Organizacja spotkań Polega na przyj ę ciu przez naszego konsultanta zlecenia umówienia spotkania z partnerem biznesowym. Odpowiednio dobrany termin spotka ń Pa ń stwa pracowników z potencjalnymi odbiorcami jest jednym z warunków pomy ś lnej transakcji. Usługa mo ż e by ć realizowana dwutorowo:

Konsultant umawia przedstawiciela firmy z partnerem biznesowym. Partner biznesowy poprzez specjalny nr infolinii kontaktuje si ę z konsultantem w celu umówienia si ę na spotkanie z przedstawicielem.

Przygotowanie dobrze zorganizowanego spotkania, to nie tylko powiadomienie jego uczestników, ale mnóstwo innych czynno ś ci. To mi ę dzy innymi: dobór miejsca, ustawienie krzeseł i stołu prezydialnego (w zale ż no ś ci od liczby uczestników, natury i celu zebrania,) zapewnienie sprz ę tu, przygotowanie zawiadomie ń i zaprosze ń, materiałów informacyjnych, bufetu,

wybór sekretarza, wybór przewodnicz ą cego, wybór prezydium, wybór komisji regulaminowych, ustalenie celu, tematyki i porz ą dku obrad.

Wyró ż nia si ę krajowe i zagraniczne wizyty oficjalne, robocze i prywatne, w biznesie przewa ż aj ą wizyty robocze. Zasadnicz ą spraw ą jest ustalenie z czyjej i na czyje zaproszenie b ę dzie si ę ona odbywa ł a. Charakter wizyty powinien by ć okre ś lony w zaproszeniu.

W Polsce wizyty pa ń stwowe i oficjalne trwaj ą w zasadzie 3 dni, pierwsze 2 s ą po ś wi ę cone na rozmowy i spotkania, 3 dzie ń go ść sp ę dza w jednym z miast Polski. Po ustaleniu terminu wizyty drog ą korespondencyjn ą nast ę puje uzgodnienie programu oficjalnego towarzysz ą cego np. zwiedzanie miasta. Odr ę bny program jest przygotowywany dla mał ż onki, o ile towarzyszy szefowi delegacji.

precyzyjne ustalenie ram czasowych wizyty, a wi ę c dokładnej godziny i miejsca przybycia i wyjazdu delegacji. W dzisiejszych czasach najcz ęś ciej oznacza to przylot i wylot delegacji. trzeba te ż ustali ć, na jakim lotnisku b ę dzie l ą dowa ć samolot. Delegacje niejednokrotnie wybieraj ą si ę samochodami do krajów s ą siednich, co wymaga gospodarzy o dacie oraz prawdopodobnej godzinie przybycia na ustalone miejsce spotkania.

Na stole umieszcza si ę kartoniki z nazwiskami uczestników. Kartoniki powinny by ć odpowiedniej wielko ś ci i nale ż y je wype ł nia ć dwustronnie. Pozwala to osobom zasiadaj ą cym z przeciwnej strony sto ł u na ł atwe zidentyfikowanie rozmówców. Stó ł mo ż e by ć nakryty zielonym suknem, je ś li nie jest do ść elegancki. Na stole nie stawia si ę proporczyków. Mo ż na natomiast w sali obrad umie ś ci ć flagi krajów go ś cia i gospodarza.

W czasie rozmów podaje si ę jedynie napoje chłodz ą ce (woda mineralna, soki) oraz kaw ę lub herbat ę. Nie powinno si ę serwowa ć słodyczy, krakersów, paluszków itp., Je ż eli rozmowy trwaj ą dłu ż ej mo ż na przygotowa ć w s ą siedniej sali bufet z małymi przek ą skami i zaprosi ć uczestników w czasie przerwy w rozmowach W trakcie trwania rozmów nie powinno si ę pali ć, w zwi ą zku, z czym na stole nie stawia si ę popielniczek. W Polsce palenie w salach obrad jest ustawowo zabronione.

Gościom oferuje się honorowe miejsca tzn. po prawej stronie, jeśli wejście jest od szczytu stołu lub też vis a vis okien, jeżeli stół jest ustawiony wzdłuż głównego okna. Jeżeli na jednej ze ścian wzdłuż stołu jest umieszczone godło narodowe to gospodarze zajmują miejsca na jego tle.

Delegacj ę z hotelu odwozi si ę na lotnisko w tym samym sk ł adzie osób, które uczestniczy ł y w powitaniu. Je ś li wizyta by ł a szczególnie udana przewodnicz ą cy mo ż e towarzyszyć delegacji a ż do odlotu. Przed wyjazdem z hotelu nale ż y sprawdzić godzin ę odlotu, aby w przypadku zak ł óce ń komunikacyjnych nie przebywać zbyt d ł ugo na lotnisku. Powinno si ę tak ż e zaczekać a ż samolot wystartuje.