Badanie ewaluacyjne Ocena trafności i skuteczności działań informacyjno-promocyjnych Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata w kontekście potrzeb informacyjnych potencjalnych beneficjentów programu oraz zwiększenia aktywności potencjalnych beneficjentów RPO WiM w sięganiu po wsparcie z UE Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego Departament Polityki Regionalnej 1Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, r. Justyna Lis Z-ca Dyrektora Departamentu Polityki Regionalnej Jednostka Ewaluacyjna Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury

Cele badania Ocena działań informacyjnych i promocyjnych podejmowanych w ramach RPO WiM, Wpływ tych działań na aktywność i zdolność absorpcyjną potencjalnych beneficjentów RPO WiM. 2Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, r.

Zakres terytorialny Województwo warmińsko-mazurskie Zakres czasowy Okres programowania oraz (do czerwca 2009 r.) – analiza aktywności potencjalnych beneficjentów funduszy strukturalnych. Okres programowania (do czerwca 2009r.) – ocena działań informacyjnych i promocyjnych RPO WiM. Zakres podmiotowy Badanie przeprowadzone w podziale na trzy kategorie potencjalnych beneficjentów RPO WiM / beneficjentów RPO WiM, tj.: Przedsiębiorstwa, JST, ich związki i stowarzyszenia oraz jednostki organizacyjne JST, organizacje pozarządowe. Wykonawca badania 3Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, r. PSDB Sp. z o.o. w Warszawie

Metodologia Zastosowane techniki badawcze i analityczne: 1.Analiza danych zastanych (w tym dokumentów oraz danych urzędowych), 2.Wywiady pogłębione (IDI), 3.Wywiady telefoniczne ze wspomaganiem komputerowym (CATI) na próbie ponad 2500 respondentów w czterech kategoriach potencjalnych beneficjentów: Przedsiębiorcy, Jednostki samorządu terytorialnego, Jednostki organizacyjne JST, Organizacje pozarządowe, 4.Tajemniczy klient, 5.Studium przypadku, 6.Badanie stron internetowych, 7.Analiza „wycinków prasowych”, 8.Panel ekspertów. 4Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, r.

Badanie jest pierwszym w województwie warmińsko-mazurskim, zrealizowanym w tak szerokim zakresie: 1.Obejmuje perspektywę finansową oraz (analiza zestawień danych dotyczących wniosków i umów spośród 12 programów operacyjnych) 2.Badanie opinii licznej grupy respondentów (Metoda CATI): 102 Jednostki Samorządu Terytorialnego (tj. 75,5% ogółu podmiotów), 850 jednostek organizacyjnych JST (tj. 28,7% ogółu podmiotów), przedsiębiorstw (tj. 1,1% ogółu podmiotów), 350 organizacji pozarządowych (tj. 9,7% ogółu podmiotów). 5Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, r.

Aktywność i absorpcja Aktywność jest proporcjonalna w przybliżeniu do liczby potencjalnych beneficjentów w gminie. Rozkład terytorialny aktywności powiela rozkład terytorialny zamożności i konkurencyjności gmin: są to duże miasta wraz z otaczającymi gminami i gminy leżące wzdłuż głównych dróg. Aktywność względna (liczba wniosków złożonych do liczby potencjalnych beneficjentów) jest największa w przypadku JST i JOST (średnio 70%), następnie organizacji pozarządowych (średnio 24%) i najmniejsza w przypadku przedsiębiorców (średnio 1,6%). 6Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, r.

