204/204/ /32/56 118/126/ /32/51 227/30/54 Warszawa, luty 2016 r. System workflow a obieg dokumentów - sprawne wdrażanie w instytucjach finansowych Prezentujący: Maciej Jeruzal

204/204/ /32/56 118/126/ /32/51 227/30/54 Kilka słów o sobie …. 2  15 lat w bankowości  doświadczenie w różnych obszarach od back office, przez tworzenie produktów i usług bankowych, po projektowanie, optymalizację i wdrażanie procesów  udział we wdrożeniach systemów klasy workflow w kilku Bankach  od 4 lat w Banku Gospodarstwa Krajowego, odpowiedzialny za wdrożenie, rozwój, optymalizację i automatyzację procesów

204/204/ /32/56 118/126/ /32/51 227/30/54 Bank Gospodarstwa Krajowego jest jedyną taką instytucją w Polsce – państwowym bankiem rozwoju. Misją BGK jest wspieranie rozwoju gospodarczego kraju i podnoszenie jakości życia Polaków 2 Dzięki BGK przyszłość zaczyna się dziś

204/204/ /32/56 118/126/ /32/51 227/30/54 Kluczowe obszary działania BGK 4

204/204/ /32/56 118/126/ /32/51 227/30/54 Wspieranie przedsiębiorczości i biznesu 5 BGK finansuje eksport i ekspansję polskich firm, udziela poręczeń i gwarancji dla MŚP oraz preferencyjnych kredytów dla początkujących przedsiębiorców, np.:  100 tys. przedsiębiorców skorzystało z gwarancji de minimis* zaciągając kredyty o wartości ponad 45,53 mld zł, wolumen udzielonych gwarancji przekroczył 25,55 mld zł  29 tys. przedsiębiorców skorzystało z kredytów unijnych w ramach inicjatywy JEREMIE*;  Wartość sfinansowanych transakcji handlu zagranicznego przekroczyła 1,8 mld zł*  Program „Pierwszy biznes – wsparcie w starcie” – pożyczki dla bezrobotnych, studentów i absolwentów dostępne w całej Polsce * dane na koniec grudnia 2015

204/204/ /32/56 118/126/ /32/51 227/30/54 Obsługa programów rządowych  Program „Mieszkanie dla Młodych” – dofinansowanie zakupu mieszkania na kredyt  Program „Rodzina na swoim” – dofinansowanie odsetek od kredytu na zakup mieszkania (nabór wniosków zakończony)  Fundusz Termomodernizacji i Remontów – dopłaty dla właścicieli domów i budynków  Fundusz Pożyczek i Kredytów Studenckich – preferencyjne finansowanie dla studentów i doktorantów na czas studiów …i wielu innych programów na zlecenie ministerstw, m.in.:  Krajowy Fundusz Drogowy  Obsługa płatności unijnych Zgodnie z przyjętą strategią Bank Gospodarstwa Krajowego nie ma oferty dla osób indywidualnych. Jednakże w wyniku regulacji ustawowych jest zobowiązany do obsługi następujących programów rządowych, które realizuje we współpracy z bankami komercyjnymi i spółdzielczymi:  Program Rozwoju Obszarów Wiejskich  Konsolidacja finansów publicznych

204/204/ /32/56 118/126/ /32/51 227/30/54 Sprawne wdrażanie systemu workflow w Instytucjach finansowych WDROŻENIE SYSTEMU WORKFLOW W BANKU GOSPODARSTWA KRAJOWEGO 7

204/204/ /32/56 118/126/ /32/51 227/30/54 Od potrzeby po koncepcje do wyboru systemu 8 Potrzeba wdrożenia Koncepcja i cel wdrożenia Wybór pierwszych procesów Wymagania odnośnie systemu/ wybór systemu

204/204/ /32/56 118/126/ /32/51 227/30/54 Potrzeba oraz koncepcja wdrożenia systemu 9 Potrzeba wdrożenia  Specyfika działalności Banku, obsługa działalności Banku jak i działalności zleconej  Zamówienia w oparciu o Ustawę o zamówieniach publicznych (długi czas realizacji)  Obsługa programów rządowych, konieczność elastyczności w zakresie zmian  Konieczność szybkiego dostosowania się do zmian w Ustawach Koncepcja i cel wdrożenia  Wdrożenie systemu workflow do tworzenia procesów zarówno dla działalności zleconej jak i działalności własnej  Portal zewnętrzny – kanał dostępu dla Klientów zewnętrznych przez www  Wdrożenie wybranych procesów wspólnie z dostawcą rozwiązania  Zbudowanie kompetencji w Banku do zarządzania rozwoju, implementacji procesów na platformie workflow

