Jak wygrać z Generatorem Wniosków o Płatność PO KL Klub Kierownika Projektu Poznań, r. Alina Stachowiak, Biuro Koordynacji Projektów

Generator Wniosków Płatniczych – co to jest i skąd go wziąć?? To narzędzie informatyczne służące sporządzaniu wniosków o płatność w ramach PO Kapitał Ludzki Dostępny jest na stronie oraz (prawa strona – generatory wniosków) Należy go zainstalować na komputerze Aktualna wersja wersja pełna – gdy generator jest instalowany po raz pierwszy wersja aktualizacyjna –gdy na komputerze zainstalowana była wcześniejsza wersja programu

Generator Wniosków Płatniczych – GWP za każdym razem gdy chcemy utworzyć lub otworzyć istniejący wniosek o płatność – czynimy to za pomocą generatora (skrót na pulpicie)

W celu ułatwienia wypełniania wniosku o płatność można tworząc pierwszy wniosek o płatność skorzystać z opcji importu danych z wniosku o dofinansowanie Następnie należy – zakładka projekt: uzupełnić numer umowy Wniosek za okres – wpisać zgodnie z harmonogramem płatności, który jest załącznikiem do umowy o dofinansowanie

Zakładka Beneficjent: nazwa beneficjenta i adres siedziby– kopiuje się z wniosku o dofinansowanie należy uzupełnić dane osoby wypełniającej postęp rzeczowy oraz postęp finansowy (czasami jest to ta sama osoba) Ważne by były to osoby, które faktycznie to robią Zakładka - oświadczenie Wpisujemy datę wypełnienia wniosku o płatność, oraz miejsce -Poznań

Zakładka finanse-tabela nr 4 postęp finansowy projektu: Z wniosku o dofinansowanie wczytane zostały nazwy zadań oraz kwoty przeznaczone ogółem na zadanie Należy uzupełnić do każdego zadania : w tym wydatki personelu (z kolumną nr 3 czekamy do momentu wczytania załącznika nr 1) Zakładka finanse – tabela nr 5 Postęp rzeczowy realizacji projektu Z wniosku o dofinansowanie wczytane zostały nazwy zadań W kolumnie nr 2 (stan realizacji) wpisujemy działania zrealizowane = zapłacone w ramach zadania Jeśli zadanie nie jest realizowane – wpisujemy: „nie dotyczy” lub „zadanie nie jest realizowane w okresie sprawozdawczym” - nie można zostawić pustych pól

Zakładka finanse-tabela nr 6 uzyskany przychód: Najczęściej w projektach społecznych przychód nie występuje Pamiętamy – odsetki od dotacji stanowią dochód beneficjenta i nie należy ich wykazywać we wniosku o płatność Na dole w generatorze odznaczamy znaczek (by go nie było) wtedy tabela nie jest aktywna Zakładka finanse – tabela nr 7 Korekty finansowe Wypełniana wtedy, kiedy jakiś wydatek np. w wyniku kontroli, w zatwierdzonych wnioskach o płatność, zostanie uznany za niekwalifikowalny Jeśli nie mamy korekt finansowych na dole w generatorze odznaczamy znaczek (by go nie było) wtedy tabela nie jest aktywna

Zakładka finanse-tabela nr 8 źródła finansowania wydatków: Wypełnia się automatycznie po wczytaniu załącznika nr 1 Zakładka finanse – tabela nr 9 Rozliczenie wkładu własnego i dofinansowania Całkowita wartość projektu – wczytuje się z wniosku o dofinansowanie Środki przekazane w formie zaliczki- to co już otrzymaliśmy z Instytucji Wdrażającej (WUP, MPiPS) Kwota dotychczas rozliczonych środków- wypełniamy tylko w sytuacji gdy mamy zatwierdzony poprzedni wniosek o płatność Kwota rozliczana niniejszym wnioskiem (wypełnia się automatycznie po wczytaniu załącznika nr 1) Pamiętamy – gdy jest wkład własny z budżetu miasta – wypełniamy odpowiednią kolumnę

Zakładka finanse-załącznik nr 1 Nazwy zadań – wypełnione automatyczne na dole zaznaczamy, że koszty pośrednie rozliczane są na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków Aby ułatwić księgowej sporządzanie i wypełnianie załącznika możemy go eksportować do excela Po wypełnieniu w excelu możemy go importować do generatora uwaga, aby import był możliwy: Format daty wystawienia dokumentu i zapłaty Gdy jest więcej niż jedna data zapłaty, wpisujemy i tak tylko jedną (reszta w pamięci) – ponieważ tylko wtedy można to wczytać do generatora, pozostałe daty uzupełniamy w generatorze Nie wypełniamy – kolumny A (zadanie)

