Omówienie zasad rozliczania projektów w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka Rzeszów,

Charakterystyka Wniosku o płatność Wniosek o płatność spełnia dwie podstawowe funkcje: rozliczeniową - na podstawie wniosku o płatność beneficjenci otrzymują środki na współfinansowanie projektów, w formie refundacji poniesionych wydatków, sprawozdawczą - Beneficjenci przedstawiają we wniosku informacje o postępie rzeczowym i finansowym projektu. Wniosek pokazuje, na jakim etapie wdrażania jest projekt, które z założonych we wniosku o dofinansowanie działań udało się już zrealizować, jak przełożyło się to na poniesione wydatki i które z przewidzianych wskaźników udało się osiągnąć.

Terminy składania Raportów z postępu realizacji projektu Beneficjent składa do biura Euroregionu raporty z postępu realizacji mikroprojektu wraz z zestawieniem faktur i dokumentów o równoważnej wartości dowodowej, obejmujące dany kwartał: w terminie do 5 dni kalendarzowych po zakończeniu kwartału w przypadku raportów pośrednich; w terminie do 30 dni kalendarzowych od daty zakończenia realizacji rzeczowej mikroprojektu w przypadku raportu końcowego. Termin zakończenia mikroprojektu jest określony w umowie o dofinansowanie jako zakończenie rzeczowe i oznacza przewidywaną datę zakończenia tematycznych działań związanych z projektem (ostatnie działanie podjęte w ramach projektu),np: data odbioru prac, dostaw lub usług; data wystawienia ostatniego dokumentu księgowego; Po zakończeniu rzeczowym beneficjent ma 30 dni kalendarzowych na zakończenie finansowe projektu (opłacenie wszystkich faktur) i przygotowanie raportu końcowego.

Procedura składania Raportów z postępu realizacji projektu Raport z postępu realizacji mikroprojektu składa się z 2 części: części rzeczowej – raport z postępu realizacji działań w mikroprojekcie; części finansowej – stanowiącej wniosek o płatność (zestawienia wydatków, którego dotyczy raport). Beneficjent jest zobowiązany do składania zarówno części rzeczowej jak i finansowej Raportu. Części finansowej nie składa się jedynie w sytuacji, gdy w danym okresie sprawozdawczym nie zostały dokonane płatności związane z realizacją projektu. Informację w tym zakresie należy umieścić w pkt 27 raportu.

Forma składania Raportu z postępu realizacji projektu Raport przekazywany jest do biura Euroregionu : - w formie papierowej, - w formie elektronicznej (częściowo w formacie Word, częściowo w formacie Excel), Papierową wersję raportu należy opatrzyć podpisem i pieczęcią osoby uprawnionej do występowania z raportem w imieniu Beneficjenta. Ponadto tabele finansowe powinny być opatrzone pieczęcią imienną i podpisem osoby lub osób, które podpisały umowę z Euroregionem lub są upoważnione w imieniu Beneficjenta do podpisania raportu. Do składanego raportu należy dołączyć między innymi: - kserokopie list obecności oraz dokumentację fotograficzną ze spotkań, konferencji, szkoleń, itp. - materiały promocyjne i informacyjne wydane lub zakupione w ramach projektu.

Części Raportu z postępu realizacji projektu Raport z postępu realizacji projektu składa się z następujących części: 1 - Część Informacyjna, w której podaje się informacje dotyczące: realizowanego projektu (tytuł i numer projektu, kwoty dofinansowania projektu w podziale na źródła finansowania, okres jego realizacji, poziom dofinansowania z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, data podpisania umowy o dofinansowanie oraz jej numer) danych teleadresowych Beneficjenta; rachunków bankowych Beneficjenta, na które będą przekazywane refundacje; danych osoby wyznaczonej do kontaktu z Euroregionem, 2 – Część rzeczowa, w której opisuje się: działania jakie zostały zaplanowane (zgodnie z Harmonogramem działań ujętym we wniosku o dofinansowanie mikroprojektu) oraz postęp w realizacji mikroprojektu w okresie objętym raportem, problemy napotkane w czasie realizacji projektu; wskaźniki osiągnięte w trakcie realizacji projektu,

Części Raportu z postępu realizacji projektu 3 część – Zgodność projektu z zasadami polityk wspólnotowych, w tej części podaje się informację dotyczącą realizacji projektu zgodnie z zasadami: zrównoważonego rozwoju, równych szans, społeczeństwa informacyjnego oraz wolnej konkurencji; 4 – Część finansowa: Część finansową stanowią załączniki w arkuszu kalkulacyjnym Excel: Załącznik 1 - Wydatki poniesione/przychody uzyskane w trakcie realizacji projektu w EUR. Wydatki w tej tabeli przedstawia się w podziale na kategorie i podkategorie budżetowe, uwzględniając: - wydatki poniesione w okresie sprawozdawczym, - wydatki poniesione od początku realizacji projektu do końca okresu sprawozdawczego, - wydatki zaplanowane w budżecie projektu, - procentowy postęp wykonania budżetu.

