Wniosek o płatność w ramach działania Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Departament Programów Rozwoju Obszarów Wiejskich Wniosek o płatność w ramach działania 313, 322, 323 „Odnowa i rozwój wsi” 17 września 2010 rok

Wniosek o płatność Wniosek o płatność wraz z załącznikami należy złożyć osobiście, przez pełnomocnika lub przez osobę upoważnioną Miejscem składania wniosków jest sekretariat Departamentu Programów Rozwoju Obszarów Wiejskich Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego ul. Augustyńskiego 2; pokój 300 A (III piętro) 80-819 Gdańsk; od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:45 – 15:45

Wniosek o płatność Beneficjent zobowiązuje się do spełnienia warunków określonych w Programie, ustawie i rozporządzeniu oraz realizacji operacji zgodnie z postanowieniami umowy, a w szczególności: poniesienia kosztów, stanowiących podstawę wyliczenia przysługującej Beneficjentowi pomocy, w formie rozliczenia bezgotówkowego, przeprowadzonego przelewem za pośrednictwem rachunku bankowego

Wniosek o płatność Kwalifikowalność wydatków: rozliczenia bezgotówkowe Początek okresu kwalifikowalności: koszty ogólne – poniesione po 1 stycznia 2007 r. pozostałe koszty – poniesione po dniu złożenia wniosku o przyznanie pomocy Koszty ogólne do wysokości 10 % pozostałych kosztów kwalifikowalnych

Wniosek o płatność-załączniki 1. Faktury i dokumenty o równoważnej wartości dowodowej Propozycja opisu na dokumentach księgowych (drugostronnie). Poniższy opis znajduje się na stronie internetowej DPROW w zakładce Działania samorządowe, Odnowa i rozwój wsi, Dokumenty związane z działaniem. Dokument księgowy zgodnie z Ustawą o rachunkowości powinien zawierać następujące elementy: Sprawdzono pod względem merytorycznym, Sprawdzono pod względem formalno - rachunkowym, Zatwierdzono do wypłaty, Dekretacja księgowa  (jeżeli dotyczy),

Wniosek o płatność-załączniki Pozostałe elementy opisu dokumentu księgowego: Nazwa działania: ”Odnowa i Rozwój wsi” Umowa o przyznanie pomocy nr ............ …………………………..z dnia ............................................... tytuł operacji………………………… Umowa z wykonawcą / zlecenie  z dostawcą  nr........ z dnia ...................(jeżeli dotyczy) Data i podpis osoby sporządzającej opis dokumentu

Wniosek o płatność-załączniki Adnotacja: wskazująca numer odrębnego konta – syntetycznego lub analitycznego albo kodu rachunkowego -  w przypadku Beneficjentów prowadzących pełną księgowość na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r.o rachunkowości (Dz.U.z 2009 r. Nr 152, poz. 1223z późn. zm.). albo wskazująca numer pozycji z „Zestawienia wszystkich dokumentów księgowych dotyczących operacji” – Beneficjenci nie prowadzący pełnej księgowość na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r.o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223z późn. zm.) Data i podpis osoby odpowiedzialnej za w/w wskazania.

Wniosek o płatność-załączniki Zgodnie ze zmieniającym Rozporządzeniem do Odnowy i Rozwoju Wsi z dnia 12 sierpnia 2010 r. §4 ust. 1 pkt. 2 w przypadku gdy zdarzenie powoduje poniesienie kosztów kwalifikowalnych należy stosować oddzielny system rachunkowości albo odrębny kod rachunkowy. Powyższe zapisy będą sprawdzane na etapie kontroli/wizytacji w miejscu. W przypadku nie stosowania się do zapisów Rozporządzenia koszty kwalifikowalne podlegające refundacji zostaną pomniejszone o 10%.

Wniosek o płatność-załączniki 2. Decyzja ostateczna o pozwoleniu na użytkowanie obiektu budowlanego, jeżeli właściwy organ nałożył taki obowiązek w wydanym pozwoleniu na budowę lub nałożył taki obowiązek innymi decyzjami (oryginał lub kopia). Należy dostarczyć decyzję z pieczęcią Powiatowego/ Wojewódzkiego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego „Decyzja stała się ostateczna z dniem…”

Wniosek o płatność-załączniki 3. Dokumenty potwierdzające odbiór/wykonanie prac: Protokoły odbioru robót; Protokoły z odbioru, zamontowania i uruchomienia urządzeń; Protokoły odbioru wyposażenia z wykazem wszystkich dostarczonych pozycji; Inne protokoły odbioru/przekazania do użytkowania poszczególnych części/całości projektu Wszystkie zakupione maszyny, urządzenia muszą być zamontowane oraz uruchomione. Protokoły odbioru robót: mogą być sporządzone odrębnie do każdej faktury lub zbiorczo dla kilku faktur np. gdy występuje ten sam wykonawca; powinny być podpisane przez wszystkich członków komisji reprezentujących wykonawcę i inwestora;

