Działania infrastrukturalne na rzecz poprawy stanu środowiska w obiektach użyteczności publicznej na terenie Dorzecza Parsęty Związek Miast i Gmin Dorzecza Parsęty w Karlinie Waldemar Miśko – Przewodniczący Zarządu PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ SZWAJCARIĘ W RAMACH SZWAJCARSKIEGO PROGRAMU WSPÓŁPRACY Z NOWYMI KRAJAMI CZŁONKOWSKIMI UNII EUROPEJSKIEJ www.parseta.org.pl

Umowa ws. Realizacji Projektu została podpisana 16.01.2012 r. Umowa ws. Projektu (pomiędzy MRR a stroną szwajcarską) została podpisana 30.11.2011 r. Umowa ws. Realizacji Projektu została podpisana 16.01.2012 r. Harmonogram realizacji projektu: 01.11.2011 r. – 31.10.2013 r. Wartość projektu: 37.855.894,00 PLN – 12.643.919 CHF Wartość dofinansowania (85%): 32.177.510,00 PLN – 10.747.331 CHF Instytucja Pośrednicząca: Władza Wdrażająca Programy Europejskie Instytucja Realizująca: Związek Miast i Gmin Dorzecza Parsęty www.parseta.org.pl 2

Partnerzy Projektu: Powiat Białogardzki, Powiat Świdwiński, Powiat Kołobrzeski, Powiat Szczecinecki, Miasto Białogard, Miasto Kołobrzeg, Miasto Szczecinek Gmina Borne Sulinowo, Gmina Dygowo, Gmina Gościno, Gmina Karlino, Energetyka Cieplna Sp. z o.o. w Karlinie, Gmina Połczyn-Zdrój, Gmina Sianów, Specjalistyczny Zespół Gruźlicy i Chorób Płuc w Koszalinie www.parseta.org.pl 3

Wartość dofinansowania Lp. Partner Wartość inwestycji Wartość dofinansowania 1 Powiat Białogardzki 6 756 832,85 5 743 307,92 2 Powiat Świdwiński 3 642 709,42 3 096 303,01 3 Powiat Kołobrzeski 9 902 432,39 8 417 067,53 4 Powiat Szczecinecki 2 039 790,05 1 733 821,54 5 Miasto Białogard 1 759 660,19 1 495 711,16 6 Miasto Kołobrzeg 592 799,95 503 879,96 7 Miasto Szczecinek 2 708 622,08 2 302 328,77 8 Gmina Borne Sulinowo 513 998,14 436 898,42 9 Gmina Dygowo 126 650,12 107 652,60 10 Gmina Gościno 200 258,93 170 220,09 11 Gmina Karlino 2 946 276,89 2 504 335,36 12 Energetyka Cieplna Sp. z o.o. Karlino 941 176,47 800 000,00 13 Gmina Połczyn-Zdrój 806 762,35 685 748,00 14 Gmina Sianów 1 158 888,38 985 055,12 15 Specjalistyczny Zespół Gruźlicy i Chorób Płuc 2 479 637,58 2 107 691,94 www.parseta.org.pl 4

Najważniejsze zmiany do Umowy Partnerskiej, wynikające z podpisanej umowy z WWPE oraz projektu dokumentu „Realizacja projektów w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Wytyczne dla beneficjentów Priorytetów nr 1 oraz nr 2” PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ SZWAJCARIĘ W RAMACH SZWAJCARSKIEGO PROGRAMU WSPÓŁPRACY Z NOWYMI KRAJAMI CZŁONKOWSKIMI UNII EUROPEJSKIEJ www.parseta.org.pl 5

Instytucja Realizująca zobowiązana jest do archiwizowania i przechowywania w sposób gwarantujący należyte bezpieczeństwo informacji, wszelkich danych związanych z realizacją Projektu, w szczególności dokumentacji związanej z zarządzaniem finansowym, technicznym, procedurami zawierania umów z wykonawcami, przez okres co najmniej 10 lat od daty zakończenia realizacji Projektu. Partner zobowiązuje się do dostosowania wewnętrznych zarządzeń obowiązujących w jego instytucji do ww. wymogów archiwizacyjnych. Partner zobowiązany jest wystawić na rzecz Instytucji Realizującej weksel własny in blanco wraz z deklaracją wekslową. Partner zobowiązany jest współpracować z osobą/instytucją pełniącą usługę nadzoru inwestorskiego nad realizacją inwestycji. www.parseta.org.pl 6

