NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY PRZY WYPEŁNIANIU WNIOSKU O PŁATNOŚĆ Szkolenie dla Beneficjentów Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 Priorytet III „Środowisko Przyrodnicze” Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu Nieznajomość „Instrukcji do wniosku beneficjenta o płatność (pełniącego funkcje: refundacyjną, zaliczkową, rozliczeniową zaliczki, sprawozdawczą) dla Priorytetu III Środowisko Przyrodnicze Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013” http://www.wfosgw.poznan.pl/  Fundusze Europejskie  Wielkopolski Regionalny Program Operacyjny na lata 2007-2013  Dokumenty  Wzory dokumentów  Instrukcja wypełniania wniosku o płatność (obowiązująca od 17.06.2011r.) Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu Formularz wniosku formularz niezgodny z aktualnie obowiązującą wersją formularz pobrany ze strony innej instytucji http://www.wfosgw.poznan.pl/  Fundusze Europejskie  Wielkopolski Regionalny Program Operacyjny na lata 2007-2013  Dokumenty  Wzory dokumentów  Wzór wniosku beneficjenta o płatność (obowiązujący od 25.05.2010r.) 3 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Wersja elektroniczna wniosku brak wersji elektronicznej wniosku niezgodność wersji papierowej z wersją elektroniczną wypełnienie pól, których uzupełnienie należy do IP WRPO wszystkie szare pola we wniosku o płatność nie są wypełniane przez Beneficjenta – należy pozostawić je puste 4 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu Składanie wniosku składanie/przesyłanie wniosku do innej instytucji Wnioski należy składać/przesyłać pod adresem: Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu ul. Szczepanowskiego 15A 60-541 Poznań 5 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Podpisywanie i parafowanie dokumentów dokumenty podpisane/parafowane przez osobę nieupoważnioną lub osobę której pełnomocnictwa nie załączono niepełne podpisanie wniosku (np. podpis wyłącznie na ostatniej stronie brak pieczątek imiennych brak pieczątki firmowej wniosek podpisany na czarno 6 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Kserokopie dokumentów załączanie oryginałów dokumentów nieczytelne kserokopie załączanych dokumentów niepełne kserokopie załączanych dokumentów (np. „ucięte”) niepełne potwierdzenie dokumentów za zgodność z oryginałem (np. brak daty, brak pieczątki firmowej) dokumenty potwierdzone przez osobę nieupoważnioną lub osobę której upoważnienia nie załączono 7 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu WNIOSEK O PŁATNOŚĆ 8 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu nieprawidłowe wpisanie numeru działania, schematu i projektu – skutkuje to niepoprawnym generowaniem numeru wniosku o płatność w punkcie 1, numeru i nazwy działania w punkcie 5, numeru projektu w punkcie 7, numeru umowy o dofinansowanie w punkcie 8, numeru aneksu w punkcie 8a Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu nieprawidłowe wybranie rodzaju wniosku niespójne dane między rodzajem wniosku wybranym w nagłówku a rodzajem wniosku wybranym w punkcie 11 10 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu wypełnianie pola przy wniosku wyłącznie zaliczkowym (należy pozostawić niewypełnione) wniosek refundacyjny/rozliczający zaliczkę: wpisywanie dat nie wynikających z zestawienia dokumentów finansowych w tabeli 14 niezachowywanie ciągłości okresów wykazywanych w kolejnych wnioskach o płatność załączanie dokumentów spoza okresu którego dotyczy wniosek i brak wyjaśnienia tej kwestii Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu dane beneficjenta niezgodne z umową o dofinansowanie (wynikające np. z niepoinformowania o zmianie adresu) niepełne dane beneficjenta Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu podawanie danych osób upoważnionych do reprezentacji, zamiast osób odpowiedzialnych za sporządzenie wniosku Sugestia: Wskazane jest podanie danych osoby, która przygotowała wniosek i będzie w stanie udzielić szczegółowych wyjaśnień w przypadku zgłoszenia uwag, konieczności uzyskania dodatkowych wyjaśnień. Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu dane niezgodne z umową o dofinansowanie (wynikające np. z niepoinformowania o zmianie banku obsługującego jednostkę; błędnie wpisane dane z umowy) niekompletne dane (niewypisanie wszystkich rachunków bankowych wskazanych w umowie o dofinansowanie) Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu w przypadku nieprawidłowego wypełnienia nagłówka wniosku nieprawidłowo generuje się Numer i nazwa działania nazwa projektu niezgodna z umową o dofinansowanie („literówki”) Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu w przypadku nieprawidłowego wypełnienia nagłówka wniosku nieprawidłowo generuje się numer projektu, numer umowy o dofinansowanie oraz początek numeru aneksu nieprawidłowa data podpisania umowy/aneksu do umowy o dofinansowanie niewpisywanie danych