Zakładka finanse-załącznik nr 1 Po przygotowaniu załącznika nr 1 przez księgową – dokonujemy jego importu do generatora Pamiętamy aby jeśli jest więcej niż jedna data zapłaty – musimy ją uzupełnić klikamy na komórkę z datą zapłaty – otwiera się okienko z datami, dodajemy „+” wiersz, klikamy lewym klawiszem myszki na datę aż nam się pojawi możliwość rozwinięcia daty, wybieramy z kalendarza właściwą datę, odhaczamy, ze jest dobrze – w tym momencie w załączniku nr 1 w kolumnie data zapłaty nie widzimy dat tylko, daty będą widoczne w pdfie

Wracamy do tabeli nr 4 Po uzupełnieniu zał. nr 1 wczytane zostały kwoty poniesione na zadania w danym okresie rozliczeniowym, Sami musimy wyliczyć ile wydatków w okresie rozliczeniowym w danym zadaniu stanowią wydatki na personel Finanse – tabela nr 8 wypełniła się automatycznie –ale jeśli dokonujemy korekt w załączniku nr 1 – to tabelę 8 trzeba sprawdzić i ewentualnie poprawić Finanse – tabela nr 9 – z wyjątkiem wiersza pierwszego i kolumny ogółem – pozostałe dane wpisujemy ręcznie

Zakładka - Harmonogram płatności Dodajemy „+” tyle wierszy ile mamy transz Nie uwzględniamy okresu rozliczeniowego Do sporządzenia harmonogramy wykorzystujemy harmonogram płatności będący załącznikiem do umowy W projektach – gdzie jest wkład własny finansowy – do planowanych wydatków należy dodawać wkład własny planowany do poniesienia w danym okresie – ponieważ planowane wydatki muszą dać całkowitą wartość projektu Daty okresów rozliczeniowych – wpisujemy z kalendarza

Zakładka - Informacje tabela nr 11. Planowany przebieg realizacji projektu do czasu złożenia następnego wniosku o dofinansowanie- opisujemy jakie działania są przewidziane – na podstawie harmonogramu realizacji projektu z wniosku o dofinansowanie tabela 12. Informacja nt. trudności/problemów tabela 13. Zgodność realizacji z politykami horyzontalnymi – zaznaczamy, że tak.

Zakładka - załączniki Zaznaczamy te załączniki, które nas dotyczą, czyli Tabela (ewentualnie brak wydatków) Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia (tzw. załącznik nr 2) Wyciągi bankowe

Przed nagraniem wniosku na płytę: Dokonujemy walidacji – czyli klikamy na sprawdź – generator nas poinformuje o błędach, ostrzeżeniach, ale tylko niektórych Jeśli wszystko jest w porządku możemy sprawdzić w zakładce suma kontrolna – sumę kontrolną danego wniosku Następnie klikamy zapisz lub zapisz jako – zależy gdzie chcemy zapisać Eksport do pdfa – zapisujemy plik w formacie pdf Zamykamy generator wniosków płatniczych

Złożenie wniosku: Wersja papierowa wydrukowana z pliku pdf – podpisana pod oświadczeniem przez osobę upoważnioną oraz pod załącznikiem nr 1 osobę, która sporządzała zał. nr 1 (np. Księgowa) Wypełniony i wydrukowany załącznik nr 2 Wyciągi bankowe (jeśli nie są generowane elektronicznie to musza być potwierdzone za zgodność z oryginałem) Płyta na której znajdują się wniosek o płatność wersja xml, wniosek o płatność wersja pdf, załącznik nr 2 Dodatkowo załączamy 3 oświadczenia: O kwalifikowalności VAT O poniesieniu kosztów w Polsce/za granicą O niefinansowaniu projektu z innych źródeł Oraz o ile to wymagane formularz PEFS

Złożenie wniosku: zgodnie z umową o dofinansowanie w ciągu 5/10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego W ciągu 30 kalendarzowych od zakończenia realizacji projektu Do instytucji, z którą podpisaliśmy umowę o dofinansowanie Zawsze bierzemy potwierdzenie złożenia (np. Na piśmie przewodnim lub na kopii wniosku dla beneficjenta)

Najczęściej popełniane błędy: brak na płycie wersji pdf i xml Brak płyty Brak załączników (nr 2, PEFS, wyciągi bankowe) Błędne kwoty w oświadczeniach (3 wymagane) Tabela nr 4 –brak lub błędnie wyliczone koszty personelu tabela nr 5 - Postęp rzeczowy niespójny z postępem finansowym, wpisywanie zadań, które nie zostały zapłacone W przypadku wyciągów bankowych niegenerowanych elektronicznie, brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem przez bank Wpisanie kwoty jako dotychczas rozliczonych z niezatwierdzonych wniosków o płatność (tab.4, tab. 8, tab. 9)

Najczęściej popełniane błędy: Harmonogram płatności-planowane wydatki wraz z kwotą rozliczaną nie stanowią całkowitej wartości projektu lub przekraczają wartość projektu Uwzględnianie w harmonogramie realizacji projektu okresu rozliczeniowego wydatki wskazane w załączniku nr 1 nie zawierają się w okresie rozliczeniowym Załącznik nr 1 – wynagrodzenia – podanie kwot netto Rozbieżności w wydatkach wskazanych w załączniku nr 1 a tym co widnieje na wyciągach bankowych