204/204/ /32/56 118/126/ /32/51 227/30/54 Wybór pierwszych procesów oraz wymagania odnośnie systemu 10 Wymagania odnośnie systemu/wybór systemu Wybór procesów do pierwszego wdrożenia  Procesy związanie z obsługą programów rządowych:  Obsługa Krajowego Funduszu Drogowego  Programy Unijne (Perspektywa )  Program Rozwoju Obszarów Wiejskich  Obsługa działalności własnej:  Stworzenie centralnego eRepozytorium, eArchiwum  Procesy związane z obiegiem dokumentów  Procesy kredytowe  Bezpieczny  Elastyczny  Zapewniający szybkie możliwości dokonywania zmian  Skalowalny  Konfigurowalny  Możliwość dalszego rozwoju zasobami Banku  Łatwy w konfiguracji  Przejrzysty interfejs graficzny zarówno dla użytkowników wewnętrznych i zewnętrznych  Wykonany w najnowszych technologiach

204/204/ /32/56 118/126/ /32/51 227/30/54 Wdrożenie systemu oraz pierwszych procesów 11 Warsztaty dotyczące funkcjonalności systemu Monitoring postępu prac Testy systemu Pierwsze wdrożenie procesów Zdobycie wiedzy odnośnie systemu oraz stworzenie komórki odpowiedzialnej za dalszy rozwój. Wszelkie aktualizacje, migracje wykonywane przez pracowników Banku.

204/204/ /32/56 118/126/ /32/51 227/30/54 Warsztaty oraz monitoring postępu prac 12 Warsztaty dotyczące funkcjonalności systemu/procesów Monitoring postępu prac  Uczestnicy warsztatów: dostawca, obszar IT, przedstawiciele biznesu  Tworzenie mapy procesu  Omawianie szczegółowych wymagań dotyczących funkcjonalności systemu i procesów,  Podejmowanie decyzji biznesowych  Prezentowanie etapowe systemu  Uczestnicy: dostawca, obszar IT, przedstawiciele biznesu  Cykliczne prezentacje postępu w realizacji przez dostawcę  Omawianie napotkanych problemów i wątpliwości  Podejmowanie decyzji odnośnie dalszych kierunków

204/204/ /32/56 118/126/ /32/51 227/30/54 Testy systemu oraz pierwsze wdrożenie produkcyjne 13 Testy systemu  Testy na środowiskach banku: w pierwszej kolejności środowisko Developerskie i testowe  Wspólne testy: dostawca, przedstawiciele IT, obszar biznesu  Poprawki realizowane na bieżąco  Po pozytywnych testach zespołu testy akceptacyjne innych użytkowników na środowisku przedprodukcyjnym  Decyzja o wdrożeniu  Szkolenia użytkowników Wdrożenie procesów  Uruchomienie środowiska produkcyjnego  Migracje procesów na środowisko produkcyjne  Uruchomienie w pierwszej kolejności procesów z działalności Banku  Wdrożenie pierwszego procesu związanych z działalnością własną Banku  Po okresie stabilizacji wdrożenie pierwszych procesów dla klientów zewnętrznych (Obsługa Krajowego Funduszu Drogowego)

204/204/ /32/56 118/126/ /32/51 227/30/54 Obieg dokumentów w procesach. 14 PROCESY ZWIĄZANE Z OBIEGIEM DOKUMENTÓW.

204/204/ /32/56 118/126/ /32/51 227/30/54 Obieg dokumentów w procesach workflow 15 Obieg dokumentów eRepozytorium (Repozytorium) Procesy do obiegu dokumentów Cykl życia dokumentu eArchiwum (Archwium) Dokumenty procesowe

204/204/ /32/56 118/126/ /32/51 227/30/54 Obieg dokumentów w procesach workflow 16 eRepozytorium (Repozytorium)  Zarządzanie strukturą dokumentów  Dostęp do elektronicznych obrazów  Metryka dokumentów umożliwiająca szybkie wyszukanie dokumentu  Zastosowanie OCR – możliwość wyszukiwania po fragmentach tesktu zawartego w dokumencie, automatyczne uzupełnianie metryki przy standardowych typach dokumentu  Zarządzanie aktualnymi i historycznymi wersjami dokumentów  Ograniczenie dostępów - uprawnienia do konkretnych typów dokumentów  Informacja o fizycznej lokalizacji oryginalnej wersji dokumentu  Zarządzanie cyklem „życia” dokumentu (informacja o terminie przeniesienia o eArchiwum)  Wykorzystanie obrazów dokumentów w procesach  Centralizacja dokumentów papierowych  Elektroniczny obieg dokumentów w Banku

204/204/ /32/56 118/126/ /32/51 227/30/54 Dokumenty procesowe 17 Dokumenty procesowe Dokumenty wytwarzane na poszczególnych etapach procesów.  Automatyczne generowanie dokumentów elektronicznych  Elektroniczny obieg dokumentów  Zapis dokumentów do Centralnego eRepozytorium – łatwy dostęp  Udostępnianie dokumentacji dla Klientów zewnętrznych w sposób elektroniczny np. potwierdzenie rejestracji, raporty  Ograniczenie dokumentacji papierowej do minimum  Zamiana decyzji „papierowej” na akceptację elektroniczną

