Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April Twinning on ERDF Implementation Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C PHARE National Programme for Poland EU-Expert Stefan Friedrichs

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April Partnerstwo silniej zdecentralizowana polityka spójności Partnerstwo w państwach członkowskich! Obszerniejsza definicja partnerstwa: * władze regionalne i lokalne i inne właściwe władze * partnerzy ekonomiczni i socjalni * pozostałe właściwe organizacje łącznie z pozarządowymi, sektorem ochrony środowiska itd. Aktywny udział partnerów na wszystkich poziomach planowania programu

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April Partnerstwo silniej zdecentralizowana polityka spójności Partnerstwo między Komisją i państwami członkowskimi Jednoznacznie ustalone kompetencje trzech głównych podmiotów => Komisji, => Instytucji zarządzającej, => Komitetu monitorującego.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April Informacja & Komunikacja – Podstawowe elementy nowoczesnej administracji

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April Rozporządzenie (WE) Nr. 1159/2000 Rozporządzenie (WE) Nr 1159/2000 Komisji Europejskiej ustala obowiązki instytucji zarządzających w odniesieniu do obowiązków informacyjnych i promocyjnych dla pomocy z funduszy strukturalnych. Przegląd głównych celów, nowości i priorytetów rozporządzenia.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April Informacja & Komunikacja – Podstawowe elementy nowoczesnej administracji Pierwszy raz w historii funduszy strukturalnych zakres planowania programowego zawiera w sobie komunikację-która w formie planu komunikacyjnego– staje się uzupełnieniem programu. Zarządzanie programem jest odtąd rozszerzone o działania komunikacyjne. Jak przy wszystkich działaniach rozwojowych muszą być one bardzo dokładnie monitorowane.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April Dwa główne i komplementarne cele 1. Przejrzystość– szczegółowo informować potencjalnych beneficjentów o oferowanych im możliwościach, procedury ukształtować w sposób przystępny 2. Zwiększenie świadomości społecznej– następujące punkty uwidocznić i przekazać wyobrażenie o nich: Wspólne działania Unii Europejskiej i państw jak i ich wyniki; Zadania funduszy strukturalnych, jako wspólne cele wspólnych starań; Wkład finansowy Unii Europejskiej.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April Trzy ważne grupy docelowe Rozporządzenie przedstawia trzy kategorie grup docelowych dla działań informacyjnych i promocyjnych: 1.Potencjalni beneficjenci i projektodawcy, zarówno w sektorze publicznym (tzn. administracja na wszystkich szczeblach) jak i prywatnym; 2.Opinia publiczna; 3.Jednostki gospodarcze i społeczne jak i organizacje pozarządowe.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April Przejrzystość Rozporządzenie stwierdza, że potencjalni beneficjenci mają być informowani w szerokim zakresie na temat potencjalnych możliwości wspomagania. Bardzo kompleksowe Zadanie! Zadanie kompleksowe! Zainteresować udziałem, Proces uczynić zrozumiałym, Oferować równe szanse wszystkim wnioskodawcom, zapewnić, aby składane projekty były wysokiej jakości, Właściwe zastosowanie dostępnych środków. Odbiorcy komunikacji Wszyscy potencjalni beneficjenci, przede wszystkim małe i średnie przedsiębiorstwa, Różni partnerzy, to znaczy placówki publiczne i prywatne, które mogą przekazać informacje projektodawcom.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April PLAN DZIAŁAŃ INFORMACYJNYCH Oprócz oceny jest w przyszłości niezbędne stworzenie i przeprowadzenie planu działań informacyjnych. Plan działań informacyjnych oddaje całości działań i produktów spójne ramy do których można się odnosić. Dobry plan działań informacyjnych obejmuje trzy duże rozdziały: 1. Spis stanu posiadania, 2. Strategię i 3. Plan Operacyjny.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April OCENA WSTĘPNA Przed stworzeniem strategii informacyjnej warto sobie wstępnie stworzyć obraz posiadanych informacji odnośnie następujących spraw: - wiadomości o postępowaniu w odniesieniu do dostępności funduszy jednego z programów - czy otrzymano już informacje o polityce strukturalnej; - w sytuacji gdy otrzymano informacje, w jaki sposób je otrzymano; - w jakiej postaci chciałyby podmioty otrzymywać informacje w przyszłości?