Przetarg zostanie podzielony na części: Zakres Powiatu Kołobrzeskiego Do końca lutego br. planowane jest ogłoszenie przetargu nieograniczonego na usługę nadzoru inwestorskiego. Przetarg zostanie podzielony na części: Zakres Powiatu Kołobrzeskiego Zakres Powiatu Białogardzkiego oraz Miasta Białogard Zakres Powiatu Świdwińskiego oraz Gminy Połczyn – Zdrój Zakres Miasta Kołobrzeg, Gminy Gościno oraz Gminy Dygowo Zakres Gminy Karlino oraz Energetyki Cieplnej w Karlinie Zakres Powiatu Szczecineckiego oraz Gminy Borne Sulinowo Zakres Gminy Sianów oraz Szpitala w Koszalinie www.parseta.org.pl 7

Zmiany dotyczące zamówień publicznych. Partnerzy zobowiązują się stosować ustawę Prawo Zamówień Publicznych. W celu zwiększenia przejrzystości i zapobieżenia korupcji dokumenty przetargowe winny zawierać klauzulę antykorupcyjną. Przed ogłoszeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, Partner zobowiązany jest do uzyskania pisemnej akceptacji ze strony Instytucji Realizującej treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz projektu umowy z wykonawcą. Dla zamówień publicznych o wartości powyżej kwoty 500 000 CHF, Partner w terminie 45 dni przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zobowiązany jest dostarczyć Instytucji Realizującej projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz projekt umowy z wykonawcą. www.parseta.org.pl 8

- opublikowane ogłoszenie / informację o wszczęciu postępowania, W związku z koniecznością dostarczenia Instytucji Pośredniczącej (Władza Wdrażająca Programy Europejskie) przez Instytucję Realizującą w terminie 7 dni od podpisania przez Partnera umowy w sprawie zamówienia publicznego, oświadczenia potwierdzającego zgodność przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego z przepisami, Partner zobowiązuje się do przesyłania Instytucji Realizującej w terminie 3 dni po zawarciu umowy z wykonawcą, dokumentacji dotyczącej postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w szczególności: - opublikowane ogłoszenie / informację o wszczęciu postępowania, Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia wraz z załącznikami, korespondencję prowadzoną na etapie przetargu (między innymi: odpowiedzi na pytania wykonawców, modyfikacje SIWZ), oferty złożone przez wykonawców, protokół z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych, podpisaną umowę z wybranym wykonawcą wraz z załącznikami, gwarancję należytego wykonania umowy (jeżeli wymagana). www.parseta.org.pl 9

Procedury dot. finansowania projektu Iwona Czerniec – p.o. Dyrektora Biura Dofinansowanie przekazywane jest Instytucji Realizującej w formie refundacji poniesionych wydatków. Następnie refundacja przekazywana będzie na rachunek Partnera. PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ SZWAJCARIĘ W RAMACH SZWAJCARSKIEGO PROGRAMU WSPÓŁPRACY Z NOWYMI KRAJAMI CZŁONKOWSKIMI UNII EUROPEJSKIEJ www.parseta.org.pl 10

Warunkiem rozliczenia lub przekazania Partnerowi środków dofinansowania w formie refundacji jest przedłożenie Instytucji Realizującej dokumentów poprawnych, kompletnych i spełniających wymogi formalne, merytoryczne i rachunkowe takich jak: kopie faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej wraz z protokołami odbioru, oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Partnera, kopie wyciągów bankowych z rachunków Partnera lub przelewów bankowych potwierdzających poniesienie wydatku, oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Partnera. W przypadku wyciągów bankowych należy przesłać pierwszą stronę wyciągu bankowego, strony, na których znajdują się przelewy dotyczące projektu oraz ostatnią stronę wyciągu bankowego, www.parseta.org.pl 11

. kopie umów, oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Partnera, w przypadku zamówień poniżej 14 tys. euro kopie formularza dokumentującego udzielenie zamówienia o wartości do 14 tys. euro, zgodnie z Załącznikiem nr 1 do Umowy, oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Partnera, wydruki z systemu finansowo-księgowego wg. kosztów i wydatków, oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Głównego Księgowego jednostki lub osobę przez niego upoważnioną, oświadczenie o przychodzie – zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do Procedury - oryginał podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania Partnera. www.parseta.org.pl 12

