się kasa przedsiębiorstwa (zabezpieczenie drzwi i okien, urządzenia alarmowe itp.), a także zapewnienie bezpieczeństwa transportu gotówki. Przejęcie stanu kasy np. z powodu urlopu kasjera, powinno następować na podstawie protokołu, w którym podaje się wyniki przeliczenia wszelkich wartości, jakie są przekazywane pracownikowi czasowo przejmującemu kasę. W niektórych, zwłaszcza niewielkich przedsiębiorstwach, rozmiary operacji gotówkowych są znikome, w związku z czym powierza się je pracownikowi jako jedną ze sprawowanych przez niego funkcji. W takim przypadku może nie występować potrzeba wydzielenia dla kasy odrębnego pomieszczenia. Wymogiem minimalnym jest wówczas wyposażenie pracownika pełniącego obowiązki kasjera w stalową kasetę. 19
Organizacja kasy W kasie przedsiębiorstwa nie może być przechowywana gotówka ani inne wartości nie będące jego własnością. Dopuszczalne jest jedynie przechowywanie w formie depozytu - gotówki, pieczęci, druków działających na terenie przedsiębiorstwa, Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej, Organizacji Związkowej. Depozyt musi być przekazany w zalakowanej kopercie. Tym samym nie będzie on łączony z własną gotówką przedsiębiorstwa. Przyjęcie i wydanie depozytu powinno być rejestrowane w specjalnej ewidencji. Każde przyjęcie i wydanie gotówki musi się odbywać wyłącznie na podstawie odpowiednich dokumentów zawierających niezbędne dane. Kasjer rozlicza się z gotówki sporządzając raport kasowy. Każda operacja wpływu i wypłaty gotówki musi być udokumentowana np. asygnatą kasową, listą płac, wnioskiem o zaliczkę, bankowym dowodem wpłaty. W dużych przedsiębiorstwach sporządza się raporty oddzielnie na każdy dzień. Asygnata kasowa to albo asygnata przychodowa albo rozchodowa. Asygnata przychodowa to „Dowód wpłaty – KP”, jest to druk ścisłego zarachowania (nawet puste formularze są numerowane, podobnie jak ich bloki, zachowanie ciągłości w trakcie roku, na bloku się pisze w jakim okresie był używany). Asygnata rozchodowa do „Dowód wypłaty – KW” stosowana jest w przypadku braku innych dokumentów dokumentujących wypłatę, musi być podpisana przez kierownika jednostki lub głównego księgowego. 20
Raport kasowy (RK) Raport kasowy „RK" służy do ewidencji szczegółowej wszystkich dowodów kasowych dotyczących wpłat i wypłat dokonywanych przez kasjera w danym dniu lub okresie. Należy on również do druków ścisłego zarachowania. Wypełniany jest przez kasjera w porządku chronologicznym, czyli w kolejności dokonywanych wpłat i wypłat. Raport kasowy sporządza kasjer w dwóch egzemplarzach: oryginał wraz ze wszystkimi załącznikami (dowodami przychodowymi i rozchodowymi) ułożonymi chronologicznie i odpowiednio zszytymi przekazuje głównemu księgowemu lub upoważnionej osobie, kopia raportu kasowego pozostaje w bloku raportów. W małych firmach raporty mogą być zamykane za okres kilku lub kilkunastu dni. Niezamknięcie raportu nie zwalnia kasjera od obowiązku codziennego wpisywania dokonanych operacji kasowych. Przed zakończeniem pracy powinien on sprawdzić gotówkę i porównać z kwotą wynikającą z następującego działania: stan początkowy gotówki + przychody - rozchody = stan końcowy gotówki. Asygnaty kasowe powinny być ponumerowane w sposób trwały przed ich wypełnieniem. Ponadto na bloczkach muszą być podane początkowe i końcowe numery asygnat oraz okres jakiego dotyczą (po ich wykorzystaniu). Asygnaty przychodowe i rozchodowe mają oddzielną numerację. Dobrze jest prowadzić kontrolkę wydawanych bloczków kasowych. Na asygnatach kasowych nie można dokonywać żadnych skreśleń i poprawek. Anulowanie asygnaty powinno nastąpić przez jej przekreślenie. Na asygnacie zamieszcza się wówczas adnotację „Unieważniam" oraz datę i podpis osoby, która unieważniła asygnatę. Anulowana asygnata powinna wraz z kopiami pozostać w bloczku. 21
22 1.Pieczątka beneficjenta 2. Data zapłaty 3. Numer dokumentów księgowych (KW lub faktury) 4. Kwoty operacji zwiększających stan śr. pien w raporcie 5. Podpisy osób upoważnionych
23
Dowód wpłaty „KP” i wypłaty „KW” Dowód wpłaty „KP" jest drukiem ścisłego zarachowania. Bloki formularzy przychodowych dowodów kasowych mogą być wydawane osobom upoważnionym, wyłącznie za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania, która powinna umożliwić kontrolę przychodu, rozchodu oraz stanu bloków formularzy. Dowód wpłaty wypełnia kasjer w trzech egzemplarzach, z których: oryginał pozostaje w bloku formularzy, pierwsza kopia jest dla wpłacającego, druga kopia pozostaje w bloku formularzy. Kasjer wystawiając dowód „KP" określa w nim: datę wpłaty, nazwisko i imię (nazwę) osoby dokonującej wpłaty, dokładne określenie tytułu wpłaty, kwotę wpłaty cyfrowo i słownie. 24
Dowód wpłaty „KP” i wypłaty „KW” Dowód wypłaty „KW" jest również drukiem ścisłego zarachowania. Dowód „KW" stanowi dowód zastępczy i służy do udokumentowania wypłat gotówkowych z kasy, w sytuacji gdy wypłaty nie mogą być udokumentowane dowodami źródłowymi (np. listą płac). Dokument „KW" wystawia główny księgowy lub upoważniony pracownik księgowości, wpisując następujące dane: datę wypłaty, nazwisko i imię (nazwę) oraz adres osoby, na rzecz której dokonuje się wypłaty, tytuł wypłaty, kwotę wypłaty cyfrowo i słownie. Dowód ten sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których: oryginał jest załącznikiem do raportu kasowego, kopia pozostaje w bloku formularzy. Ustawa o rachunkowości bezpośrednio nie wymaga zatwierdzenia dowodów księgowych pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, jednakże podpisy dyrektora (prezesa) i głównego księgowego są konieczne z praktycznego punktu widzenia. Dokonując podpisu „dostrzega się" treść dokumentu. Dyrektor zatwierdza dowód kasowy do realizacji a główny księgowy przeprowadza kontrolę wstępną. Dokonując wypłaty kasjer powinien sprawdzić tożsamość osoby otrzymującej gotówkę. Jeżeli nie jest to osoba zatrudniona w przedsiębiorstwie powinien wpisać na asygnacie rozchodowej numer dowodu osobistego, miejsce i datę wydania oraz nazwisko i imię osoby pobierającej. Jeżeli wypłata ma być dokonana innej osobie, to należy żądać upoważnienia, w którym autentyczność podpisu osoby udzielającej upoważnienia jest potwierdzona. Jeżeli zamiast asygnaty rozchodowej pokwitowaniem wypłaty gotówki są załączone faktury VAT i rachunki, należy żądać oświadczenia „Kwituję odbiór gotówki w kwocie..." z podaniem daty i podpisu. Podpis składają również pracownicy przedsiębiorstwa. W przypadku dochodzenia, kto obsługiwał tę transakcję, po podpisie łatwo to ustalić. Podpisy powinni składać również właściciele i udziałowcy, ponieważ nie ma problemu z ustaleniem osoby dokonującej wydatku na rachunek firmy. 25
