Ocena postępowania o udzielenie zamówienia publicznego polega na ocenie zgodności postępowania Beneficjentów z obowiązującymi przepisami dotyczącymi zamówień publicznych. Uchybienia mające wpływ na wynik postępowania skutkują negatywną oceną i brakiem możliwości wypłaty pomocy. Beneficjenci często nie zwracają uwagi na obowiązki Zamawiającego wynikające ustawy podczas badania ofert np. dotyczące poprawiania omyłek rachunkowych lub nie stosują się do swoich własnych zapisów w SIWZ np. dotyczących wymaganych dokumentów czy warunków udziału w postępowaniu. Zdarza się, że pracownicy Departamentu Rozwoju Obszarów Wiejskich stwierdzają podstawowe błędy w postępowaniu, których można by wcześniej uniknąć. Większość udzielanych przez Beneficjentów wyjaśnień jest wystarczająca ale zdarzają się przypadki wyjaśnień do których Beneficjenci przykładali zbyt mało uwagi. Ponadto należy pamiętać, że wyjaśnienia składane przez Beneficjentów podczas oceny postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dotyczą stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych i w związku z tym powinny mieć odpowiedni dla przepisów Prawa zamówień publicznych charakter.
- Zgodnie z uregulowaniami Kodeksu cywilnego wynagrodzenie ryczałtowe może być zmienione wyłącznie za zgodą stron. Natomiast zamawiający nie może żądać obniżenia ryczałtu, nawet gdy okaże się, iż rozmiar oraz szacunkowe koszty prac są mniejsze od przewidywanych; - Powyższe powoduje problem z rozliczeniem operacji, gdyż w przypadku, gdy zamawiający odmawia zapłaty wynagrodzenia za prace nie wykonane (wykonane niewłaściwie), umowa z wykonawcą nie zostaje opłacona w całości; - Brak kosztorysów (ofertowych, powykonawczych)uniemożliwia wycenę prac faktycznie wykonanych. - Sprawy przeważnie rozstrzyga sąd, co przedłuża ewentualną wypłatę środków z PROW na lata