. Dokument, na podstawie którego Partner będzie ubiegał się o refundację musi być opisany zgodnie z wytycznymi w tym zakresie. * Jeżeli kwota dokumentu dotyczy kilku działań, należy określić podział kwotowy na poszczególne działania; ** Wykaz działań niezbędnych do wypełnienia opisu faktury, zgodnych z Budżetem uproszczonym, stanowiącym załącznik do umowy nr URP/SPPW/2.1.2/KIK/48 w sprawie realizacji Projektu: www.parseta.org.pl 13

Działanie 2.4. Montaż mikroturbin wiatrowych w 8 budynkach Działanie 2.1. Instalacja kolektorów słonecznych w 35 budynkach użyteczności publicznej Działanie 2.2. Modernizacja i rozbudowa 3 miejskich sieci ciepłowniczych Działanie 2.3. Wymiana i modernizacja źródeł ciepła wraz z systemami ogrzewania w 3 budynkach należących do publicznych zakładów opieki zdrowotnej oraz w 10 szkołach publicznych Działanie 2.4. Montaż mikroturbin wiatrowych w 8 budynkach   www.parseta.org.pl 14

- zatwierdzeniu wniosku o płatność końcową, . Wszystkie załączone do rozliczenia wyciągi bankowe, wyjaśnienia, protokoły, itp. powinny być opatrzone nazwą i numerem Projektu:   „Działania infrastrukturalne na rzecz poprawy stanu środowiska w obiektach użyteczności publicznej na terenie Dorzecza Parsęty” nr projektu KIK/48 Płatność końcowa w wysokości co najmniej 5% łącznej kwoty dofinansowania zostanie przekazana Partnerowi po uzyskaniu środków od Instytucji Pośredniczącej po: - zatwierdzeniu wniosku o płatność końcową, - akceptacji części sprawozdawczej z realizacji projektu, - przeprowadzeniu kontroli na zakończenie realizacji projektu i stwierdzeniu prawidłowej realizacji projektu. www.parseta.org.pl 15

Okresy sprawozdawcze Terminy składania wniosków o płatność . W trakcie realizacji projektu zostanie złożonych 8 wniosków o płatność obejmujących następujące okresy sprawozdawcze: Aby dokument finansowy został ujęty w danym wniosku o płatność, kserokopia wszystkich poprawnie i kompletnie sporządzonych dokumentów musi zostać dostarczona do Instytucji Realizującej najpóźniej do 10–go dnia miesiąca następującego po zakończeniu okresu objętego wnioskiem o płatność.  Okresy sprawozdawcze Terminy składania wniosków o płatność 01.11.2011-31.01.2012 01.02.2012-30.04.2012 01.05.2012-31.07.2012 01.08.2012-31.10.2012 01.11.2012-31.01.2013 01.02.2013-30.04.2013 01.05.2013-31.07.2013 01.08.2013-31.10.2013 do 20.02.2012 do 20.05.2012 do 20.08.2012 do 20.11.2012 do 20.02.2013 do 20.05.2013 do 20.08.2013 do 20.11.2013 www.parseta.org.pl 16

Ewidencja księgowa projektu Edyta Tomaszewska – Skarbnik Związku Partner zobowiązany jest do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dla realizacji projektu oraz założenia kont analitycznych, związanych z realizacją przepływów pieniężnych zawierającym znacznik konta dla projektu i zasady budowy kont analitycznych. Wraz z pierwszymi przesyłanymi do Instytucji Realizującej dokumentami do refundacji, Partner zobowiązany jest do przedłożenia kopii planu kont jednostki Partnera z wyszczególnieniem wyodrębnienia kont analitycznych projektu. Z każdym rozliczeniem należy natomiast przesyłać księgowania według wydatków i kosztów projektu za okres sprawozdawczy, a także wydruki z kont rozrachunków z Instytucją Realizującą. Wydruki księgowań z systemu finansowo-księgowego jednostki powinny być podpisane przez Głównego Księgowego jednostki lub osobę przez niego upoważnioną. www.parseta.org.pl 17