26
27
Kontrola kasy Z uwagi na to, że mimo upowszechnienia kart płatniczych, bardzo dużo operacji jest regulowanych gotówką należy w kasie dokonać ich kontroli wstępnej. Odbywa się to przez konfrontację z fakturami, umowami zlecenia, umowami o dzieło, wnioskami o zaliczkę. Na tym etapie sprawdza się, czy faktury VAT mają numery NIP, prawidłowe adresy, czy pracownicy podali swoje NIP-y, adresy urzędów skarbowych właściwych według miejsca zamieszkania. Właściciele, którzy wcześniej prowadzili książkę przychodów i rozchodów nie są przyzwyczajeni do bieżącego rozliczania się z pobranej gotówki. Przy tej formie ewidencji nie ma obowiązku rejestracji operacji kasowych i bankowych. Przejście na księgi rachunkowe zmusza do bieżącej ewidencji obrotów gotówkowych i bezgotówkowych. Nierespektowanie tych zasad wywołuje konflikty z księgowymi. Kontrola wewnętrzna kasy i obrotu gotówkowego obejmuje zazwyczaj następujące zagadnienia: prawidłowość prowadzenia dokumentacji kasowej, sprawność zabezpieczenia gotówki w kasie i w trakcie transportu, organizację pracy kasjera, prawidłowość funkcjonowania systemu kontroli bieżącej kasy, inwentaryzację kasy, sposób rozliczania ewentualnych niedoborów i nadwyżek. Działalność kasy powinna być poddawana kontroli bieżącej, jak i okresowej. 28
Kontrola bieżąca kasy Kontrola bieżąca może ograniczać się do sprawdzenia: dokumentów dotyczących operacji kasowych pod względem formalnym i rachunkowym. Fakt przeprowadzenia kontroli powinien być przez kontrolującego potwierdzony własnoręcznym podpisem. Raport kasowy wraz z załącznikiem podlega kontroli merytorycznej dokonywanej przez głównego księgowego i zatwierdzeniu przez kierownika jednostki: przestrzegania wysokości „pogotowia kasowego", funkcjonowania kasy pod względem technicznym i sposobu jej zabezpieczenia, przestrzegania zasad transportu i przechowywania wartości pieniężnych. Bieżącej kontroli dokonuje osoba lub osoby upoważnione przez kierownika jednostki. 29
Kontrola okresowa kasy Kontrola okresowa (inwentaryzacja) kasy powinna nastąpić co najmniej w następujących terminach: przy przekazywaniu-przejęciu kasy (zdawczo-odbiorcza), w dniu, w którym stwierdzono powstanie szkody (włamanie, uszkodzenie kasy), w dniu kończącym rok obrotowy, w dniu poprzedzającym dzień zmiany formy prawnej jednostki, w dniu poprzedzającym dzień otwarcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości jednostki, w dniu zakończenia działalności jednostki. Wszystkie obroty gotówkowe powinny być udokumentowane dowodami kasowymi: wpłaty gotówkowe - własnymi przychodowymi dowodami kasowymi, wypłaty gotówkowe - rozchodowymi dowodami kasowymi, którymi są źródłowe dowody kasowe lub zastępcze własne dowody wypłat gotówki. Gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Odbiorca gotówki kwituje odbiór na dowodzie kasowym w sposób trwały atramentem lub długopisem podając słownie kwotę i datę jej otrzymania oraz zamieszczając swój podpis. Obowiązek wpisywania słownie otrzymanej kwoty nie dotyczy wystawionych zbiorczych dowodów. Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer obowiązany jest zażądać do okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki oraz wpisać na rozchodowym dowodzie kasowym numer, datę oraz określić wystawcę dokumentu. 30
Rozdysponowanie nadwyżki kasowej Jednostka odprowadzając nadwyżkę gotówki w kasie na rachunek bankowy dokumentuje rozchód gotówki ostemplowanym bankowym dowodem wpłaty. W zależności od banku, w którym dokonywana jest wpłata gotówkowa można wyróżnić: trzyelementowy bankowy dowód wpłaty: gdy wpłata dokonywana jest w banku, w którym jednostka posiada rachunek bankowy, czteroelementowy bankowy dowód wpłaty: gdy wpłata dokonywana jest w banku, ale na rachunek w innym banku. Gdy kasjer sporządza trzyelementowy bankowy dowód wpłaty to: oryginał pozostaje w banku, pierwsza kopia stanowi pokwitowanie dla wpłacającego, druga kopia stanowi zawiadomienie o księgowaniu wpłaty i jest załączona do wyciągu bankowego. 31
Inwentaryzacja środków pieniężnych Środki pieniężne w kasie podlegają okresowej inwentaryzacji w tym obowiązkowo na moment bilansowy. Przed przystąpieniem do spisu z natury środków pieniężnych znajdujących się w kasie powinno nastąpić sprawdzenie raportów kasowych. Jest to niezmiernie ważne, gdyż ewentualne różnice gotówki w kasie ustala się poprzez porównanie stanu gotówki według ostatniego raportu kasowego z faktycznym stanem gotówki w kasie w dniu spisu z natury. Spis z natury przeprowadza komisja inwentaryzacyjna powołana przez kierownika jednostki. Komisja inwentaryzacyjna dokonuje spisu z natury środków pieniężnych znajdujących się w kasie w obecności kasjera. Spis z natury polega na przeliczeniu wszystkich banknotów i monet. Rulony bilonu liczone sana sztuki, przy czym należy wyrywkowo sprawdzić wybrane rulony w celu sprawdzenia, czy znajdują się w nich właściwe monety. Wyniki spisu z natury stanowią podstawę do rozliczenia osoby materialnie odpowiedzialnej -kasjera. Ujawnione w toku inwentaryzacji bilansowej różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji. Rozchód gotówki z kasy nieudokumentowany rozchodowymi dowodami kasowymi nie jest uwzględniany przy ustalaniu gotówki w kasie. Rozchód taki stanowi niedobór kasowy i obciąża kasjera. Gotówka w kasie nieudokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyżkę kasową, którą zalicza się do pozostałych przychodów operacyjnych. Fakt dokonania inwentaryzacji kasy powinien być właściwie udokumentowany. Dokumentację inwentaryzacyjną kasy stanowią: zarządzenie kierownika jednostki, protokół inwentaryzacji kasy, oświadczenie kasjera, rozliczenie poinwentaryzacyjne. 32
