Organizacja i funkcjonowanie Grupy Samokształceniowej PRM Spotkanie organizacyjne PRMIA POLSKA Warszawa, 2010/01/07

Agenda spotkania Rozpoczęcie spotkania, wprowadzenie, informacje ogólne Praktyczne wskazówki nt. przygotowania się do egzaminu PRM oraz zasad jego przebiegu Informacja nt. praktycznych doświadczeń w zakresie zasad funkcjonowania grup samokształceniowych Ustalenie formuły realizacji sesji szkoleniowych Ustalenie i uzupełnienie ostatecznej listy uczestników GS Ustalenie planu / harmonogramu sesji szkoleniowych Propozycja i ustalenie listy zagadnień do opracowania Alokacja zagadnień na członków GS Ustalenie terminów sesji szkoleniowych

Wprowadzenie i informacje ogólne Miejsce spotkań GS Cel GS Działalność Grupy Samokształceniowej PRM polega na realizacji cyklu spotkań przygotowujących do egzaminu PRM. W swoim założeniu członkowie Grupy przygotowują prezentacje w formie krótkich referatów obejmujących wybrane działy curriculum wytycznych do egzaminu PRM Cel spotkania organizacyjnego Ustalenie / uzgodnienie zasad funkcjonowania grupy samokształceniowej oraz zasad realizacji spotkań / sesji szkoleniowych.

Przygotowanie do egzaminu PRM – wskazówki praktyczne Prelegent: Jadwiga Żarna Sposób przygotowania się do egzaminów Materiały do wykorzystania Inne pożyteczne informacje

Zasady funkcjonowania GS – wskazówki praktyczne Prelegent: Sławomir Kanigowski Organizacja i zasady realizacji spotkań GS PRM Doświadczenia z uczestnictwa w GS PRM

Podstawowe zasady funkcjonowania GS [1] Terminy i miejsce spotkań Siedziba Firmy StatConsulting Raz w tygodniu (czwartki) Podejście modułowe do omawiania zagadnień 4 moduły 1 moduł na kwartał Czas trwania pojedynczej sesji: 2h Spotkania raz w tygodniu, każdy czwartek, godz. 18:00 Zakończenie sesji szkoleniowych / działania grupy samokształceniowej do końca czerwca lub grudnia 2010 (zalezy od wariantu, zostanie omówione później)

Podstawowe zasady funkcjonowania GS [2] Wyznaczenie zespołów odpowiedzialnych za poszczególne zagadnienia tematyczne (liczebność zespołu 1-3 osoby i uzależniona od obszerności danego zagadnienia i związanej z tym liczby sesji szkoleniowych przeznaczonych na dany temat) Większa liczebność zespołów uwarunkowana jest także dużą liczebnością Grupy Wyznaczenie i funkcjonowanie głównego koordynatora (2 osoby wzajemnie się wspierające) GS spinających i koordynujących działanie całej Grupy

Cel GS Rodzaj certyfikatu PRM Okres funkcjonowania / działania GS Assiociate PRM (Egzamin I i IV) Pełny PRM (Egzamin I, II, III, IV) Okres funkcjonowania / działania GS Zależy od celu w zakresie rodzaju certyfikatu i formuły realizacji sesji szkoleniowych Możliwe dwa warianty: 6 lub 12 miesięcy W formule pełnego PRM i podejścia szczegółowego do sesji należy przez naczyć 3 miesiące na każdy moduł tematyczny / egzamin (łącznie 4 szt * 3 mies. = 1 rok)

Cel / zasady GS – realizacja warsztatów vs zdawanie egzaminu Wariant I: Sesje szkoleniowe / działanie grupy dzielimy na 4 etapy pokrywające się z 4 grupami zagadnień obowiązującymi na 4 egzaminach. Po każdym etapie dajemy czas uczestnikom na przystąpienie do egzaminu (np. 2 tygodnie) i rozpoczynamy kolejny etap szkoleniowy do kolejnego egzaminu. Koncentracja na zamknięciu jednego etapu a potem kolejny etap. Wariant II: Przez rok intensywnie studiują wszyscy, a kwestia formuły i terminu zdania egzaminu zależy od każdego indywidualnie (czy w 4 partiach czy wszystko od razu i kiedy – pozostaje w gestii każdego uczestnika.

Formuła realizacji sesji szkoleniowych [1] Formuła ogólna i teoretyczna Referowanie przez odpowiedzialny zespół w postaci prezentacji zagadnienia teoretyczne związane z danym obszarem Zajęcia traktowane bardziej jako forum dyskusyjne, do wymiany poglądów, omówienia najważniejszych problemów, wyjaśnienia wątpliwości Konieczność definiowania zagadnień do wyjasnienia z wyprzedzeniem na kolejne zajęcia Sesje szkoleniowe nie będą miały charakteru szczegółowego wykładu merytoryczno-praktycznego Formuła szczegółowa i praktyczna

Formuła realizacji sesji szkoleniowych [2] Formuła szczegółowa i praktyczna Moderatorem sesji szkoleniowej będzie zespół odpowiedzialna za dany temat Sesje szkoleniowe / warsztatowe będą się koncentrowały na wyjaśnianiu i dyskutowaniu trudnych zagadnień, rozwiązywaniu zadań i ćwiczeń oraz dodatkowych wyjaśnieniach Zakładamy, że każdy uczestnik będzie dobrze przygotowany z teorii Materiały wykorzystywane w trakcie warsztatów: prezentacja ppt + zestawy ćwiczeniowe

