Rozliczanie projektów Dokumenty DIP, którymi należy się posiłkować przy rozliczaniu projektu: Umowa o dofinansowanie projektu; Instrukcja do wniosku o płatność; Wytyczne dla wnioskodawców w ramach regionalnego programu operacyjnego dla województwa dolnośląskiego na lata 2007 – 2013; Zasady rozliczania faktur w walutach obcych Wytyczne programowe IZ RPO WD ogólne zasady prowadzenia ewidencji księgowej projektu

Umowa o dofinansowanie projektu + załączniki Najważniejsze paragrafy: § 1 ust. 14- Numer rachunku bankowego; § 2 ust. 1-10 –Przedmiot Umowy; § 3 - Okres realizacji; § 5-Planowanie płatności; § 6 – Refundacja; § 7- Rozliczanie; § 9- Pozostałe warunki przyznania i wykorzystania dofinansowania; § 16 i 17- Zmiany w projekcie i umowie; § 18- Rozwiązanie Umowy;

Umowa o dofinansowanie projektu + załączniki Wniosek o dofinansowanie; Harmonogram płatności w okresie realizacji Projektu; Oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT; Zaświadczenie z US potwierdzające status Beneficjenta jako podatnika od towarów i usług.

Planowana kwota dotacji Harmonogram płatności w okresie realizacji projektu Okres planowany miesiąc złożenia Wniosku Beneficjenta o Płatność planowana kwota o jaką Beneficjent zamierza wystąpić w danym Wniosku Beneficjenta o Płatność [w PLN] rok kwartał miesiąc Wniosek Beneficjenta o płatność pełniący funkcję sprawozdawczą Wniosek Beneficjenta o płatność pośrednią/końcową 1 2 3 4 5 6 2009 I styczeń   luty marzec II kwiecień maj czerwiec III lipiec sierpień SPR  P   2 000 000,00 wrzesień IV październik listopad grudzień 2010 P  1 000 000,00 K   900 000,00 Planowana kwota dotacji Umowa zawarta dnia 25-05-2009 r. Załącznik aktualizowany do 05-go każdego miesiąca ale przed złożeniem kolejnego wniosku o płatność i obowiązuje po wyrażeniu zgody przez DIP

Wszystkie punkty bardzo ważne ! W szczególności : informacje ogólne; INSTRUKCJA DO WNIOSKU BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ SKŁADANEGO W RAMACH PRIORYTETU 1 RPO WD (Działanie 1.1 i 1.2) Wszystkie punkty bardzo ważne ! W szczególności : informacje ogólne; informacje o sposobie wypełniania poszczególnych pól we wniosku o płatność; informacje dodatkowe umieszczone na końcu instrukcji.

Najważniejsze rozdziały: Wytyczne dla wnioskodawców w ramach regionalnego programu operacyjnego dla województwa dolnośląskiego na lata 2007 – 2013; Najważniejsze rozdziały: 2.3- wydatki kwalifikujące się do dofinansowania; 2.4- wydatki nie kwalifikujące się do dofinansowania; 2.6.8 – Modyfikacja projektu po podpisaniu umowy; 2.6.10- Rozliczanie projektu;

Wniosek o płatność Do rozliczenia poniesionych wydatków w ramach projektu służy Generator wniosków o płatność, za pomocą którego otrzymujemy wydruk „Wniosku beneficjenta o płatność”. Należy złożyć 1 egzemplarz wersji papierowej (oryginał) i 1 egzemplarz zapisany na nośniku CD/DVD

Najczęstsze nieprawidłowości błędne określenie okresu, za który składany jest wniosek ; w przypadku poprawy wniosku nie odznaczanie iż dotyczy to korekty wniosku Najczęstsze nieprawidłowości

Najczęstsze nieprawidłowości - podawanie numerów NIP wspólników przez inne podmioty niż s.c. - błędny numer rachunku bankowego Najczęstsze nieprawidłowości

Najczęstsze nieprawidłowości -brak wszystkich aneksów zawartych w okresie do którego składany jest wniosek Najczęstsze nieprawidłowości

Najczęstsze nieprawidłowości - wnioskowana kwota błędnie zaokrąglona- zaokrąglenia należy dokonać tak by nie przekroczyć procentowego udziału kwoty dofinansowania z umowy Najczęstsze nieprawidłowości

Najczęstsze nieprawidłowości błędne numery faktur i numerów NIP; błędnie podana nazwa towaru lub usługi; brak wszystkich dat zapłat ; podawanie kwoty VAT gdy jest nie kwalifikowalny poprzedza -nie każdego dokumentu numerem zadania, brak faktur korygujących