Rachunek bankowy Umowa rachunku bankowego może być zawarta jeżeli: 1)podmiot krajowy złoży: wypełniony formularz wniosku o zawarcie umowy o prowadzenie rachunku, dokumenty, na podstawie których prowadzi działalność (odpis z rejestru handlowego lub właściwego rejestru sądowego), zawiadomienie o nadaniu numeru statystycznego (REGON), zaświadczenie właściwego urzędu skarbowego o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej (NIP), inne dokumenty, o ile taki obowiązek wynika z odrębnych przepisów lub gdy bank uzna, że są one niezbędne do zawarcia umowy, 2)podmiot zagraniczny przekaże: wypełniony formularz wniosku o zawarcie umowy o prowadzenie rachunku, aktualny odpis z rejestru firm handlowych lub inny aktualny dokument urzędowy zawierający podstawowe dane o podmiocie zagranicznym, uwierzytelniony przez polską placówkę dyplomatyczną lub konsularną (w krajach, gdzie nie ma polskich placówek dyplomatycznych lub konsularnych, dokumenty mogą zostać uwierzytelnione przez miejscowego notariusza), opinię banku zagranicznego prowadzącego rachunek podmiotu zagranicznego, inne dokumenty, jeżeli bank uzna, że są one niezbędne do zawarcia umowy. Dokumenty wystawione w językach obcych muszą być składane w banku wraz z ich tłumaczeniem na język polski. Tłumaczenie powinno być sporządzone przez polskiego tłumacza przysięgłego lub tłumacza zagranicznego. Tłumaczenie sporządzone przez tłumacza zagranicznego musi być potwierdzone przez polską placówkę dyplomatyczną lub konsularną. Umowa może być zawarta na czas oznaczony lub nieoznaczony. W ramach jednego numeru umowy bank prowadzi różne rodzaje rachunków, tj. rachunki bieżące i pomocnicze. Wpłaty i wypłaty na rachunki mogą być dokonywane w złotych i w walutach wymienialnych. 33
Operacje na rachunkach bankowych Operacje na rachunkach bankowych są dokonywane na podstawie dyspozycji płatniczych w formach dopuszczonych przez bank. Odbitka stempla firmowego oraz podpis posiadacza rachunku muszą być zgodne z kartą wzorów podpisów. Bank wykonuje dyspozycje płatnicze w dniu ich otrzymania, a najpóźniej w następnym dniu roboczym lub w terminie uzgodnionym z posiadaczem rachunku. Posiadacz rachunku może złożyć w jednostce banku prowadzącej rachunek pisemną dyspozycję dotyczącą: ustalenia pierwszeństwa zapłaty określonych zobowiązań, zablokowania określonej kwoty lub całego rachunku, realizacji przez bank zleceń stałych dotyczących przekazania w ustalonym, powtarzającym się okresie, określonej kwoty na rzecz tego samego beneficjenta. Posiadacz rachunku w złotych może ubiegać się o wydanie kart płatniczych. Może również otrzymać blankiety czeków: gotówkowych i rozrachunkowych - gdy jest podmiotem krajowym, gotówkowych - gdy jest podmiotem zagranicznym. Bank wysyła wyciągi bankowe po każdej zmianie stanu rachunku lub w innych terminach uzgodnionych z posiadaczem oraz zawiadamia o stanie rachunku na koniec roku kalendarzowego. Na wniosek posiadacza, bank może nie wysyłać wyciągów i zawiadomienia, lecz wydawać je osobom wymienionym w karcie wzorów podpisów lub innym upoważnionym osobom. Posiadacz rachunku jest zobowiązany sprawdzić prawidłowość salda wykazanego w wyciągach i zawiadomieniu, a stwierdzone nieprawidłowości zgłaszać w jednostce banku prowadzącej rachunek w terminie 14 dni od daty otrzymania wyciągu lub zawiadomienia. W przypadku błędnego dokonania operacji bank dokonuje korekty zapisu na rachunku. Niezgłoszenie przez posiadacza nieprawidłowości w saldzie w wyznaczonym terminie, traktuje się jako potwierdzenie salda rachunku. Posiadacz rachunku jest zobowiązany do: niezwłocznego zawiadomienia banku, na piśmie, o wszelkich istotnych zmianach, a w szczególności o: zmianie adresu lub nazwy, zmianie osób reprezentujących posiadacza, utracie lub uzyskaniu koncesji/zezwoleń, otwarciu, prowadzeniu lub zamknięciu rachunku bankowego w innej jednostce banku lub innym banku, ogłoszeniu likwidacji lub upadłości, udzielenia, na prośbę banku, wyjaśnień w sprawach związanych z operacjami dokonywanymi na rachunku. Od operacji dokonywanych na rachunku posiadacza bank pobiera opłaty i prowizje. 34
Kontrola wyciągów bankowych Kontrola wyciągów bankowych, która powinna być przeprowadzana codziennie (najpóźniej następnego dnia po otrzymaniu wyciągu), polega na: sprawdzeniu ciągłości salda rachunku bankowego i kompletności załączników do wyciągu, porównaniu kwot z załączników z pozycjami wyciągu, sprawdzeniu prawidłowości załączników pojedynczych i zestawień zbiorczych, ustaleniu błędów w wyciągu i załącznikach oraz zawiadomieniu o tych błędach banku. W czasie kontroli należy stwierdzić, czy w dziale rachunkowości znajdują się wszystkie wyciągi ze wszystkich kont bankowych oraz, czy są one oryginalne (mają stempel banku i oryginalne podpisy). Sprawdzając wyciągi z kont bankowych należy zwrócić uwagę na zgodność dat księgowania z dyspozycją na przelewie. Niezgodności wynikają niekiedy z opóźnień w księgowaniu przez bank lub manipulacji przez nieuczciwych pracowników. W przypadku zmiany kursów walut obcych przesunięcie przelewu o jeden dzień może rodzić ogromne