19 grudzień 2005r. Oddział ds. Finansowej Obsługi Projektów EFS Wniosek Beneficjenta o płatność Priorytet II Działanie 2.1, 2.3 i 2.4 ZPORR Wojweódzki 19 grudzień 2005r. Oddział ds. Finansowej Obsługi Projektów EFS

Wniosek o płatność należy przygotować zgodnie z obowiązującą Instrukcją do Wniosku beneficjenta o płatność na obowiązującym formularzu (nie należy dokonywać żadnych zmian). Beneficjent nie wypełnia pól oznaczonych kolorem szarym lub wyraźnie wskazanych do pominięcia.

Formularz Wniosku beneficjenta o płatność stanowi załącznik do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 22 września 2004r. w sprawie trybu, terminów i zakresu sprawozdawczości dotyczącej realizacji Narodowego Planu Rozwoju, trybu kontroli realizacji Narodowego Planu Rozwoju oraz trybu rozliczeń (Dz. U. z 2004r. Nr 216 poz. 2206 z późn.zm.).

Wniosek beneficjenta o płatność powinien być parafowany na każdej stronie przez przynajmniej jedną osobę upoważnioną do podpisania wniosku.

Załączniki do wniosku, tj Załączniki do wniosku, tj.: Harmonogram płatności oraz Tabela rozliczenia transz dotacji powinny być podpisane czytelnie przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta i opatrzone pieczęcią. Załączniki wielostronicowe muszą być parafowane na każdej stronie, na ostatniej stronie wymagany jest podpis osoby upoważnionej do reprezentowania beneficjenta oraz pieczęć.

Za czytelny podpis uważa się: Czytelny podpis osoby upoważnionej; Parafkę wraz z imienną pieczątką osoby podpisującej.

Wypełnianie wniosku o płatność (należy pamiętać iż szare pola wniosku pozostają do wypełnienia przez Instytucję Wdrażającą)

(1_) wniosek za okres: np. od 03/05/2005 do 31/08/2005 (2_) Fundusz Strukturalny: Europejski Fundusz Społeczny (3_) Program Operacyjny: Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego (4_) Priorytet: 2 Wzmocnienie rozwoju zasobów ludzkich w regionach Należy podać okres za jaki składany jest wniosek w formacie DD/MM/RRRR. Okres objęty wnioskiem nie musi być okresem obejmującym cały miesiąc. Ważne jest, aby zachować ciągłość w finansowaniu projektu. Należy wpisać nazwę Europejskiego Funduszu Społecznego Program operacyjny: Wpisać nazwę programu, w ramach którego projekt uzyskuje dofinansowanie Priorytet: wpisać nazwę priorytetu ZPORR Działanie: podać numer i nazwę działania --- Nazwa projektu: wpisać tytuł rozliczanego projektu, który będzie tożsamy z tytułem określonym w wniosku o dofinansowanie realizacji projektu Nr projektu: podać numer (z informacji o wynikach weryfikacji wniosku o płatność) Umowa o dofinansowaniu nr: podać numer

(5_) Działanie: 2.1 Rozwój umiejętności powiązany z potrzebami regionalnego rynku pracy i możliwości kształcenia ustawicznego w regionie 2.3 Reorientacja zawodowa osób odchodzących z rolnictwa 2.4 Reorientacja zawodowa osób zagrożonych procesami restrukturyzacyjnymi (6_) Poddziałanie: Pole należy pozostawić niewypełnione Należy podać okres za jaki składany jest wniosek w formacie DD/MM/RRRR. Okres objęty wnioskiem nie musi być okresem obejmującym cały miesiąc. Ważne jest, aby zachować ciągłość w finansowaniu projektu. Należy wpisać nazwę Europejskiego Funduszu Społecznego Program operacyjny: Wpisać nazwę programu, w ramach którego projekt uzyskuje dofinansowanie Priorytet: wpisać nazwę priorytetu ZPORR Działanie: podać numer i nazwę działania --- Nazwa projektu: wpisać tytuł rozliczanego projektu, który będzie tożsamy z tytułem określonym w wniosku o dofinansowanie realizacji projektu Nr projektu: podać numer (z informacji o wynikach weryfikacji wniosku o płatność) Umowa o dofinansowaniu nr: podać numer

