Realizacja projektów współfinansowanych z programu ramowego „Solidarność i zarządzanie ruchami migracyjnymi” ze szczególnym uwzględnieniem Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców oraz Europejskiego Funduszu Powrotów Imigrantów. Warszawa, 23.05.2012 r.

Raporty merytoryczne Formularz Wskaźników Prawa autorskie Informacja i Promocja Monitoring projektów Katarzyna Kubacka Warszawa, 23.05.2012 r.

I. Raporty merytoryczne Informacje dotyczące raportów merytorycznych: Umowa finansowa art. I.5 (terminy składania raportów) Podręcznik dla Beneficjenta – z 10 kwietnia 2012 roku Rozdział 4. Raportowanie/wnioskowanie o płatność

Początek realizacji projektu Podpisanie umowy finansowej Raporty merytoryczne Początek realizacji projektu Podpisanie umowy finansowej Raport wstępny Raport kwartalny Raport kwartalny Raport kwartalny Raport kwartalny Raport końcowy

Raport wstępny tylko w sytuacji, gdy beneficjent zacznie realizację projektu zanim podpisze z WWPE umowę finansową; przedstawia stan realizacji projektu od początku realizacji projektu do czasu podpisania umowy finansowej; przygotowywany przy użyciu formularza raportu kwartalnego; przesyłany w jednym egzemplarzu; przesłany w terminie 1 miesiąca od dnia podpisania umowy; zawiera informację na temat tego, jakiego okresu dotyczy; podpisany na pierwszej lub ostatniej stronie przez upoważnioną do tego osobę; zawiera dołączony Formularz Wskaźników, który powinien przedstawiać wskaźniki wyliczone za dany okres; zawiera dołączone w 2 egzemplarzach materiały promocyjne, np. ulotki, plakaty, artykuły zawierające informacje o projekcie.

Raport kwartalny przesyłany w jednym egzemplarzu; przesłany do końca miesiąca następującego po danym kwartale (kwartały liczone są od momentu podpisania umowy finansowej); przygotowany na obowiązującym wzorze raportu kwartalnego; zawiera informację na temat tego, jakiego okresu dotyczy; podpisany na pierwszej lub ostatniej stronie przez upoważnioną do tego osobę; zawiera dołączony Formularz Wskaźników, który przedstawia wskaźniki wyliczone za dany okres; zawiera dołączone w 2 egzemplarzach materiały promocyjne, np. ulotki, plakaty, artykuły zawierające informacje o projekcie.

Raport końcowy przesyłany w jednym egzemplarzu; przesłany w ciągu dwóch miesięcy od dnia zakończenia projektu; podpisany na pierwszej lub ostatniej stronie przez upoważnioną do tego osobę; przygotowany na obowiązującym wzorze; zawiera dołączony Formularz Wskaźników, który przedstawia wskaźniki wyliczone za cały okres realizacji projektu; zawiera dołączone w 2 egzemplarzach materiały promocyjne, np. ulotki, plakaty, artykuły zawierające informacje o projekcie, (które nie zostały wcześniej załączone do raportów kwartalnych).

Raport końcowy a raport kwartalny W raporcie końcowym należy wskazać dodatkowo: informacje na temat stopnia realizacji celów projektu; Informacja na temat Budżetu – pozycje przeszacowane i niedoszacowane; informacje na temat realizacji projektu w odniesieniu do polityk horyzontalnych UE odnośnie: równego traktowania, środowiska naturalnego, stosowania pomocz publicznej, informację o miejscu archiwizacji dokumentów.

II. Formularz Wskaźników Stanowi załącznik do umowy finansowej. Beneficjent przedstawia Formularz Wskaźników zawsze z raportem kwartalnym oraz końcowym.

Formularz Wskaźników składa się z: wskaźników obowiązkowych – wskaźniki stałe dla wszystkich projektów realizowanych w ramach danego Funduszu (EFU, EFI, EFPI). wskaźników obowiązkowych dla poszczególnych działań – wskaźniki określone w Programie Rocznym danego Funduszu – Działania, które mają otrzymać wsparcie w ramach wybranych priorytetów (oczekiwane wyniki i wskaźniki, jakie mają być zastosowane). wskaźników dodatkowych – wskaźniki określone przez Beneficjenta i WWPE, które są osiągane poprzez realizację działań w ramach konkretnego projektu.

Formularz Wskaźników Formularz wskaźników dołączony do raportów kwartalnych powinien zawierać wskaźniki wyliczone za dany okres realizacji projektu. Formularz wskaźników dołączony do raportu końcowego powinien zawierać wskaźniki wyliczone za cały okres realizacji projektu.

Formularz Wskaźników Instrukcja wypełniania Formularza Wskaźników: Wzór www.wwpe.gov.pl Zakładka danego Funduszu/Dokumenty/Podręczniki i Instrukcje

III. Prawa autorskie Umowa finansowa art. II.3 Własność/wykorzystanie rezultatów

Prawa autorskie Beneficjentowi przysługują autorskie prawa majątkowe do wyników (rezultatów) prac powstałych w ramach realizacji przedsięwzięcia, stanowiących utwory w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006r. , Nr 90, poz. 631, z póżn. zm.).

Prawa autorskie Utwory, o których mowa w umowie finansowej to wszelkie utwory literackie, publicystyczne, naukowe, programy komputerowe oraz audiowizualne (w tym filmowe).