skutki finansowe. Warto również sprawdzić czy kasjer nie przetrzymuje gotówki pobranej z banku czekiem. W związku z tym kontroluje się ciągłość numeracji czeków. Ponadto należy zawsze ustalić powód anulowania lub zniszczenia czeku. Osobnej kontroli wymaga realizacja czeków obcych. Należy sprawdzić, czy czeki są prawidłowo wystawione, czy nie są przeterminowane i mają pokrycie. Jeżeli przedsiębiorstwo otwiera akredytywy dla swoich dostawców to musi prowadzić bieżącą kontrolę ich realizacji. Chodzi o kontrolę prawidłowego ich wykorzystania oraz bezzwłoczne odprowadzanie niewykorzystanych kwot na rachunek podstawowy. Sprawdza się również czy dostawca przedłożył właściwe dokumenty dla realizacji akredytywy. Kontrola terminowości spłaty kredytów bankowych polega na systematycznym śledzeniu ustalonych terminów spłaty zaciągniętych kredytów oraz niedopuszczeniu do powstania kredytów przeterminowanych. Zwrócenie uwagi na terminy płatności kredytu ma na celu zabezpieczenie odpowiednich środków finansowych oraz uniknięcie odsetek. W toku kontroli należy ujawniać przypadki nieterminowej spłaty kredytów wraz ze wskazaniem przyczyn. 35
Kontrola kasy - porady Rady dla księgowych: przyjmować do realizacji dokumenty podpisane przez dyrektora i głównego księgowego, od osób nieznanych żądać okazania dowodu osobistego, żądać pokwitowania odbioru gotówki za przedłożone faktury VAT i rachunki, przed zakończeniem dnia sprawdzić saldo gotówki w kasie z saldem raportu kasowego, przekazanie kasy poprzedzić inwentaryzacją, sprawdzać dokładnie załączniki do wyciągów bankowych, podpisywać tylko 1 odcinek polecenia przelewu, by wzory podpisów nie były znane poza macierzystym bankiem, powiadomić właściwe jednostki o posiadanych rachunkach bankowych. 36
Kontrola kasy - porady Rady dla właścicieli: wyrywkowo sprawdzać stan kasy i zgodność z raportem kasowym, kontrolować czy celowo nie zaniżono przychodów lub nie podwyższono rozchodów przez wadliwe sumowanie, sprawdzać czy między kolejnymi raportami kasowymi jest zachowana ciągłość salda, to jest zgodność stanu początkowego kasy ze stanem końcowym z poprzedniego raportu kasowego, kontrolować czy kwoty pobrane czekiem z banku są przyjmowane do kasy w tym samym dniu, zabezpieczać gotówkę przed kradzieżą, otwierać tylko tyle rachunków ile jest niezbędne, wybierać bank stosownie do charakteru działalności firmy, np. przy dużej ilości przelewów wybrać bank, gdzie nie pobiera się prowizji od przelewów, określić kompetencje w sprawie podpisywania czeków i przelewów. 37
Kontrola kasy - porady Wytyczne dla pracowników urzędów skarbowych: Sprawdzić czy: przedsiębiorstwo przyjmuje wpłaty tylko za pomocą asygnat przychodowych, wszystkie odbitki pokwitowań oraz pokwitowania unieważnione, jak również niewypełnione, znajdują się w bloczku, nie dokonano na odbitkach przeróbek lub poprawek cyfr i wyrazów oznaczających słownie sumę, zapłacone dowody zawierają prawidłowe pokwitowania, zrealizowane dowody kasowe zostały oznaczone przez podanie numeru i pozycji raportu kasowego, powiadomiono urząd o wszystkich otwartych rachunkach bankowych, zobowiązania podatkowe regulowane są bezgotówkowo, obroty gotówkowe nie przekraczają dozwolonego limitu. 38
Kontrola kasy - przykłady Przykład I W filii spółki z o.o. upoważniono młodą osobę do pobierania należności regulowanych na miejscu gotówką. Okresowo osoby jadące do centrali przekazywały zgromadzoną gotówkę do kasy. Po roku okazało się, że zabrakło zł. Błędy popełnione przez głównego księgowego: Nie pouczono pracownika o obowiązku sporządzania raportów kasowych i kwitowania wszystkich przychodów i rozchodów. Nie zachowano bezpieczeństwa w przekazywaniu gotówki. Zamiast przelewu na konto bankowe przewożono gotówkę do innego miasta. Dopiero po roku zorientowano się, że dokumentacja realizacji należności jest niewłaściwa. Przykład II W firmie, która dzierżawiła dużo pomieszczeń, kasjerka przyjmowała czynsze do kasy. Fałszowała przy tym dowody wpłat, w ten sposób, że wpłacający otrzymywał kwit wypisany na inną kwotę a dział księgowości na inną. Po trzech miesiącach w dziale księgowości zorientowano się, że są zaległości w czynszach a najemcy mają pokwitowania wpłat na wyższe kwoty. Przykład III Firma korzystała z obsługi biura rachunkowego od dwóch lat. W pełnym zaufaniu przekazywała gotówkę na opłacenie podatków. Gdy otrzymała pismo z urzędu skarbowego w sprawie zaległych podatków okazało się, że biuro rachunkowe zniknęło. Oszukanych było wielu a sprawę umorzono w sądzie, bo nie znaleziono właściciela biura. Przykład IV W firmie sprzedającej drewno na zasadzie faktoringu główny księgowy podpisał fakturę sprzedaży, którą osoba wystawiająca podpisała podpisem innym niż na wzorze podpisów w banku. Bank nie zatwierdził faktury do zapłaty, co spowodowało przesunięcie płatności, a główny księgowy został ukarany przez zarząd. Przykład V Właściciel kilku sklepów ze sprzętem gospodarstwa domowego i radiowo-telewizyjnym zatrudnił nowego pracownika. Po dwóch tygodniach nienagannej pracy pracownika właściciel powierzył mu zł z poleceniem wpłaty do banku. Kiedy następnego dnia pracownik nie zgłosił się do pracy, właściciel powiadomił policję. Okazało się, że osoba ta była wcześniej karana za podobne przestępstwa. Winą właściciela było zaniechanie okazania przez pracownika zaświadczenia o niekaralności. 39
Kontrola kasy - przykłady Przykład VI Główna specjalistka do spraw rozliczania inwestycji w spółdzielni mieszkaniowej, wykorzystując stanowisko i całkowity brak kontroli finansowo-księgowej wystawiła ponad 340 rzekomych nadpłat wkładów dla osób, którym to się nie należało. Śledztwo wykazało, że miała ona wielu wspólników, z których większość pracowała w służbach finansowych spółdzielni. Prokurator zażądał siedmiu lat więzienia dla głównej specjalistki, pięciu lat dla kasjerki, a dla pozostałych osób od czterech lat do roku oraz wysokich grzywien. Przykład VII W celu należytego zabezpieczenia gotówki jest ona przechowywana w kasie pancernej, ogniotrwałej, zamykanej na zamek, dodatkowo wyposażonej w systemy alarmowe. Dodatkowe zabezpieczenie stanowi fakt, iż w pomieszczeniu, w którym znajduje się kasa pancerna i w którym pracuje kasjerka, nie mogą przebywać inne osoby. Wypłaty gotówkowe (dokonywane oczywiście do wysokości dopuszczalnej przez przepisy prawne) są dokonywane przez niewielkie zakratowane okienko. W kasie znajduje się tylko gotówka do wypłat zaliczek dla pracowników, jako suma do rozliczenia. Przykład VIII Firma prowadzi kilka rachunków bankowych za pośrednictwem łączy komputerowych. Kwoty wymagalnych zobowiązań są wprowadzane do odpowiedniego programu komputerowego (do czynności tej upoważnione są dwie osoby, które posiadają stosowne hasła dostępu). Gdy kwoty są wprowadzone, sprawę przejmuje osoba odpowiedzialna za dokonanie przelewów na konta wierzycieli. Osoba ta posiada dostęp do tej operacji dzięki znajomości hasła. Najpierw stwierdza ona czy na rachunku jest wystarczająca kwota, a jeżeli tak, to dokonuje autoryzacji przelewów. Przykład IX Firma produkcyjna uzależniła wysyłkę wyrobów od potwierdzenia wpłaty należności. Otrzymała faxem potwierdzenie zapłaty przekazem pocztowym. Po wysłaniu wyrobów okazało się, że sfałszowano kwotę przekazu dopisując zera. Dla zabezpieczenia się przed podobnymi przypadkami pracownicy księgowości dzwonią do banków lub na pocztę w celu potwierdzenia przekazu. Często pracownicy banków, powołując się na tajemnicę bankową, takiej informacji nie udzielają. Przykład X Tylko dzięki spostrzegawczości pani inspektor w banku uniknięto przelewu dużej kwoty na sfałszowane polecenia przelewu. Inspektor, wiedząc że godzinę wcześniej dostarczono przelewy z danej firmy, zadzwoniła do głównej księgowej z pytaniem czy rzeczywiście wystawiono dodatkowy przelew. Fałszerza zatrzymano a główna księgowa była zdziwiona fachowym podrobieniem pieczątki i podpisów. Od tego czasu przelewy podpisuje się wyłącznie na 1 odcinku. Przykład XI Przedsiębiorstwo złożyło polecenie przelewu dewiz kontrahentowi zagranicznemu. Przelew zrealizowano w banku następnego dnia, tłumacząc się nadmiarem pracy w końcu roku. Zmiana kursu walut spowodowała dużą stratę środków pieniężnych w firmie. Orzeczenie NSA przyznało firmie odszkodowanie z banku. 40
KONTROLA ROZRACHUNKÓW I ROSZCZEŃ 41
Cel kontroli rozrachunków Celem kontroli rozrachunków jest: ustalenie prawidłowości ewidencji poszczególnych rozrachunków, sprawdzenie prawidłowości i realności sald należności i zobowiązań, sprawdzenie czy wykazuje się dostateczną troskę o terminową windykację należności i roszczeń, zbadanie zasadności dokonanych odpisów należności umorzonych, zbadanie przyczyn powstania zobowiązań przedawnionych, analiza terminów przedawnienia roszczeń. 42
Wstępna kontrola rozrachunków i roszczeń Kontrolę rozrachunków i roszczeń rozpoczyna się od sprawdzenia podpisanych umów, które powodują powstanie należności i zobowiązań. Umowy należy sprawdzić pod względem legalności, rzetelności i przyszłych skutków ekonomicznych. Dobrze jest ustalić, czy przedsiębiorstwo ma uprawnienia do zawarcia konkretnej umowy, czy ma uprawnienia fachowe oraz, czy posiada środki finansowe gwarantujące wypłacalność. Niektóre umowy podlegają ustawie o zamówieniach publicznych. Konieczne jest wtedy przygotowanie wielu załączników by wziąć udział w przetargu. Kontrola umowy polega na sprawdzeniu, czy zawiera ona wszystkie niezbędne dane, czy jest dostatecznie szczegółowa, i czy jest zgodna z przepisami Kodeksu spółek handlowych i Kodeksu cywilnego. Powinna również regulować terminy fakturowania i płatności za wykonane usługi lub sprzedane wyroby i towary oraz tryb załatwiania reklamacji. Po sprawdzeniu zawartych umów należy zapewnić szczegółową ewidencję rozrachunków z poszczególnymi kontrahentami. Każdy kontrahent powinien posiadać oddzielne konto analityczne (prowadzone w technice ręcznej lub komputerowej), na którym będą ewidencjonowane poszczególne faktury i płatności. Przy dużej ilości kontrahentów należy zwrócić uwagę by nie powtarzały się konta dla jednego klienta. Klienci czasem zamieniają pieczątki, przestawiają kolejność słów w nazwie, co powoduje, że mimo zachowania dużej uwagi pojawiają się podwójne konta. Elementem, który ułatwi teraz identyfikację podatnika jest NIP, ale np. wszystkie stacje benzynowe CPN w województwie mają ten sam NIP, chociaż płatności dokonuje się na odrębne rachunki bankowe stacji benzynowych. Dla uporządkowania rozrachunków celowe jest zrobienie wykazu klientów, uporządkowanie ich według państw lub województw. Kontrola rozrachunków opiera się głównie na danych z kont analitycznych. Na podstawie obrotów na koncie można sprawdzić, czy suma przelewu bądź wpłat gotówkowych jest zgodna z kwotą należności lub zobowiązania. W przypadkach wątpliwych trzeba korzystać z dokumentów źródłowych. Systemy komputerowe z reguły zawierają procedury umożliwiające łączenie faktury z płatnością według kwot lub numeru faktury. Tym samym eliminują płatności już uregulowane pozostawiając operację „niesparowane". Po zamknięciu miesiąca sprawdza się realność wykazanych należności i zobowiązań. Czasem wykrywa się błędy wynikające z pomylenia numeru kontrahenta podczas księgowania. 43
