Przygotowania do zamknięcia pomocy z funduszy strukturalnych na lata 2004-2006 w świetle regulacji wspólnotowych Konstancja Piątkowska Instytucja Zarządzająca Podstawami Wsparcia Wspólnoty Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Warszawa, 15 kwietnia 2008 r.

Zamknięcie pomocy – podstawy prawne Rozporządzenie Rady (WE) nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999 r. ustanawiające przepisy ogólne w sprawie funduszy strukturalnych Rozporządzenie Komisji (EC) nr 438/2001 z dnia 2 marca 2001 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 dotyczącego zarządzania systemów kontroli pomocy udzielanej w ramach funduszy strukturalnych Wytyczne dotyczące zamknięcia pomocy (2000-2006) finansowanej z funduszy strukturalnych, przyjęte w formie Decyzji Komisji nr COM(2006) 3424 z dnia 1 sierpnia 2006 r.

Zasady zamknięcia pomocy określone w Wytycznych Komisji Europejskiej (1) Definicja zamknięcia programu operacyjnego: Przekazanie do Komisji Europejskiej dokumentów zamknięcia: końcowej deklaracji wydatków wraz z wnioskiem o płatność końcową (w Polsce: Instytucja Płatnicza w MF) sprawozdania końcowego (właściwe Instytucje Zarządzające) deklaracji zamknięcia pomocy (w Polsce: Instytucja właściwa do zamknięcia pomocy w MF). 2. Weryfikacja i akceptacja tych dokumentów przez Komisję Europejską. 3. Rozliczenie salda końcowego. Ostateczny termin kwalifikowalności wydatków – odnoszący się do wydatków ponoszonych przez beneficjentów końcowych: 31 grudnia 2008 r. w przypadku programów, w ramach których udzielane jest wsparcie w formie pomocy publicznej – 30 kwietnia 2009 r. wydłużenie okresu kwalifikowalności wydatków przez KE – możliwe jest jedynie w wyjątkowych okolicznościach

Zasady zamknięcia pomocy określone w Wytycznych Komisji Europejskiej (2) Termin przekazania dokumentów zamknięcia do Komisji Europejskiej 15 miesięcy od ostatecznego terminu kwalifikowalności wydatków. W przypadku występowania w programie dwóch różnych dat kwalifikowalności, obligatoryjny termin przekazania dokumentów zamknięcia liczony jest od późniejszego z tych terminów. Terminy zamknięcia programów perspektywy 2004-2006 w Polsce 31 grudnia 2008 r. Ostateczny termin dokonywania zmian w Uzupełnieniach programów, Ostateczny termin ponoszenia wydatków przez beneficjentów końcowych, 30 kwietnia 2009 r. Ostateczny termin ponoszenia wydatków przez beneficjentów końcowych w przypadku działań objętych schematami pomocy publicznej 31 marca 2010 r. Przekazanie dokumentów zamknięcia PO Pomoc techniczna oraz SPO Restrukturyzacja… 31 lipca 2010 r. Przekazanie dokumentów zamknięcia SPO RZL, ZPORR, SPO WKP, SPO Transport, SPO Rybołówstwo…

Dokumenty zamknięcia pomocy Potwierdzone deklaracje wydatków końcowych oraz wniosek o płatność końcową Sporządzany jest na formularzu przedstawionym w załączniku II do rozporządzenia Komisji (WE) nr 438/2001. Deklaracji wydatków końcowych powinien towarzyszyć załącznik dotyczący odzyskanych kwot, o których mowa w art. II rozporządzenia (WE) nr 438/2001. Ogólne informacje dotyczące załącznika w sprawie odzyskanych kwot stanowią załącznik nr 3 do Wytycznych… Państwa członkowskie mają obowiązek informowania Komisji odnośnie kwot odzyskanych pomiędzy przedłożeniem deklaracji wydatków końcowych, wnioskiem końcowym a płatnością końcową dokonaną przez Komisję, tak, by Komisja mogła dokonać ich odliczenia. Państwa członkowskie muszą też informować Komisję odnośnie kwot do odzyskania odzyskanych po przedłożeniu deklaracji ostatecznych płatności oraz po zamknięciu danego programu, a następnie zwrócić Komisji odpowiednią część wkładu funduszy strukturalnych.

Dokumenty zamknięcia pomocy 2. Sprawozdanie końcowe Ma na celu umożliwić Komisji sprawdzenie, czy decyzja dotycząca formy pomocy została odpowiednio wykonana oraz czy osiągnięte zostały cele programu. Przed przedłożeniem sprawozdania końcowego Komisji, zostaje ono zatwierdzone przez Komitet Monitorujący (zgodnie z wymogami art. 35 ust. 3 lit. e rozporządzenia (WE) nr 1260/1999). Minimalny zakres informacji, który należy przedstawić w sprawozdaniu końcowym, określono w załączniku 1 do Wytycznych… Komisja w ciągu 5 miesięcy od otrzymania sprawozdania końcowego może uznać sprawozdanie za niedostateczne – w takim przypadku Komisja nawiązuje dialog z państwem członkowskim w celu dokonania niezbędnych poprawek.

