PROCEDURA SKŁADANIA WNIOSKU O PŁATNOŚC Z EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU REGIONALNEGO W RAMACH PROGRAMU INTERREG IIIA CZECHY - POLSKA USTROŃ - 28.X.2005 r

PODSTAWY PRAWNE PRZEKAZYWANIA PŁATNOŚCI Przepisy Unii Europejskiej Rozporządzenie Rady (WE) 1260 / 1999 Rozporządzenie Komisji (WE) 438 / 2001 Rozporządzenie Komisji (WE) 448 / 2004

PODSTAWY PRAWNE PRZEKAZYWANIA PŁATNOŚCI Przepisy krajowe Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) Ustawa z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz.148, z późn. zm.) Rozporządzenie Ministra Finansów z dn. 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (dz. U. Nr 153, poz. 1752, z późn. zm.)

PRZEPŁYWY FINANSOWE

ZASADY REALIZACJI PŁATNOŚCI Płatności na zasadzie refundacji Wydatki faktycznie poniesione Właściwie udokumentowane Właściwie zaksięgowane Wydatki kwalifikowane

DOKUMENTACJA FAKTURY; DOKUMENTY KSIĘGOWE O RÓWNOWAŻNEJ WARTOŚCI DOWODOWEJ; - lista płac - delegacje - deklaracje ZUS - deklaracje podatkowe - bilety,

Sposób opisywania faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej Na odwrocie faktury lub innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej powinny znaleźć się następujące zapisy: Numer i nazwa projektu, Numer umowy/decyzji o dofinansowanie projektu w ramach Interreg IIIA Czechy –Polska informacja o poprawności formalnej i merytorycznej, zapis „Projekt współfinansowany w ….% (odpowiednim procencie zgodnie z umową) z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego

Sposób opisywania faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej wskazanie na powiązanie poniesionego wydatku (z danej faktury) z odpowiednią kategorią/kategoriami wydatków z tabeli F z wniosku aplikacyjnego ( Budżet projektu), podstawa prawna zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. Z 2004r. Nr 19 poz. 177, z późn. zm.) – jeśli projekt jest realizowany w oparciu o ww. ustawę. Z przodu faktury lub innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej powinny znaleźć się - w prawym górnym rogu dokumentu proszę o podanie numeru dowodu księgowego według ewidencji księgowej

WNIOSEK O PŁATNOŚĆ

ZAŁĄCZNIKI DO WNIOSKU O PŁATNOŚĆ Potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej; Kopie wyciągów z rachunku bankowego beneficjenta - potwierdzające poniesienie wydatków; Kopie protokołów odbioru wykonania robót; W przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane - kopie protokołów odbioru urządzeń, przyjęcia na magazyn z podaniem ich miejsca składowania; Kopie dokumentów potwierdzających prawidłową realizację dofinansowywanego projektu lub jego części zgodnie z harmonogramem rzeczowym.

WERYFIKACJA FORMALNA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ Czy wniosek został przedstawiony na prawidłowym formularzu, w przewidzianym terminie, Czy we wniosku został prawidłowo oznaczony beneficjent końcowy oraz nazwa i numer projektu, Czy wniosek został sporządzony i podpisany przez osoby do tego upoważnione, Czy do wniosku zostały załączone poświadczone za zgodność z oryginałem kopie faktur/innych dokumentów księgowych o równorzędnej wartości dowodowej, Czy zostały załączone kopie wyciągu bankowego potwierdzającego dokonanie płatności,

WERYFIKACJA MERYTORYCZNA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ Czy we wniosku nie ma błędów rachunkowych Czy faktury/inne dokumenty o równorzędnej wartości dowodowej zostały zapłacone, Czy termin zapłaty jest zgodny z terminem kwalifikowalności wydatków dla danego projektu, Czy kwoty zapisane we wniosku są zgodne z kwotami ujętymi na fakturach/innych dokumentach księgowych o równorzędnej wartości dowodowej, Czy poniesione wydatki są bezpośrednio związane z realizowanym projektem oraz zgodne z umową o przyznanie dofinansowania,

NAJCZĘSTSZE BŁĘDY WE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ Nie wypełnione wszystkie punkty wniosku o płatność Usuwanie punktów (tabel) stanowiących integralną część wniosku Nie dołączanie do wniosku wszystkich niezbędnych załączników (harmonogramów płatności, wyciągów bankowych) Składanie kopii wniosku i załączników nie potwierdzonych za zgodność z oryginałem

NAJCZĘSTSZE BŁĘDY WE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ Składanie kopii wniosku i załączników przez osoby, które nie są do tego upoważnione Brak odpowiednich podpisów oraz pieczątek pod wnioskiem i na załącznikach Brak paraf na każdej stronie wniosku o płatność Nie dołączanie wersji elektronicznej Numer projektu, mylony z numerem umowy Brak numeru projektu lub numeru umowy Błędy rachunkowe

NAJCZĘSTSZE BŁĘDY WE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ Niewłaściwe opisanie załączników Błędne opisy faktur – nie są ujęte wszystkie wymagane elementy Źle określony procent dofinansowania Źle określany okres wniosku Niezgodna ze stanem faktycznym informacja o realizacji projektu zgodnie z harmonogramem rzeczowo – finansowym Kwoty z wniosków nie są ujmowane w dołączanych do wniosku harmonogramach

ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW Wszelkie dokumenty związane z poniesionymi wydatkami, weryfikacją i kontrolą dokonanych wydatków, w tym oryginały (przechowywane przez Projektodawców) oraz kopie faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej i inne dokumenty związane z płatnościami pośrednimi lub końcowymi muszą być dostępne, przechowywane i archiwizowane przez okres co najmniej 3 lat od płatności salda końcowego dla programu przez KE (za wyjątkiem dokumentów dotyczących pomocy publicznej, które są przechowywane przez okres 10 lat).

OBOWIĄZKI BENEFICJENTA Beneficjent końcowy/projektodawca odpowiedzialny jest za poprawność wydatkowania całości środków. Obowiązkiem beneficjenta realizującego projekt jest poddanie się wszelkiej kontroli (zarówno dokumentów, jak i miejsca realizacji projektu) przez podmioty uprawnione