(7_) Nazwa projektu: Nazwa projektu zgodnie z Umową o dofinansowanie (8_) Nr projektu/partnerstwa na rzecz rozwoju: numer zawarty w umowie o dofinansowanie (9_) Umowa/decyzja o dofinansowaniu nr: zgodnie z zawartą umową Należy podać okres za jaki składany jest wniosek w formacie DD/MM/RRRR. Okres objęty wnioskiem nie musi być okresem obejmującym cały miesiąc. Ważne jest, aby zachować ciągłość w finansowaniu projektu. Należy wpisać nazwę Europejskiego Funduszu Społecznego Program operacyjny: Wpisać nazwę programu, w ramach którego projekt uzyskuje dofinansowanie Priorytet: wpisać nazwę priorytetu ZPORR Działanie: podać numer i nazwę działania --- Nazwa projektu: wpisać tytuł rozliczanego projektu, który będzie tożsamy z tytułem określonym w wniosku o dofinansowanie realizacji projektu Nr projektu: podać numer (z informacji o wynikach weryfikacji wniosku o płatność) Umowa o dofinansowaniu nr: podać numer

(11_) co stanowi …….% kwoty wydatków kwalifikowalnych. (10_) z dnia ………… na kwotę dofinansowania ………. PLN, słownie …………….. złotych. Należy podać datę zawarcia umowy i kwotę całości dofinansowania określoną w umowie o dofinansowanie projektu (11_) co stanowi …….% kwoty wydatków kwalifikowalnych. W przypadku Priorytetu 2 Beneficjent wpisuje 100%. Z dnia … na kwotę…: podać datę zawarcia umowy o dofinansowanie i kwotę dofinansowania co stanowi …% podać wskaźnik dofinansowania Okres realizacji projektu: określony w umowie o dofinansowanie Płatność: pierwsza – dołącza harmonogram płatności zamiast pozostałych załączników; pośrednia, końcowa – składany po poniesieniu wszystkich wydatków i zakończeniu realizacji projektu, w polu „wnioskowana kwota” wpisujemy 0 (zero)

(12_) Okres realizacji projektu od ……………. do ……………. okres realizacji projektu zgodny z umową o dofinansowanie Projektu (w przypadku umów zawartych po 1 sierpnia 2005 wpisujemy okres finansowego zakończenia realizacji projektu) (13_) Płatność (pierwsza, pośrednia, końcowa, premia): np.pośrednia Z dnia … na kwotę…: podać datę zawarcia umowy o dofinansowanie i kwotę dofinansowania co stanowi …% podać wskaźnik dofinansowania Okres realizacji projektu: określony w umowie o dofinansowanie Płatność: pierwsza – dołącza harmonogram płatności zamiast pozostałych załączników; pośrednia, końcowa – składany po poniesieniu wszystkich wydatków i zakończeniu realizacji projektu, w polu „wnioskowana kwota” wpisujemy 0 (zero)

Kwota powinna być tożsama z kwotą z pkt (20_) „suma ogółem” (kolumna (14_) Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem: ……… PLN Kwota powinna być tożsama z kwotą z pkt (20_) „suma ogółem” (kolumna 12) (15_) Wnioskowana kwota: ….PLN Kolejna transza, o którą ubiega się beneficjent na kolejny okres realizacji projektu zgodnie z harmonogramem (16_) Kwota otrzymanych płatności w ramach projektu: ….PLN Łączna kwota środków jaką Beneficjent otrzymał tytułem wcześniej złożonych wniosków o płatność. Kwota powinna być zgodna z kwotą podaną w załączniku 4 wiersz 3 „Suma otrzymanych transz dotacji” kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem: kwota z pozycji 20) wnioskowana kwota: wynikająca z harmonogramu płatności. Warunkiem otrzymania kolejnej płatności jest rozliczenie 80% wartości otrzymanych poprzednio transz (nie dotyczy wniosku o pierwszą płatność) kwota otrzymanych płatności w ramach projektu: podać całkowitą kwotę, jaką otrzymano od momentu założenia wniosku, na podstawie wcześniej składanych wniosków o płatność. W przypadku pierwszej płatności wpisujemy 0 (zero) Dane beneficjenta Osoba do kontaktu Rachunki bankowe