Zasady przygotowania sesji szkoleniowych [1] Zespoły przypisane do poszczególnych tematów będą odpowiedzialnieza moderowanie i prowadzenie warsztatów / sesji szkoleniowej z danego, przypisanego mu zagadnienia Będzie również odpowiedzialny za przygotowanie materiałów z danego zagadnienia, wskazanie literatury do przeczytania z danego zagadnienia oraz zestawu ćwiczeń (z min. Wyprzedzeniem 2 tygodni przed terminem jego sesji szkoleniowej)

Zasady przygotowania sesji szkoleniowych [2] Zespół ędzie odpowiedzialny za dystrybucję informacji do wszystkich uczestników o sposobie i zakresie przygotowania się do jego sesji szkoleniowej (co powinni przeczytać i przygotować, wysyłają zadania i ćwiczenia) Wszyscy uczestnicy będą pracować na ujednoliconych / wystandaryzowanych materiałach Pozostali uczestnicy będą zobowiązani przygotować się teoretycznie z danego zagadnienia wg wskazówek podanych przez lidera od danego zagadnienia.

Zasady wymiany informacji Wymiana informacji w zakresie Wymiana materiałów Ustalenie zasad logistyki pozyskiwania i efektywnej dystrybucji materiałów pomiędzy uczestnikami grupy samokształceniowej wykorzystywanych do przygotowania się do egzaminu. Celem jest wzbogacenie zasobów materiałów przygotowawczych oraz umożliwienie korzystania przez członków Grupy z tego samego zestawu materiałów. Panel dyskusyjny: pytania i odpowiedzi Kanały wymiany informacji Forum dyskusyjne na stronie www PRMIA dla uczestników GS Stworzenie forum ułatwiającego i umożliwiającego wymianę informacji merytorycznych i problemów oraz zamieszczanie komentarzy w zakresie zagadnień omawianych na sesjach szkoleniowych. Stworzenie wspólnej grupy mailingowej Umożliwienie wymiany tej samej informacji i materiałów pomiędzy uczestnikami grupy samokształceniowej (wszyscy otrzymują tę samą informację).

Lista uczestników GS Uzgodnienie ostatecznej listy uczestników grupy samokształceniowej Dane: Imię i nazwisko Adres e-mail Telefon kontaktowy Ustalenie ostatecznej listy uczestników (potwierdzenie poprzez złożenie podpisu na liście) grupy samokształceniowej.

Harmonogram sesji szkol. – ustalenie listy zagadnień do opracowania Stworzenie listy zagadnień / tematów na sesje szkoleniowe "A Comprehensive Guide to Current Theory and Best Practices„ - spis treśći podręcznika przygotowującego do PRM i może zostać wykorzystany do ustalenia harmonogramu i zakresu zajęć grupy samokształceniowej

Harmonogram sesji szkol. – alokacja zagadnień na członków GS Ustalenie zasad przypisywania uczestników (tzw. liderów) do poszczególnych tematów z listy zagadnień Możliwy wariant to: alokacja danego zagadnienia na osobę będzie realizowana wg kryterium wiedzy i doświadczenia, tj. będzie dobierana / przypisywana (tam gdzie to możliwe) taka osoba, która najlepiej czuje się w danym temacie Alokacja zostanie dokonana w trakcie spotkania

Harmonogram sesji szkol. – ustalenie terminów sesji szkoleniowych Uwzględnienie warunków brzegowych Uzależnienie od od liczby uczestników, obszerności tematów i alokacji zagadnień / tematów szkoleniowych Przykładowy harmonogram dotyczy tylko Modułu I Uwzględnienie rezerwy kilku dodatkowych spotkań po każdym module tematycznym w celu wyjaśnienia zagadnień szczególnie problematycznych oraz wykonania dodatkowych ćwiczeń Termin I sesji szkoleniowej (czas 2 tygodnie): 21 stycznia 2010 Liczebność zespołu skorelowana powinna być z liczbą sesji szkoleniowych

Harmonogram sesji szkol. – plan awaryjny Ustalenie zasad wprowadzania zmian i zastępstw do harmonogramu sesji szkoleniowych w sytuacjach kiedy uczestnicy się wykruszają, zachorują itd. Każdy z liderów / zespołów odpowiedzialnych za dany temat, powinien być dużym wyprzedzeniem przygotowany do poprowadzenia sesji szkoleniowej (przygotowanie materiałów min. na 2 tygodnie wcześniej), tak, że w przypadku gdy z jakiejś przyczyny jeden temat nam wypada, możemy zastąpić go kolejnym, następnym w kolejce, a do poprzedniego wrócić w następnej kolejce. Zasadniczo należy unikać odwoływania spotkań, w ostateczności należy dokonywać zmian w kolejności (w harmonogramie). Zasadą jest, że niedopuszcza się, że lider nie zdążył przygotować się do prowadzenia sesji szkoleniowej. Inne rozwiązanie to, że alokacja liderów na tematy będzie odbywała się parami (zawsze będzie dwóch prelegentów / liderów do tematu). Wówczas wspólnie przygotowują i prowadzą prelekcję / szkolenie, a jeżeli się coś dzieje, gwarantujemy sobie, że przynajmniej jeden z nich zawsze będzie mógł przeprowadzić szkolenie. Rozwiązanie jest o tyle korzystne, że nie dokonujemy modyfikacji w harmonogramie kolejności omawiania zagadnień tematycznych. Rozwiązanie powoduje mniejsze ryzyko niepowodzenia i mniejszy stres dla prelegenta.