Założenia systemu kontroli i audytu w latach 2007 - 2013 Szczytno, 2-3 lipca 2008 r. Instytucja Koordynująca NSRO

Zastosowane skróty IK NSRO - Instytucja Koordynująca Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia IK RPO - Instytucja Koordynująca Regionalne Programy Operacyjne IZ - Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym IP - Instytucja Pośrednicząca IP II - Instytucja Pośrednicząca II stopnia IA - Instytucja Audytowa IC - Instytucja Certyfikująca IPOC - Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji PO - Program Operacyjny RPO - Regionalny Program Operacyjny PROW 07-13 - Program Rozwoju Obszarów Wiejskich 2007-2013

PLAN PREZENTACJI 1) Podstawy prawne kontroli w ramach NSRO 2) Instytucje uczestniczące w systemie kontroli 3) Kontrole stanowiące odpowiedzialność IZ a) weryfikacja wydatków - weryfikacja dokumentów - kontrole projektów na miejscu b) kontrole systemowe 4) Kontrole krzyżowe 5) Roczny plan kontroli 6) Kontrole doraźne

Podstawy prawne kontroli w ramach NSRO Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999. (art. 58 - 62, art. 70.) Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 ustanawiające szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego ogólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego i Funduszu Spójności oraz Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. (art. 12 i 13.) Rozporządzenie Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 z dnia 11 listopada 1996 r. w sprawie kontroli na miejscu oraz inspekcji przeprowadzanych przez Komisję w celu ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich przed nadużyciami i innymi nieprawidłowościami.

Podstawy prawne kontroli w ramach NSRO Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (art. 26 ust. 1 pkt. 14, art. 27 ust. 1 pkt 5, art. 35 ust. 2 pkt 5.) Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej PO (wydane na podstawie art. 35 ust. 3 pkt. 9 Ustawy) Zawartość wytycznych: Podstawy prawne kontroli w okresie 2007-2013 Podmioty odpowiedzialne za prowadzenie kontroli w ramach NSRO Instytucja Audytowa Instytucja Zarządzająca Rodzaje kontroli prowadzonych przez Instytucję Zarządzającą weryfikacja wydatków kontrole systemowe Kontrole krzyżowe Roczny plan kontroli Procedury IZ w zakresie kontroli w ramach danego PO /RPO.

KONTROLA WDRAŻANIA FUNDUSZY Instytucje krajowe  IZ (IP, IP II)  IA  IC Instytucje wspólnotowe  KE  OLAF  ETO NIK UZP

Instytucje Zarządzające Instytucje Pośredniczące KRAJOWY SYSTEM KONTROLI WDRAŻANIA FUNDUSZY Instytucje Zarządzające Instytucje Pośredniczące IA IC Instytucje Pośredniczące II BENEFICJENT

Zadania Instytucji Audytowej Zapewnienie prowadzenia audytów w celu weryfikacji skutecznego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli programu operacyjnego, zapewnienie prowadzenia audytów projektów na podstawie stosownej próby w celu weryfikacji zadeklarowanych wydatków, przedstawienie Komisji, w terminie 9 miesięcy od zatwierdzenia programu operacyjnego, strategii audytu obejmującej podmioty dokonujące audytów, stosowaną metodologię, metody kontroli wyrywkowej dla potrzeb audytu oraz indykatywny plan audytu, przygotowanie raportu z oceny zgodności systemu zarządzania i kontroli programu operacyjnego z art. 58 do 62 rozporządzenia ogólnego,

Zadania Instytucji Audytowej przygotowywanie dla KE corocznych raportów oraz raportu końcowego z kontroli, zawierających wyniki audytów przeprowadzonych w danym roku, zgodnie ze strategią audytu oraz przedstawiających ewentualne stwierdzone braki w systemie zarządzania i kontroli programu operacyjnego, coroczne przygotowanie, na podstawie kontroli i audytów przeprowadzonych na odpowiedzialność instytucji audytowej, opinii stwierdzającej, czy system zarządzania i kontroli daje uzasadnioną pewność, iż deklaracje wydatków przedkładane Komisji Europejskiej są poprawne i czy transakcje, których one dotyczą, są poprawne i zgodne z prawem, przedkładanie, w uzasadnionych przypadkach, deklaracji częściowego zamknięcia, zawierającej ocenę zgodności z prawem i prawidłowości danych wydatków, przedłożenie Komisji do dnia 31 marca 2017 r. deklaracji zamknięcia pomocy.