Wniosek o płatność-załączniki 4. Dokumenty potwierdzające przyznanie dotacji lub dofinansowania oraz opis sposobu ich rozliczenia: dokument powinien zawierać czytelny i nie budzący wątpliwości opis sposobu rozliczenia środków finansowych przeznaczonych na zakres rzeczowy, który pokrywa się z zakresem rzeczowym realizacji operacji; wskazane jest aby wykonać zestawienie kosztów operacji z wyodrębnieniem kosztów kwalifikowalnych wraz z podaniem źródeł ich finansowania;

Wniosek o płatność-załączniki 5. Kosztorys powykonawczy jest załącznikiem obligatoryjnym do wniosku o płatność, powinien odzwierciedlać stan faktyczny wykonanych prac i nie może być kopią kosztorysu ofertowego. W przypadku gdy podczas przeprowadzonej kontroli u beneficjenta okazuje się, że stan rzeczywisty wykonanych prac jest zupełnie inny niż wynika to z kosztorysu powykonawczego, dokonywana jest korekta kwoty pomocy na etapie weryfikacji wniosku o płatność. Niezależnie od rodzaju umowy (ryczałtowa czy kosztorysowa), dla prawidłowego rozliczenia zawartej z SW umowy i prawidłowego (zgodnego ze stanem faktycznym) wypełnienia zestawienia rzeczowo finansowego z realizacji operacji konieczne są szczegółowe obmiary elementów składowych operacji przed złożeniem wniosku o płatność.

Każda zmiana zakresu rzeczowego operacji wymaga akceptacji SW. Ewentualne zmiany w trakcie procesu przygotowania i realizacji inwestycji Każda zmiana zakresu rzeczowego operacji wymaga akceptacji SW. SW sprawdza: zgodność zmiany z przepisami prawa (m.in. zamówienia publiczne, z par. 144 ustawy prawo zamówień publicznych), zakres zmian rzeczowy i finansowy (kosztorys różnicowy), czy zmiana nie wpłynie na zmianę celu projektu oraz zwiększenie kwoty pomocy, -

Ewentualne zmiany w trakcie procesu przygotowania i realizacji inwestycji Zmiany w trakcie realizacji inwestycji są dopuszczalne jeżeli: - są zgodne z przepisami prawa (zamówienia publiczne, prawo budowlane, inne przepisy), - zostaną odpowiednio udokumentowane i wycenione (protokoły konieczności, kosztorysy różnicowe, aneksy do umowy z wykonawcą), - roboty zamienne – w ramach kosztów kwalifikowalnych, jeżeli zostały udokumentowane protokołami konieczności i wycenione (kosztorysy różnicowe) i jeżeli nie mają wpływu na UZYSKANIE CELU OPERACJI, - zostaną zgłoszone przed ich dokonaniem i zaakceptowane przez SW (aneks lub pismo).

Ewentualne zmiany w trakcie procesu przygotowania i realizacji inwestycji Warunek akceptacji przez SW: niezwłoczne zgłoszenie zmian do SW, wraz z uzasadnieniem i dokumentami opisanymi w poprzednim slajdzie; akceptacja SW jest potwierdzana na piśmie, lub wprowadzona aneksem – jeżeli wpływa na treść zestawienia rzeczowo-finansowego operacji; zmiana umowy nie może powodować zwiększenia kwoty pomocy ani zmiany celu operacji; każda zmiana zakresu rzeczowo – finansowego w trakcie realizacji wymaga udokumentowania faktycznie zrealizowanych kosztów kosztorysem powykonawczym.

Ewentualne zmiany w trakcie procesu przygotowania i realizacji inwestycji Roboty dodatkowe w uproszczeniu możemy zdefiniować jako wprowadzenie do zakresu inwestycji objętego operacją (przetargiem) nowej pozycji, nie ujętej w zestawieniu rzeczowo-finansowym ( w specyfikacji przetargowej). Roboty dodatkowe nie ujęte w umowie stanowią koszty niekwalifikowalne. Roboty dodatkowe są zawsze finansowane w 100% przez beneficjenta (nie ma możliwości dofinansowania robót dodatkowych ze środków Programu, nawet w sytuacji, gdy na podstawowym zakresie inwestycji pojawiają się tzw. „Oszczędności„

Ewentualne zmiany w trakcie procesu przygotowania i realizacji inwestycji Uwaga! należy zgłaszać i dokumentować każdą zmianę w realizacji operacji (sankcjonowanie aneksem); nawet zmiana nie usankcjonowana wcześniej aneksem (sytuacje zastane) może być rozliczona, pod warunkiem rzetelnej informacji dołączonej do wniosku o płatność końcową (zestawienie rzeczowo finansowe sporządzone według rzetelnych obmiarów); konieczny rzetelny odbiór inwestycji ze szczegółowymi obmiarami wszystkich elementów inwestycji.

