Rozliczanie wniosków o płatność w ramach projektów POIiŚ Wola Ducka - Otwock, września 2013r.

Szkolenie współfinansowane jest przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko

Sposób wypełniania poszczególnych pól wniosku UWAGA: szare pola wniosku wypełniane są przez Instytucję Wdrażającą Wszystkie kwoty i dane finansowe należy wyrażać w PLN. Kwoty powinny być podane w tym samym formacie, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku Daty powinny być podawane w formacie rrrr-mm-dd.

Punkt 1 wniosku o płatność Podstawowa zasada: koniec okresu sprawozdawczego powinien pokrywać się z ostatnim dniem miesiąca kalendarzowego 2 wyjątki: data końcowa = data dokonania ostatniej zapłaty wszystkie dokumenty księgowe we wniosku zostały wystawione w okresie obejmującym 3 pełne miesiące zgodnie z okresem sprawozdawczym, ale zapłaty dokonano w okresie 14 dni od końca tego okresu rozliczenie zaliczki Wniosek o płatność końcową: koniec okresu sprawozdawczego to data zakończenia okresu kwalifikowalności wydatków – określone w umowie o dofinansowanie

Punkt 1 wniosku o płatność Okres sprawozdawczy nie może przekraczać 3 miesięcy! Przykłady: I WoP: – (dokumenty księgowe wystawione do r., ostatnia data zapłaty r.) II WoP: – III WoP: – (termin na rozliczenie zaliczki r.) IV WoP: –

Punkt 6 wniosku o płatność Rodzaje płatności: zaliczkowa pośrednia końcowa

Punkt 7 wniosku o płatność Funkcja sprawozdawcza WoP

Punkt 8 wniosku o płatność WoP zaliczkowy : Załącznik nr 6 Kwota wnioskowanej zaliczki: musi być zgodna z Plan wystąpień o środki płatności, nie może przekraczać kwoty jednorazowej transzy zaliczki nie może przekroczyć łącznie 95% dofinansowania określonego w Umowie o dofinansowanie

Punkt 7 i 8 wniosku o płatność Płatność pośrednia: W pkt 7 wypełniamy część dotyczącą refundacji: (założenie: w okresie sprawozdawczym Beneficjent poniósł wydatki kwalifikowalne na kwotę: ,59zł) W pkt 8 podajemy kwotę wnioskowanej refundacji (zgodnie z procentem dofinansowania):

Punkt 8 wniosku o płatność Przy wyliczaniu wnioskowanej kwoty do refundacji należy wziąć pod uwagę poziom dofinansowania dla projektu: maksymalna kwota dofinansowania wynikająca z udof (§6 umowy)/maksymalną kwotę wydatków kwalifikowalnych wynikającą z uod (§5 umowy) Kwota otrzymana w wyniku tego działania powinna zostać zaokrąglona w dół (do dwóch miejsc po przecinku), aby nie doszło do przekroczenia poziomu dofinansowania.

Punkt 9 wniosku o płatność Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem W punkcie 9 należy wykazać wydatki w podziale na rozliczające zaliczkę oraz przedstawione do refundacji. Wszystkie dokumenty opłacone z konta zaliczkowego (bez względu na sposób dokonania płatności) należy wskazać w tabeli 9 tylko w części dotyczącej rozliczenia zaliczki. Suma pozycji w tabeli 9 musi równać się kwotom podanym w pkt. 7 WOP. W przypadku opłacenia jednej faktury częściowo z konta zaliczkowego i częściowo ze środków własnych, wpisujemy dokument dwa razy w punkcie 9 wniosku o płatność, w części rozliczającej zaliczkę i w części przedstawionej do refundacji. Tworzymy jeden opis do dokumentu.