INFORMACJA O BENEFICJENCIE (17_) Dane Beneficjenta Należy odpowiednio podać dane beneficjenta: nazwę instytucji lub imię i nazwisko osoby/osób upoważnionych do reprezentowania beneficjenta oraz dane teleadresowe Dane Beneficjenta powinny być zgodne z danymi podanymi we wniosku o przyznanie dofinansowania (18_) Osoba do kontaktu Imię i nazwisko oraz telefon osoby z którą będzie można wyjaśnić wszelkie wątpliwości dotyczące wniosku o płatność (19_) Rachunki bankowe Wyodrębniony rachunek dla projektu, zgodny ze wskazanym w umowie o dofinansowanie projektu

Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem (tabela 20_) Beneficjent wykazuje we wniosku o płatność wyłącznie poniesione wydatki kwalifikowalne

Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków należy pogrupować wg głównych kategorii ujętych we wniosku aplikacyjnym: wydatki związane z personelem (oprócz podania nazwy towaru lub usługi należy wpisać dodatkowo symbol „P”) wydatki dotyczące beneficjentów ostatecznych (oprócz podania nazwy towaru lub usługi należy wpisać dodatkowo symbol „B”) inne wydatki (oprócz podania nazwy towaru lub usługi należy wpisać dodatkowo symbol „I”).

Kolejność dokumentów w zestawieniu (20_) i załączonej dokumentacji powinna być zgodna. Na kserokopiach dokumentów należy umieszczać numer odpowiadający pozycji w zestawieniu (20_). Kolumna 1: nr dokumentu - należy wpisać numer faktury/dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej np. listy płac Kolumna 2: data wystawienia dokumentu – należy podać datę wystawienia faktury/dokumentu księgowego. Pozycja z pit z DRA o liście opłac

Kolumna 3: nr księgowy/ewidencyjny numer pod,którym dany dokument został zarejestrowany w księgach rachunkowych (numer ten należy umieszczać w prawym górnym rogu dokumentu) Kolumna 4: pozycja w zestawieniu rzeczowo finansowym - w przypadku ZPORR nie jest wymagane tworzenie zestawienia rzeczowo finansowego. Należy wpisać „nie dotyczy”.

Kolumna 5: kategoria interwencji - należy wpisać numer kategorii interwencji, której dotyczy dany wydatek Działanie 2.1 – 23 Działanie 2.3 – 24 Działanie 2.4 – 24 Kolumna 6: data zapłaty - należy wpisać datę dokonania płatności faktury lub innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej. Jeżeli faktura była płacona ratami, należy wskazać wszystkie daty płatności za daną fakturę. Rozliczeniu mogą podlegać wyłącznie w całości zapłacone dokumenty (np. w przypadku wynagrodzeń, lista płac może zostać dołączona do wniosku tylko i wyłącznie, gdy zostały zapłacone wszystkie składki).

G (w przypadku płatności gotówką), P (w przypadku płatności przelewem) Kolumna 7: sposób zapłaty - należy określić faktyczny sposób zapłaty wpisując G (w przypadku płatności gotówką), P (w przypadku płatności przelewem) lub K (w przypadku płatności za pomocą karty). Jeżeli płatności były dokonane za pomocą kilku form należy wskazać wszystkie. W przypadku zapłaty gotówką, na fakturze musi być umieszczona adnotacja, iż faktura została zapłacona gotówką. Powyższa adnotacja musi być podpisana przez wystawcę faktury.

Jeżeli tylko jeden wydatek na fakturze będzie dotyczył Kolumna 8: nazwa towaru lub usługi/pozycja na dokumencie należy określić nazwę towaru/usługi wyszczególnionej na dokumencie. Jeżeli tylko jeden wydatek na fakturze będzie dotyczył projektu należy wskazać pozycję wydatku na fakturze (w opisie dokumentu). Jeżeli faktura zawiera kilka pozycji wydatków dotyczących więcej niż jednej kategorii wydatku, należy pozycje z faktury umieścić w osobnych wierszach. W przypadku, gdy faktura zawiera również wydatki Niekwalifikowalne należy wpisać jedynie pozycje dotyczące wydatków kwalifikowalnych (podając nr pozycji na fakturze oraz opis/nazwę wydatku z faktury).