Kontrole stanowiące odpowiedzialność IZ Kontrole IZ Weryfikacje wydatków sprawdzające: - dostarczenie współfinansowanych towarów i usług, faktyczne poniesienie zadeklarowanych wydatków, zgodność projektów i wydatków z zasadami krajowymi i wspólnotowymi. Kontrole systemowe sprawdzające prawidłowość funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli PO/RPO. Weryfikacja dokumentów Kontrole projektów na miejscu

WERYFIKACJA WYDATKÓW

Kontrole IZ - weryfikacja wydatków Weryfikacja 100% wniosków o płatność Kontrole projektów na miejscu Weryfikacja 100% dokumentów poświadczających wydatki Weryfikacja dokumentów poświadczających wydatki na próbie Kontrola 100% projektów Kontrola projektów na próbie Beneficjent dostarcza wszystkie faktury Beneficjent dostarcza zestawienie faktur wraz z wybranymi fakturami Beneficjent dostarcza zestawienie faktur

Weryfikacja wydatków WERYFIKACJA DOKUMENTÓW Weryfikacja dokumentów dotyczy wniosku o dofinansowanie projektu wraz załącznikami oraz wniosku o płatność zawierającego w okresie programowania 2007-2013 również część sprawozdawczą. Weryfikacja wniosku o płatność przeprowadzana jest z zachowaniem zasady „dwóch par oczu”, co oznacza, że każdy wniosek weryfikowany jest przez co najmniej dwie osoby. Weryfikacja wniosku beneficjenta o płatność prowadzona jest w siedzibie instytucji weryfikującej i obejmuje wszystkie wnioski.

Weryfikacja wydatków Uwaga: Zgodnie z dokumentem Komisji dotyczącym dobrych praktyk w zakresie weryfikacji prowadzonych przez Instytucje Zarządzające w odniesieniu do projektów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w latach 2000-2013 częściowa weryfikacja dokumentów poświadczających poniesienie wydatków jest - w uzasadnionych i dopuszczonych przez IZ przypadkach – możliwa. Uwaga: Zwolnienie beneficjenta z obowiązku załączania do wniosku o płatność części lub wszystkich dokumentów poświadczających poniesienie wydatków nie oznacza zwolnienia go z obowiązku posiadania i przechowywania oryginałów dokumentacji finansowej realizowanego projektu w zakresie i w terminach określonych odrębnymi przepisami.

Weryfikacja wydatków Etapy weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność 1) wniosek o płatność wraz z wymaganymi dokumentami przekazywany jest do właściwej instytucji odpowiedzialnej za weryfikację wniosków o płatność; 2) w terminie określonym procedurami instytucji odpowiedzialnej za weryfikację, przeprowadzana jest weryfikacja wniosku (formalna, merytoryczna i rachunkowa) oraz wszystkich lub wybranych dokumentów poświadczających wydatki; 3) instytucja dokonująca weryfikacji może żądać przedstawienia oryginalnych wersji wybranych dokumentów w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku o płatność; 4) dane na temat wniosku oraz wynik jego weryfikacji rejestrowany jest w systemie informatycznym.

Weryfikacja wydatków KONTROLE PROJEKTÓW NA MIEJSCU Zgodnie z art. 60 lit. b rozporządzenia ogólnego kontrole projektów na miejscu mogą być prowadzone na próbie projektów. W takim przypadku, zgodnie z art. 13 ust. 3 rozporządzenia implementacyjnego Instytucja Zarządzająca: określa wielkość próby z uwzględnieniem określonego przez siebie poziomu ryzyka dla poszczególnych rodzajów beneficjentów i rodzajów projektów, wielkość próby jest wystarczająca, by uzyskać pewność, że transakcje będące podstawą wydatków są zgodne z prawem i prawidłowe w całym PO, co roku poddaje przeglądowi metodę doboru próby, przechowuje dokumentację opisującą i uzasadniającą stosowaną metodę doboru próby oraz dokumentację identyfikującą projekty i transakcje poddane weryfikacji.

Weryfikacja wydatków Etapy kontroli projektów na miejscu 1) zaplanowanie czynności kontrolnych (zebranie dokumentów i informacji o projekcie; powołanie zespołu kontrolującego; sporządzenie upoważnień do kontroli), 2) przekazanie zawiadomienia o kontroli, 3) przeprowadzenie czynności kontrolnych, 4) sporządzenie i przekazanie informacji pokontrolnej, 5) ewentualne sformułowanie i przekazanie zaleceń pokontrolnych, 6) przekazanie informacji pokontrolnej wraz z zaleceniami pokontrolnymi IK NSRO/IK RPO oraz IC - w przypadku pisemnej prośby złożonej przez IC, 7) raportowanie o ewentualnych nieprawidłowościach IK RPO/IK NSRO i IC /IPOC, 8) weryfikacja wdrożenia zaleceń pokontrolnych.

