Kierownik Sekcji Nadzoru Maria Brzeska-Wasik Jastrzębia Góra 2017

Prezentacja na temat: "Kierownik Sekcji Nadzoru Maria Brzeska-Wasik Jastrzębia Góra 2017"— Zapis prezentacji:

1 Kierownik Sekcji Nadzoru Maria Brzeska-Wasik Jastrzębia Góra 2017
Budowa i znaczenie Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt w systemie dziesiętnym Kierownik Sekcji Nadzoru Maria Brzeska-Wasik Jastrzębia Góra 2017

2 PODSTAWA PRAWNA Ustawa z dn. 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U Nr 38 poz.173) – Ustawa z dn. 20 marca 2015 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. poz.566) Art Nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym sprawuje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego za pośrednictwem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych Art.6.1. Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą: powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw; nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o których mowa w pkt 1.

3 § 1. Rozporządzenie określa:
PODSTAWA PRAWNA Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych oraz brakowania dokumentacji niearchiwalnej; § 1. Rozporządzenie określa: 1) metodę klasyfikowania i metody kwalifikowania dokumentacji 2) rodzaje oznaczeń kategorii archiwalnych 3) elementy jednolitego rzeczowego wykazu akt 4) wzór budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt 5) wzór budowy kwalifikatora dokumentacji 6) standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów państwowych 7) szczegółowy tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych 8) szczegółowy tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej

4 PODSTAWA PRAWNA Decyzja nr 108/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 21 kwietnia 2016 r. w sprawie trybu wprowadzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych § Kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 1, wprowadzają wykazy akt w porozumieniu z dyrektorem właściwego archiwum. § Ocena wykazu akt przez dyrektora właściwego archiwum następuje na podstawie wniosku kierownika jednostki organizacyjnej.

5 JRWA – ale po co? stanowi podstawę oznaczenia i łączenia dokumentacji w akta spraw pomaga przy grupowaniu dokumentacji nietworzącej akt spraw służy ustaleniu jej kwalifikacji archiwalnej

6 CECHY JRWA Klasyfikacja funkcjonalna - niezależności od struktury organizacyjnej jednostki Jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe Systemie klasyfikacji dziesiętnej Ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt

7 BUDOWA JRWA Załącznik nr 2 do Rozporządzenia MKiDzN z dn. 20 października 2015 r. – część A Symbole Hasło klasyfikacyjne Zarządzanie 1 Sprawy kadrowe 2 Administrowanie środkami rzeczowymi 3 Finanse

8 BUDOWA JRWA Hasło klasyfikacyjne ZARZĄDZANIE 00 Organa kolegialne 01
II Hasło klasyfikacyjne ZARZĄDZANIE 00 Organa kolegialne 01 Organizacja 02 Zbiory aktów normatywnych, legislacja i obsługa prawna 03 Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy 04 Informatyzacja 05 Skargi, wnioski, petycje, postulaty, inicjatywy i interpretacje 06 Reprezentacja i promocja 07 Współdziałanie własnej jednostki organizacyjnej z innymi organami lub jednostkami organizacyjnymi 08 Ochrona Informacji Niejawnych i obsługa kancelaryjna 09 Kontrola, audyt i szacowanie ryzyka

9 BUDOWA JRWA I rząd II Hasło klasyfikacyjne 1 SPRAWY KADROWE 10
Regulacje i wyjaśnienia dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych 11 Nawiązywanie, przebieg i rozwiązanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia 12 Ewidencja osobowa 13 Bezpieczeństwo i higiena pracy 14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych 15 Dyscyplina pracy 16 Sprawy socjalno-bytowe 17 Ubezpieczenia osobowe i opieka zdrowotna 18 19

10 BUDOWA JRWA I rząd II Hasło klasyfikacyjne 2
ADMINISTROWANIE ŚRODKAMI RZECZOWYMI 20 Regulacje i wyjaśnienia dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych 21 Inwestycje i remonty 22 Administrowanie i eksploatacja obiektów 23 Gospodarka materiałowa 24 Transport, łączność i infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna 25 Ochrona obiektów i mienia oraz sprawy obronne 26 Zamówienia publiczne 27 28 29