Bariery i determinanty zdolności absorpcyjnej Bariery finansowe: zapewnienie wkładu własnego na współfinansowanie projektu, utrzymanie płynności finansowej podczas realizacji projektu, wysokie koszty przygotowania dokumentacji koniecznej do złożenia wniosku, koszty zlecenia pracy nad przygotowaniem wniosku zewnętrznym doradcom. Bariery związane z zasobami kadrowymi: Niewielka liczba personelu (małe gminy, NGOy, małe firmy), Brak doświadczenia, wiedzy i umiejętności pracowników w zakresie przygotowania i realizacji projektów finansowanych ze środków pomocowych. Bariery związane z warunkami ubiegania się o dotację: Skomplikowane i zbiurokratyzowane procedury aplikowania, Niejasne i nieprzejrzyste zasady przyznawania środków, Częste zmiany w zasadach aplikowania, Krótki czas na przygotowanie wniosku i na dokonanie poprawek, Wysokie wymagania formalne i związane z tym ryzyko finansowe. Bariery związane z dostępem do informacji: Problem z dotarciem do informacji ogólnej i właściwej, Problem z dostępem do wysokiej jakości konsultacji i szkoleń, Jakość informacji właściwej – mało zrozumiały język dokumentacji programowej. 7Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, r.

Bariery i determinanty zdolności absorpcyjnej Przedsiębiorcy: Zbyt duża biurokracja, Mała wiedza na temat możliwości realizowania projektów w ramach RPO WiM, Konieczność sfinansowania dokumentacji niezbędnej do złożenia projektu, Problem ze zgromadzeniem środków na wkład własny. Jednostki Samorządu terytorialnego ich jednostki org.: Problem ze zgromadzeniem wkładu własnego, Konieczność sfinansowania dokumentacji niezbędnej do przygotowania wniosku, Brak doświadczenia w aplikowaniu o środki unijne. Organizacje pozarządowe: Niewystarczające kwalifikacje personelu w zakresie aplikowania o środki unijne, Brak wystarczającej informacji na temat RPO WiM, Mała wiedza na temat możliwości realizacji projektów w ramach RPO WiM. 8Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, r.

Bariery i determinanty zdolności absorpcyjnej Proces aplikowania jest skomplikowany, czasochłonny i kosztowny, wymaga posiadania wyspecjalizowanych kadr i ponieważ przepisy się ciągle zmieniają – dobrej i aktualnej informacji, a także dostępu do usług konsultacyjnych i szkoleniowych. Realizacja projektu to z kolei wysokie wymagania sprawozdawcze, duże ryzyko zwrotu dotacji, a efekty nie zawsze odpowiadają oczekiwaniom (beneficjentów ostatecznych). 9Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, r.

Poszukiwanie rozwiązań zmieniających uwarunkowania procesu aplikowania (uproszczenie procesu, przejrzystość procesu), Zwiększenie dostępności i jakość informacji wstępnej i właściwej, Przełamywanie barier mentalnych i motywowanie potencjalnych beneficjentów do aplikowania (przy braku możliwości wpływania na potencjał finansowy i ludzki wnioskodawców). 10Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, r. Metody zwiększania zdolności absorpcyjnej

Rozpoznawalność marki RPO WiM jest najwyższa wśród JST, a najniższa wśród przedsiębiorców, Najtrudniejszym momentem w drodze potencjalnego beneficjenta od zauważenia RPO WiM do złożenia wniosku jest etap „zrozumienia”, czyli przekonanie potencjalnego beneficjenta, że oferta RPO WiM jest adresowana również do niego (dotyczy przedsiębiorców, NGO, jednostki organizacyjne JST), W przypadku JST najtrudniejszym etapem jest przejście od zrozumienia do zaufania (w przejrzystość i obiektywność samej procedury wyłaniania zwycięskich wniosków w konkursach), Internet jest najpopularniejszym kanałem komunikacji o programie, a na drugim miejscu plasuje się prasa 11Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, r. Zasięg i skuteczność działań promocyjnych i informacyjnych w ramach RPO WiM