z ostatnio zawartego aneksu do umowy o dofinansowanie Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu niespójność między kwotami wykazanymi w pkt. 12-13 a tabelą 14 Zestawienie dokumentów… i Załącznikiem 1 Zestawienie dokumentów wraz z montażem finansowym Kilka uwag technicznych: 12a) = podsumowanie kol. 9 tabeli 14a 12b) = podsumowanie kol. 9 tabeli 14b 12b.1) = podsumowanie kol. 12 Załącznika 1 część b 13.1a) = podsumowanie kol. 12 Załącznika 1 część a Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu niewykazywanie zwracanych środków zaliczki wykazywanie odsetek narosłych na rachunku bankowym w przypadku JST Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu … Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu nieprawidłowe przenoszenie danych z dokumentów źródłowych do wniosku numery ewidencyjne/księgowe: wpisane dane nie wynikają z załączonych dokumentów daty zapłaty: należy podać wszystkie daty zapłaty za dany dokument, jeżeli zapłata następowała w kilku ratach kategoria interwencji niezgodna z wnioskiem o dofinansowanie Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu nieprawidłowe przenoszenie danych z dokumentów źródłowych do wniosku niewpisywanie całej nazwy towaru lub usługi zgodnie z dokumentem źródłowym niespójność między kwotami wykazanymi w tabelach a dokumentem źródłowym i opisem dokumentu źródłowego nieprawidłowe wyliczenie wartości w kolumnie „w tym VAT” w przypadku gdy na jednym dokumencie widnieją wydatki kwalifikowalne i niekwalifikowalne Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu niewypełnianie punktu wpisywanie kwoty odsetek w przypadku JST Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu brak wskazania wszystkich kategorii wydatków a nie tylko tych rozliczanych w bieżącym wniosku o płatność Kolumny 3 i 4: niewpisywanie danych z aktualnie obowiązującego aneksu do umowy o dofinansowanie wpisywanie danych zgodnie z aneksem który dopiero zostanie zawarty Kolumna 5 i 6: niezgodność informacji z danymi wynikającymi z wniosku o płatność niewypełnianie kolumn narastająco z poprzednimi wnioskami o płatność Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu pozostawianie punktu niewypełnionego wypełnianie punktu w przypadku wniosku o płatność końcową Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu wypełnianie części tabeli ze wskaźnikami rezultatu przy wnioskach pośrednich kol. 5: często w kolejnych wnioskach wpisywana jest wartość z poprzedniego wniosku i jednocześnie wartość w kolumnie 6 nie jest sukcesywnie powiększana w kolejnych wnioskach o płatność „zapominanie” o wskaźniku „Liczba nowych miejsc pracy” w przypadku gdy jego wartość docelowa wynosi 0 brak udokumentowania lub niedostateczne udokumentowanie osiągnięcia założonych w projekcie wskaźników produktu i rezultatu, dokumenty na potwierdzenie wskaźników niezgodne z wnioskiem o dofinansowanie w przypadku wniosku o płatność końcową gdy nie został osiągnięty zakładany wskaźnik rezultatu: brak informacji w punkcie 20 wskazującej do kiedy zostaną osiągnięte założone wskaźniki rezultatu i do kiedy zostanie dostarczone potwierdzenie osiągnięcia wskaźników Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu nierozpoczynanie od kwartału w którym składany jest wniosek o płatność wykazane kwoty są niezgodne z aktualnym harmonogramem rzeczowo-finansowym realizacji projektu dane dotyczące kwartału w którym składany jest wniosek nie zostały odpowiednio pomniejszone o wydatki do tej pory poniesione i udokumentowane we wnioskach o płatność Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu Załącznik nr 1 – Zestawienie dokumentów wraz z montażem finansowym: nieuzupełnianie pola NIP wystawcy dokumentu niespójność między kwotami wykazanymi w tabelach (w zakresie kwoty dofinansowania z dokumentu, dofinansowania UE, wkładu własnego, kwoty wydatków niekwalifikowanych) a opisem faktury błędne wyliczenie kwoty dofinansowania i wkładu własnego błędne zaokrąglenia wyliczonych kwot nieprawidłowo wyliczone dofinansowanie z EFRR na poszczególnych dokumentach księgowych suma dofinansowań ze środków EFRR wskazanych na dokumentach jest różna od kwoty wnioskowanej Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu Załącznik nr 2 – Harmonogram realizowanych przetargów: kwota wydatków kwalifikowalnych dot. przetargu (kol. 5) niezgodna z harmonogramem rzeczowo-finansowym realizacji projektu wykazywanie umów z wykonawcą które są podpisane ale nie został jeszcze zawarty aneks do umowy o dofinansowanie uwzględniający te umowy Uwaga techniczna: kol. 6 (kwota dofinansowania dot. przetargu) = kol. 5 (kwota kosztów kwalifikowalnych dot. przetargu) x % dofinansowania 30 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Harmonogram rzeczowo-finansowy wydatki przedstawione we wniosku o płatność nie są ponoszone zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym oraz niezałączenie aktualizacji harmonogramu