Wstępna kontrola rozrachunków i roszczeń Podczas kontroli rozrachunków sprawdza się terminy płatności, co pozwala ustalić należności i zobowiązania: bieżące, niebudzące wątpliwości, wątpliwe, nieuzasadnione właściwymi dokumentami, przeterminowane, nieuregulowane z winy dłużnika, sporne, czekające na orzeczenie sądu, przedawnione, podlegające spisaniu w pozostałe koszty operacyjne. Systemy komputerowe umożliwiają wylistowanie rozrachunków niezapłaconych do określonej daty, z podaniem odsetek umownych. W przypadku techniki ręcznej można sporządzić odpowiednie zestawienie. Należności, nieuregulowane w terminie ustalonym w umowie lub fakturze, mogą trafić do sądu. Na należności traktowane jako roszczenia sporne tworzy się rezerwę w koszty. Jest ona kosztem uzyskania przychodu, jeżeli należność była wcześniej fakturowana jako przychód. Tworzenie rezerw musi być kontrolowane, gdyż ich wysokość wpływa na realność wyniku finansowego. Rezerwy tworzy się na należności nieściągalne, jeżeli: nie można dokładnie ustalić osoby dłużnika, nie można ustalić majątku dłużnika lub źródeł jego dochodu, dłużnik zmarł i nie pozostawił majątku, należność nie jest wysoka i jej ściągnięcie byłoby połączone z niewspółmiernie wysokimi kosztami. Uprawnionym do odpisywania należności nieściągalnych jest dyrektor przedsiębiorstwa. 44
Rozrachunki publiczno-prawne Do zakresu kontroli rozrachunków włącza się również rozrachunki publicznoprawne. Do tej kategorii zalicza się wszystkie rozrachunki objęte ustawą o zobowiązaniach podatkowych. Będą to rozrachunki z: a)urzędem skarbowym z tytułu: podatku dochodowego od osób prawnych, podatku dochodowego od osób fizycznych, opłaty skarbowej i podatku od czynności cywilnoprawnych, podatku od towarów i usług, b) Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, c) urzędem celnym z tytułu: cła, podatku od towarów i usług, opłaty manipulacyjnej, podatku akcyzowego. Do ewidencji rozrachunków podlegających ustawie o zobowiązaniach podatkowych można prowadzić jedno konto syntetyczne „Rozrachunki publicznoprawne" i konta analityczne w formie kartotek, dla poszczególnych tytułów podatków. Wskazane jest prowadzenie oddzielnych kont syntetycznych dla poszczególnych podatków. Specyficzne dla rozrachunków publicznoprawnych jest rozłożenie podatku na dwa lub trzy miesiące. Wiąże się to z tym, że w jednym miesiącu powstaje obowiązek podatkowy, a w drugim dokonuje się płatności. Na przykład w liście płac za maj zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych wyniosły 728 zł. Płace były wypłacone 10 czerwca i obowiązek podatkowy wystąpił w czerwcu. Podatek powinien być przelany (według deklaracji PIT-4) do 20 lipca. Jeżeli na koncie do rozliczania podatku „nałożą się" następne podatki za czerwiec i lipiec to trzeba dużej uwagi by rozszyfrować saldo. Dla zmniejszenia rozpiętości w czasie można potrącenie zaliczki księgować w miesiącu wypłaty wynagrodzeń i w tym samym miesiącu do 20 dnia dokonać przelewu. 45
Rozrachunki z pracownikami W niektórych przedsiębiorstwach sporą część rozrachunków stanowią rozrachunki z pracownikami, np. z tytułu podróży, sum do rozliczenia. Występuje to szczególnie w firmach, które wykonują prace w terenie. Pracownik udający się w podróż służbową ma prawo do otrzymania z kasy pieniędzy na pokrycie wydatków. Dowodem na podstawie którego następuje wypłata sumy, jest polecenie wyjazdu służbowego. Pracownik zobowiązany jest do rozliczenia podróży i zaliczki. Rachunek kosztów podróży powinien zawierać wszystkie dane, które mogą mieć wpływ na wysokość kwoty należnej pracownikowi. W szczególności chodzi tu o: dane pozwalające określić łączny czas podróży, które są niezbędne do ustalenia diet i ryczałtów na dojazdy i za noclegi, określenie środka lokomocji (pociąg, autobus, samochód służbowy, samochód prywatny), określenie liczby noclegów i ich kosztu, wyszczególnienie dowodów dotyczących innych wydatków, obliczenie liczby kilometrów przejazdu samochodem osobowym. Oprócz zaliczek, wypłacanych pracownikom na koszty podróży, wypłaca się pracownikom gotówkę na uregulowanie na przykład opłat pocztowych czy drobnych zakupów. Kwoty wypłacane zaliczkowo pracownikom na wydatki, których mają oni dokonać w imieniu przedsiębiorstwa określa się mianem sum do rozliczenia. Dokumentem, na podstawie którego następuje wypłata zaliczki jest „Wniosek o zaliczkę". Pracownik powinien rozliczyć się z zaliczki w ciągu 7 dni od dnia dokonania czynności, na którą pobrał zaliczkę. Po tym terminie przedsiębiorstwo może potrącić zaliczkę z najbliższego wynagrodzenia. W celu ułatwienia rozliczenia finansowego pracownik wypełnia formularz „Rozliczenie zaliczki" i dołącza do niego pokwitowania wydatków. Druk „Rozliczenie zaliczki" jest podpięty pod raport kasowy ponieważ z reguły suma wydatków nie równa się pobranej zaliczce. Pracownik wpłaca do kasy niewykorzystaną część zaliczki lub otrzymuje z kasy kwotę przewyższającą pobraną zaliczkę, którą opłacił z własnych pieniędzy. Często księgowi rozliczają zaliczkę przy okazji księgowania raportu kasowego, chociaż łączy się ona z kasą tylko saldem. Bardziej właściwe jest założenie oddzielnego segregatora do rozliczania zaliczek i księgowanie zaliczek oddzielnym poleceniem księgowania. Oprócz zaliczek jednorazowych stosuje się tzw. zaliczki stałe. Zaliczki stałe wypłaca się pracownikom, którzy stale wykonują określone czynności wymagające pokrywania wydatków np. kierowcy, zaopatrzeniowcy. Przy zastosowaniu zaliczki stałej wypłaca się pracownikowi zaliczkę na początku roku, po czym w ciągu roku, na podstawie dostarczonych dowodów, uzupełnia się tę zaliczkę do pierwotnej wysokości. Potrącenie (lub zwrot) udzielonej zaliczki następuje przy rozliczeniu końcowym, nie później niż z końcem roku. 46
47
48
49