Najczęstsze nieprawidłowości -pozostawianie pustego pola w kolumnie ogółem w wierszach w tym cross-finansing, w tym wydatki części inwestycyjnej, w tym wydatki części doradczej Najczęstsze nieprawidłowości

Najczęstsze nieprawidłowości - błędne zaokrąglenia kwot EFRR i budżetu państwa, kwota EFRR stanowi 85 % kwoty pomocy i powinna być zaokrąglona w dół natomiast kwota BP= dofinansowanie minus wyliczony EFRR Najczęstsze nieprawidłowości

Najczęstsze nieprawidłowości błędne przepisanie zadań z wniosku o dofinansowania projektu (nie uwzględnianie zmian wprowadzonych aneksem) brak informacji o wydatkach w wierszach pod „Ogółem” Najczęstsze nieprawidłowości

Najczęstsze nieprawidłowości brak wskaźników lub wskaźniki nie uwzględniają zmian wprowadzonych aneksami Informacja o braku problemów podczas gdy zgłoszono zmiany lub wnioski o aneksowanie umowy Najczęstsze nieprawidłowości

Najczęstsze nieprawidłowości podawanie danych za kwartał w którym złożono wniosek podawanie kwot nie wynikających z wniosku o dofinansowanie Najczęstsze nieprawidłowości

Najczęstsze nieprawidłowości informacja, iż w zakresie promocji projektu podjęto działania zgodnie z umową” w przypadku innego adresu przechowywania dokumentów brak informacji o rodzaju instytucji np. biuro rachunkowe, księgowe, oddział firmy itp. Najczęstsze nieprawidłowości

Najczęstsze nieprawidłowości nie odznaczanie załączników pomimo ich dostarczenia, nie wymienianie innych załączników które dostarczane są z wnioskiem, błędna data, brak pieczęci w przypadku nieczytelnego podpisu; Najczęstsze nieprawidłowości

Załączniki do wniosku o płatność Wymienione są w dokumencie pn.: Wytyczne dla wnioskodawców w ramach regionalnego programu operacyjnego dla województwa dolnośląskiego na lata 2007 – 2013 Dokument dostępny na internetowej stronie DIP. W zakładce Archiwum należy odszukać Wytyczne dla wnioskodawców oraz właściwy konkurs Do najważniejszych wymaganych załączników należą:

kopie faktur/dowodów księgowych o równoważnej wartości dowodowej potwierdzających poniesienie wydatków; kopie dowodów zapłaty - wyciągów bankowych z rachunku bankowego Beneficjenta lub przelewów bankowych, potwierdzających poniesienie wydatków; opisanych w sposób umożliwiający ich przypisanie określonym pozycjom w harmonogramie rzeczowo-finansowym - Dopuszcza się wyciągi bankowe zawierające klauzulę „Dokument jest wydrukiem komputerowym i nie wymaga dodatkowych podpisów oraz stempla bankowego” Podstawa prawna: art. 7 Ustawy Prawo Bankowe (Dz. U. nr 72 z 2002 roku, poz. 665 z późniejszymi zmianami, lub w przypadku braku zapisu pieczęć banku i podpis pracownika banku kopie dokumentów potwierdzających odbiór w szczególności rzeczy, urządzeń, sprzętu, materiałów, dostaw, robót budowlanych, usług lub wykonania prac (w tym protokoły zdawczo-odbiorcze);

kopie protokołów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (jeżeli dotyczy) - powyższe dokumenty Beneficjent dołącza do pierwszego wniosku o płatność dotyczącego realizacji danego zamówienia publicznego. karty zamówienia A – (dla Beneficjentów nienależących do sektora finansów publicznych) stanowiąca załącznik do Wytycznych programowych Instytucji Zarządzającej RPO WD w zakresie ogólnych zasad udzielania zamówień i wyboru wykonawców w transakcjach nie objętych przepisami ustawy Prawo Zamówień Publicznych, w projektach realizowanych w ramach Priorytetów 1-9 Regionalnego Programu Operacyjnego (w przypadku niepodlegania przez Beneficjenta przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych lub w przypadku gdy wartość zamówienia nie przekroczyła kwoty obligującej Beneficjenta do stosowania ww. ustawy);

