Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

STRUKTURA DOKUMENTACJI SYSTEMOWEJ Grazyna Szydłowska - Bojda.

Podobne prezentacje


Prezentacja na temat: "STRUKTURA DOKUMENTACJI SYSTEMOWEJ Grazyna Szydłowska - Bojda."— Zapis prezentacji:

1 STRUKTURA DOKUMENTACJI SYSTEMOWEJ Grazyna Szydłowska - Bojda

2 Właściwie prowadzona dokumentacja jest niezbędna do: sprawnego zarządzania firmą, uzyskania powtarzalności jakości wyrobów gotowych, poprawienia skuteczności komuni- kacji między kadrą kierowniczą i pracownikami usprawnienia komunikowania się pracowników firmy z klientami, dostawcami oraz stronami trzecimi wykazania, że wdrożony system zarządzania działa zgodnie z normą

3 Każda norma ISO określa poprzez swoje wymagania strukturę dokumentacji Każda organizacja wdrażająca system decyduje o ilości dokumentacji Dokumentacja nie musi prowadzić do nadmiernego zbiurokratyzowania – czego wiele organizacji się szczególnie obawia

4 Cechy biurokratycznego zarządzania wpływające na ilość dokumentacji nadmierna formalizacja wszelkich działań nadmierna formalizacja oceny pracowników nadmierne zaufanie do kontroli skłonność do „rozrastania się” nadmierne zbiurokratyzowanie procesu podejmowania decyzji Biurokratyczne zarządzanie jest bardzo podatne na skostnienie kosztowne i wolno działa, ogranicza osiągnięcia pracowników. W rezultacie – System tonie w sprzecznościach

5 Opracowanie i aktualizacja dokumentacji systemowej stanowi: dowód opracowania i wdrożenia w organizacji danego systemu, podstawowe źródło informacji o systemie, zapis odpowiedzialności i kompetencji, zapis większości powtarzalnych i rutynowych działań wykonywanych w ramach systemu

6 ZASADY zarządzania dokumentacją systemową

7 Struktura dokumentacji powinna uwzględniać istniejące i planowane systemy zarządzania Zasada 1

8 Co buduje strukturę dokumentacji ? Normy /międzynarodowe, krajowe, branżowe/ Wymagania prawne Dokumenty wewnętrzne organizacji

9 Hierarchia dokumentacji systemowej dokumenty strategiczne dokumenty operacyjne dokumenty wykonawcze dokumenty potwierdzające działania

10 Hierarchia dokumentacji systemowej SZŚ SZJ SZ BHP ZSZ Podejście procesowe

11 Dokumentacja firmy Dokumentacja Klienta Dokumentacja Dostawcy Hierarchia dokumentacji systemowej

12 Dokumentacja powinna być na tyle rozbudowana, na ile jest to niezbędne do funkcjonowania systemu Zasada 2

13 Co należy uwzględnić ? poziom kwalifikacji pracowników obowiązujące przepisy prawne istniejąca dokumentację firmy stopień automatyzacji procesów wytwarzania

14 Przed opracowaniem dokumentacji należy ustalić zasady jej tworzenia Zasada 3

15 Rodzaje dokumentacji systemowej Księga procedury instrukcje, wytyczne zapisy

16 Rodzaje dokumentacji systemowej Księga – nie wszystkie normy wymagają jej opracowania Procedury – poszczególne normy stawiają swoje wymagania Instrukcje, wytyczne – nie bezpośredniego wymogu w normach Inne dokumenty Zapisy – tak jak w wypadku procedur

17 Do opracowania procedur i instrukcji należy włączyć przyszłych jej użytkowników Zasada 4

18 Wskazanie osoby odpowiedzialnej za zarządzanie tym dokumentem, Wskazanie użytkownika dokumentu, Wykonanie szkicu dokumentu przez użytkownika procedury/instrukcji, Sprawdzenie, uzupełnienie, poprawienie szkicu przez przełożonego lub inną kompetentna osobę, Sprawdzenie szkicu przez osobę odpowiedzialną za zarządzanie tym dokumentem, Schemat opracowania dokumentu