Weryfikacja wydatków Kontrola na zakończenie realizacji projektu: dotyczy każdego projektu, przeprowadzana jest po złożeniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową, obejmuje sprawdzenie kompletności i zgodności z prawem całej dokumentacji projektu niezbędnej do zachowania ścieżki audytu na poziomie instytucji kontrolującej, może (lecz nie musi!) obejmować działania kontrolne na miejscu realizacji projektu. Uwaga: Poprzez datę zakończenia projektu należy rozumieć termin realizacji projektu określony w umowie o dofinansowanie projektu, z uwzględnieniem przepisów art. 88 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006.

KONTROLA SYSTEMOWA

Kontrola systemowa Konieczność przeprowadzania kontroli systemowej wynika z delegowania przez IZ niektórych zadań Instytucjom Pośredniczącym. Powierzenie realizacji zadań stanowiących odpowiedzialność IZ Instytucjom Pośredniczącym odbywa się w drodze umowy lub porozumienia zawieranego pomiędzy IZ a IP. IP również może zlecić realizację wybranych zadań Instytucji Pośredniczącej II stopnia. Celem kontroli systemowej jest sprawdzenie czy wszystkie funkcje IZ określone w art. 60 rozporządzenia ogólnego realizowane są w odpowiedni sposób oraz czy system zarządzania i kontroli PO /RPO funkcjonuje prawidłowo, efektywnie i zgodnie z prawem.

Kontrola systemowa OBSZARY KONTROLI SYSTEMOWEJ Zgodność wybieranych projektów z kryteriami mającymi zastosowanie do danego programu operacyjnego, zgodność realizowanych projektów z odpowiednimi zasadami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego przez cały okres ich realizacji, istnienie informatycznego systemu rejestracji i przechowywania zapisów księgowych dla każdego projektu oraz gromadzenie danych na temat wdrażania, niezbędnych do celów zarządzania finansowego, monitorowania, weryfikacji, audytu i oceny, istnienie odpowiedniej ścieżki audytu tj. zgodnej z art. 15 rozporządzenia implementacyjnego,

Kontrola systemowa OBSZARY KONTROLI SYSTEMOWEJ (2) istnienie procedur zapewniających, że wszystkie dokumenty dotyczące wydatków i audytów, wymagane do zapewnienia właściwej ścieżki audytu są przechowywane zgodnie z art. 90 rozporządzenia ogólnego, a proces weryfikacji wydatków przebiega poprawnie, prawidłowe funkcjonowanie Komitetu Monitorującego PO/RPO, przestrzeganie wymogów w zakresie informacji i promocji ustanowionych w art. 69 rozporządzenia ogólnego.

Kontrola systemowa Instytucja Zarządzająca oraz Instytucja Pośrednicząca są zobowiązane do przeprowadzenia w każdym roku, w latach 2007-2015, przynajmniej jednej kontroli systemowej w każdej instytucji, do której delegowały część zadań.

Kontrola systemowa ETAPY KONTROLI SYSTEMOWEJ Zaplanowanie czynności kontrolnych (zebranie dokumentów i informacji o systemie w danej instytucji, powołanie zespołu kontrolującego, sporządzenie upoważnień do kontroli), przekazanie zawiadomienia o kontroli IK RPO/IK NSRO oraz IC, przeprowadzenie czynności kontrolnych, w tym ustalenie stanu faktycznego w określonym zakresie, sporządzenie informacji pokontrolnej i przekazanie IK RPO/IK NSRO oraz IC, ewentualne sformułowanie zaleceń pokontrolnych i przekazanie IK RPO/IK NSRO oraz IC, przekazanie informacji pokontrolnej wraz z ewentualnymi zaleceniami pokontrolnymi IK RPO/IK NSRO oraz IC, ewentualne raportowanie nieprawidłowości IK RPO/IK NSRO oraz IC, weryfikacja wdrożenia zaleceń pokontrolnych.

KONTROLE KRZYŻOWE

ZE WZGLĘDU NA CELE KONTROLI WYRÓŻNIA SIĘ: Kontrole krzyżowe ZE WZGLĘDU NA CELE KONTROLI WYRÓŻNIA SIĘ: kontrolę krzyżową programu, której celem jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków w ramach jednego PO; kontrolę krzyżową horyzontalną, której celem jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków w ramach różnych PO; kontrolę krzyżową międzyokresową, której celem jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków w ramach PO dwóch perspektyw finansowych;

PODMIOTY KONTROLUJĄCE Kontrole krzyżowe PODMIOTY KONTROLUJĄCE IZ – odpowiedzialne za zapewnienie kontroli krzyżowych programu, każda w swoim PO oraz za zapewnienie kontroli krzyżowych horyzontalnych z projektami Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich 2007-2013. IK NSRO – przeprowadza kontrole krzyżowe horyzontalne i międzyokresowe, za wyjątkiem kontroli krzyżowych horyzontalnych z projektami PROW 07-13. Kontrola krzyżowa horyzontalna z projektami PROW 07-13 to kontrola, podczas której sprawdza się, czy na fakturze lub dokumencie o równoważnej wartości dowodowej nie występuje stempel Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa (poświadczający opłacenie przez Agencję danej faktury). Zasadniczo weryfikacja ta możliwa jest do przeprowadzenia w trakcie kontroli na miejscu, gdyż większość instytucji nie wymaga oryginałów faktur jako załączników do wniosków o płatność.