Lp Wnioski wynikające z badania Rekomendacje przyjęte przez IZ RPO WiM do wdrożenia Skuteczność promocji 1 Rozpoznawalność marki RPO WiM (16%) Zróżnicować przekaz promocyjny do poszczególnych grup potencjalnych beneficjentów w celu zwiększenia rozpoznawalności marki RPO WiM. Adresaci: IZ, IPII Termin: na bieżąco – do końca okresu programowania Grupa docelowa – Przedsiębiorcy (32% przedsiębiorców nie zauważyło przekazu promocyjnego RPO WiM; spośród tych, którzy zauważyli przekaz tylko co trzeci się nim zainteresował) Należy wyodrębnić przedsiębiorców jako osobną grupę docelową w działaniach promocyjnych, z przypisanym budżetem i zaplanować dla niej osobne, dedykowane i różnorodne działania marketingowe w celu zwiększenia aktywności przedsiębiorców w ubieganiu się o środki UE. Adresaci: IZ, IPII Termin: przyszła perspektywa finansowa Kanały i narzędzia komunikacji 3 Internet najczęściej wykorzystywany kanał komunikacji Rozszerzenie palety działań promocyjnych i informacyjnych przez Internet poza realizowane obecnie utrzymywanie stron WWW RPO WiM w celu poprawy zasięgu działań promocyjnych (wykorzystanie ponadstandardowych działań reklamowych w internecie). Adresaci: IZ (koordynator działań) we współpracy z IP i IPII Termin: sukcesywnie od 2011 roku do końca okresu programowania Wnioski i rekomendacje 12Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, r.

Lp Wnioski wynikające z badania Rekomendacje przyjęte przez IZ RPO WiM do wdrożenia 4 Strona WWW RPO WiM IZ najczęściej odwiedzana witryna w poszukiwaniu informacji o programie Skierowanie pracowników odpowiedzialnych za działania informacyjno – promocyjne RPO WiM na szkolenie z zakresu redakcji stron WWW w celu poprawy atrakcyjności i zrozumiałości komunikatów, z których korzysta większość potencjalnych beneficjentów i beneficjentów. Adresaci: IZ, IP i IPII Termin: sukcesywnie od II kwartału Funkcjonalność stron WWW RPO WiM IZ, IP i IP II Zmiana niektórych funkcjonalności stron dla osiągnięcia lepszego oznakowania, kompletności i aktualności inf., kontaktowości, przejrzystości i łatwości nawigacji – bardziej przejrzysty, zrozumiały, aktualny i łatwy komunikat dla beneficjentów i potencjalnych beneficjentów programu. Adresaci: IZ, IP i IPII Termin: do końca Newsletter (liczba subskrybentów dynamicznie rośnie; beneficjenci oczekują inf. w formie newslettera) Redagowanie materiałów Newslettera i aktywne rozszerzania liczby subskrybentów w celu poprawy skuteczności przekazu i zasięgu Newslettera. Adresaci: IZ Termin: na bieżąco – do końca okresu programowania Prasa (drugie miejsce - po internecie - jako źródło informacji o RPO WiM) Stałe powiadamianie owe redakcji prasy regionalnej i lokalnej o wydarzeniach RPO WiM w celu generowania materiałów w prasie na temat RPO WiM oraz tworzenie dobrego klimatu w prasie wokół programu. Adresaci: IP Termin: od II kwartału 2010 Wnioski i rekomendacje 13Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, r.

Lp Wnioski wynikające z badania Rekomendacje przyjęte przez IZ RPO WiM do wdrożenia Planowanie działań informacyjno - promocyjnych 8 Kampania promująca RPO WiM skierowana do ogółu społeczeństwa (do tej pory głównie prowadzono kampanie zachęcające do aplikowania) Zaplanowanie i zrealizowania kampanii promocyjnej skierowanej do ogółu społeczeństwa w celu kształtowania pozytywnego wizerunku funduszy strukturalnych, UE i RPO WiM – podnoszenie rozpoznawalności marki RPO WiM Adresaci: IZ Termin: do końca Budżet na działania w internecie (zbyt małe środki na działania w internecie – oprócz kosztów utrzymania stron należy wprowadzić środki na kampanie internetowe) Zwiększenie środków na inne działania promocyjne w internecie w celu zwiększenia przekazu promocyjnego i informacyjnego RPO WiM Adresaci: IZ we współpracy z IP i IP II Termin: I/II kwartał Promocja skierowana do młodzieży (w RPD brak działań skierowanych wyłącznie do młodzieży) Uwzględnić w planowanych kampaniach promujących wizerunek RPO WiM tę grupę docelową w celu poprawy wizerunku programu wśród młodzieży jako źródła działań służących rozwojowi regionu. Adresaci: IZ Termin: I kwartał 2011 Wnioski i rekomendacje 14Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, r.