19 Dokumentacja powinna być przyjazna dla jej użytkownika Zasada 5

20 Przystępność dokumentacji Zrozumiałe słownictwo Prosta i czytelna forma Zwarte opisy Prosta struktura Ograniczenie liczby dokumentów

21 Wzajemne relacje pomiędzy dokumentami KSIĘGA Sposób odbioru towaru od dostawców kontrolowany jest przed magazynowaniem zgodnie z procedurą A1 Procedura A1 1. Pracownik magazynu, przyjmujący daną dostawę zobowiązany jest odebrać dokumenty przewozowe od dostawcy. 2. Następnie, powinien sprawdzić towar podczas rozładunku pod kątem zgodności, ilości i w razie potrzeby pod względem oczywistych uszkodzeń ( instrukcja 11) 3. O jakichkolwiek problemach powinien natychmiast powiadomić kierownika magazynu. Instrukcja 11 Instrukcja sprawdzania materiału ABC pod względem uszkodzeń zewnętrznych 1.Sprawdzone opakowanie nie może mieć śladów uszkodzeń. 2.Pobranie próbki losowej ( instrukcja ST02) 3.Sprawdzenie wzrokowe: - uszkodzeń fizycznych (pekniecia, wykruszenia), - zawilgoceń, - plam oleju - zabrudzeń innego rodzaju 4.W wypadku wystąpienia niezgodności natychmiast poinformować o tym kierownika magazynu 5. Wyniki kontroli zapisać w formularzu ZAP/11 Zapisy Inna dokumentacja

22 KSIĘGA Zawartość obligują normy Procedura A1 1.Cel. 2. Sposób realizacji 3. Odpowiedzialność 4. Zapisy 5. Załączniki. Instrukcja Budowa jak najprostsza Budowa dokumentów

23 Dokumentacja przed jej przekazaniem do użytkowania powinna być sprawdzona i zatwierdzona Zasada 6

24 Dokumentowanie odpowiedzialności za tworzenie dokumentacji Procedura A1 Nadzór nad dokumentacją OPRACOWAŁSPRAWDZIŁZATWIERDZIŁ PODPIS

25 W dokumentacji należy unikać zbędnych powtórzeń Zasada 7

26 Jeżeli jakieś działanie zostanie opisane w jednym dokumencie, to we wszystkich pozostałych dokumentach należy odwoływać się do tego opisu, przywołując np. numer i tytuł dokumentu

27 Każdy dokument powinien mieć określony sposób jednoznacznej identyfikacji nazwy i wersji Zasada 8

28 Dane identyfikujące dokument powinny zawierać: rodzaj dokumentu, jednoznaczny kod identyfikujący, tytuł lub opis, oznaczenie wersji, datę wydania.

29 Przykład hierarchicznego systemu kodowania Procedury P/J/01 Instrukcje I/P/J/01/01 Zapisy Z/P/J/01/01 lub Z/I/P/J/01/01

30 Przykład hierarchicznego systemu kodowania P/J/ Numer dokumentu wyższej rangi Numer seryjny maszyny lub stanowiska Identyfikator podstawowych podzespołów lub zadań np..: 01 Instrukcje obsługi i konserwacji 02 Lista zalecanych części zamiennych 03 Rysunek koncepcyjny 04 Wyposażenie kontrolne 05 Oprogramowanie kontrolne …….. Numer zapisu

31 Opis danych identyfikujących procedurę - przykład LOGO firmy Numer procedury data wydania numer wydania TYTUŁ Zakres obowiązywania

32 … Jednak zaleca się, aby organizacja skupiła się przede wszystkim na skutecznym wdrożeniu systemu zarządzania środowiskowego oraz efektach działalności środowiskowej, a nie na złożonym systemie nadzorowania dokumentacji. Cytat z normy ISO 14001


Pobierz ppt "STRUKTURA DOKUMENTACJI SYSTEMOWEJ Grazyna Szydłowska - Bojda."

Podobne prezentacje


Reklamy Google