Kontrola zaliczek Dla zwiększenia kontroli wypłat sum do rozliczenia niezbędne jest ograniczenie do minimum liczby pracowników uprawnionych do pobierania zaliczek. Przy wykonywaniu kontroli należy zwrócić uwagę na to, aby: nie wypłacono tej samej osobie drugiej zaliczki przed rozliczeniem się z poprzedniej zaliczki, ściśle określano przeznaczenie pobranej zaliczki, nie wypłacono zaliczek na zakup materiałów pracownikom, którzy sami zużywają te materiały, faktury za drobne dostawy materiałów (nieujmowane w ewidencji magazynowej), były potwierdzane przez osobę uprawnioną do ich rozdysponowania lub przez osoby, które pobrały te materiały, obieg rachunków dokumentujących koszty podróży, na którą pobrano zaliczkę, był taki sam jak w przypadku pozostałych delegacji. Jako rozrachunki z pracownikami należy traktować kwoty pobierane przez np. dyrektora na podstawie czeku z banku. W niektórych firmach nie prowadzi się kasy i nie zatrudnia kasjera. Dyrektor pobiera gotówkę z banku i okresowo rozlicza się z niej dokumentując wydatki. Nie sporządza się wówczas raportu kasowego, lecz „Rozliczenie zaliczki". Dla zwiększenia kontroli należy konsekwentnie żądać jak najczęstszego rozliczania się z zaliczek. Najlepiej, gdy czeki gotówkowe wypisuje tylko jedna osoba. Łatwiej wtedy kontrolować stan konta i zabezpieczenie najbliższych płatności. 50
Rozrachunki z tytułu niedoborów Specjalnej kontroli wymagają także rozrachunki z tytułu niedoborów. Niedobory mogą powstać podczas transportu, w okresie przechowywania w magazynie lub w trakcie użytkowania. Niedobory dotyczą zapasów gotówki i majątku trwałego. Zależnie od przyczyn i charakteru niedoborów można je sklasyfikować następująco: ubytki naturalne, manka. Stwierdzone niedobory składników majątkowych muszą być możliwie szybko wyjaśnione i zaksięgowane, aby stan ewidencyjny był zgodny ze stanem faktycznym. Zbyt duże niedobory mogą świadczyć o wadliwej organizacji pracy w gospodarce magazynowej oraz o niedostatecznej kontroli w tym zakresie. W celach profilaktycznych zaleca się częste kontrole kasy i magazynów. Każdy przypadek niedoboru musi być indywidualnie zbadany w celu właściwego jego zakwalifikowania. Należy dokładnie określić przyczynę niedoboru i nie dopuścić do księgowania w ciężar kosztów lub strat mank, które powinny obciążyć konto osobowe pracownika. 51
Kontrola rozrachunków i roszczeń Rady dla księgowych: ułożyć wykaz kont analitycznych rozrachunków w sposób ułatwiający szybkie odszukanie kontrahenta, posiadać możliwość ustalenia salda należności i zobowiązań na żądanie kierownictwa firmy, przy zakupie systemu komputerowego sprawdzić czy „paruje" rozrachunki, w przypadku rozrachunków dewizowych prowadzić konta kontrahentów w złotówkach i dewizach oraz systematycznie ustalać różnice kursowe, sporządzić właściwą analitykę rozrachunków publicznoprawnych i rozrachunków z pracownikami, uzgodnić salda rozrachunków na dzień bilansowy przez potwierdzenie sald. 52
Kontrola rozrachunków i roszczeń Rady dla właścicieli: zobowiązać księgowych do podawania bieżących informacji o stanie należności i zobowiązań, kwotach rozrachunków i terminach płatności, kontrolować różnice kursowe w rozrachunkach zagranicznych, zobowiązać księgowych do uprzedzania przed terminami płacenia podatków o przewidywanych kwotach do zapłacenia, kontrolować stan sum do rozliczenia pobranych przez pracowników, sprawdzać czy pracownicy rozliczają się terminowo z zaliczek na delegacje. 53
Kontrola rozrachunków i roszczeń Wytyczne dla pracowników urzędów skarbowych: Sprawdzić czy: rozrachunki spisywane jako umorzone i przedawnione są opisane z podaniem przyczyn, rezerwy utworzone na należności są kosztem uzyskania przychodu, Na bieżąco rozlicza się różnice kursowe, podatki naliczane są we właściwej wysokości i czy przestrzegane są terminy ich płatności, pod zaliczkami dla pracowników nie kryją się pożyczki, właściciele nie udzielają firmie pożyczek i dopłat (bez uiszczenia podatku od czynności cywilnoprawnych), przy rozliczeniu delegacji stosowane są normy kosztów regulowane właściwymi przepisami, a jeżeli są to wyższe koszty, to czy zostały włączone do dochodów pracownika odbywającego podróż, do ostatniego bilansu sporządzono wykaz dłużników z podaniem daty powstania należności. 54
Kontrola rozrachunków i roszczeń - przykłady Przykład 1 Firma handlowa, prowadząca również skład celny, przez śledzenie zmian kursów walut i wybranie właściwego momentu zapłaty rozrachunków zagranicznych, potrafi zarobić w jednym dniu zł. Gdyby nie analizowano kursów walut firma mogłaby stracić tyle samo lub więcej. Przykład II Przedsiębiorstwo nie prowadziło analityki rozrachunków z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych i miało w końcu roku dużo pracy ze sporządzeniem deklaracji PIT-8B. Przykład III Podczas analizy należności przeterminowanych okazało się, że w wyniku braku kontroli płatności sprzedawano towary klientom, którzy nie uregulowali poprzednich transakcji. W stosunku do tych klientów podjęto decyzję o wyłącznej sprzedaży za gotówkę. Przykład IV Właściciel zawarł umowę, w której określono, że otrzyma bonifikatę, jeżeli kupi 100 szt. danego asortymentu towaru. Towar dostarczono do magazynu w dwóch partiach po 30 szt. i 70 szt. Na fakturze nie uwzględniono bonifikaty. Okazało się, że osoba wystawiająca fakturę przeoczyła, że łącznie zakup wynosił 100 szt. Przykład V Główny księgowy w pewnej firmie nie sprawdził dokładnie dokumentów, m.in. faktur za otrzymany towar. Okazało się, że wypłacono pieniądze osobie, która miała fałszywe druki faktur. Po pewnym czasie do firmy przyszło ponaglenie zapłaty od właściwej firmy dostarczającej towar. 55
Kontrola rozrachunków i roszczeń - przykłady Przykład VI W zakładzie produkcji napojów alkoholowych i bezalkoholowych prowadzi się ewidencję następujących rozrachunków: z kontrahentami, z pracownikami, z tytułu VAT, z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych i osób fizycznych, z tytułu podatku od nieruchomości, z tytułu innych podatków i opłat lokalnych, z tytułu podatku akcyzowego, inne rozrachunki (np. opłata skarbowa, ZUS, urząd celny, sprawy sądowe). Tak szczegółowa identyfikacja ułatwia kontrolę sald rozrachunków. 56