Kolumna 9: NIP wystawcy dokumentu - należy podać NIP wystawiającego fakturę/dokument o równoważnej wartości dowodowej. W przypadku rachunków do umów zleceń, które wystawia Zleceniobiorca należy wpisać NIP wystawcy rachunku (zleceniobiorcy). W przypadku list wynagrodzeń, deklaracji PIT 4, ZUS DRA, poleceń księgowania i poleceń wyjazdu służbowego – należy podać NIP Beneficjenta.

Kolumna 10: kwota dokumentu brutto - należy wskazać kwotę brutto, na którą została wystawiona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej. Kolumna 11: kwota dokumentu netto - należy wskazać kwotę netto, na którą została wystawiona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej. Lista płac wykazywana w kwocie brutto (wartość umieszczona w kolumnie 11 jest równa wartosci w kolumnie 10).

Kolumna 12: kwota wydatków kwalifikowalnych - należy wpisać kwotę wydatku kwalifikowalnego danej pozycji na fakturze (kwota ta obejmuje VAT, w przypadku, gdy jest on kwalifikowalny). Jeżeli kwota dokumentu księgowego nie jest w pełni kwalifikowalna i nie wynika to bezpośrednio z dokumentu, należy umieścić w opisie dokumentu informację o wysokości kwoty kwalifikowalnej

Kolumna 13: w tym VAT - należy wyszczególnić kwotę VAT z kwoty wydatku kwalifikowalnego z kolumny nr 12 (jeżeli VAT jest wydatkiem kwalifikowalnym). W przypadku, gdy kwota wydatku kwalifikowalnego jest niższa od kwoty wynikającej z dokumentu, wartość podatku VAT należy wyliczyć proporcjonalnie do wydatku kwalifikowalnego.

(21_) - tabela wypełniana jest przez Instytucję Wdrażającą, z zastrzeżeniem: w przypadku występowania wkładu własnego Beneficjenta w realizacji projektu, Beneficjent wprowadza kwoty, z których zostały sfinansowane wydatki stanowiące wkład własny. Beneficjent wypełnia pole „inne środki publiczne” – przenosimy kwotę z pozycji (20_) pomniejszoną o przychód wykazany w pozycji nr (22_) W sytuacji, kiedy beneficjent posiada wkład własny wykazuje go w polu „prywatne”

W tabeli ujmowane są uzyskane przychody (22_) – Uzyskany przychód w okresie objętym wnioskiem (jeżeli zostało przewidziane w umowie/decyzji o dofinansowaniu). W tabeli ujmowane są uzyskane przychody związane z realizowanym projektem w okresie objętym wnioskiem. W przypadku, gdy nie został wygenerowany przychód należy wpisać „0”.

(23_) Zakres wykonywanych prac /zakupów/ usług, na które zostały poniesione wydatki objęte wnioskiem Należy krótko opisać zakres wykonanych czynności w okresie objętym wnioskiem, opisując wykonane prace, zakupy i usługi, na które zostały poniesione wydatki przedstawione we wniosku o płatność. Należy podać również % zaawansowania projektu (pod względem finansowym) w okresie, którego wniosek dotyczy oraz wartość skumulowaną poniesionych wydatków kwalifikowalnych (od początku realizacji projektu do końca okresu za jaki składany jest wniosek).

(24_) Zgodność postępu realizacji projektu z umową/ decyzja o dofinansowanie w okresie objętym wnioskiem Należy opisać stopień zaawansowania realizacji projektu pod względem rzeczowym i finansowym w odniesieniu do harmonogramu realizacji projektu. Jeżeli wydatki i postęp są niezgodne z harmonogramem należy zaznaczyć „nie” i opisać odstępstwa, podać ich przyczynę i uzasadnienie.

(25_) Oświadczenie beneficjenta W tej pozycji należy podać dokładne miejsce przechowywania dokumentacji związanej z projektem.