kserokopie umów oraz aneksów zawartych z wykonawcami/ dostawcami kserokopie umów oraz aneksów zawartych z wykonawcami/ dostawcami. Umowy/aneksy zawarte z wykonawcami/dostawcami należy przedłożyć tylko raz. Umowy/aneksy zawarte z dostawcami/ wykonawcami należy dostarczyć także, gdy z przedstawionych do wniosku o płatność faktur/dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej nie wynika jednoznacznie jaka jest specyfikacja zakupionych dostaw/robót/usług. W przypadku zakupu rzeczy, które nie zostały zamontowane – kopie protokołów odbioru lub przyjęcia rzeczy, z podaniem miejsca ich składowania. kserokopie sporządzonych przez tłumacza przysięgłego tłumaczeń dokumentów finansowo-księgowych wystawionych w języku obcym - jeżeli takie zostały załączone do wniosku o płatność. Tłumaczenie ofert nie jest konieczne. oświadczenie Beneficjenta o braku zmian w harmonogramie płatności w okresie realizacji projektu- składane z każdym wnioskiem o płatność oświadczenie Beneficjenta dotyczące korekt wydatków kwalifikowanych dokonanych po zakończeniu finansowej realizacji projektu – składane z wnioskiem o płatność końcową

W przypadku nabycia prawa własności lub prawa użytkowania wieczystego gruntu: - operat szacunkowy wraz z opinią rzeczoznawcy majątkowego potwierdzającą, że cena nabycia nie przekracza wartości rynkowej gruntu, określonej na dzień nabycia; - oświadczenia ostatniego podmiotu zbywającego, że w okresie 7 lat poprzedzających datę zakupu grunt nie został nabyty z wykorzystaniem środków publicznych krajowych lub pochodzących z funduszy Unii Europejskiej; -akt (-y) notarialny (-e) z dowodami opłacenia wynikających z tego tytułu zobowiązań publicznoprawnych;

W przypadku nabycia prawa własności budynku lub budowli: - operat szacunkowy wraz opinią rzeczoznawcy majątkowego potwierdzającą, że cena nabycia nie przekracza wartości rynkowej nieruchomości, określonej na dzień nabycia; - oświadczenie ostatniego podmiotu zbywającego, że w okresie 7 lat poprzedzających datę zakupu nieruchomość nie została nabyta z wykorzystaniem środków publicznych krajowych lub pochodzących z funduszy Unii Europejskiej; - akt (-y) notarialny (-e) z dowodami opłacenia wynikających z tego tytułu zobowiązań publicznoprawnych. W przypadku najmu: - umowę najmu potwierdzającą prawo do dysponowania Beneficjenta nieruchomością w okresie realizacji projektu oraz w okresie jego trwałości (3 lata po zakończeniu finansowym realizacji projektu);

W przypadku zakupu używanego środka trwałego: - oświadczenie ostatniego podmiotu zbywającego, że w okresie 7 lat poprzedzających datę zakupu środek trwały nie został nabyty z wykorzystaniem środków publicznych krajowych lub pochodzących z funduszy Unii Europejskiej; - oświadczenie Beneficjenta o tym, iż cena używanego środka trwałego nie przekracza jego wartości rynkowej i jest niższa niż cena podobnego, nowego środka trwałego wraz z informacją na temat ceny nowego środka trwałego; - oświadczenie sprzedającego określające zbywcę środka trwałego, miejsce i datę jego zakupu; - odpowiednie certyfikaty - jeżeli dany środek trwały wymaga takich dokumentów; - oświadczenie Beneficjenta, iż zakupiony przez niego środek trwały spełnia (zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa) normy i wymogi m.in. bezpieczeństwa, środowiskowe, techniczne;

W przypadku korzystania z leasingu: kopie faktur dokumentujących nabycie przez leasingodawcę współfinansowanych dóbr zakupionych nie wcześniej niż w okresie 12 miesięcy przed złożeniem przez beneficjenta wniosku o dofinansowanie projektu wycena – w przypadku współfinansowania dóbr zakupionych przez leasingodawcę wcześniej niż w okresie 12 miesięcy przed złożeniem przez beneficjenta wniosku o dofinansowanie projekt W przypadku faktur w walutach obcych: Tabele kursowe po których dokonano przeliczeń. Kopie Faktur WNT (wewnętrzne)