harmonogram nie jest sporządzony według dat płatności dla wykonawcy 31 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu Opis faktur niekompletny/nieprawidłowy opis dokumentów załączanych do wniosku o płatność zapisy na dokumentach księgowych nieopatrzone są podpisami lub opatrzone są nieczytelnymi podpisami (parafkami) (brak czytelnego podpisu imieniem i nazwiskiem / pieczątki imiennej / karty wzorów podpisów) opisy faktur sporządzone na osobnych załącznikach w przypadku gdy na odwrocie faktury jest miejsce na zamieszczenie opisu opisy faktury sporządzone na osobnych załącznikach nie są opatrzone podpisami osoby sporządzającej i osoby zatwierdzającej załącznik poprawki na opisie dokumentów dokonywane niezgodnie z Ustawą o rachunkowości 32 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu Opis faktur zapisy dotyczące stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych: brak dokładnej podstawy prawnej zgodnie z PZP zastosowanie budzącego wątpliwości trybu zamówień publicznych niespójność między trybem na opisie dokumentu a trybem wybranym w Załączniku 2 Harmonogram przetargów we wniosku o płatność wskazanie Dz. U. dot. ustawy PZP, który nie obowiązywał w momencie realizacji zamówienia publicznego zastosowanie zapisu niezgodnego z „Instrukcją…” 33 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu Opis faktur kategorie wydatków: brak przyporządkowania wydatku z dokumentu do kategorii wydatku z harmonogramu rzeczowo-finansowego w przypadku gdy wydatek odnosi się do kilku kategorii wydatku brak przy każdej nazwie kategorii przypisanej jej kwoty podawanie kwot całościowych wynikających z harmonogramu zamiast kwot dotyczących opisywanego dokumentu pomijanie VAT gdy jest on kosztem kwalifikowalnym 34 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu Opis faktur dekrety księgowe: brak dat ujęcia w księgach rachunkowych nie zamieszczenie dekretacji bądź brak podpisu pod dekretacją klasyfikacja budżetowa: niezgodność z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niespójność między klasyfikacją budżetową a źródłami finansowania danej faktury źródła finansowania: brak zgodności z docelowymi źródłami finansowania faktury 35 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Dokumenty potwierdzające płatność dołączanie nieprawidłowych dokumentów potwierdzających płatności, w szczególności brak wyciągów bankowych niezałączanie kompletu wyciągów bankowych – szczególnie dotyczy to kosztów niekwalifikowalnych niezałączanie całego wyciągu, nie można potwierdzić tożsamości właściciela rachunku (np. brak pierwszej strony wyciągu) błędne dane dokumentu źródłowego w opisie operacji (np. niepoprawny numer faktury) oraz brak załączenia oświadczenia jaki powinny być poprawne dane 36 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Dokumenty potwierdzające odbiór/wykonanie prac brak/niezałączanie dokumentów potwierdzających odbiór/wykonanie prac, w szczególności dotyczy to kosztów przygotowania projektu (dokumentacja, studium wykonalności) oraz promocji projektu brak/niezałączanie dokumentów OT brak/niezałączanie pozwoleń na użytkowanie (innych dokumentów wynikających z pozwolenia na budowę) 37 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Dokumenty potwierdzające odbiór/wykonanie prac protokoły odbioru częściowego: błędy rachunkowe brak ciągłości pomiędzy poszczególnymi protokołami odbioru częściowego robót brak odniesienia odebranych robót do całości wszystkich elementów zadania protokół odbioru końcowego: brak zakresu rzeczowego odbieranych robót brak podpisów wszystkich osób biorących udział w odbiorze brak możliwości jednoznacznego przyporządkowania pozycji na fakturze/protokole częściowym/końcowym do pozycji z harmonogramu rzeczowo-finansowego 38 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu Inne uwagi uregulowanie zobowiązania z innego rachunku bankowego niż wskazany w umowie o dofinansowanie oraz brak wyjaśnienia w tej sprawie załączanie do wniosku o płatność nieaktualnych dokumentów, w szczególności zaświadczenia z Urzędu Skarbowego o statusie podatnika niezałączanie faktur dotyczących kosztów niekwalifikowanych wraz z wyciągami bankowymi potwierdzającymi poniesienie wydatku brak informacji o podziale kwoty dofinansowanie wnioskowanej do wypłaty na środki majątkowe i bieżące – w takim przypadku płatność zostanie przekazana według specyfiki projektu 39 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26

Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu Inne uwagi Faktury wystawione na: Urząd Gminy i brak wskazania we wniosku o dofinansowanie innego podmiotu ponoszącego koszty realizacji projektu  konieczność zaktualizowania wniosku o dofinansowanie lub skorygowania dokumentów Gminę z NIP-em Urzędu Gminy lub na Urząd Gminy z NIP-em Gminy – konieczność skorygowania dokumentów 40 Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu 2017-03-26