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April STRATEGIA Generalnie chodzi o to, by odpowiedzieć na dwie ważne kwestie: - Co chce się powiedzieć? - Komu chce się to powiedzieć? Strategia musi się zgadzać ze sposobem komunikacji.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April Zrozumienie Celu i grupy docelowej Plan działań informacyjnych musi zawierać gruntowną analizę grup docelowych posiadających konkretne umiejętności. Z tej analizy muszą wynikać potrzeby i oczekiwania poszczególnych grup docelowych, tak by oferta każdego z programów mogła się bezpośrednio do nich odnosić.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April PLAN OPERACYJNY Za pomocą strategii zostaje ustalony kurs. Następnie należy ustalić jakimi drogami można dostarczyć wiadomości do poszczególnych grup docelowych. Plan operacyjny zawiera wszystkie środki pomocnicze dla wdrażania strategii. W tym planie należy ustalić następujące rzeczy: - poszczególne instrumenty działań; - związki/współzależności między tymi instrumentami; - budżet; - terminarz.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April TERMINARZ Terminarz musi połączyć informację i promocję z poszczególnymi fazami programu, ponieważ informacja jest ważnym składnikiem zarządzania i powinna się przyczynić do jego sukcesu. Informacja potencjalnych beneficjentów ma pierwszeństwo, tak długo jak są dostępne pieniądze. Równocześnie coraz ważniejsza staje się informacja o roli Unii w zatwierdzaniu projektów współfinansowanych przez fundusze strukturalne.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April Kolejna nowelizacja rozporządzenia oceny dotyczy oceny działań informacyjnych. W planie komunikacji muszą zostać przewidziane kryteria oceny. Powyższe kryteria służą sprawdzeniu i ocenie jakości i efektywności przeprowadzonych działań. Przede wszystkim chodzi o to by stwierdzić, na ile osiągnięte zostały cele rozporządzenia (przejrzystość i świadomość społeczna). Ważniejsze nowości w rozporządzeniu

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April UŻYWANIE WSKAŹNIKÓW OCENY Oceniać znaczy mierzyć. W tym celu należy wybrać i używać specjalne wskaźniki oceny.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April Używanie wskaźników Wskaźniki - jakości Wskaźniki - jakości Wskaźniki - efektywności Wskaźniki - efektywności

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April Używanie wskaźników wskaźniki- efektywności wskaźniki- efektywności Wskaźniki działania, Bezpośrednio połączone z celami. Zmiana (podwyższenie/zmniejszenie) poziomu przejrzystości (wiedzieć więcej o dostępności środków programów). Wskaźniki wyniku Ocena bezpośredniego i pośredniego efektu, który został wywołany przez działania u odbiorcy. Wskaźniki przeprowadzenia Właściwe przeprowadzenie programów /Środki z planu komunikacyjnego stosunku do zamierzonych działań i środków. Wskaźniki budżetu Ocena zużycia środków budżetowych na informacje i promocje w zależności do środków całkowitych zaplanowanych.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April Wskaźniki jakości Wskaźniki jakości Specjalne wskaźniki dla każdego przeprowadzonego działania lub każdego wytworzonego produktu. Metoda: Wywiad z odbiorcami przeprowadzonych działań ew. zastosowanych środków informacyjnych i promocyjnych o jakości tych działań/produktów. Używanie wskaźników

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April Narzędzia komunikacji bezpośredniej - strony www - plakaty/ tablice - broszury - spotkania - newsletter Narzędzia komunikacji pośredniej - konferencje prasowe - reklamy w telewizji - depesze prasowe - rozmowy dziennikarzy

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April Podstawowe zasady komunikacji Komunikacja zewnętrzna może być bezpośrednia lub pośrednia. Komunikacja bezpośrednia: Nadawca komunikuje się bezpośrednio, bez instytucji pośredniczącej, z odbiorcą lub grupą docelową. Przykłady: Instytucja zarządzająca wysyła osobiste pismo do małych i średnich przedsiębiorstw w danym regionie lub przeprowadza kampanię plakatową. Komunikacja pośrednia: By swoją wiadomość przekazać, nadawca decyduje się na włączenie instytucji pośredniczących: media, szkoły, stowarzyszenia, specjalistyczne sieci informacyjne lub każdą inną organizację, której nadawca może swoje treści powierzyć... Komunikacja pośrednia odbywa się głównie za pomocą reklam lub dziennikarzy.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April Nakazane środki Informacyjne i promocyjne Tablice informacyjne: - Tablice Informacyjne są obowiązkowe przy projektach Infrastrukturalnych przekraczających koszt 3 milionów Euro. - Tablice Informacyjne są ustawiane na właściwych terenach budowy. - Tablice Informacyjne muszą zawierać informacje na temat współfinansowania przez Unię Europejską. Podanie typu funduszu strukturalnego leży w gestii ustawiających tablicę informacyjną. - Tablice Informacyjne są zdejmowane i zastępowane tablicami pamiatkowymi najpóźniej sześć miesięcy po zakończeniu prac.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April Tablice Informacyjne : Nakazane środki Informacyjne i promocyjne

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April Tablice informacyjne: Nakazane środki Informacyjne i promocyjne

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April Tablice pamiątkowe: Są przewidziane gdy, zdejmowane są tablice informacyjne w związku z zakończeniem robót. Są trwałym przykładem działania Unii Europejskiej. Tablice pamiątkowe dla projektów infrastrukturalnych podlegają tym samym obowiązkom co tablice informacyjne. Nakazane środki Informacyjne i promocyjne