Lp Wnioski wynikające z badania Rekomendacje przyjęte przez IZ RPO WiM do wdrożenia 11 Zmiana key message (komunikat „Fundusze Europejskie są także dla Ciebie!” kładzie nacisk na dostępność funduszy oraz ich powszechność, jednak nie zawiera obietnicy konkretnej korzyści, wezwania do działania, ani uzasadnienia dlaczego ten komunikat zasługuje na wiarę) Modyfikacja komunikatu, aby w warstwie treściwej uwzględniał więcej elementów informacyjno – perswazyjnych w celu lepszego komunikowania key messages RPO WiM. Adresaci: IZ Termin: przyszła perspektywa finansowa 12 Zmiana podstaw prawnych (Plan Komunikacji zawiera nieaktualne podstawy prawne) Uaktualnić Plan Komunikacji względem podstaw prawnych w celu prawidłowego odniesienia do podstaw prawnych. Adresaci: IZ Termin: II-III kwartał Wskaźnikowanie planowanych działań inf. – promocyjnych (Plan Komunikacji zawiera głownie wskaźniki nakładu, brak wskaźników rezultatu) Poprawić sposób wskaźnikowania wyników działań opisanych w Planie Komunikacji w celu dostarczenia IZ informacji na temat wpływu podejmowanych działań informacyjno – promocyjnych. Adresaci: IZ Termin: do końca II kwartału 2010 Wnioski i rekomendacje 15Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, r.

16Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, r. Wnioski wynikające z badania Rekomendacje nieprzyjęte przez IZ RPO WiM do wdrożenia 1 Zmiana sposobu planowania działań promocyjnych i informacyjnych (Schemat harmonogramów działań w RPD przypisuje poszczególne działania do obszarów: informacja, promocja, edukacja, internet. Taki podział należy uznać za sztuczny i niejednoznaczny z powodu niedookreślenia różnic pomiędzy inf. a promocją oraz ich wzajemnym powiązaniem) Rozważyć przyjecie schematu harmonogramu wg celów i grup docelowych oraz przypisanie do nich odpowiednich instrumentów w celu ułatwienia planowania działań promocyjnych, do którego punktem wyjścia stają się zamierzenia IZ, IP, IPII wobec danej grupy docelowej i jej indywidualne potrzeby. Adresaci: IZ, IP i IPII Uzasadnienie nieprzyjęcia: wzór RPD został określony przez IK NSRO i wszystkie IZ i IP programy operacyjne opracowują plany działań wg tego wzoru 2 Punkty informacyjne (Niskie wskazania beneficjentów jako źródło informacji o programie. Rola tego kanału komunikacji rośnie na etapie składania wniosków aplikacyjnych) Wypromowania kontaktu telefonicznego i owego z konsultantami z punktów informacyjnych oraz wymiana informacji miedzy punktami i przekierowywanie rozmów do stanowisk merytorycznych w przypadku specjalistycznych pytań w celu zwiększenia dostępności kontaktu „on-line” dla potencjalnych beneficjentów z obszarów peryferyjnych. Adresaci: IZ, IP i IPII Uzasadnienie nieprzyjęcia: działania są realizowane Wnioski i rekomendacje

1.Raportu końcowego (nakład 500 egz.) 2.Trzy rodzaje broszur skierowane do: Organizacji pozarządowych oraz Jednostek organizacyjnych samorządu terytorialnego – nakład 600 egz. Jednostek Samorządu Terytorialnego – nakład 300 egz. Przedsiębiorców – nakład 600 egz. Produkty badania – publikacja i CD 17Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, r.

Dziękuję za uwagę Departament Polityki Regionalnej Emilii Plater 1, Olsztyn Tel. (0-89) , Fax. (0-89) Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie Olsztyn, r.