Prawa autorskie W chwili przekazania przez WWPE płatności końcowej Beneficjent: udziela WWPE nieodpłatnej licencji do korzystania z utworów w celach niekomercyjnych poprzez zamieszczenie na stronach internetowych WWPE z możliwością ich pobrania przez użytkowników strony dla celów non-profit; przenosi na WWPE własność nośników na których wyniki (rezultaty) prac powstały w ramach wykonywania przedsięwzięcia przez beneficjenta, udziela WWPE prawa do zezwalania i wykonywania prawa zależnego do wyników (rezultatów) prac powstałych w ramach wykonywania przedsięwzięcia przez beneficjenta stanowiących utwory w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Prawa autorskie Oświadczenie ogólne, punkt 2. – załącznik nr 11 „Podręcznika dla Beneficjenta”

Prawa autorskie w przypadku wystąpienia przez osoby trzecie z roszczeniami wobec WWPE z tytułu naruszenia ich praw w związku z korzystaniem przez WWPE, zgodnie z postanowieniami Umowy, z utworów do których udzielono licencji, Beneficjent zobowiązuje się ponieść wyłączną odpowiedzialność, a także zaspokoić roszczenia osób trzecich, których prawa zostały naruszone.

IV. Informacja i promocja Beneficjenci są odpowiedzialni za informowanie opinii publicznej o pomocy otrzymanej z Unii Europejskiej;   Informowanie opinii publicznej odbywa się m.in. za pośrednictwem środków masowego przekazu, w trakcie spotkań, seminariów czy konferencji; Wszelkie materiały informacyjne rozpowszechniane w ramach projektu, kupiony sprzęt, finansowane inwestycje itd. muszą być właściwie oznakowane i zawierać wszelkie niezbędne informacje na temat współfinansowania projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach EFI/EFU/EFPI.

Informacja i promocja Właściwie oznakowanie oznacza umieszczenie: godła Unii Europejskiej 2. odniesienia do finansowania ze środków EFI/EFU/EFPI.   „ Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich/Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców/ Europejskiego Funduszu Powrotów Imigrantów [oraz z budżetu państwa]”.

Informacja i promocja Materiały informacyjne i promocyjne   Za materiały informacyjne uważa się w szczególności: artykuły prasowe, publikacje, broszury, ulotki, materiały konferencyjne/warsztatowe, zaproszenia/programy/agendy organizowanych przez beneficjenta spotkań/konferencji, prezentacje przygotowane na spotkania, materiały promocyjne (długopisy, bloczki papieru itp.). Materiały informacyjne drukowane (tj. publikacje, broszury, ulotki etc.) powinny zawierać w widocznym miejscu właściwe oznaczenia i tekst o współfinansowaniu ze środków UE w ramach EFI/EFU/EFPI oraz jeżeli dotyczy – z budżetu państwa.

Informacja i promocja Sprzęt i inwestycje Sprzęt zakupiony w ramach projektu winien zostać opatrzony informacjami (np. naklejkami) o współfinansowaniu zakupu ze środków Unii Europejskiej w ramach EFI/EFU/EFPI, oraz z budżety państwa, jeżeli dotyczy.   Beneficjent zobowiązany jest w ciągu 3 miesięcy od zakończenia projektu do umieszczenia w widocznym miejscu realizacji projektu stałej tablicy dużego formatu – dotyczy projektów spełniających warunki: - wkład UE w projekt przekracza 100 000 EUR oraz - projekt dotyczy zakupu obiektu fizycznego bądź finansowania infrastruktury lub projektów budowlanych.

Informacja i promocja Zgodnie z artykułem II.5.1 Umowy Finansowej wszelkie komunikaty lub publikacje Beneficjenta zamieszczone w jakiejkolwiek formie lub w jakimkolwiek środku masowego przekazu, będą informować, że wyłączna odpowiedzialność spoczywa na autorze i Komisja Europejska (oraz w przypadku EFI Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej) nie ponosi odpowiedzialności za sposób wykorzystania udostępnionych informacji.

Informacja i promocja „Podręcznik dla Beneficjenta” – Podrozdział 3.2 Umowa finansowa – art. II.5.1 Strona internetowa - www.wwpe.gov.pl Zakładka Funduszu/Promocja

Monitoring wizyta monitorująca w miejscu realizacji projektu (siedzibie beneficjenta), przeprowadza pracownik WWPE (+MSW – EFU, EFPI, MPiPS – EFI, KE, inne upoważnione osoby), Beneficjent, co najmniej 7 dni kalendarzowych przed planowaną wizytą monitorującą jest informowany pisemnie o terminie wizyty, kto wizytę przeprowadzi oraz o konieczności udostępnienia dokumentów i obecności osoby odpowiedzialnej za projekt -koordynator projektu.

Zakres wizyty monitoringowej obejmuje m.in: kontrola zgodność realizacji projektu z harmonogramem; stopień zaawansowania realizacji projektu; weryfikację rzeczowej realizacji projektu obejmującą roboty, dostawy lub usługi; identyfikację problemów występujących w projekcie i analizę możliwości ich rozwiązania; sprawdzenie czy Beneficjent prawidłowo informuje o źródłach finansowania projektu i realizuje obowiązek promocji, inne informacje wskazane przez Beneficjenta we Wniosku o dofinansowanie (np. system zarządzania, zagadnienia horyzontalne); monitorowanie zaleceń z wizyt monitoringowych, udzielenie wskazówek i informacji dotyczących dalszej realizacji projektu.

Monitoring Po zakończeniu wizyty monitorującej : WWPE przygotowuje raport z wizyty monitorującej, który przekazywany jest do wiadomości Instytucji Odpowiedzialnej, Beneficjent otrzymuje od WWPE raport z wizyty monitorującej wraz z pismem informującym o jej wynikach i tam gdzie to konieczne, wskazującym na obszary, w których niezbędne jest podjęcie działań naprawczych.

Dz Dziękuję za uwagę