204/204/ /32/56 118/126/ /32/51 227/30/54 Procesy do obiegu dokumentów 18 Procesy do obiegu dokumentów - Kancelaria Skanowanie (z OCR) Przekazanie dokumentu do sekretariatu Departamentu/ jednostki Kancelaria Banku Otrzymanie dokumentu elektronicznego Departamenty\jednostki Banku Uzupełnienie Metryki dokumentu Rejestracja w eRepozytorium Potwierdzenie Odbioru Korespondencji papierowej („wyjątki” które muszą być procesowane w wersji oryginalnej. RAPORT KORESPONDENCJI WPŁYWAJĄCEJ Potwierdzenie Odbioru Korespondencji papierowej („wyjątki” które muszą być procesowane w wersji oryginalnej. RAPORT KORESPONDENCJI WPŁYWAJĄCEJ Wpływ dokumentu do Banku

204/204/ /32/56 118/126/ /32/51 227/30/54 Procesy do obiegu dokumentów 19 Spis zdawczo-odbiorczy Proces wypożyczeń dokumentów  Przekazywanie dokumentów między jednostkami  Monitoring lokalizacji dokumentu  Śledzenie lokalizacji dokumentów  Pełna kontrola nad obiegiem dokumentu (wysłanie, przesyłka w drodze, odbiór dokumentu)  Przekazywanie dokumentu papierowego do centralnego Repozytorium eRepozytorium – aktualne informacje o lokalizacji dokumentu  Wypożyczanie oryginalnej wersji dokumentu z Repozytorium i Depozytu Centralnego  Monitoring lokalizacji dokumentu  Śledzenie lokalizacji dokumentów  Pełna kontrola nad obiegiem dokumentu (wysłanie, przesyłka w drodze, odbiór dokumentu)  Monitoring zwrotu dokumentu Procesy do obiegu dokumentów – obieg dokumentów papierowych

204/204/ /32/56 118/126/ /32/51 227/30/54 Po 4 latach od wdrożenia systemu Jak to wygląda po 4 latach od uruchomienia pierwszego procesu na środowisku produkcyjnym 20

204/204/ /32/56 118/126/ /32/51 227/30/54 Po 4 latach od wdrożenia systemu 21 Wzrost liczby procesów udostępnionych na platformie workflow.

204/204/ /32/56 118/126/ /32/51 227/30/54 Po 4 latach od wdrożenia systemu  W Banku został powołany zespół specjalistów odpowiedzialnych za rozwój, optymalizację i automatyzację procesów na platformie workflow  Wszelkie wdrożenia dokonywane są zasobami Banku, np. program Mieszkanie dla Młodych, nowa Perspektywa Unijna ( ), Fundusz Wsparcia Kredytobiorców  Daje nam możliwość wdrażania nowych programów rządowych w krótkim czasie – w niecałe 3 miesiące wdrożona została obsługa Funduszu Wsparcia Kredytobiorców  Elastyczność w dokonywaniu zmian  Szybkość reagowania na zmiany w programach rządowych  Opracowany został proces wdrożeniowy pozwalający na sprawne wprowadzanie zmian w istniejących procesach oraz implementację nowych procesów  Wdrażanie nowych procesów oraz zmiany dokonywane są w cyklach tygodniowych, wdrożenia i zmiany wymagające zatrzymania systemu dokonywane są w weekendy 22

204/204/ /32/56 118/126/ /32/51 227/30/54 Po 4 latach od wdrożenia systemu  Ponad 2 mln przeprocesowanych wniosków  Około 16 tysięcy użytkowników zewnętrznych korzystających z portalu zewnętrznego BGK Zlecenia  Kluczowe programy rządowe obsługiwane na platformie workflow:  Obsługa Krajowego Funduszu Drogowego  Programy Unijne I i II Perspektywa  MDM – Mieszkanie dla Młodych  Program Rozwoju Obszarów Wiejskich  Gwarancje Poręczenia Portfelowe w tym Gwarancje de Minimis,  Fundusz Wsparcia Kredytobiorców  Oraz procesy związane z obiegiem dokumentów, procesem kredytowym, oraz innymi związanymi z działalnością Banku 23

204/204/ /32/56 118/126/ /32/51 227/30/54 Po 4 latach od wdrożenia systemu Wszelkie zmiany, nowe procesy realizowane są w oparciu o proces wdrożeniowy. Pozwala nam to na usystematyzowanie sposobu wdrażania procesów. 24 Zgłoszenie potrzeby biznesowej Analiza Konfiguracja systemu (środowisko Developerskie) Testy wewnętrzne DRI (środowisko testowe) Testy akceptacyjne biznesu (środowisko przedprodukcyjne) Przygotowanie do wdrożenia (dokumentacja, Instrukcje, szkolenia) Próbna migracja na środowisko stanowiące kopię produkcji Wdrożenie produkcyjne

204/204/ /32/56 118/126/ /32/51 227/30/54 Przyszłość zaczyna się dziś… 25