Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, December Twinning on ERDF Implementation Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Ocena & Planowanie komunikacji

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, December Rozwój strategii

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, December OCENA Ocena działań informacyjnych jest drugim – poza planem komunikacji – nowym elementem wprowadzonym przez rozporządzenie. Chodzi o to, by uzyskać i przedstawić dowód na jakość i efektywność podjętych działań. Z tego powodu jest ważne, by na wstępie ustalić kryteria jakości i efektywności.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, December OCENA WSTĘPNA Przed stworzeniem strategii komunikacyjnej warto sobie wstępnie stworzyć obraz posiadanych informacji odnośnie następujących spraw: - wiadomości o postępowaniu w odniesieniu do dostępności funduszy jednego z programów - czy otrzymano już informacje o polityce strukturalnej; - jeśli otrzymano informacje, to w jaki sposób je otrzymano; - w jakiej postaci partnerzy chcieliby otrzymywać w przyszłości informacje?

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, December EWALUACJA Uniwersytety i ich ośrodki badawcze mogą być bardzo pomocne na poziomie metodologicznym oraz mogą być wartościowym zapleczem usługowym.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, December EWALUACJA - WYMAGANIA 1. Instytucja zarządzająca informuje komitety monitorujące o jakości i efektywności podjętych działań informacyjnych i promocyjnych oraz przedstawia odpowiednie dowody jak np. zdjęcia. 2. Plan działań informacyjnych zawiera dane odnośnie (...) - kryteriów oceny skuteczności zastosowanych środków 3. Komitet monitorujący sprawdza roczny raport wdrażania (...), zawierający rozdział o działaniach informacyjnych i promocyjnych.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, December UŻYWANIE WSKAŹNIKÓW OCENY Oceniać znaczy mierzyć. W tym celu należy wybrać i używać specjalne wskaźniki oceny.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, December Używanie wskaźników Wskaźniki - jakości Wskaźniki - jakości Wskaźniki - efektywności Wskaźniki - efektywności

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, December Wskaźniki jakości Wskaźniki jakości Specjalne wskaźniki dla każdego przeprowadzonego działania lub każdego wytworzonego produktu. Metoda: Wywiad z odbiorcami przeprowadzonych działań ew. zastosowanych środków informacyjnych i promocyjnych odnośnie jakości tych działań/ produktów. Publikacje: atrakcyjność zrozumiałość języka wyważony stosunek między tekstem a obrazem elektroniczne produkty online i offline przyjazne dla użytkownika łatwość dostępu Używanie wskaźników Imprezy okolicznościowe: jakość organizacji (punktualność, funkcjonowanie służb, wydajność personelu organizującego) jakość prowadzonych debat profesjonalizm, zrozumiałość i długość wykładów jakość udostępnianej dokumentacji łatwość dostępu

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, December Używanie wskaźników wskaźniki- efektywności wskaźniki- efektywności Wskaźniki działania, Bezpośrednio połączone z celami. Zmiana (podwyższenie/ zmniejszenie) poziomu przejrzystości (wiedzieć więcej o dostępności środków programów). Wskaźniki wyniku Ocena bezpośredniego i pośredniego efektu, który został wywołany przez działania u odbiorcy. Wskaźniki przeprowadzenia Właściwe przeprowadzenie programów/ środków z planu komunikacyjnego w stosunku do zamierzonych działań/ środków. Wskaźniki budżetu Ocena zużycia środków budżetowych na informacje i promocje w zależności do zaplanowanych środków całkowitych.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, December PLAN KOMUNIKACYJNY Oprócz oceny niezbędne jest stworzenie oraz przeprowadzenie w przyszłości planu działań informacyjnych. Plan działań informacyjnych stanowi dla całości działań i produktów spójne ramy, do których można się stale odnosić. Dobry plan działań informacyjnych obejmuje trzy duże rozdziały: 1. Spis stanu posiadania, 2. Strategię 3. Plan operacyjny.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, December SPIS STANU POSIADANIA W celu stworzenia globalnego planu działań informacyjnych zaleca się przeprowadzenie spisu stanu posiadania. Za pomocą w ten sposób zdobytej wiedzy można stworzyć ogólne zarysy strategii.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, December STRATEGIA Ogólnie chodzi o to, by odpowiedzieć na dwie ważne kwestie: - Co chce się powiedzieć? - Komu chce się to powiedzieć? Strategia musi być zgodna ze sposobem działania komunikacji.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, December Zrozumienie celu i grupy docelowej Plan działań informacyjnych musi zawierać gruntowną analizę grup docelowych posiadających konkretne umiejętności. Z tej analizy muszą wynikać potrzeby i oczekiwania poszczególnych grup docelowych, tak, by oferta każdego z programów mogła się do nich odnosić.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, December PLAN OPERACYJNY Za pomocą strategii zostaje ustalony kurs. Następnie należy ustalić, w jaki sposób można przekazywać wiadomości poszczególnym grupom docelowym. Plan operacyjny zawiera wszlkie środki pomocnicze dla wdrażania strategii. W planie tym należy ustalić następujące rzeczy: - poszczególne instrumenty działań; - współzależności między tymi instrumentami; - budżet; - terminarz.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, December TERMINARZ Terminarz ma łączyć informację i promocję z poszczególnymi fazami programu, gdyż informacja jest ważnym składnikiem zarządzania i powinna przyczynić się do jego sukcesu. Informacja potencjalnych beneficjentów ma pierwszeństwo, tak długo jak tylko dostępne są pieniądze. Równocześnie coraz ważniejsza staje się informacja o roli Unii w zatwierdzaniu projektów współfinansowanych przez fundusze strukturalne.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, December Podstawowe zasady komunikacji Komunikacja jest wewnętrzna bądź zewnętrzna. Komunikacja wewnętrzna: komunikacja wewnątrz określonej grupy. Przykłady: W regionie komunikuje się jednostka administracyjna z jej poszczególnymi kierownikami wydziałów; na poziomie europejskim wymieniają się informacjami osoby odpowiedzialne za wymianę informacji w instytucjach zarządzających. Komunikacja zewnętrzna: grupa kieruje się do zewnętrznej grupy docelowej. Przykład: Instytucja zarządzająca chce dotrzeć do potencjalnych beneficjentów programu lub do mieszkańców jakiegoś regionu.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, December Podstawowe zasady komunikacji Komunikacja zewnętrzna może być bezpośrednia lub pośrednia. Komunikacja bezpośrednia: Nadawca komunikuje się bezpośrednio, bez instytucji pośredniczącej, z odbiorcą lub grupą docelową. Przykłady: Instytucja zarządzająca wysyła osobiste pismo do małych i średnich przedsiębiorstw w danym regionie lub przeprowadza kampanię plakatową. Komunikacja pośrednia: Aby przekazać swoją wiadomość, nadawca decyduje się na włączenie instytucji pośredniczących: media, szkoły, stowarzyszenia, specjalistyczne sieci informacyjne lub każdą inną organizację, której nadawca może swoje treści powierzyć... Komunikacja pośrednia odbywa się głównie za pomocą reklam lub dziennikarzy.