Punkt 9 wniosku o płatność Kolumna 1 Numer dokumentu - należy wpisywać tylko numer dokumentu. Rodzaj dokumentu należy wpisywać jedynie w przypadku braku numeru. Kolumna 2 Numer księgowy lub ewidencyjny Kolumna 3 Data wystawienia dokumentu

Punkt 9 wniosku o płatność Kolumna 4 Data zapłaty UWAGA: jeśli płatność nastąpiła w jednym dniu, wypełniamy pole „data”, jeśli w więcej niż jednym dniu, należy podać daty graniczne w kolumnach „od” „do”. (!) WAŻNE (!) W przypadku, gdy refundacji ma podlegać koszt, a nie wydatek (np. amortyzacja, z którą nie wiąże się przepływ środków finansowych), w kolumnie 4 należy przedstawić datę wystawienia dokumentu.

Punkt 9 wniosku o płatność Kolumna 5 Nazwa towaru lub usługi Należy rozpocząć od numeru zadania wg Harmonogramu Opis powinien pozwalać na jednoznaczne zidentyfikowanie wydatku. Jeśli dana pozycja dotyczy więcej niż jednego zadania, należy podać w jednym wierszu informację na temat wszystkich zadań wraz z przypisanymi do nich kwotami kwalifikowalnymi Numer kontraktu z wykonawcą UWAGA! W sytuacji, gdy Beneficjent przedstawia w danym wniosku wydatki, które przedstawiał już do rozliczenia we wcześniejszych WOP, a nie mogły zostać uznane za kwalifikowalne, powinien opatrzyć je odpowiednim komentarzem w kolumnie 5 – np. wydatek był deklarowany we wniosku o płatność za okres …… poz. nr...

Punkt 9 wniosku o płatność Kolumna 6 Kwota dokumentu brutto Kolumna 7 Kwota dokumentu netto Kolumna 8 Kwota wydatków kwalifikowalnych Kolumna 9 w tym VAT

Punkt 9 wniosku o płatność W kolumnach 6 i 7 należy podać kwoty dokumentu brutto i netto. W przypadku list płac lub rachunku w obu kolumnach wpisujemy całkowitą kwotę dokumentu wraz z pochodnymi ZUS opłaconymi przez pracodawcę W kolumnie 8 wpisujemy kwotę wydatków kwalifikowalnych (z VAT, jeśli jest kwalifikowalny) tożsamą z załączonym do dokumentu opisem unijnym

Punkt 9 wniosku o płatność VAT wykazywany w kolumnie 9 odnosi się tylko i wyłącznie do wydatków kwalifikowalnych. W przypadku, gdy VAT jest niekwalifikowalny dla danego beneficjenta lub wydatek jest zwolniony z podatku VAT, wówczas w kolumnie 9 należy wpisać 0. W przypadku rozliczania delegacji i amortyzacji w kolumnie 9 nie należy wykazywać VAT ‑ u W tej sytuacji kwoty wykazane w kolumnie 6 i 7 będą tożsame. W przypadku faktur lub dokumentów księgowych wystawionych w obcych walutach w tabeli 9 należy ujmować wszystkie wartości (w tym również wartości w kolumnie 6 i 7) po kursie z dnia dokonania zapłaty (aby uniknąć sytuacji gdy np. kwota wydatku kwalifikowalnego jest większa niż kwota brutto). Na dokumencie powinien się znaleźć zapis o wysokości kursu, po którym dokonano zapłaty

Rozliczanie zaliczki

Kwota rozliczana w ramach zaliczki Rozliczenie zaliczki rozumiane jest jako zatwierdzenie wydatków kwalifikowalnych zgodnie z % dofinansowania z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (zwykle 85%). W związku z powyższym wydatki kwalifikowalne przedstawione przez beneficjenta we wniosku o płatność nie będą mogły być ujęte w 100% jako rozliczenie zaliczki.