Opis dokumentów księgowych INSTRUKCJA DO WNIOSKU BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ SKŁADANEGO W RAMACH PRIORYTETU 1 RPO WD (Działanie 1.1 i 1.2) Informuje: Na pierwszej stronie klauzulę: „Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z EFRR w ramach RPO WD na lata 2007-2013”, a w przypadku współfinansowania projektu również z innych źródeł, należy wskazać po słowach „…. z EFRR” dodatkowe źródła finansowania projektu, np. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków budżetu państwa w ramach RPO WD na lata 2007-2013”.

numer umowy o dofinansowanie projektu; INSTRUKCJA DO WNIOSKU BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ SKŁADANEGO W RAMACH PRIORYTETU 1 RPO WD (Działanie 1.1 i 1.2) Informuje: iż Na odwrocie dokumentu: dekretację (w przypadku prowadzenia pełnej księgowości); numer księgowy, ewidencyjny lub pozycję dokumentu, nadane przez osobę prowadzącą odpowiednio ewidencję księgową, księgi rachunkowe lub wykaz/wyodrębnioną ewidencję dokumentów dotyczących operacji związanych z realizacją projektu; numer umowy o dofinansowanie projektu; numer Działania i nazwę projektu; opis kategorii wydatku wynikający z harmonogramu rzeczowo-finansowego do umowy o dofinansowanie projektu - należy zaznaczyć, do której kategorii odnosi się wydatek kwalifikowalny opisany fakturą/ dokumentem o równoważnej wartości dowodowej;

kwotę wydatków kwalifikowanych, w tym kwoty VAT i cross-financing; INSTRUKCJA DO WNIOSKU BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ SKŁADANEGO W RAMACH PRIORYTETU 1 RPO WD (Działanie 1.1 i 1.2) Informuje: iż Na odwrocie dokumentu: kwotę wydatków kwalifikowanych, w tym kwoty VAT i cross-financing; w przypadku faktur walutowych podać datę i kurs waluty, po której dokonano przeliczeń; podział procentowy i kwotowy wartości dofinansowania; informację o poprawności formalnej, rachunkowej i merytorycznej, z czytelnymi podpisami i datami; adnotację o uregulowaniu zobowiązania wynikającego z dokumentu. Należy podać datę i sposób zapłaty; informację o zakresie stosowania ustawy PZP (jeśli dotyczy), tj. tryb zastosowanego postępowania o dzielenie zamówienia publicznego wraz ze wskazaniem konkretnego artykułu, numer dziennika ustaw, na podstawie której przeprowadzane było postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego.

TREŚĆ DOKUMENTU KSIĘGOWEGO Pozycja z zestawienia 11 pod która ujęto dokument TREŚĆ DOKUMENTU KSIĘGOWEGO STRONA 1 Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków budżetu państwa w ramach RPO WD na lata 207-2013. Wydatek ujęto we wniosku o płatność za okres od ………do…………

STRONA ODWROTNA Wydatek związany z realizacją Projektu ...........(tytuł projektu)……………..... nr ….………(numer projektu)............……. w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 Działanie ………......... (nazwa i numer Działania/Schematu).................... zgodnie z Umową nr ...... (numer umowy)..... zawartą w dniu......... (data zawarcia umowy) Wydatek zgodny z zadaniem ……… (nazwa zadania) …………….z wniosku o dofinansowanie w ramach kategorii wydatku ………(nazwa kategorii wydatku)……….. Kwota kwalifikowalna*1:.............. X ….. % dofinansowania = …….. PLN dofinansowania. Informacja o wydatkach niekwalifikowalnych z powodu: a/przekroczenie limitu na wydatku w wysokości.............. PLN. - dot. pozycji nr (z faktury) b/inny powód (podać jaki) w wysokości.............. PLN - dot. pozycji nr (z faktury) *1 W przypadku, gdy wskazana kwota dotyczy wybranej/wybranych pozycji z dokumentu należy wskazać te pozycje. W przypadku wystąpienia innych różnic pomiędzy kwotą kwalifikowalną a kwotą dokumentu należy wskazać przyczynę rozbieżności.- np. poz. 2 niekwalifikowalna ponieważ ……

STRONA ODWROTNA C.D. Środek trwały ujęto w ewidencji środków trwałych pod pozycją *2……….. *2 Należy usunąć, jeżeli nie dotyczy Zapłacono …..(forma zapłaty)…………dnia ...................... Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym:……..(data i podpis osoby upoważnionej)…… Sprawdzono pod względem merytorycznym:……(data i podpis osoby upoważnionej) Zatwierdzono do wypłaty na kwotę*3 ……. (data i podpis osoby upoważnionej) *3 Dotyczy podmiotów zobowiązanych do niniejszej czynności na podstawie wewnętrznych instrukcji/regulacji *4 Wydatek poniesiony zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych (t.j. z 2007r. Dz.U. Nr 223, poz.1655 z późn.zm.) na podstawie art. ........... Projekt/Wydatek*4 nie jest objęty Ustawą Prawo Zamówień Publicznych w związku z artykułem .........-Art 3 ust. 1 pkt. 5 *4 Należy dokonać właściwego dla danej jednostki wyboru. Numer księgowy/Sposób zaksięgowania ………(numer/księgi rachunkowe)………..

