Zasady gromadzenia dokumentacji działalności naukowej w instytutach badawczych Andrzej Klubiński Polska Akademia Nauk Archiwum w Warszawie aklubinski@apan.waw.pl

Dlaczego archiwizacja dokumentacji działalności naukowej? Każde archiwum instytucji naukowej jest zapisem: historii działalności instytutu, historii prowadzonych badań, biografii naukowej jej pracowników.

GROMADZENIE DOKUMENTACJI DZIAŁALNOŚCI NAUKOWEJ JAKO ZOBOWIĄZANIE INSTYUCJI (państwowej jednostki organizacyjnej) Każdy instytut jest państwową jednostką organizacyjną (art. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych) Dokumentacja wytwarzana w związku z działalnością Instytutu należy do państwowego zasobu archiwalnego (art. 15 ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach)

Czemu służy archiwizacja? Art. 35 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach 1. Archiwa zakładowe obejmują zasięg działania jednostki organizacyjnej, w której zostały utworzone. 2. Zasób archiwalny archiwów zakładowych stanowią materiały archiwalne powstające w związku z działalnością jednostek organizacyjnych, w których zostały utworzone. 3. Zasób archiwalny archiwów zakładowych służy potrzebom jednostek, w których archiwa te zostały utworzone. Art. 16. ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach 1. Materiały archiwalne udostępnia się jednostkom organizacyjnym i obywatelom dla potrzeb nauki, kultury, techniki oraz gospodarki.

Zasady gromadzenia PODSTAWY PRAWNE wyższego rzędu: Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach Statut Instytutu przepisy wykonawcze Akademii: Decyzja nr 31/02 Prezesa Polskiej Akademii Nauk z dnia 5 grudnia 2002 r. w sprawie zarządzania dokumentacją w jednostkach i komórkach archiwalnych PAN Zarządzenie Dyrektora Instytutu wprowadzające przepisy kancelaryjno-archiwalne Instytutu

Instrukcja kancelaryjna Instytutu Podstawy prawne (przepisy wewnętrzne): przepisy kancelaryjno-archiwalne Instytutu Instrukcja kancelaryjna Instytutu Jednolity rzeczowy wykaz akt Instytutu Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Instytutu

1) prowadzenie badań naukowych, ZOBOWIĄZANIE DO ARCHIWIZACJI – STATUT INSTYTUTU Zakres rzeczowy działalności § II.5.1 Instytut prowadzi działalność badawczą w dziedzinie nauk o literaturze, w szczególności (….) § II.5.2 W dziedzinach objętych działalnością statutową do zadań Instytutu należy: 1) prowadzenie badań naukowych, 2) kształcenie pracowników naukowych oraz nadawanie stopni naukowych i występowanie o nadanie tytułu naukowego, 3) edukacja i upowszechnianie wiedzy, 4) wykonywanie innych zadań zgodnych z profilem naukowym Instytutu.

ZOBOWIĄZANIE DO ARCHIWIZACJI – STATUT INSTYTUTU Formy działalności § 6 Zadania wymienione w § 5 Instytut realizuje (…) przez: tworzenie i realizację programów naukowych, publikację wyników prac badawczych, prowadzenie studiów doktoranckich i studiów podyplomowych oraz innej działalności edukacyjnej, ochronę własnych oryginalnych rozwiązań naukowych w kraju i za granicą, prowadzenie specjalistycznej biblioteki naukowej, gromadzenie i opracowywanie materiałów dokumentacyjnych,

ZOBOWIĄZANIE DO ARCHIWIZACJI – STATUT INSTYTUTU Formy działalności (c ZOBOWIĄZANIE DO ARCHIWIZACJI – STATUT INSTYTUTU Formy działalności (c.d.) współpracę z krajowymi i zagranicznymi instytucjami naukowymi oraz innymi osobami prawnymi i fizycznymi, opracowywanie ekspertyz i udzielanie opinii w zakresie problematyki naukowej Instytutu organizowanie zebrań naukowych (konferencji, zjazdów, sympozjów naukowych itp.) współdziałanie z instytucjami zajmującymi się edukacją i upowszechnianiem wiedzy, prowadzenie działalności wydawniczej.

ZOBOWIĄZANIE DO ARCHIWIZACJI – STATUT INSTYTUTU Działalność organów w instytucji § 7 Organami Instytutu są: 1) Rada Naukowa 2) Dyrektor § 17. 1 Dyrektor może powoływać wewnętrzne zespoły problemowe lub komisje jako organy doradcze i opiniodawcze.