Kwota rozliczana w ramach zaliczki Dwa sposoby dokonywania płatności z rachunku zaliczkowego: opłacanie faktur w podziale na 85/15 - część dotycząca dofinansowania UE z rachunku zaliczkowego, a część dotycząca wkładu własnego z innego rachunku (ze środków własnych) Beneficjenta opłacanie faktur w 100% z konta zaliczkowego - beneficjent zawsze będzie „zalegał" z pewną kwotą zaliczki pozostającą do rozliczenia, gdy beneficjent przedstawi wydatki do refundacji, zostanie ona pomniejszona o zaległe 15% nadpłaty z konta zaliczkowego

Kwota rozliczana w ramach zaliczki SPOSÓB I: Beneficjent otrzymał ,00 zł zaliczki. Z konta zaliczkowego wydatkował całość zaliczki opłacając 85% wartości faktur. Pozostałą część zobowiązań wynikających z faktur (15%) opłacił z innego rachunku ze środków własnych.  Z rachunku zaliczkowego wydatkowano: ,000 zł  Ze środków własnych wydatkowano: ,06 zł  Kwota wydatków kwalifikowalnych rozliczających zaliczkę – wpisywana w punkcie 7 WoP: ,06 zł Zaliczka zostaje rozliczona w całości.

Kwota rozliczana w ramach zaliczki Przy dokonywaniu płatności ze środków zaliczki w proporcji 85/15 należy brać pod uwagę poziom dofinansowania w projekcie liczony wg wzoru: maksymalna kwota dofinansowania wynikająca z uod (§6 umowy)/maksymalną kwotę wydatków kwalifikowalnych wynikającą z uod (§5 umowy) Kwota otrzymana w wyniku tego działania powinna zostać zaokrąglona w dół (do dwóch miejsc po przecinku), aby nie doszło do przekroczenia poziomu dofinansowania.

Kwota rozliczana w ramach zaliczki SPOSÓB II: Beneficjent otrzymał ,00 zł zaliczki. Procent dofinansowania ze środków UE: 85% Z konta zaliczkowego wydatkował całość zaliczki opłacając 100% wartości faktur. Kwota wydatków kwalifikowalnych rozliczających zaliczkę – wpisywana w punkcie 7 WoP: ,00 zł Zaliczka zostaje rozliczona w kwocie ,00 zł Wydatkowanie 100% środków z rachunku zaliczkowego nie oznacza rozliczenia zaliczki w 100%! Do rozliczenia zaliczki pozostaje nadpłata w wysokości ,00 zł

Kwota rozliczana w ramach zaliczki W celu rozliczenia nadpłaty należy przedstawić we wnioskach o płatność (bieżącym i/lub kolejnych) wydatki kwalifikowalne do refundacji według następującego wyliczenia: ,00 / 85% = ,06 zł Wydatki kwalifikowalne przedstawione do refundacji (punkt 7 WoP): ,06 zł Wnioskowana refundacja (punkt 8 WoP): ,00 zł Refundacja nie zostanie wypłacona – będzie ujęta na poczet rozliczenia nadpłaty z zaliczki. Zaliczka zostanie rozliczona w całości.

Kwota rozliczana w ramach zaliczki Należy pamiętać, że wydatki przedstawione do refundacji, która ma rozliczyć nadpłatę zaliczki, należy wykazać we wniosku o płatność złożonym do IW przed upływem terminu na rozliczenie zaliczki!

Termin na rozliczenie zaliczki W przypadku, gdy beneficjent otrzymuje środki w formie zaliczek, należy bezwzględnie przestrzegać terminu wskazanego w umowie (zgodnie z § 8 punktem 3a) na ich rozliczenie (zwykle 180 dni). Brak rozliczenia w terminie skutkuje koniecznością zapłaty odsetek jak dla zaległości podatkowych, zgodnie z zapisami ustawy o finansach publicznych oraz umowy o dofinansowanie. Odsetki liczone są od dnia otrzymania zaliczki. Należy pamiętać, iż nawet jednodniowe opóźnienie w rozliczeniu zaliczki skutkuje koniecznością zapłaty odsetek za 181 dni.

Termin na rozliczenie zaliczki Termin na rozliczenie zaliczki oraz kwota pozostała do rozliczenia są wskazywane w pismach zatwierdzających kolejne wnioski o płatność. Rozliczenie zaliczki następuje poprzez: złożenie w terminie wniosku o płatność (liczy się data nadania WoP) zwrot niewykorzystanej kwoty zaliczki na rachunek MF ( )

Termin na rozliczenie zaliczki Wydatkowanie środków z zaliczki nie może zostać uznane za jej rozliczenie w terminie - za rozliczenie zaliczki uznaje się datę nadania wniosku o płatność!