Dokumenty zamknięcia pomocy 3. Deklaracja końcowa Orientacyjny wzór deklaracji końcowej zamieszczony został w załączniku III rozporządzenia (WE) nr 438/2001. Ponadto, deklarację końcową należy sporządzić zgodnie z art. 38 ust. 1 lit. f) rozporządzenia (WE) nr 1260/1999 oraz z rozdziałem V rozporządzenia (WE) nr 438/2001. Szczegółowe wytyczne dotyczące przygotowania oraz treści deklaracji końcowej określono w załączniku 2 do Wytycznych…

Zasady zamknięcia pomocy określone w Wytycznych Komisji Europejskiej (1) Na 2 miesiące przed ostatecznym terminem składania dokumentów zamknięcia Komisja prześle Państwom Członkowskim pismo informujące, iż w przypadku niezłożenia dokumentów w terminie przeprowadzi zamknięcie na podstawie dostępnych dokumentów oraz ze dokona korekt finansowych i automatycznego umorzenia, zgodnie z zasadami określonymi w Wytycznych… Konsekwencje spóźnionego złożenia dokumentów zamknięcia W sytuacji nie dostarczenia deklaracji końcowych wydatków, wraz z wnioskiem o płatność końcową, w oznaczonym terminie, Komisja Europejska: automatycznie anuluje każdą część zobowiązania, dla której nie otrzymała wniosku o płatność – w przypadku EFOGR, Sekcja Orientacji; automatycznie umorzy, nie później niż w ciągu 6 miesięcy, sumy częściowe przeznaczone na pomoc współfinansowaną przez fundusz, powodując zwrot kwot wypłaconych nieprawidłowo – w przypadku ERDF, FISR oraz EFS; Jeśli sprawozdanie końcowe dotyczące funduszu nie zostanie dostarczone przed upływem ostatecznego terminu, zamknięcie zostanie przeprowadzone w oparciu o potwierdzoną deklarację końcowych wydatków, oraz o informacje zawarte w ostatnim sprawozdaniu rocznym.

Zasady zamknięcia pomocy określone w Wytycznych Komisji Europejskiej (2) Konsekwencje spóźnionego złożenia dokumentów zamknięcia (c.d.) Nieprzekazanie deklaracji zamknięcia w określonym przepisami terminie, powoduje, iż zamknięcie zostanie przeprowadzone na podstawie potwierdzonej deklaracji końcowych wydatków oraz sprawozdania końcowego. Nieprzekazanie w terminie deklaracji końcowych wydatków w określonym terminie, powoduje zamknięcie danego programu na podstawie ostatniego zatwierdzonego wniosku o płatność. Jeżeli sprawozdanie końcowe lub deklaracja zamknięcia nie zostaną przekazane przed upływem ostatecznego terminu, Komisja dokona korekty finansowej, nawet jeżeli już wcześniej przeprowadzona została automatyczna anulacja. Tego rodzaju korekta finansowa nie powstaje w oparciu o niepunktualność związaną z brakiem przedstawienia tego rodzaju dokumentów przed upływem ostatecznego terminu, ale raczej z braku przedłożenia tego rodzaju dokumentów, które w poważny sposób utrudniają przeprowadzenie przez Komisję oceny pomocy oraz zgodności z przepisami zadeklarowanych wydatków.

Zasady zamknięcia pomocy określone w Wytycznych Komisji Europejskiej (3) Ogólne zasady postępowania z projektami niezakończonymi W odniesieniu do projektów niezakończonych, istnieje możliwość ich finansowania ze środków krajowych lub w ramach programów operacyjnych na lata 2007-2013, Jeśli projekt nie jest współfinansowany w planie 2007-2013, powinien zostać zakończony w przeciągu 2 lat od terminu złożenia dokumentów zamknięcia pomocy, Jeśli projekt otrzymuje wsparcie w ramach nowej perspektywy finansowej, należy przedsięwziąć środki w celu zapobieżeniu występowania podwójnego finansowania, W przypadku „dzielenia projektów” istnieje konieczność wyodrębnienia dwóch rozdzielnych etapów realizacji projektów niezakończonych, przy jednoczesnym spełnieniu zasad odnoszących się do kwalifikowalności wydatków oraz współfinansowania.

Zasady zamknięcia pomocy określone w Wytycznych Komisji Europejskiej (4) Zasada elastyczności 2% Zasada 2% elastyczności jest uzupełnieniem elastycznego mechanizmu, który pozostaje w dyspozycji państw członkowskich – w związku z możliwością zmiany przez nie planów finansowych swoich programów tylko do końca 2006 r. (zgodnie z Wytycznymi… KE) oraz uzupełnień programów – aż do ostatecznego terminu kwalifikowalności wydatków. Oznacza ona, iż wkład Wspólnoty na szczeblu priorytetu nie może przekroczyć 102% poziomu określonego w planie finansowym programu, zatwierdzonego na mocy ostatniej decyzji Komisji. Założenia w zakresie programowania na lata 2007-2013 nie przewidują programowania finansowego według priorytetów z rozbiciem na poszczególne lata. Wspomniana elastyczność 2% jest zatem uzasadniona tylko w odniesieniu do programów z okresu 2000-2006.