II. działalności naukowej: praca naukowo-badawcza Instytutu, JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT INSTYTUTU JEST SPOSOBEM ORGANIZACJI DOKUMENTACJI DZIAŁALNOŚCI NAUKOWEJ w zakresie: I. organizacji działalności naukowej (m.in. ewidencja prac naukowo- badawczych) II. działalności naukowej: praca naukowo-badawcza Instytutu, prace naukowo-badawcze zewnętrzne, opiniowanie prac, zjazdy i konferencje naukowe, III. działalność dydaktyczna, dydaktyczno-naukowa, IV. działalność wydawnicza, V. popularyzacja działalności naukowej Instytutu

-Działalność naukowa (4) W SZCZEGÓLNOŚCI: Tytuły klas: -Zarządzanie (0), -Działalność naukowa (4)

DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 0 (Zarządzanie) 000 Rada Naukowa (A), 003 Zespoły problemowe (A), 004 Udział w obcych organach kolegialnych, 0040 Własne wystąpienia (A) (w ramach klasy: Referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania) 0041 Dokumentacja zewnętrzna (B5) 03 Planowanie i sprawozdawczość 031 Plany i sprawozdania roczne z działalności instytutów 0312 Sprawozdania zbiorcze (A)

DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 0 (Zarządzanie) 06 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi (organy władzy państwowej, ministerstwa, urzędy centralne, jednostki organizacyjne PAN, inne instytucje naukowe) (A) 07 Współpraca z zagranicą 070 Ogólne zasady i programy współpracy międzynarodowej (A) (Opracowania własne i zewnętrzne); 071 Umowy wielostronne i dwustronne i ich realizacja (A). 072 Współpraca wielostronna z organizacjami międzynarodowymi (A) (Protokoły posiedzeń, analizy, opracowania problemowe, referaty, sprawozdania, wnioski itp.), 073 Współpraca dwustronna (A) (Protokoły posiedzeń, analizy, opracowania problemowe, referaty, sprawozdania, wnioski itp.), 074 Zagraniczne wyjazdy służbowe 0741 Sprawozdania z wyjazdów (A) (sprawozdania pracowników),

DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 0 (Zarządzanie) 075 Przyjazdy delegacji zagranicznych 0751 Programy pobytu delegacji zagranicznych i sprawozdania z pobytu (A)

DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 4 (Działalność naukowa) 40 Prace naukowo-badawcze, 41 Zjazdy i konferencje naukowe, 42 Studia podyplomowe, 43 Studia doktoranckie, 44 Nadawanie stopni naukowych, 45 Nadawanie tytułów naukowych, 46 Biblioteka naukowa

DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 4 (Działalność naukowa) 400 Prace naukowo-badawcze Instytutu 4000Metodologia prac (opracowania własne (A), opracowania zewnętrzne (B5)) 4001Opracowania tematów badawczych (A) (dla każdego tematu badawczego zakłada się odrębną teczkę zawierającą komplet wymaganych dokumentów –wniosek wraz z dokumentacją, opracowanie etapowe, opracowanie końcowe itp.) 4002Materiały pomocnicze do opracowań tematów badawczych (A) (ankiety, ekspertyzy itp. nie wykorzystane w opracowaniach końcowych – kat A, pozostałe kat. B5)

DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 4 (Działalność naukowa) 401 Prace naukowo-badawcze zewnętrzne 4010Opracowania wykonane na zlecenie Instytutu (A) 4011Inne opracowania zewnętrzne (B5)

DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 4 (Działalność naukowa) 403 Ewidencja prac naukowo-badawczych 4030 Karty dokumentacyjne 4031 Serwis bibliograficzny

DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 4 (Działalność naukowa) 41 Zjazdy i konferencje naukowe 410 Zjazdy, konferencje i seminaria naukowe organizowane przez instytut (A) (programy, listy uczestników, protokoły, sprawozdania, referaty, inne materiały naukowe, zaproszenia (1 egz.) 411Udział w zjazdach, konferencjach, sympozjach i seminariach naukowych organizowanych przez inne jednostki (A) (własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania, inne mat.) 412 Obsługa organizacyjo-techniczna zjazdów, konferencji, sympozjów i seminariów (B3)

DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 4 (Działalność naukowa) 42 Studia podyplomowe 43 Studia doktoranckie 44 Nadawanie stopni naukowych (440 Przewody doktorskie (A), 441 Przewody habilitacyjne (A)) 45 Nadawanie tytułów naukowych (450 Dokumentacja wniosków o przyznanie tytułów profesorskich) (A) 46 Biblioteka naukowa

5 Wydawnictwa i popularyzacja działalności IBL DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 5 (Działalność wydawnicza i popularyzatorska) 5 Wydawnictwa i popularyzacja działalności IBL 51 Popularyzacja działalności IBL 510 Własne wystawy, pokazy, odczyty, wykłady (A) (programy, projekty plastyczne, scenariusze, teksty odczytów, własne plakaty, ulotki, nagrania dźwiękowe); 511 Olimpiada Literatury i Języka Polskiego (A)

Dziękuję za uwagę. Andrzej Klubiński Polska Akademia Nauk Archiwum w Warszawie aklubinski@apan.waw.pl