Szkolenie dla BP 30/11 - 01/12/2011 Maciej Walczak Zasady prawidłowego rozliczania otrzymanego wsparcia w ramach PO KL 6.2. Mów mi Szefie Maciej Walczak

INFORMACJE DOTYCZĄCE OPISYWANIA DOKUMENTÓW FINANSOWYCH Dokumenty księgowe zakupionych towarów opisane muszą zostać na odwrocie w następujący sposób: Finansowane w ramach POKL-06.02.00-30-056/10 na podstawie ……/WF/MMS/2011 Kwota dokumentu brutto - …………………………………………………… Harmonogram rzeczowo-finansowy –…………………………………… Biznesplan – ………………………………………………………………………… Kwota kwalifikowalna - ………………………………………………………… Źródło finansowania - ……………………………………………………………

INFORMACJE DOTYCZĄCE OPISYWANIA DOKUMENTÓW FINANSOWYCH Szkolenie dla BP 30/11 - 01/12/2011 INFORMACJE DOTYCZĄCE OPISYWANIA DOKUMENTÓW FINANSOWYCH Kwota dokumentu brutto ………………………………………………. Kwota całej faktury brutto Harmonogram rzeczowo finansowy – pozycja nr …………………… numer pozycji wydatku w harmonogramie rzeczowo-finansowym Biznesplan – ………………………………………………………………. informacja pozwalającą na identyfikację wydatku z biznesplanem – np. str. 22, tab.3; poz. 2. Faktury dotyczyć muszą wydatków ujętych w biznesplanie w SEKCJI D – plan inwestycyjny, z tabel 2 i 3. Kwota kwalifikowalna ……………………………………………………... Kwota rozliczanego wydatku (pozycji budżetowej) Źródło finansowania ………………………………………………….. Proszę napisać, jaka część wydatku finansowana jest z dotacji/wkładu własnego dokumenty dotyczące kosztów poniesionych w walutach obcych powinny być opisane na odwrocie z podaniem przeliczenia kwoty na PLN po średnim kursie obowiązującym w dniu sprzedaży określonym na fakturze. 1. Przykład 2. 2książki vs. Opis KPiR

Oznakowanie Zakup współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Adaptacja lokalu została współfinansowana przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Remont lokalu współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Oznakowanie c.d. http://recepta.fundacjarozwoju.org.pl/pliki/wzory.jpg

 Dla dociekliwych – szczegółowe informacje znajdują się na stronie internetowej: http://www.efs.gov.pl/Dokumenty/Strony/Dokumenty.aspx#zakladka=1&strona=2  (dokumenty programowe pozycja nr 13)

KTO: FIRS, inne uprawnione instytucje Kontrola Co najmniej 4 x w ciągu 12 miesięcy od daty podpisania umowy wsparcia RODZAJE: planowa, przy rozliczeniu, doraźna, niezapowiedziana, na prośbę Beneficjenta Pomocy. KTO: FIRS, inne uprawnione instytucje

Kontrola ZAKRES: Dokumenty zakupowe związane z inwestycją. Dokumenty związane z pomostówką + zestawienie wydatków Wyciąg z konta dokumenty ZUS, US Dokumenty związane z rejestracją DG/zmianami we wpisie do EDG, etc. Dokumenty sprzedażowe (10% na środki obrotowe) Ewidencja Środków Trwałych Książka Przychodów i Rozchodów Stan faktyczny inwestycji Oznakowanie Inne…

ZMIANY § 7 Zmiana umowy Szkolenie dla BP 30/11 - 01/12/2011 Wszelkie zmiany Umowy, wymagają aneksu w formie pisemnej, pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem ust. 4 i 5. Jeżeli wniosek o zmianę Umowy pochodzi od Beneficjenta pomocy, musi on przedstawić ten wniosek Beneficjentowi nie później niż w terminie 30 dni przed dniem, w którym zmiana ta powinna wejść w życie. Wniosek o zmianę o którym mowa w zdaniu pierwszym musi zostać rozpatrzony przez Beneficjenta w terminie 14 dni roboczych od dnia jego otrzymania. Zasada, o której mowa w ust. 2 nie dotyczy sytuacji, gdy niezachowanie terminu, o którym mowa w ust. 2 nastąpi z przyczyn niezależnych od Beneficjenta pomocy lub zostało zaakceptowane przez Beneficjenta. Zmiany dotyczące przesunięć pomiędzy poszczególnymi pozycjami wydatków ujętych w zaakceptowanym przez Beneficjenta harmonogramie rzeczowo-finansowym inwestycji, dopuszczalne są do wysokości nie przekraczającej 5% zakładanej wartości wydatku. Zmiany, o których mowa w ust. 4 nie wymagają sporządzania aneksu do niniejszej Umowy, a jedynie poinformowania Beneficjenta w formie pisemnej wraz z uzasadnieniem, w terminie 14 dni od dnia wystąpienia zmian. Obowiązki i prawa wynikające z umowy oraz związane z nią płatności nie mogą być w żadnym wypadku przenoszone na rzecz osoby trzeciej. 3. Jesteś w sklepie – dzwonisz – akceptacja – kupujesz? 4. Zmiany +5% nie dotyczą środków obrotowych – max 10% wartości dotacji 5. Zmiana do 5 % procedura informacji.