Rekomendacje Komisji Europejskiej (1) Przygotowanie do zamknięcia powinno zostać rozpoczęte jak najwcześniej, Korekty finansowe w wyniku wykrytych nieprawidłowości powinny zostać dokonane tak, by możliwe było jeszcze zastąpienie projektów innymi, W kwestiach dotyczących zamknięcia nieuregulowanych w przepisach unijnych, ważne są kontakty z audytorami KE, „Dzielenie projektów” oraz finansowanie projektów zrealizowanych ze środków UE jest możliwe, ale wymaga wcześniejszego zaplanowania i zapewnienia realizacji wszystkich wymagań UE,

Rekomendacje Komisji Europejskiej (2) Konieczne jest zapewnienie spójności i zgodności danych w dokumentach zamknięcia, Przekazanie dokumentów zamknięcia przed wyznaczonym terminem umożliwi wcześniejsze przekazanie płatności końcowej, Przed ostatecznym terminem kwalifikowalności wydatków powinny zostać dokonane zmiany w uzupełnieniach programów, takie by poziomy współfinansowania w nich określone jak najwierniej odzwierciedlały faktyczne wydatki, Elastyczność 2% przy obliczaniu wkładu Wspólnoty jest instrumentem stosowanym przez Komisję Europejską, a kraj członkowski powinien certyfikować wszystkie środki, które zostały wypłacone beneficjentom końcowym.

Rola Instytucji właściwej ds. zamknięcia pomocy (art Rola Instytucji właściwej ds. zamknięcia pomocy (art. 15 rozporządzenia 438/2001) (1) Rolę Instytucji właściwej ds. zamknięcia pomocy w Polsce pełni Departament Certyfikacji i Poświadczeń Środków z Unii Europejskiej w Ministerstwie Finansów. Proces związany z wydawaniem deklaracji zamknięcia pomocy realizowany jest w oparciu o Wytyczne KE oraz międzynarodowe standardy audytu – IIA Dla każdego programu operacyjnego zostanie przygotowany (w terminie do 30.06.2008 r.) program badania, będący podstawą do prowadzenia czynności zmierzających do wydania deklaracji zamknięcia programu. Audytowi zamknięcia poddane będą wszystkie jednostki uczestniczące we wdrażaniu programu, w tym: IZ, IP, IW oraz Instytucja Płatnicza. W trakcie audytu zamknięcia pomocy zostanie przeprowadzona: Ocena procedury zamknięcia IZ, IP oraz Instytucji Płatniczej, Kontrola księgi dłużników, Ocena zasadności realizacji dalszych kontroli wyrywkowych operacji, Kontrola sprawozdań innych organów kontrolnych (krajowych lub wspólnotowych), Kontrola realizacji zaleceń pokontrolnych oraz stopnia poprawy wykazanych nieprawidłowości (wymaga się, by poziom istotności wykrytych błędów/nieprawidłowości nie przekraczał 2%).

Rola Instytucji właściwej ds. zamknięcia pomocy (art Rola Instytucji właściwej ds. zamknięcia pomocy (art. 15 rozporządzenia 438/2001) (2) Opinia/deklaracja zamknięcia pomocy zostanie sformułowana zgodnie z tekstem wniosku w indykatywnym wzorze zawartym w Załączniku III do Rozporządzenia nr 438/2001. W oparciu o wynik przeprowadzonych prac kontrolnych, opinia ta może zostać wydana bez zastrzeżeń lub z zastrzeżeniem. Organ niezależny może również wstrzymać się od wydania opinii.

Stan zaawansowania prac nad zamknięciem pomocy w Polsce Stan przygotowań do zamknięcia pomocy w Polsce: Działania związane z przygotowaniem do zamykania pomocy w ramach perspektywy finansowej 2004-2006 zostały zainicjowane przez wszystkie Instytucje Zarządzające. W odniesieniu do PIW Interreg wytyczne dotyczące zamknięcia pomocy dyskutowane są obecnie na poziomie COCOF. W ramach większości działań co do zasady terminem zakończenia realizacji projektu jest czerwiec 2008 r. W odniesieniu do indywidualnych przypadków będą mogły być podejmowane decyzje o wydłużeniu tego terminu (do grudnia 2008 r.) Jako element przygotowań: Seminarium kwiecień 2007 z udziałem przedstawicieli Komisji Europejskiej, ekspertów oraz nowych Państw Członkowskich Spotkania robocze Instytucji Zarządzających Spotkanie robocze nowych Państw Członkowskich w Budapeszcie w marcu 2008, poświęcone omówieniu przygotowań do zamknięcia pomocy 2000-2006 Monitoring procesu zamknięcia pomocy w ramach cyklicznych spotkań instytucji zaangażowanych w proces wdrażania funduszy unijnych

Dziękuję za uwagę Ministerstwo Rozwoju Regionalnego ul. Wspólna 2/4 www.mrr.gov.pl www.funduszestrukturalne.gov.pl