(26_) Załączniki Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie faktur i/lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej potwierdzających dokonanie wydatków kwalifikowalnych (dostarczone w dwóch egzemplarzach); Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających odbiór/wykonanie prac (dostarczone w dwóch egzemplarzach);

Poświadczone za zgodność z oryginałem kopie wyciągów z rachunku bankowego Beneficjenta/kopie poleceń przelewów bankowych, (dostarczone w dwóch egzemplarzach). Zgodność z oryginałem kopii dokumentu poświadczają osoby uprawnione do reprezentowania beneficjenta poprzez umieszczenie słów „za zgodność z oryginałem” oraz daty i odręcznego podpisu osoby, wraz z podaniem pełnionej funkcji/stanowiska służbowego w instytucji składającej wniosek (np. pieczątka).

4. Inne dokumenty ( gdy są wymagane zgodnie z umową o dofinansowanie); są nimi: harmonogram płatności dla projektu na dwa kolejne kwartały. Harmonogram płatności dla projektu sporządzany jest według wzoru zawartego w: załączniku nr 3 do instrukcji – dla projektów współfinansowanych ze środków EFS, Harmonogram składania wniosków o płatność na sześć kolejnych miesięcy (w przypadku umów podpisanych po 1 sierpnia 2005), - w przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane – poświadczone j.w. za zgodność z oryginałem kopie protokołów odbioru urządzeń, przyjęcia na magazyn z podaniem ich miejsca składowania,

- poświadczone j.w. kopie dokumentów potwierdzających i uzasadniających prawidłową realizację dofinansowywanego Projektu lub jego części zgodnie z harmonogramem rzeczowym (np. wymagane dyplomy, certyfikaty, dokumenty potwierdzajace realizację Prawa zamówień publicznych).

(27_) Należy czytelnie wpisać miejscowość i datę (27_) Należy czytelnie wpisać miejscowość i datę sporządzenia wniosku o płatność – czytelne podpisy składają osoby upoważnione do podpisania wniosku o płatność i przystawiają pieczątkę imienną Wniosek powinien być parafowany na każdej stronie przez przynajmniej 1 osobę upoważnioną do podpisania wniosku.

Załącznik wg nowej wersji Umowy: Harmonogram składania wniosków o płatność na sześć kolejnych miesięcy Zgodnie z § 3 ust. 5 Beneficjent przekazuje do IW najpóźniej do ostatniego dnia każdego miesiąca harmonogram składania wniosków o płatność na sześć kolejnych miesięcy.

Tabela rozliczenia otrzymanych transz dotacji (zał. 4): Wiersz 1: Beneficjent wpisuje całkowitą wartość przyznanej dotacji na realizację projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu; Wiersz 2: Beneficjent wpisuje kwotę wnioskowanej transzy dotacji zgodnie z harmonogramem płatności; Wiersz 3: Beneficjent wpisuje skumulowaną kwotę otrzymanych transz dotacji (wiersz zgodny z pkt (16_) wniosku; Wiersz 4: Beneficjent wpisuje skumulowaną kwotę przychodu wygenerowanego w trakcie realizacji projektu (należy ująć również przychód wykazany w tym wniosku o płatność);

Wiersz 5: Beneficjent wpisuje skumulowaną kwotę rozliczonych poprzednio środków; Wiersz 6: Beneficjent wpisuje wysokość ostatnio otrzymanej transzy dotacji; Wiersz 7: Beneficjent wpisuje sumę ogółem do rozliczenia pozostająca z otrzymanych transz dotacji;

Wiersz 8: Beneficjent wpisuje kwotę rozliczaną niniejszym wnioskiem; Wiersz 9: Beneficjent wpisuje udział sumy kwoty podanej w wierszu 5 i 8 w sumie kwot w wierszu 3 i 4; Wiersz 10: Beneficjent wpisuje kwotę pozostającą do rozliczenia w kolejnym wniosku (7-8).

