Wskazówki dotyczące przechowywania dokumentacji w IBL PAN

Prezentacja na temat: "Wskazówki dotyczące przechowywania dokumentacji w IBL PAN"— Zapis prezentacji:

1 Wskazówki dotyczące przechowywania dokumentacji w IBL PAN
i przekazywania jej do archiwum zakładowego Warszawa, 1 marca 2011 r.

2 Zagadnienia Ogólnie o przepisach i dokumentacji
Definicja sprawy i komórki merytorycznej Rejestrowanie sprawy Zakładanie teczki aktowej Przygotowanie teczek spraw do archiwum Instytutu

3 Przepisy kancelaryjno-archiwalne
instrukcja kancelaryjna (zasady postępowania z dokumentacją) jednolity rzeczowy wykaz akt (klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji) instrukcja archiwalna (funkcjonowanie archiwum zakładowego) Wprowadzone Zarządzeniem nr 2 z dnia 9 czerwca 2005 roku Dyrektora IBL PAN

4 Jednolity rzeczowy wykaz akt
klasyfikacja akt, powstających w wyniku działalności Instytutu kwalifikacja archiwalna akt (kat. A lub B) używany do rejestracji spraw klasy końcowe oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym

5

6 Materiały archiwalne (kat A)
wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa i statystyczna, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe oraz inna dokumentacja bez względu na jej sposób wytwarzania, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej. przechowywania i wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego Są przeznaczone do wieczystego

7 Dokumentacja niearchiwalna (kat. B)
to część dokumentacji, która posiada czasową wartość praktyczną, dowodowo-prawną oraz dla celów kontrolnych i nie stanowi materiałów archiwalnych, po upływie okresu przechowywania ulega brakowaniu Przykładowo: B5, B10, B50, BE5

8 Akta sprawy cała dokumentacja (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki, pliki elektroniczne, itp.) zawierają dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy

9 Komórka merytoryczna komórka organizacyjna, do której zadań należy ostateczne pod względem merytorycznym opracowanie danej sprawy i która w tym zakresie powinna posiadać całość dokumentacji 9

10 10

11 W przypadku zespołów powoływanych w celu realizacji
określonego projektu powinna zostać wytypowana właściwa komórka organizacyjna, która będzie gromadzić dokumentację i przekazywać ją do archiwum Instytutu. 11

12 Rejestracja przykładowej sprawy związanej z organizacją konferencji

13 komórka merytoryczna gromadząca dokumentację sprawy: Pracownia Literatury Średniowiecza
ustalenie, czy została już założona teczka na konferencje, jeśli nie to należy ją opisać

14 tytuł teczki z hasła klasyfikacyjnego
Elementy opisu teczki znak teczki kategoria archiwalna tytuł teczki z hasła klasyfikacyjnego

15 rejestracja sprawy w spisie spraw
sprawa otrzymuje znak: PLŚ – 410-1/11 spis spraw – formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub zapoczątkowanych dołączony do teczek aktowych znak sprawy – zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i określonej sprawy, grupy spraw oraz numer kolejny ze spisu spraw

16 Formularz spisu spraw 16

17 Kolejne dokumenty np. listy uczestników, protokoły, sprawozdania, referaty i inne materiały naukowe, zaproszenie stanowią sprawę tej konferencji i otrzymują ten sam znak sprawy, nie są więc rejestrowane pod odrębnymi numerami w spisie spraw 17

18 W uzasadnionych przypadkach kierownicy komórek
organizacyjnych mogą rozwijać klasy trzeciego i niższych rzędów na klasy pochodne Warunki: propozycję poszerzenia wykazu należy zgłosić do Archiwum Instytutu zachowuje się kategorię archiwalną, ustaloną w klasie wyższego rzędu

19 Wyciąg z jrwa każda komórka organizacyjna IBL sporządza
wyciąg z jednolitego rzeczowego wykazu akt, wskazujący na hasła klasyfikacyjne właściwe dla spraw prowadzonych według zakresu kompetencji danej komórki (patrz definicja komórki merytorycznej) wyciąg z jrwa przesyłany jest do Archiwum Instytutu

20 Jak długo przechowywać teczki spraw w registraturze?
dokumentację spraw zakończonych komórki organizacyjne przechowują przez okres 2 lat (licząc od 1 stycznia następnego roku) jeśli akta spraw są potrzebne dłużej w registraturze, to po formalnym przekazaniu ich do archiwum, można je wypożyczyć

21 Przekazywanie dokumentacji do Archiwum
akta przekazuje się wyłącznie kompletnymi rocznikami na podstawie spisu zdawczo – odbiorczego znaki teczek wpisuje się w spisie zdawczo-odbiorczym kolejności symboli klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt do teczki dołącza się spis spraw, także inne środki ewidencyjne (rejestry, kartoteki) 1 podpisany egzemplarz spisu zdawczo – odbiorczego pozostaje w komórce organizacyjnej i stanowi dowód przekazania akt

22 Formularz spisu zdawczo-odbiorczego
22

23 Teczki spraw kat. A - przekazywanie do Archiwum
wszystkie pisma w teczce powinny być pogrupowane w sprawy ułożenie spraw w kolejności liczby porządkowej spisu spraw w obrębie sprawy pisma ułożone chronologicznie od najwcześniejszego (wszczynającego sprawę) wyłączenie z akt spraw: spinaczy, zszywek i innych metalowych części, koszulek plastikowych, zbędnych identycznych kopii tych samych pism, brudnopisów pism (jeśli nie zawierają istotnych poprawek) 23

24 Teczki spraw kat. A - przekazywanie do Archiwum
scalenie dokumentacji papierowej w uzgodnieniu z Archiwum Instytutu ponumerowanie wszystkich zapisanych stron pism miękkim ołówkiem w prawym górnym rogu oznaczenie liczby stron na wewnętrznej części tylnej okładki w postaci zapisu: „Niniejsza teczka zawiera…stron kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby paginującej akta]” spisanie danych z teczek na formularzu spisu zdawczo-odbiorczego (4 egzemplarze spisu)

25 Teczki spraw kat. B - przekazywanie do Archiwum
wszystkie pisma w teczce powinny być pogrupowane w sprawy ułożenie spraw w kolejności liczby porządkowej spisu spraw w obrębie sprawy pisma ułożone chronologicznie od najwcześniejszego (wszczynającego sprawę) spisanie danych z teczek na formularzu spisu zdawczo-odbiorczego (3 egzemplarze spisu)

26 Dokumentacja kat. Bc (do dyskusji)
Akta zaliczone do kategorii Bc po ich wykorzystaniu komórki organizacyjne mogą przekazywać na makulaturę w porozumieniu z Archiwum Zakładowym. W tym celu należy przygotować spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie i przekazać ten spis do Archiwum Zakładowego. Dokumentacja może zostać zniszczona dopiero na podstawie protokołu brakowania.

27 Formularz spisu dokumentacji niearchiwalnej
27

28 Dziękuję za uwagę Wioletta Lipińska Archiwum IBL PAN
28