Kontrola rozrachunków i roszczeń - przykłady Przykład VII Kontrolę rozrachunków w firmie produkcyjnej z kontrahentami prowadzi się, aby ustalić prawidłowość ewidencji poszczególnych rozrachunków, sprawdzić prawidłowość i realność sald należności i zobowiązań, sprawdzić czy wykazuje się dostateczną troskę o terminową windykację należności i roszczeń, zbadać zasadność dokonanych odpisów należności umorzonych, zbadać przyczyny powstania zobowiązań przedawnionych oraz, aby przeanalizować terminy przedawnienia roszczeń. Pierwszym krokiem przy kontrolowaniu rozrachunków i roszczeń jest sprawdzenie czy podpisane umowy, które powodują powstawanie rozrachunków i roszczeń są legalne, rzetelne i jakie spowodują skutki ekonomiczne. Trzeba sprawdzić, czy umowa zawiera wszystkie niezbędne dane, czy jest dostatecznie szczegółowa i czy jest zgodna z przepisami kodeksu spółek handlowych i kodeksu cywilnego. Po sprawdzeniu zawartych umów należy zapewnić szczegółową ewidencję rozrachunków z poszczególnymi kontrahentami. Kontrola rozrachunków opiera się głównie na danych z kont analitycznych. Przez obroty na koncie sprawdza się, czy suma przelewu bądź wpłat gotówkowych jest zgodna z kwotą należności lub zobowiązania. Kontrolując rozrachunki sprawdza się terminy płatności, dzięki czemu ustala się da zobowiązania bieżące (niebudzące wątpliwości), wątpliwe, przeterminowane, sporne lub przedawnione. W analizowanym przedsiębiorstwie oddzielnie prowadzone są konta dla dostawców i odbiorców. Każdy z nich ma nadany numer - numeracja dziesięciocyfrowa. Istnieją różne możliwości wyszukiwania kontrahenta np. za pomocą kodu pocztowego, skróconej nazwy, miejsca prowadzenia działalności, NIP-u itp. Dokumenty wpływające i wypływające ze spółki są bardzo dokładnie sprawdzane. 57
Kontrola rozrachunków i roszczeń - przykłady Przykład VIII Obieg faktur obcych w firmie zgodnie z instrukcją obiegu dokumentów jest następujący: Faktura wpływa do sekretariatu spółki. Tam wstępnie wprowadzana jest do komputera z zaznaczoną datą wpłynięcia (ważną ze względu na termin płatności). Następuje potwierdzenie wiarygodności faktury. W tym celu dokument zostaje przekazany do komórki organizacyjnej, która sprawdza czy spółka ma podpisaną z kontrahentem umowę na dane zlecenie. Numer zlecenia handlowego wpisywany jest na odwrocie faktury. Numer powinien być uwiarygodniony podpisem osoby odpowiedzialnej. Faktura trafia do odpowiedniej komórki (w zależności czego dotyczy), gdzie jest księgowana. Osobą księgującą jest odpowiedzialny za dany składnik majątkowy pracownik. Ważne elementy księgowania: numer dostawcy, numer dokumentu, data wpłynięcia, termin płatności, symbol działu (np. KM = księgowość materiałowa). Dzięki tym elementom można łatwo odnaleźć dokument. Program FK daje możliwość sprawdzenia, czy faktura została prawidłowo zaksięgowana. Ponadto można uzyskać informacje: kto księgował fakturę, kiedy, czy były wprowadzane poprawki (jeżeli tak, to kiedy). Faktura jest dekretowana przez osobę, która ją księgowała (oznaczenie numerów kont, stron, kwoty) i potwierdzona podpisem. Faktura przekazywana jest do komórki odpowiedzialnej za gospodarkę pieniężną. Po sprawdzeniu, czy na fakturze widnieją wszystkie wymagane podpisy, następuje akceptacja kwoty zobowiązania podpisana przez odpowiedzialną osobę. Zatwierdzenie faktury przez członków zarządu. 58
Kontrola rozrachunków i roszczeń - przykłady Przykład IX Odsetki za opóźnienia naliczane są na bieżąco. Dla kontrahenta zalegającego od dłuższego czasu ze spłatą należności wystawiany jest monit. Dokument ten wzywa do zapłaty i zawiera informację o skierowaniu sprawy na drogę sądową w razie nieuregulowania należności. Sprawy sporne przekazywane są do radcy prawnego, który przygotowuje dokumenty, a następnie przekazuje je do firm zajmujących się windykacją należności na podstawie zawartych umów. Prowadzona jest ewidencja i analiza rozrachunków z dłużnikami, w stosunku do których toczy się postępowanie upadłościowe, układowe, likwidacyjne lub ugodowe. Prowadzona jest również ewidencja i analiza należności skierowanych na drogę postępowania sądowego. Tworzone (likwidowane) są rezerwy na należności, których nieściągalność została uprawdopodobniona. 59
Kontrola rozrachunków i roszczeń - przykłady Przykład X W przedsiębiorstwie każdy pracownik posiada swoje konto. Kiedy pracownik chce uzyskać zaliczkę na delegację powinien wypełnić stosowny dokument i przedstawić go u szefa swojego działu. Ten swoim podpisem potwierdza, że taki wyjazd będzie miał miejsce. Z dokumentem pracownik zgłasza się do działu księgowości, gdzie odpowiedzialne osoby wystawiają zezwolenie na wypłatę gotówki. Rozliczając się z zaliczki należy przedstawić wszystkie dokumenty potwierdzające wydatki (faktury za nocleg, rachunki za posiłki, benzynę, bilety kolejowe, lotnicze itp.). Sprawdza się, czy ww. rachunki są prawidłowo wystawione, potwierdzone podpisem przez odpowiedzialną osobę a następnie prekazuje do działu rozrachunków z pracownikami. Przykład XI W zakładzie komunikacji miejskiej klient zainteresowany umieszczeniem reklamy lub ogłoszenia zobowiązany jest do złożenia wypisu z rejestru handlowego oraz numerów NIP i REGON. Musi również napisać podanie o wytypowanie wagonu podając m.in.: okres ekspozycji, osobę, która będzie firmę reprezentowała, sposób uiszczenia należności. Klient jest zobowiązany do przedstawienia projektu reklamy lub ogłoszenia, który musi być wcześniej zatwierdzony u plastyka miejskiego. Klient sam musi wynająć agencję reklamową w celu namalowania reklamy. W następnej kolejności odbywa się protokolarny odbiór wagonu, wystawienie faktury i uiszczenie należności. Istnieje możliwość półrocznego lub rocznego okresu ekspozycji ogłoszenia. Po upływie okresu ekspozycji istnieje możliwość jego przedłużenia o kolejne miesiące. 60