Przykłady opisu faktur w PLN Wydatek związany z realizacją Projektu Zakup innowacyjnych maszyn i urządzeń nr RPDS.01.01.00-02-500/08 w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 Działanie 1.1 Schemat 1.1.A2. zgodnie z Umową nr UDA-RPDS.01.01.00-02-500/08-00 zawartą w dniu 27-05-2009 r. Wydatek zgodny z zadaniem: „Zakup nowoczesnej linii produkcyjnej” z wniosku o dofinansowanie w ramach kategorii wydatku „środki trwałe” Kwota kwalifikowalna: 1 000 000,00 PLN X 50,00 % dofinansowania = 500 000,00 PLN dofinansowania. Poz. nr 7- części zamienne i eksploatacyjne 20 000,00 PLN - wartość niekwalifikowana.

STRONA ODWROTNA C.D. Środek trwały ujęto w ewidencji środków trwałych pod pozycją :KŚT/211/2009/UE Zapłacono przelewem dnia 12-09-2009 i 30-10-2009 r. Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym: 10-11-2009 r. Alicja Ważna Sprawdzono pod względem merytorycznym: 10-11-2009 r. Alicja Ważna Zatwierdzono do wypłaty na kwotę ……. n/d………. Projekt/Wydatek nie jest objęty Ustawą Prawo Zamówień Publicznych w związku z artykułem 3 ust. 1 pkt. 5 (Dz.U. z 2007 r. Nr 223, poz.1655 z późn.zm.) Numer księgowy/Sposób zaksięgowania ………P4/12/2009/księgi rachunkowe 10-11-2009 r. Alicja Ważna

Przykłady opisu faktur w EURO Wydatek związany z realizacją Projektu Zakup innowacyjnych maszyn i urządzeń nr RPDS.01.01.00-02-500/08 w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 Działanie 1.1 Schemat 1.1.A2. zgodnie z Umową nr UDA-RPDS.01.01.00-02-500/08-00 zawartą w dniu 27-05-2009 r. Wydatek zgodny z zadaniem: „Zakup robota spawalniczego” z wniosku o dofinansowanie w ramach kategorii wydatku „środki trwałe” Kwota kwalifikowana w Euro: 100 000,00 Euro, przeliczona na PLN wg kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury tj. 25-02-2009. Kurs 4,6590 x 100 000,00 = 465 900,00 PLN Zapłacono dnia 23-02-2009 kwotę 100 000,00 Euro z rachunku EURO w Rabbit Bank. Do przeliczenia zastosowano kurs sprzedaży w Rabbit Bank z dnia 23-02-2009 tj. 4,7305 x 100 000,00= 473 050,00 PLN. Ujemna różnica kursowa 7 150,00 PLN Kwota kwalifikowana PLN: 465 900,00 x 50,00% dofinansowania = 232 950,00 PLN dofinansowania. Dodatkowo w przypadku leasingu: Np. Rata nr 2 do umowy leasingu nr 45879/WB. Część kapitałowa 8 196,72 Euro.

STRONA ODWROTNA C.D. Środek trwały ujęto w ewidencji środków trwałych pod pozycją :KŚT/217/2009/UE Zapłacono przelewem dnia j.w. Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym: 10-03-2009 r. Alicja Ważna Sprawdzono pod względem merytorycznym: 10-03-2009 r. Alicja Ważna Zatwierdzono do wypłaty na kwotę ……. n/d………. Projekt/Wydatek nie jest objęty Ustawą Prawo Zamówień Publicznych w związku z artykułem 3 ust. 1 pkt. 5 (Dz.U. z 2007 r. Nr 223, poz.1655 z późn.zm.) Numer księgowy/Sposób zaksięgowania ………K2/03/2009/księgi rachunkowe 10-03-2009 r. Alicja Ważna

Dziękujemy DOLNOŚLĄSKA INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA ul. Strzegomska 2-4 53-611 Wrocław www.dip.dolnyslask.pl