Część finansowa Raportu z postępu realizacji projektu Załącznik 2 - Lista wydatków poniesionych przez beneficjenta/partnera projektu przedłożonych do zatwierdzenia W tabeli należy wykazać wszystkie faktury i inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej, które potwierdzają wydatki ponoszone przez Beneficjenta podczas realizacji mikroprojektu. Wydatki należy sumować w głównych podkategoriach i kategoriach budżetowych. Przy przeliczeniu wydatków z PLN na EUR należy stosować kurs przeliczeniowy Europejskiego Banku Centralnego, obowiązujący w ostatnim miesiącu okresu sprawozdawczego, który jest publikowany na stronie internetowej Komisji Europejskiej Wszystkie wartości podaje się z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, zgodnie z zasadami matematyki (nie dotyczy wartości kursu przeliczeniowego, który podaje się z dokładnością do czterech miejsc po przecinku).

Część finansowa Raportu z postępu realizacji projektu Podczas przygotowania załącznika należy stosować formułę zaokrąglającą dostępną w arkuszu kalkulacyjnym Excel: (ZAOKR(liczba;liczba_cyfr)). Kwoty należy wprowadzać do tabeli bez kropek i spacji uwzględniając jedynie przecinek jako oddzielenie pełnych złotych od groszy. Wprowadzanie kwot w innym formacie powoduje błędy przeliczenia i sumowania. Ponadto tabele powinny być opatrzone pieczęcią imienną osoby lub osób, które podpisały umowę z Euroregionem lub są upoważnione do składania raportu w imieniu Beneficjenta.

Części Raportu z postępu realizacji projektu 5 część – Oświadczenia – w tej części podaje się informacje dotyczące: składanych wraz z raportem załączników; miejsca przechowywania dokumentacji projektowej; wnioskowanej w raporcie kwoty dofinansowania z EFRR oraz z budżetu państwa oraz sumy tych kwot, W tej części znajduje się również pole przewidziane do podpisu Raportu przez Beneficjenta.

Najczęściej popełniane błędy związane ze składaniem wniosków o płatność złożenie raportu po terminie określonym w umowie o dofinansowanie projektu; nie wszystkie pola raportu zostały wypełnione; niewłaściwie określenie okresu sprawozdawczego, którego dotyczy raport; niewłaściwe określenie rodzaju składanego raportu (pośredni lub końcowy); podanie niewłaściwych danych dotyczących projektu lub danych Beneficjenta; niedokładnie zapisane nazwy działań w części rzeczowej raportu; do wniosku nie dołączono kopii faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej potwierdzających poniesienie wydatków przedstawionych w załączniku nr 2;

Najczęściej popełniane błędy związane ze składaniem wniosków o płatność do wniosku nie dołączono kopii dokumentów potwierdzających odbiór urządzeń lub wykonanych prac w okresie sprawozdawczym; kopie dokumentów dołączone do wniosku nie zostały potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta; w przypadku nabycia środka trwałego, do wniosku nie dołączono oświadczenia Beneficjenta o włączeniu środka trwałego w rejestr środków trwałych (OT); do wniosku nie dołączono oświadczenia Beneficjenta o kwalifikowalności podatku VAT oraz oświadczeń dotyczących przelewów do ZUS i US; brak dokumentacji potwierdzającej dokonanie rozpoznania rynku na zakup towarów lub usług; wniosek nie został podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta; do wniosku nie dołączono wersji elektronicznej raportu; brak podpisów upoważnionych osób w częściach dotyczących kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej;

Najczęściej popełniane błędy związane ze składaniem wniosków o płatność faktury oraz inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej nie zostały opisane zgodnie z obowiązującym wzorem; faktury oraz inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej nie są opatrzone numerem wyodrębnionej ewidencji księgowej; wydatki nie zostały poniesione w okresie realizacji projektu, wskazanym w umowie o dofinansowanie; wysokość wydatków przekracza kwoty zaplanowane w budżecie projektu; przedstawienie do rozliczenia wydatków z okresu następującego po okresie, za który został złożony raport; nie rozdzielenie wydatków z różnymi składkami podatku VAT; błędy rachunkowe, zastosowanie niewłaściwego kursu EUR do przeliczenia wydatków z PLN na EUR; niewłaściwie przypisane wydatki do określonych pozycji budżetowych w załączniku nr 2;

Dziękuję za uwagę W razie pytań proszę o kontakt: Łukasz Grabowski Stowarzyszenie Euroregion Karpacki Polska Rynek Rzeszów Tel: W razie pytań proszę o kontakt: Łukasz Grabowski Stowarzyszenie Euroregion Karpacki Polska Rynek Rzeszów Tel: