Nowoczesna korespondencja

Skuteczna korespondencja Co piszemy W jaki sposób Do kogo Co chcemy osiągnąć

Proces komunikacji Informacja zwrotna Przekaz Filtr Opisanie Działanie Dekodowanie Zakodowanie Transmisja Odbiór Odbiorca Nadawca

Bariery w przekazie Pismo staranne myśl utrwalona na papierze jest względnie trwała Zgodne z ogólnie przyjętymi zasadami korespondencji świadectwo profesjonalizmu Z dochowaniem wszelkich wymagań formalnych (sprawy ważne-polecone) i reguł obyczajowych (zaproszenia)

Kryteria podziału Treść Forma Obieg pisma Termin załatwienia Rodzaj sprawy Stopień zabezpieczenia tajemnicy Elementy pisma Treść - (charakter informacyjny, charakter przekonywujący) Forma – (blankiet korespondencyjny, specjalne blankiety firmowe, formularze) Obieg pisma – (przychodzące, wychodzące, pozostające w obiegu) Termin załatwienia – (pilne, terminowe, zwykłe) Rodzaj sprawy - (wewnętrzne akty normatywne, wnioski, protokoły, umowy ,dokumenty założycielskie) Stopień zabezpieczenia tajemnicy - (pisma tajne i poufne) Elementy pisma (zatytułowane, zaadresowane, mieszane)

Polska Norma

PKN

Fax

Zasady redagowania pism Wprowadzenie Przedstawienie zagadnienia Uzasadnienia pisma Wnioski

Styl urzędowy Przewaga zdań pojedynczych Posługiwanie się stroną bierną i formami bezosobowymi Posługiwanie się gotowymi formułami Nie używanie zwrotów emocjonalnych Ograniczenie pisma do jednej strony Jasna, zrozumiała redakcja Uprzejmość pisma Kompletność pisma Przejrzystość i staranność

Ogólne pisma biurowe

Pełnomocnictwo Prokura Pełnomocnictwo ogólne obejmujące umocowanie do czynności zwykłego zarządu Pełnomocnictwo rodzajowe musi określać kategorię czynności objętej umocowaniem, a także jej przedmiot Pełnomocnictwo szczegółowe / upoważnienie uprawnia do jednej lub kliku szczegółowo określonych czynności np. pełnomocnictwo procesowe Umocowanie dowolnej osoby do dokonania czynności prawnej ( art. 98-109 k.c.)

Prokura

Pełnomocnictwo ogólne

Pełnomocnictwo rodzajowe

Pełnomocnictwo szczególne

Zaświadczenia / zawiadomienia Zaświadczenia – krótkie pismo zatytułowane potwierdzające zdarzenie, stan faktyczny, uprawnienie, wysokość zarobków Zawiadomienia – podstawowa forma przekazywania informacji w obiegu wewnętrznym i zewnętrznym

Protokoły Protokół zebrania Protokół zdawczo-odbiorczy Protokół uzgodnień i rozbieżności Protokół porozumienia Protokół kontroli Protokół kasacji Protokół przyjęcia towaru

Schemat budowy protokołu Wstęp Tytuł Część zasadnicza Przebieg rejestrowanego zdarzenia Okoliczność towarzyszące Wnioski i uchwały Część końcowa Formuła o zakończeniu Podpisy Załączniki

Sprawozdania Stanowią relację np. ze spotkania z kontrahentami, z podróży służbowej, z przedsięwziętych kroków w pewnej działalności, najczęściej z działalności całej organizacji lub jej organów.

Notatki Forma potwierdzenia zaistniałych faktów przekazanie przełożonemu ważnej informacji, różne sprawy wewnętrzne danej jednostki, raporty, minutki, z zebrań o charakterze roboczym ( odprawy, narady)

Raport Dokument mający na celu przedstawienie stanu faktycznego, sytuacji przedsiębiorstwa, podsumowanie rocznej działalności. Formy raportów: Krótkie notatki z zebrania Roczne sprawozdania finansowe Roczne sprawozdanie tzw. annual report – opracowanie prezentujące sukcesy firmy w danym roku Spis treści rocznego raportu

List intencyjny List intencyjny określa zakres przyszłych działań czy umów oraz zarys planów dotyczących danego projektu List intencyjny może zawierać: zobowiązanie do prowadzenia negocjacji w dobrej wierze; zobowiązanie do nierenegocjowania już uzgodnionych postanowień; upoważnienie do rozpoczęcia oznaczonych prac; deklarację dokonania wpłaty odpowiedniej wysokości.  to pisemna, wstępna deklaracja zamierzeń dotyczących swoich działań, składana przez stronę możliwego przyszłego stosunku gospodarczego. W odróżnieniu od oferty list intencyjny nie wiąże składającego ani przyjmującego. . Zwykle jest podpisywany w chwili, gdy po zakończeniu wstępnych negocjacji zostało osiągnięte porozumienie co do podjęcia dalszych działań. Stanowi więc pierwsze uregulowanie przyszłej współpracy, które zobowiązuje sygnatariuszy do uczestnictwa w danym projekcie.

Pisma przewodnie Uzupełniające treść dokumentu Wyjaśniające powody przekazywania załączników Wskazujące czynności, jakim należy poddać załączniki itp są pismami towarzyszącymi innym dokumentom. Mogą one zawierać informacje:

Zaproszenie

Korespondencja handlowa

Etapy transakcji Propozycja sprzedaży Zamówienie towaru / usługi Dostawa towaru / usługi Weryfikacja dostaw

Schemat obiegu pisma

Etap I: Propozycja sprzedaży List reklamowy Zapytanie ofertowe Oferta

List reklamowy

Etap II: zamówienie towaru Umowa o dostawę Zamówienie Potwierdzenie zamówienia Anulowanie zamówienia

Etap III-dostawa towaru Awizo Specyfikacja Dowód przyjęcia towaru Protokół przyjęcia towaru

Etap IV – weryfikacja dostaw Reklamacja Odpowiedź na reklamację

Dokumentacja osobowa

Związana z przyjmowaniem pracownika Cv List motywacyjny Kwestionariusz osobowy Zapytanie o karalność Umowa o pracę Umowa zlecenie Umowa o dzieło

Występująca w czasie stosunku pracy Zakres czynności Przeszeregowanie pracownika Zmiana warunków pracy Zaświadczenie o pracy Wniosek o urlop Prośba o udzielenie urlopu okolicznościowego Prośba o udzielenie urlopu bezpłatnego Upomnienie Nagana Przyznanie nagrody

Dotyczącą rozwiązania stosunku pracy Wypowiedzenie umowy o pracę Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia Świadectwo pracy Pozew o sprostowanie świadectwa pracy

Korespondencja w językach obcych

US: Układ blokowy

US: Zmodyfikowany układ blokowy

US: Uproszczony układ blokowy

GB: Wcięty nagłówek

GB: Układ blokowy

DE: List handlowy DIN 5008

DE: List handlowy na formularzu

FR: Pismo z nadrukiem daty