ZMIANY Szkolenie dla BP 30/11 - 01/12/2011 WNIOSEK O ZMIANĘ W HARMONOGRAMIE RZECZOWO FINANSOWYM ORAZ W BIZNESPLANIE Nazwa firmy: (pełna nazwa firmy) Data złożenia wniosku: (data złożenia w biurze projektu) Wnioskowana zmiana dotyczy (terminu, ceny zakupu, inne – proszę wpisać jakie): …………………………………………………………………………………………………………………   Oświadczam, że powyższe zmiany wg mojej najlepszej wiedzy nie wpłyną negatywnie na efektywność ekonomiczną prowadzonej działalności gospodarczej. ………………………………………………… (Pieczątka i podpis) Wniosek w wersji elektronicznej na firs@firs.org.pl oraz papierowej podpisanej w biurze projektu wraz z uaktualnionym harmonogramem. 1 2 3 4 5 6 LP Dotyczy punktu w harmonogramie rzeczowo finansowym (numer, nazwa) Dotyczy punktu w biznesplanie Sekcja D, D1 Opis planowanej inwestycji, pkt Tabela 3. Wymienić jedynie koszty kwalifikowalne (numer, strona, nazwa) Zapis przed zmianą Zapis po zmianie Uzasadnienie 1. Przy-kład 3. komputer przenośny 3., strona 21, komputer przenośny - laptop Zakup komputera w listopadzie 2011 za kwotę 2100 zł Zakup komputera w grudniu 2011 za kwotę 2100 zł W związku z przedłużonym remontem lokalu biurowego w celu przystosowania go do obsługi osób niepełnosprawnych, zakup komputera zostanie poczyniony w miesiącu grudniu, ze względu na fakt iż w bieżącym miesiącu komputer nie był niezbędny.

ZMIANY – wkład własny Przy-kład Nie dotyczy – wkład własny WNIOSEK O ZMIANĘ W HARMONOGRAMIE RZECZOWO FINANSOWYM ORAZ W BIZNESPLANIE Nazwa firmy: (pełna nazwa firmy) Data złożenia wniosku: (data złożenia w biurze projektu) Wnioskowana zmiana dotyczy (terminu, ceny zakupu, inne – proszę wpisać jakie): ………………………………………………………………………………………………………………… Oświadczam, że powyższe zmiany wg mojej najlepszej wiedzy nie wpłyną negatywnie na efektywność ekonomiczną prowadzonej działalności gospodarczej. ………………………………………………… (Pieczątka i podpis) Niniejszy wniosek należy złożyć w wersji elektronicznej (format MS Word lub kompatybilny) – firs@firs.org.pl oraz papierowej w biurze projektu. 1 2 3 4 5 6 LP Dotyczy punktu w harmonogramie rzeczowo finansowym (numer, nazwa) Dotyczy punktu w biznesplanie Sekcja D, D1 Opis planowanej inwestycji, pkt Tabela 2. (wymienić wszystkie planowane nakłady) (numer, strona, nazwa) Zapis przed zmianą Zapis po zmianie Uzasadnienie 1. Przy-kład Nie dotyczy – wkład własny 3., strona 21, komputer przenośny - laptop Zakup komputera w listopadzie 2011 za kwotę 2100 zł Zakup komputera w grudniu 2011 za kwotę 2100 zł W związku z przedłużonym remontem lokalu biurowego w celu przystosowania go do obsługi osób niepełnosprawnych, zakup komputera zostanie poczyniony w miesiącu grudniu, ze względu na fakt iż w bieżącym miesiącu komputer nie był niezbędny.