Dokumentowanie wydatków

Dokumentowanie wydatków Przygotowanie dokumentacji do wniosku 1.Faktura lub dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej 2.Opis dokumentu 3.Dowód zapłaty 4.Umowa, protokół odbioru (jeśli dotyczy)

Dokumentowanie wydatków (!) WAŻNE (!) Do wniosku o płatność załączane są kopie ww. dokumentów (oprócz oświadczeń) potwierdzone za zgodność z oryginałem W siedzibie ma się znajdować oryginalny egzemplarz dokumentu na podstawie, którego tworzy się kopię poświadczoną za zgodność; Nie można tworzyć kilku egzemplarzy opisów do faktur, poleceń księgowań itp!!!!!! Nie ma potrzeby załączania dokumentów niewymaganych Zgodność danych na opisie z dokumentem księgowym i danymi w zestawieniu

Dokumentowanie wydatków Kopia zapłaconej faktury VAT lub innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej wraz z odpowiednim opisem na odwrocie dokumentu. Faktura VAT lub dokument o równoważnej wartości dowodowej musi być zgodny z art w szczególności należy pamiętać o pkt. 6 ustawy o rachunkowości, tj. musi: być zatwierdzony i sprawdzony pod względem formalnym, rachunkowym oraz merytorycznym posiadać wskazanie miesiąca ujęcia dowodu w księgach rachunkowych i podpis osoby odpowiedzialnej za to wskazanie; posiadać sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretację) i podpis osoby odpowiedzialnej za sporządzenie dekretu. Dodatkowo na odwrocie faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej musi znaleźć się: 1)numer umowy o dofinansowanie; 2)kwota wydatku uznanego za kwalifikowany z wyszczególnieniem kwoty podatku VAT. 3)oraz w przypadku współfinansowania NFOŚiGW przypis z umowy zawartej z NFOŚiGW, w którym jest informacja o numerze tejże umowy i udziale współfinansowania (na odwrocie dokumentu); Pozostałe elementy opisu mogą zostać umieszczone na odrębnej kartce, która będzie stanowiła załącznik do danej faktury VAT lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej

Dokumentowanie wydatków Kopia dowodu zapłaty (wyciągu bankowego lub potwierdzenia zrealizowania przelewu); a) dokonując płatności na rzecz wykonawców powinno podać w tytule przelewu dokładny numer faktury, z tytułu której dokonywana jest płatność (lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej); b)kopia wyciągu bankowego (oprócz strony z operacją dotyczącą projektu) musi posiadać pierwszą stronę wyciągu, w celu zidentyfikowania właściciela rachunku bankowego, z którego został opłacony dowód księgowy; c)w przypadku płatności gotówkowych, jako dokument potwierdzający dokonanie płatności gotówkowej należy rozumieć: o fakturę lub dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z oznaczeniem „zapłacono gotówką” (nie wystarczy podanie na fakturze sposobu zapłaty: gotówka i terminu zapłaty: dd-mm-rrrr) lub o dokument „Kasa przyjmie” (KP) lub „Kasa wypłaci” (KW) – zawierający odniesienie do faktury lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej, tj: numer i datę dokumentu oraz datę dokonania płatności, wraz z raportem kasowym, którego KP/KW dotyczy.

Dokumentowanie wydatków  Wydatki związane z wynagrodzeniami osobowymi i bezosobowymi mogą zostać rozliczone we WoP po zapłaceniu wszystkich składników wynagrodzenia (wynagrodzenie netto, składki ZUS, podatek dochodowy od osób fizycznych)  Zaleca się, aby wydatek poniesiony na wynagrodzenie pracownika wraz z pochodnymi był przedstawiony w jednym wierszu (pozycji)