Sposób ujęcia w tabeli (20_): Wypłata wynagrodzeń personelu projektu: Wiersz 1 – lista wypłat wynagrodzeń – kwota wynagrodzenia w wysokości kwalifikowalnej wraz ze składkami na ubezpieczenie społeczne po stronie pracownika, składką zdrowotną i podatkiem, czyli w tabeli w kol. 10, 11 i 12 wykazujemy 3 x kwotę brutto listy

Wiersz nr 2 – deklaracja ZUS DRA Wykazywane są składki na ubezpieczenia społeczne będace kosztem pracodawcy: składka emerytalna, rentowa,wypadkowa, FP, FGŚP (jeżeli zostały ujęte w budżecie projektu) kol. 10 i 11 – wpisujemy łączną kwotę składek z deklaracji ZUS DRA z poz. IX.01 kol. 12 – kwota składek kwalifikowalnych w ramach projektu

Rozliczenie wypłat z tytułu umów zleceń: kol. 10 – kwota dokumentu brutto – należy wpisać kwotę brutto z rachunku do umowy zlecenie; kol. 11 – kwota dokumentu netto - należy wpisać kwotę brutto z rachunku do umowy zlecenie; kol. 12 – kwota wydatków kwalifikowalnych – należy wpisać kwotę będącą sumą kwoty faktycznie wypłaconej netto oraz odprowadzonego podatku dochodowego i składki zdrowotnej. Przy takim ujęciu wpisujemy 3 x kwotę brutto dokumentu

kol. 10 i 11 – łączna kwota składek z deklaracji ZUS DRA z poz. IX.01 W przypadku gdy z tytułu pracy zleconej odprowadzane są składki na ubezpieczenie społeczne w kol. 12 należy także dodać sumę składek na ubezpieczenie społeczne będące kosztem Zleceniobiorcy a w następnym wierszu (np.wiersz nr 2) należy wykazać składki na ubezpieczenie społeczne będące kosztem Zleceniodawcy. kol. 10 i 11 – łączna kwota składek z deklaracji ZUS DRA z poz. IX.01 kol. 12 – kwota składek na ubezpieczenie społeczne kwalifikowalna w ramach danego rachunku

Rachunek do umowy zlecenia lub umowy o dzieło powinien mieć nadany numer własny i datę wystawienia – jest to spowodowane tym, że do każdej umowy można wystawić kilka rachunków.

Sposób opisu dokumentów: Potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta kserokopie oryginałów faktur/dokumentów o równoważnej wartości dowodowej powinny zawierać w opisie umieszczonym na odwrocie dokumentu nr umowy o dofinansowanie w ramach Działania nr… Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego, Nazwa Projektu...; adnotację, że „Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz ze środków budżetu państwa”;

opisać sposób nie budzący wątpliwości związek wydatku z projektem ze wskazaniem kategorii/podkategorii wydatku przedstawionego w złożonym wniosku o dofinansowanie projektu; adnotację, że przedstawione na dokumencie zdarzenie gospodarcze jest zgodne z rzeczywistością i z zawartą umową; nformację o dokonanym sprawdzeniu dokumentu pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym wraz datą i czytelnymi podpisami osób upoważnionych;

adnotację o sposobie ujęcia dokumentu w księgach rachunkowych wraz z datą i podpisem osoby dokonującej księgowania; numer ewidencji w księgach rachunkowych; adnotację o podstawie prawnej zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004r, Nr 19, poz. 177 z późn. zm.) ze szczegółowym wskazaniem numeru artykułu, ustępu, punktu; potwierdzenie realizacji prac ujętych w dokumencie przez menadżera, kierownika projektu lub wykonawcę;

adnotację o uregulowaniu zobowiązania wynikającego z dokumentu (sposób zapłaty i data) wraz z załączeniem kserokopii dokumentu potwierdzającego dokonanie zapłaty; potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę do tego uprawnioną wraz z czytelnym podpisem i datą.