Technika prowadzenia kontroli krzyżowych Kontrole krzyżowe Technika prowadzenia kontroli krzyżowych Kontrole krzyżowe horyzontalne i międzyokresowe: zgodnie z procedurami IK NSRO, w oparciu o dane zgromadzone w KSI SIMIK 07-13 oraz SIMIK 2004-2006, wybór podmiotów do kontroli – raz na kwartał, co najmniej 5% beneficjentów identyfikowanych wg nr NIP, realizujących więcej niż 1 projekt w różnych PO oraz co najmniej 5% beneficjentów realizujących projekty w ramach dwóch perspektyw finansowych, oprogramowanie do prowadzenia operacji na danych: Oracle Discoverer Plus, MS Excel. Kontrole krzyżowe programu: a) zgodnie z procedurami poszczególnych IZ, dostęp do baz danych KSI SIMIK 07-13 przyznany wyznaczonym pracownikom IZ, zalecana weryfikacja każdego wniosku o płatność, z możliwymi odstępstwami (ze względu na wykonalność i skuteczność kontroli), akceptowanymi przez IK NSRO.

Postępowanie w sytuacji wykrycia nieprawidłowości Kontrole krzyżowe Postępowanie w sytuacji wykrycia nieprawidłowości Kontrole krzyżowe horyzontalne i międzyokresowe: IK NSRO zawiadamia Instytucję Zarządzającą programem, w którym doszło do sfinansowania tego samego wydatku po raz drugi lub kolejny (do wiadomości IZ programów, w ramach których beneficjent podpisał umowy o dofinansowanie), IZ prowadzą postępowania zgodnie z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013 oraz informują o nieprawidłowości zgodnie z Systemem informowania o nieprawidłowościach finansowych w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w latach 2007-2013 (SION). Kontrole programu: IZ prowadzą postępowania zgodnie z ww. Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego informują o nieprawidłowości zgodnie z SION.

ROCZNY PLAN KONTROLI

Roczny plan kontroli ELEMENTY ROCZNEGO PLANU KONTROLI Opis uwarunkowań prowadzenia procesu kontroli w danym roku. Układ chronologiczny i tematyczny kontroli systemu oraz przestrzegania procedur w danym programie (kontrola wewnętrzna w ramach programu). Założenia co do zasad kontroli projektów w programie w danym roku (skierowane do komórek i instytucji, które uczestniczą w tym procesie w PO/RPO, przedstawiające zapisy formułowane w obowiązujących podręcznikach procedur).

Roczny plan kontroli Roczny plan kontroli zawiera w szczególności: listę instytucji, które będą podlegać kontroli wraz z harmonogramem czasowym tych kontroli, zasoby ludzkie niezbędne do przeprowadzenia każdej kontroli, zakres kontroli, informacje na temat metod, którymi posłużono się w celu opracowania planu kontroli, np. analiza ryzyka, metody statystyczne, dobór losowy, opis metodologii doboru próby projektów do kontroli projektów na miejscu (jeśli kontroli nie podlega 100% projektów), plan kontroli wieloletnich projektów o dużej wartości.

Roczny plan kontroli Przykładowy wzór tabeli z układem chronologicznym i tematycznym

Roczny plan kontroli Wszystkie plany kontroli zatwierdzane są przez IZ i przekazywane do akceptacji IK NSRO, a w przypadku RPO do IK RPO, do 15 listopada roku poprzedzającego rok, na który sporządzany jest plan. IK NSRO przedstawia stanowisko wobec przedłożonych przez IZ PO planów kontroli najpóźniej do 15 grudnia roku poprzedzającego rok, na który sporządzany jest plan. Zaakceptowane przez IK NSRO roczne plany kontroli IZ przekazywane są przez poszczególne IZ do wiadomości IC, a roczne plany kontroli IZ RPO, zaakceptowane przez IK RPO, przekazywane są przez IZ RPO do odpowiednich IP w certyfikacji.

KONTROLE DORAŹNE Kontrole doraźne mogą być przeprowadzane zarówno w odniesieniu do kontroli projektów na miejscu, jak również kontroli systemowych. Potrzeba przeprowadzenia kontroli doraźnej może wynikać np. z zaistnienia podejrzenia popełnienia oszustwa przez beneficjenta lub wystąpienia istotnych uchybień w pracy instytucji zaangażowanej we wdrażanie PO /RPO.

Dziękuję za uwagę Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Ul. Wspólna 2/4 www.mrr.gov.pl www.funduszestrukturalne.gov.pl