Dokumentowanie wydatków W przypadku wydatków wynikających z umowy o dzieło/zlecenie (np. zatrudnienie inspektora nadzoru) należy przedstawić: kopię rachunku, podpisanego przez zleceniobiorcę (wykonującego dzieło) i zleceniodawcę (odbierającego dzieło) za wykonane zlecenie lub dzieło, kopię wyciągu bankowego potwierdzającego dokonanie zapłaty wynagrodzenia netto dla zleceniobiorcy; kopię potwierdzenia zapłaty zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych na właściwy rachunek Urzędu Skarbowego; kopię potwierdzenia zapłaty składek do ZUS (jeśli zostały naliczone); kopię umowy o dzieło/zlecenie ze zleceniobiorcą (Wykonawcą); kopię protokołu odbioru (jeśli był wymagany, zgodnie z treścią umowy) Oświadczenie w sprawie składek ZUS od wynagrodzeń (załącznik nr 10 b do Poradnika) Oświadczenie w sprawie podatku dochodowego od wynagrodzeń (załącznik nr 11 b do Poradnika) w przypadku sporządzania list płac do umów cywilnoprawnych należy załączyć je jako dokumenty dodatkowe do odpowiedniego rachunku, szczególnie, w sytuacji, kiedy na rachunku brakuje wyliczeń wynagrodzenia netto oraz pochodnych do ZUS i US.

Dokumentowanie wydatków Przy dokumentowaniu wydatków na wynagrodzenia osobowe, należy załączać co najmniej: a)Oświadczenie beneficjenta, że deklarowane wynagrodzenia są związane z pracą wykonywaną na rzecz projektu realizowanego w ramach PO IiŚ (do każdego WoP) (załącznik nr 9 do Poradnika). b)Oświadczenie w sprawie składek ZUS od wynagrodzeń (załącznik nr 10 a do Poradnika). c)Oświadczenie w sprawie podatku dochodowego od wynagrodzeń (załącznik nr 11 a do Poradnika). d)Listę stanowisk pracy, w odniesieniu do których wynagrodzenia są deklarowane jako kwalifikowalne wraz ze wskazaniem, w jakiej proporcji pracownik na danym stanowisku pracy poświęca swój czas na realizację zadań związanych z PO IiŚ oraz ze wskazaniem kwalifikowalnej kwoty wynagrodzenia; Wzór stanowi załącznik do niniejszego podręcznika (do każdego WoP) (załącznik nr 12a/12b do Poradnika). e)Listę płac - Listy płac mogą wskazywać same stanowiska pracy – bez nazwisk, ale w taki sposób, aby można było jednoznacznie zidentyfikować stanowiska finansowane w ramach projektu (do każdego WoP).

Punkt 10 wniosku o płatność W każdym wniosku o płatność zawierającym wydatki do rozliczenia należy wykazać odsetki narosłe od środków zaliczki od złożenia poprzedniego wniosku o płatność. !WAŻNE! Każdorazowo należy załączyć dokument potwierdzający wartość narosłych odsetek – historię rachunku zaliczkowego za dany okres sprawozdawczy

Wniosek o płatność końcową Wniosek o płatność końcową należy przedłożyć w ciągu 30 dni od zakończenia okresu kwalifikowania wydatków Płatność końcowa powinna stanowić co najmniej 5% maksymalnej kwoty dofinansowania Wniosek o płatność końcową składany jest na tym samym formularzu co pozostałe wnioski o płatność

Dokumenty przedstawiane we wniosku o płatność końcową Sprawozdanie z osiągnięcia efektów ekologicznych Dokumenty potwierdzające wykonanie rzeczowe projektu Zdjęcia przedstawiające najważniejsze cechy projektu OT przyjęcia środka trwałego – w przypadku gdy projekt obejmował zakup środków trwałych (jeśli dokumenty zostały załączone wcześniej należy w piśmie przewodnim wskazać nr WOP oraz pozycji wraz z którą zostały przedłożone) w przypadku oszczędności powstałych w projekcie – zaktualizowany Harmonogram projektu (załącznik 3, 3a i 3b do umowy) zestawienie umów podpisanych z wykonawcami w ramach realizacji projektu

Dziękuję za uwagę Centrum Koordynacji Projektów Środowiskowych ul. Stawki 2, piętro Warszawa tel. +48 (22) fax. +48 (22)