Dokumenty powinny być czytelnie skopiowane Do każdej kserokopii dokumentu księgowego musi zostać dołączony dowód dokonania zapłaty (wyciąg bankowy, przelew, dokument kasowy). Ponadto przedłożyć należy inne dokumenty potwierdzające prawidłową realizację projektu np. listę obecności uczestników szkolenia, potwierdzenie odbioru materiałów szkoleniowych. Należy pamiętać, aby do dokumentów (np. ubezpieczenie NW) dołączyć wykaz osób objętych projektem. Nie można dołączać do wniosku o płatność roboczych wersji dokumentów np. ZUS DRA.

potwierdzonymi za zgodność z oryginałem. Należy pamiętać, aby wniosek o płatność był dostarczony w wersji elektronicznej i papierowej wrazz kopiami wszystkich dokumentów w 2 egzemplarzach potwierdzonymi za zgodność z oryginałem.

1. Koszty wynagrodzeń personelu: Dokumenty załączone do wniosku o płatność pośrednią potwierdzające poniesione wydatki: 1. Koszty wynagrodzeń personelu: W przypadku wynagrodzenia pracowników etatowych poświadczających 100 % czasu pracy na pracę z projektem: lista wypłat wynagrodzeń; potwierdzenie wypłaty (przelew, WB, raport kasowy, KW); deklaracja ZUS DRA; dowód zapłaty składek na ubezpieczenie społeczne; deklaracja PIT-4; dowód zapłaty podatku; imienne zestawienie poniesionych składek i podatku dochodowego.

W przypadku wynagrodzenia pracowników etatowych poświęcających część swojego czasu pracy na czynności związane z realizacją projektu: lista wypłat wynagrodzeń; potwierdzenie wypłaty (przelew, WB, raport kasowy, KW); deklaracja ZUS DRA; dowód zapłaty składek na ubezpieczenie społeczne; deklaracja PIT-4; dowód zapłaty podatku; imienne zestawienie poniesionych składek i podatku dochodowego; zakres czynności lub oddelegowanie pracownika na czas realizacji projektu miesięczne karty czasu pracy.

W przypadku osób zatrudnionych do realizacji projektu na podstawie umów cywilno – prawnych: rachunek do umowy zlecenia/o dzieło; umowa; dowód wypłaty należnego wynagrodzenia; oświadczenie do celów ZUS (jeżeli nie są naliczane składki na ubezpieczenie społeczne); deklaracja ZUS DRA; dowód zapłaty składek na ubezpieczenie społeczne; deklaracja PIT-4; dowód zapłaty podatku; imienne zestawienie poniesionych składek i podatku dochodowego. Przy umowach cywilno-prawnych zawartych z własnym pracownikiem dodatkowo należy załączyć zakres czynności wynikający z umowy o pracę.

Koszty delegacji personelu: W przypadku korzystania z komunikacji publicznej: bilety komunikacji publicznej; zestawienie kosztów dojazdu (w przypadku braku delegacji); potwierdzenie zwrotu kosztów dojazdu (przelew, WB, raport kasowy, KW);

W przypadku gdy pracownik korzysta z samochodu prywatnego do celów służbowych i dokonuje rozliczenia poleceniem wyjazdu służbowego należy dołączyć: kalkulację przejechanych kilometrów zgodnie z obowiązującymi stawkami za kilometr z uwzględnieniem pojemności silnika; oświadczenie o zasadności wykorzystania samochodu prywatnego w celach służbowych; umowa z pracodawcą na korzystanie z samochodu prywatnego w celach służbowych; potwierdzenie zwrotu kosztów dojazdu (przelew, WB, raport kasowy, KW); kserokopia dowodu rejestracyjnego (przechowywana w siedzibie beneficjenta);

W przypadku korzystania z samochodu służbowego: zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju Dz.U. z 2002 Nr 236 poz. 1990 z póź. zm. lub dokumentowane zgodnie z regulaminem jednostki

Koszty dojazdu beneficjentów ostatecznych: W przypadku korzystania z komunikacji publicznej: lista obecności na szkoleniu (powinna być przechowywana w siedzibie projektodawcy do celów kontroli); bilety komunikacji publicznej (przechowywane w siedzibie beneficjenta do celów kontroli) – możliwe jest rozliczenie biletów okresowych, wskazane jest, aby termin ważności biletu odpowiadał terminowi udziału w szkoleniach. W przypadku biletów okresowych możliwe jest również wyliczenie odpowiedniej wartości refundacji kosztów przejazdu, jeżeli wsparcie przypada na okres krótszy niż wskazany na bilecie; zestawienie kosztów dojazdu; potwierdzenie zwrotu kosztów dojazdu (przelew, WB, raport kasowy, KW);