Kontrola zrealizowanego zakresu rzeczowego operacji (wniosek o płatność końcową) Kontrola administracyjna – zestawienie rzeczowo-finansowe do ostatniego aneksu do umowy, umowa z wykonawcą, protokół odbioru, faktury (w przypadku zmiany realizacji – dodatkowo kosztorys powykonawczy); Kontrola na miejscu – rzeczywiste obmiary wykonanych prac; Kontrola na miejscu stwierdzi niezgodność realizacji z umową, jednakże nie będzie to nieprawidłowość, bowiem beneficjent sam skorygował zestawienie rzeczowo finansowe i przedstawił faktycznie zrealizowany zakres w ujęciu rzeczowym i finansowym w kosztorysie powykonawczym. Dofinansowanie będzie liczone w stosunku do wartości zrealizowanej i opłaconej.

Kontrola zrealizowanego zakresu rzeczowego operacji (wniosek o płatność końcową) Uwaga! Stwierdzenie w trakcie kontroli na miejscu innego sposobu realizacji projektu niż to wynika z protokołu odbioru i zestawienia rzeczowo-finansowego z realizacji operacji oznacza potwierdzenie nieprawdy w dokumentach i jest klasyfikowane jako przestępstwo podlegające zgłoszeniu do prokuratora!

Wniosek o płatność – kary umowne Kary umowne – koszty niekwalifikowalne (w przypadku kompensaty ze zobowiązaniem wynikającym z faktury) Kary umowne są dokumentowane notą obciążeniową, Nota jest wpisywana do sekcji V WoP Wykaz faktur ze znakiem”-”, Kary naliczane od kwoty brutto pomniejszają koszty całkowite o kwotę brutto, natomiast koszty kwalifikowalne o kwotę netto (kwota brutto pomniejszona o VAT), Kary naliczane od kwoty netto pomniejszają koszty całkowite jak również koszty kwalifikowalne o tą samą kwotę, Poprawna kwota kosztów kwalifikowalnych jest odpowiednio przenoszona do sekcji IV Dane dotyczące WoP oraz VI Zestawienie Rzeczowo-Finansowe, Należy pamiętać o poprawnym, proporcjonalnym obliczeniu odchyleń zgodnie ze wzorem podanym w instrukcji wypełniania WoP.

Wniosek o płatność Podsumowanie: Do wniosku należy złożyć załączniki zgodnie z zawartym do WoP wykazem Przy nazwie każdego załącznika należy pamiętać o wpisie liczby składanych załączników oraz w posumowaniu liczbę załączników ogółem W zależności od rodzaju załącznika należy złożyć oryginał lub kopię. Faktury (…) oraz dowody zapłaty potwierdza za zgodność z oryginałem wyłącznie pracownik UM, natomiast pozostałe kopie mogą być potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez: • pracownika UM • notariusza bądź w sytuacji, gdy w danej miejscowości nie funkcjonuje kancelaria notarialna przez wójta, burmistrza lub pracowników urzędów gminy/miasta działających z upoważnienia w/w organów • podmiot, który wydał dokument

Wniosek o płatność Podsumowanie, c.d: Dane Beneficjenta w załącznikach powinny być zgodne z danymi wniosku, Weryfikacji podlega również obecność stosownych pieczęci i podpisów, jeżeli WOP podpisywany jest przez z-ce wójta, koniecznym jest dołączenie stosownego upoważnienia wskazującego zakres wykonywanych czynności, We wszystkich załącznikach (czytelny podpis lub parafka i imienna pieczątka), Zaświadczenia, opinie, protokoły ważne są bezterminowo chyba, że z ich treści lub instrukcji do wniosku wynika inaczej, Należy zgłaszać i dokumentować każdą zmianę w realizacji operacji, nawet zmiana nie usankcjonowana aneksem może być rozliczona, pod warunkiem rzetelnej informacji dołączonej do wniosku o płatność końcową.

Departament Programów Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego www.dprow.woj-pomorskie.pl tel: (058) 32 61 650 fax: (058) 32 61 673 email: dprow@woj-pomorskie.pl

Dziękuję za uwagę.