Procedura zmiany 1 Wniosek + harmonogram -> firs@firs.org.pl 30 dni przed zaistnieniem zmiany 2 Rozpatrzenie 14 dni -> informacja zwrotna 3 Podpisana wersja papierowa (wniosek+harmonogram) Podpisanie aneksu

„Pomostówka” Wsparcie pomostowe może pokryć tylko: koszty ZUS, koszty administracyjne (w tym koszty czynszu lub wynajmu pomieszczeń bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą), koszty eksploatacji pomieszczeń w tym m.in. opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę), koszty usług księgowych, koszty związane z ubezpieczeniem mienia związane bezpośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Szkolenie dla BP 30/11 - 01/12/2011 § 5 Postanowienia szczegółowe dotyczące wypłaty jednorazowej dotacji inwestycyjnej na rozwój działalności […] Rozliczenie środków następuje poprzez: złożenie oświadczenia o dokonaniu zakupów towarów lub usług zgodnie z biznesplanem, z zastrzeżeniem pkt 4. szczegółowe zestawienie towarów lub usług, których zakup dostał dokonany ze środków na rozwój przedsiębiorczości wraz ze wskazaniem ich parametrów technicznych lub jakościowych Warunkiem wypłaty płatności końcowej, o której mowa w § 2 ust. 4 pkt 2 jest: zrealizowanie inwestycji objętej dotacją, zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym inwestycji; złożenie zestawienia poniesionych wydatków inwestycyjnych, wraz z dokumentami potwierdzającymi realizację inwestycji, zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym inwestycji, takimi jak: i. kopie faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, ii. kopie dokumentów potwierdzających odbiór urządzeń lub wykonanie prac, iii. w przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane - kopie protokołów odbioru urządzeń lub przyjęcia materiałów, z podaniem ich miejsca składowania, iv. potwierdzone za zgodność z oryginałem kopia wyciągów bankowych Beneficjenta pomocy lub przelewów bankowych potwierdzających dokonanie płatności oraz obowiązek przekazania oryginałów dokumentów bankowych przed dokonaniem płatności końcowej Beneficjentowi Pomocy, v. kopie innych dokumentów potwierdzających prawidłową realizację inwestycji, zgodnie z harmonogramem rzeczowo - finansowym inwestycji; przeprowadzenie przez Beneficjenta kontroli na miejscu realizacji inwestycji w celu zbadania czy inwestycja została zrealizowana zgodnie z wnioskiem, o którym mowa w §. 1 ust. 5, w zakresie zaakceptowanym przez Beneficjenta; akceptacja przez Beneficjenta przekazanego przez Beneficjenta pomocy zestawienia poniesionych wydatków inwestycyjnych wraz dokumentami potwierdzającymi i uzasadniającymi prawidłową realizację inwestycji, zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym inwestycji. Wyciąg z umowy.

Zestawienie wydatków (- końcowe) Lp. nr dokumentu data wystawienia dokumentu numer księgowy lub ewidencyjny data zapłaty sposób zapłaty (G –gotówka, P –przelew, K - karta) nazwa towaru lub usługi/pozycja na dokumencie Kwota dokumentu brutto Kwota dokumentu netto kwota wydatków kwalifikowalnych w tym VAT Uzasadnienie związku /braku związku wydatku z inwestycją 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 NR FAKTURY DATA FAKTURY NR KSIĘGOWY (tzn numer pozycji w książce przychodów) Jeżeli karta lub przelew – należy podpiąć potwierdze nie zapłaty NAZWA / POZYCJA (ważne zwłaszcza, jeżeli faktura zawiera kilka pozycji) Całej faktury ZGODNA Z OPISEM NA ODWROCIE FAKTURY VAT od wydatków kwalifi- kowalnych NR POZYCJI W HARMONOGRAMIE I BIZNESPLANIE (strona/sekcja nr – identyfikacja wydatku w odniesieniu do biznesplanu) Specyfikacja techniczna (jeśli dotyczy) – info o dokonanych zmianach … suma ogółem w PLN

Szkolenie dla BP 30/11 - 01/12/2011 Dziękuję za uwagę – Maciej Walczak Pytania …? Dziękuję za uwagę – Maciej Walczak Zdecydujmy się na kupno prezentów bożonarodzeniowych od drobnych przedsiębiorców, ze sklepu z rękodziełem, od sąsiada, który robi wszystko, aby utrzymać swój sklepik, od przyjaciółki, która wytwarza niepowtarzalne rzeczy, od tego, który oparł się globalizacji w naszych okolicach... Zróbmy tak, aby nasze pieniądze dotarły do zwykłych ludzi, którzy ich potrzebują, nie do firm międzynarodowych i wielkich przedsiębiorców, którzy płacą zbyt mało swoim pracownikom i przemieszczają firmy w inny koniec Świata. Robiąc tak - więcej osób będzie mogło przeżyć szczęśliwe Boże Narodzenie.