Rodzaje systemów kancelaryjnych

Prezentacja na temat: "Rodzaje systemów kancelaryjnych"— Zapis prezentacji:

1 Rodzaje systemów kancelaryjnych
System kancelaryjny dziennikowy. System kancelaryjny bezdziennikowy.

2 System kancelaryjny dziennikowy
To ustalony i przedstawiony w instrukcji kancelaryjnej sposób przyjmowania, porządkowania, oznaczania, obiegu (załatwiania, wysyłania) i przechowywania dokumentacji biurowej.

3 Rodzaje systemów kancelaryjnych dziennikowych
System kancelaryjny dziennikowy System kancelaryjny bezdziennikowy System mieszany

4 System kancelaryjny dziennikowy
Zalety systemu pismo przedmiotem szczególnej troski, system prosty – nr w dzienniku wskazuje miejsce przechowywania, kontrola pisma w każdej fazie załatwiania sprawy.

5 System kancelaryjny dziennikowy
Wady systemu bardzo pracochłonny, brak odpowiedzialnej, system kosztowny, hamuje sprawny obieg dokumentów, wydłużenie czasu załatwiania spraw.

6 Podział systemu kancelaryjnego dziennikowego
System jednodziennikowy, System dwudziennikowy.

7 Czynności wykonywane w ramach tego systemu:
rejestracja przesłanie za pokwitowaniem do właściwej komórki org rejestracja gromadzenie i spisywanie w dzienniku pism do wysyłki Przechowanie oryginałów przez pracownika załatwiającego sprawę

8 Dziennik korespondencyjny – pisma wpływające do sekretariatu
Nr kolejny Numer OD KOGO Treść otrzymanej korespondencji Znak referenta Data otrzymania Data otrzymanej 1. WSiP/DM/25/03 Wydawnictwo Szkolne Katalog podręczników E.F. i Pedagogiczne 2. PRP/3/03 Pracownia Reklamowa Informacja o przygotowanej E.S.P. Pitrucha w Łodzi reklamie 3. BUDU/DK/2/03 Firma BUDU Prośba o wynajęcie sali z Łodzi

9 Dziennik korespondencyjny – pisma wychodzące
Data wysłanej Korespondencji DO KOGO TREŚĆ wysłanej korespondencji Nr aktu Uwagi Wydawnictwo Szkolne i Pedagogiczne Warszawa Podziękowania za katalog TE/SG/1/03 poczta

10 System kancelaryjny bezdziennikowy
Nie wymaga tak szczegółowej rejestracji pism. Konieczne jest rejestrowanie tylko poszczególnych spraw (dokumentów dotyczących jednej sprawy).

11 Czynności wykonywane w ramach tego systemu
przesłanie za pokwitowaniem do właściwej komórki org odnotowanie daty wpływu, wpisanie symbolu komórki org. pracownik rejestruje pismo w spisie spraw pismo załatwiające sprawę pracownik przekazuje do sekretariatu doręczenie pisma pracownikowi oryginały pism otrzymanych i kopie wysłanych przechowuje się w aktach sprawy

12 Symbol pisma – sprawy np. DK-1401-3-/2006
DK – symbol komórki organizacyjnej 1401 – symbol hasła z wykazu akt firmy 3 – Kolejny nr sprawy ze spisu spraw 2006 – rok 2006

13 Przykład z rejestracji dziennikowej
L.Dz. 169/2006 Liczba dziennika rok nr kolejny

14 Uwagi (sposób załatwienia)
Spis spraw 2006 DK DK-1401 Plany i programy szkolenia rok referent (symbol kom. org) (oznaczenie teczki) (tytuł teczki według wykazu akt) Lp. SPRAWA Od kogo wpłynęła Data Uwagi (sposób załatwienia) Znak pisma Z dnia Wszczęcia sprawy Ostatecznego załatwienia 1. Szkolenie komputerowe Firma szkoleniowa KOM BB/06/06 2. Szkolenie z ADHD Wrocławskie Centrum Doskonalenia WCDN/SG/02/06 Przeprowadzono szkolenie