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April Plakaty Nakazane są też plakaty, które informują o roli Unii Europejskiej w następujących obszarach: - Rozwój zasobów ludzkich; - kształcenie zawodowe i zatrudnienie; - Inwestycje w przedsiębiorstwa; - Inwestycje w rozwój terenów wiejskich. Nakazane środki Informacyjne i promocyjne

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April Plakaty Nakazane środki Informacyjne i promocyjne

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April Nieobowiązkowe środki informacyjne i promocyjne Publikacje w formie papierowej i elektronicznej Udział UE powinien być wymieniony przede wszystkim na początku produktu. To dotyczy: -Strony początkową lub tytułowej, zakładając, że jest w pełni widoczna informacja; -stron www.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April Nieobowiązkowe środki informacyjne i promocyjne

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April SYMBOL GRAFICZNY

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April RELACJE Z PRASĄ 1. Fakty 2. Zaufanie i współpraca 3. Działanie pro-aktywne 4. Nawiązywanie kontaktów celowych 5. Dostępność informacji 6. Księga prasowa

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April DALSZE INSTRUMENTY - Kartoteka dziennikarska - Doniesienia prasowe - Konferencja prasowa - Sala prasowa na stronie internetowej - Newsletter

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April ZEWNĘTRZNI WYKONAWCY USŁUG Na obszarze komunikacji jest często konieczne, aby skorzystać z agencji zewnętrznych. W tym wypadku istnieje wymóg, aby właściwe przepisy krajowe, dot. przydzielania zamówień publicznych, były zgodne z dyrektywami europejskimi i układem o zamówieniach publicznych Międzynarodowej Organizacji Handlu.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April ZEWNĘTRZNI WYKONAWCY USŁUG 1.Analiza wewnętrznych kompetencji Zanim praca zostanie delegowana zewnętrznym wykonawcom zlecenia, powinna być przygotowana lista zadań do wykonania i dostępnych wewnętrznych zasobów ludzkich. Z reguły administracja pozostawi zadania w zakresie kontroli i orientacji we własnym obszarze, podczas gdy wykonanie zadań ustalonych umową zostanie przekazana ekspertom od komunikacji. Za relacje z dziennikarzami jest odpowiedzialna instytucja zarządzająca.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April ZEWNĘTRZNI WYKONAWCY USŁUG 2. Przygotowanie przetargu Dla każdego zlecenia przekraczającego Euro, musi być rozpisany przetarg. Pierwsze kroki polegają na ogłoszeniu zlecenia i przygotowaniu spisu usług.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April ZEWNĘTRZNI WYKONAWCY USŁUG 3. Zasady transparencji i równouprawnienia Aby umożliwić prawdziwą konkurencję, muszą być zagwarantowane zasady transparencji i równouprawnienia w ramach przetargu. Dlatego trzeba unikać, aby spis usług zawierał tak wiele warunków, że zlecenie zostanie ograniczone. Trzeba ująć w jasnych i precyzyjnych słowach i w sposób nie dyskryminujący, aby wszyscy reguły gry znali i rozumieli.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April ZEWNĘTRZNI WYKONAWCY USŁUG 4. Kooperacja między instytucjami zarzadzającymi Pożyteczne jest konsultowanie innych sektorów administracyjnych, które już zebrały doświadczenia w zakresie przetargów publicznych w ramach informacji i komunikacji. W ten sposób można profitować z wiedzy innych, unikać błędów i oszczędzając czas.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April ZEWNĘTRZNI WYKONAWCY USŁUG 5. Długotrwała strategia Żądane usługi będą się często rozciągały przez lata. W tym przypadku powinno być możliwe, aby umowę dopasować z biegiem czasu. Zbyt skostniałe umowy niosą niebezpieczeństwo szybkiego starzenia się, i mogą zmusić administrację do nowego postępowania przetargowego. Umowy mogą zawierać klauzule, które przewidują automatyczne mechanizmy dla rewizji określonych elementów umowy (przykładowe klauzule o automatycznej rewizji cen), aby umowy zostały dopasowane do wymogów świadczenia usług.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April ZEWNĘTRZNI WYKONAWCY USŁUG 6. Jakość Aby osiągnąć najlepszą jakość świadczenia usług zalecane jest, by ekonomicznie najkorzystniejsza oferta a nie najniższa cena była kryterium przyznawania projektów.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April ZEWNĘTRZNI WYKONAWCY USŁUG 7. Przejrzystość kosztów Jest ważne, aby od początku ustalić metodę obliczeniową, która umożliwi udzielenie precyzyjnej odpowiedzi każdemu aplikantowi odnośnie cen. W ten sposób będą jednostki zarządzające dysponowały rzetelnymi wskazówkami i oszczędzą sobie niekorzystnych niespodzianek w trakcie realizacji umowy.

Twinning Code: Pl/IB/2002/OT/03C Warsaw, April Dziękuję serdecznie za uwagę!!! Stefan Friedrichs