Należy stosować następującą klasyfikację budżetową projektu: - Dział 900 Gospodarka komunalna i ochrona środowiska, - Rozdział 90095 Pozostała działalność, - Paragraf 628 dochody – środki otrzymane od pozostałych jednostek……. - Paragraf 605 wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych, - Wydatki wg źródeł finansowania (czwarta cyfra paragrafu): 0 - wydatki niekwalifikowane, 7 - wydatki kwalifikowane (środki z dofinansowania - 85%), 6 - wydatki kwalifikowane (środki własne - 15%) Przykładowe zapisy operacji księgowych dotyczących realizowanej inwestycji: - wpływ od Beneficjenta zaliczki lub refundacji (dotacji): 130-900-90095-6287-znacznik projektu/720-900-90095-6287 - (znacznik projektu) - ujęcie w ewidencji księgowej przyjęcia faktury - 080/201 - zapłata za fakturę w części dotyczącej dofinansowania - 201/130-900-90095-6057 - (znacznik projektu) - zapłata za fakturę w części dotyczącej wkładu własnego - 201/130-900-90095-6056 - (znacznik projektu) www.parseta.org.pl 18

Przykładowe zapisy operacji księgowych dotyczących kosztów zarządzania (po stronie Partnera): - przekazanie przez Partnera, na podstawie noty księgowej, środków na koszty zarządzania dla Instytucji Realizującej: 240/130-900-90095-6057, 240/130-900-90095-6056, 240/130-900-90095-6050 (w strukturze budowy kont analitycznych powinien znajdować się znacznik projektu). - zwrot od ZMiGDP 85% środków na koszty zarządzania 130-900-90095-6287-(znacznik projektu) / 720-900-90095-6287- (znacznik projektu) - przekazanie przez ZMiGDP nakładów inwestycyjnych w zakresie zarządzania projektem po zakończeniu realizacji projektu : 080/240 www.parseta.org.pl 19

Promocja Iwona Czerniec – p.o. Dyrektora Biura Związku Za promocję w projekcie odpowiedzialna jest Instytucja Realizująca. Zasady promocji w ramach szwajcarsko-polskiego programu współpracy zostały przedstawione w dokumencie pn. „Wytyczne ws. informacji i promocji”, z którym można się zapoznać na stronie internetowej: www.programszwajcarski.gov.pl; zakładka „Dokumenty”. Partnerzy zobowiązani są do informowania o fakcie pozyskanego dofinansowania oraz zamieszczania logotypów Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy na korespondencji prowadzonej w ramach projektu, na stronie internetowej oraz przy informacjach przekazywanych do prasy. PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ SZWAJCARIĘ W RAMACH SZWAJCARSKIEGO PROGRAMU WSPÓŁPRACY Z NOWYMI KRAJAMI CZŁONKOWSKIMI UNII EUROPEJSKIEJ www.parseta.org.pl 20

organizacja czterech konferencji zamieszczenie informacji prasowych Zgodnie z Kompletną Propozycją Projektu Instytucja Realizująca – Związek Miast i Gmin Dorzecza Parsęty wykonana następujące działania informacyjne: organizacja czterech konferencji zamieszczenie informacji prasowych wykonanie tablic informacyjno – promocyjnych wykonanie ulotek informacyjnych przeprowadzenie spotkań edukacyjnych w szkołach wykonanie gadżetów promocyjnych. W marcu br. planowana jest konferencja otwierająca realizację projektu. W konferencji wezwą udział przedstawiciele Biura Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, Instytucji Pośredniczącej oraz Krajowej Instytucji Koordynującej. Termin konferencji zostanie ustalony w uzgodnieniu z ww. instytucjami. www.parseta.org.pl 21

Wszyscy Partnerzy Projektu zobowiązani są do promocji projektu na swoich stronach internetowych. Każda informacja dotycząca realizacji projektu powinna zawierać nazwę i numer projektu logo programu oraz informację o dofinansowaniu: „projekt dofinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami Unii Europejskiej”. Do wszelkiej korespondencji związanej z realizacją projektu należy używać przygotowanej przez Instytucję Realizującą „firmówki”. W prawym dolnym rogu (w stopce) dokumentu możliwe jest umieszczenie logo Partnera. www.parseta.org.pl 22

www.parseta.org.pl 23

Dziękujemy za uwagę. PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ SZWAJCARIĘ W RAMACH SZWAJCARSKIEGO PROGRAMU WSPÓŁPRACY Z NOWYMI KRAJAMI CZŁONKOWSKIMI UNII EUROPEJSKIEJ Instytucja Realizująca: Związek Miast i Gmin Dorzecza Parsęty Ul. Szymanowskiego 17 78-230 Karlino www.parseta.org.pl 24