W przypadku korzystania z samochodu prywatnego: refundacja takich wydatków następuje do wysokości ceny biletu transportu publicznego na danej trasie, po przedstawieniu przez beneficjenta stosownego oświadczenia o wykorzystaniu danego samochodu na potrzeby uczestnictwa w projekcie wraz z odniesieniem do cen biletów na danej trasie – na podstawie informacji uzyskanej od przewoźnika; zestawienie kosztów dojazdu; potwierdzenie zwrotu kosztów dojazdu (przelew, WB, raport kasowy, KW).

Koszty wyżywienia beneficjentów ostatecznych: faktury wystawione na beneficjenta, który realizuje projekt, lista osób, dla których zakupiono usługę gastronomiczną lub artykuły spożywcze, jeżeli faktura wystawiona jest za obsługę kilku szkoleń należy w opisie wskazać terminy tych usług, nazwę szkolenia i kwotę kwalifikowalną, potwierdzenie zapłaty.

Ubezpieczenie beneficjentów ostatecznych: polisa ubezpieczeniowa, lista osób objętych ubezpieczeniem, dowód zapłaty składki.

Pokrycie kosztów wynajmu pomieszczeń związanych z prowadzeniem biura projektu, przeznaczonych na realizację szkoleń oraz kosztów wynajmu sprzętu niezbędnego do przeprowadzenia szkolenia: beneficjent musi być bezpośrednim najemcą; faktura za wynajem + wyliczenie proporcji użytkowania pomieszczeń bezpośrednio do realizacji projektu; faktury za opłaty ponoszone w związku z eksploatacją pomieszczeń (np. gaz, prąd, woda) + wyliczenie proporcji wykorzystania bezpośrednio w ramach projektu; potwierdzenie zapłaty (przelew, WB, raport kasowy, KW); umowa wynajmu.

Pokrycie kosztów materiałów szkoleniowych: faktura; potwierdzenie zapłaty (przelew, WB, raport kasowy, KW); lista osób uczestniczących w danym szkoleniu; potwierdzenie odbioru.

Amortyzacja narzędzi, wyposażenia stanowiących środki beneficjenta lub podwykonawcy (z wyłączeniem narzędzi i wyposażenia zakupionych ze środków publicznych w okresie siedmiu lat przed rozpoczęciem realizacji szkolenia) w zakresie w jakim po zawarciu umowy są one wykorzystywane na potrzeby szkolenia: karty amortyzacji dotyczące środków trwałych wykorzystywanych na potrzeby szkolenia; wyliczenie kwot amortyzacji dla poszczególnych środków trwałych; oświadczenie, że środki trwałe wykorzystywane na potrzeby projektu zostały zakupione ze środków innych niż publiczne;

Zakup towarów i usług w zakresie działań promocyjnych i informacyjnych związanych realizacją projektu: faktura; rachunek; zlecenie wykonania usługi; potwierdzenie odebrania realizacji prac przez kierownika projektu; potwierdzenie zapłaty (przelew, WB, raport kasowy, KW).

Przeprowadzenie audytu: Koszty stanowiące zabezpieczenie projektu: faktura; potwierdzenie zapłaty (przelew, WB, raport kasowy, KW). Koszty stanowiące zabezpieczenie projektu: faktura, rachunek;

Koszt opieki nad dziećmi i osobami zależnymi: umowa o pracę / umowa zlecenie; rachunek, faktura, bądź inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej, który stanowi wystarczający dowód na poniesione wydatki; potwierdzenie zapłaty (przelew, WB, raport kasowy, KW).

Dziękujemy za uwagę

Oddział ds. Finansowej Obsługi Projektów EFS Kontakt: Oddział ds. Finansowej Obsługi Projektów EFS Pracownicy Zespołu: Barbara Pastuszko – Koordynator tel.342 12 56 Paulina Klank Anna Wojciechowska Krzysztof Makuch Zbigniew Szczepanik tel. 342 15 92