11 BUDOWA JRWA I rząd II Hasło klasyfikacyjne 3 FINANSE 30
Regulacje i wyjaśnienia dotyczące zagadnień z zakresu spraw finansowo - księgowych 31 Planowanie i realizacja budżetu 32 Rachunkowość, księgowość i obsługa kasowa 33 Obsługa finansowa funduszy 34 Opłaty i ustalanie cen 35 Inwentaryzacja 36 Dyscyplina finansowa 37 38 39

12 WZORCOWY JRWA Symbole Hasło klasyfikacyjne Zarządzanie 1
Zarządzanie 1 Sprawy kadrowe 2 Administrowanie środkami rzeczowymi 3 Finanse 4 Działalność operacyjna i mobilizacyjno-bojowa

13 Symbole klasyfikacyjne Oznaczenie kategorii archiwalnej
WZORCOWY JRWA Symbole klasyfikacyjne Hasło klasyfikacyjne Oznaczenie kategorii archiwalnej Uwagi I II III IV ZARZĄDZANIE 00 Gremia kolegialne 01 Organizacja 02 Zbiory aktów prawnych, legislacja i obsługa prawna 03 Planowanie i sprawozdawczość 04 Informatyzacja 05 Skargi, wnioski, interpelacje i inne wystąpienia 06 Reprezentacja i promowanie, imprezy okolicznościowe 07 Współdziałanie z innymi podmiotami 08 Organizacja ochrony informacji niejawnych 09 Kontrole

14 WZORCOWY JRWA SPRAWY KADROWE 10
Symbole klasyfikacyjne Hasło klasyfikacyjne Oznaczenie kategorii archiwalnej Uwagi I II III IV 1 2 3 4 5 6 7 SPRAWY KADROWE 10 Akty prawne i regulacje. Analizy, oceny i zbiorcze zestawienia z zakresu spraw kadrowych 11 Nawiązywanie stosunku pracy i innych form zatrudnienia 12 Ewidencja zatrudnienia i służby 13 Ewidencja osobowa 14 Obsługa zatrudnienia 15 Bezpieczeństwo i higiena pracy 16 Szkolenia

15 WZORCOWY JRWA ADMINISTROWANIE ŚRODKAMI RZECZOWYMI 20
Symbole klasyfikacyjne Hasło klasyfikacyjne Oznaczenie kategorii archiwalnej Uwagi I II III IV 1 2 3 4 5 6 7 ADMINISTROWANIE ŚRODKAMI RZECZOWYMI 20 Regulacje i wyjaśnienia dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych 21 Inwestycje i remonty 22 Administrowanie i eksploatacja obiektów 23 Gospodarka materiałowa 24 Transport, łączność i infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna 25 Ochrona obiektów i mienia 26 Zamówienia publiczne

16 WZORCOWY JRWA Symbole klasyfikacyjne Hasło klasyfikacyjne Oznaczenie kategorii archiwalnej Uwagi I II III IV 1 2 3 4 5 6 7 FINANSE 30 Regulacje i wyjaśnienia dotyczące zagadnień z zakresu spraw finansowo-księgowych 31 Zasady wynagradzania i premiowania pracowników 32 Planowanie i realizacja budżetu 33 Księgowość finansowa 34 Rozliczenie płac i składek ZUS 35 Inwentaryzacja 36 Dyscyplina finansowa

17 WZORCOWY JRWA DZIAŁALNOŚĆ OPERACYJNA I MOBILIZACYJNO- BOJOWA 40
Symbole klasyfikacyjne Hasło klasyfikacyjne Oznaczenie kategorii archiwalnej Uwagi I II III IV 1 2 3 4 5 6 7 DZIAŁALNOŚĆ OPERACYJNA I MOBILIZACYJNO- BOJOWA 40 Działalność operacyjna 41 Ochrona obiektów 42 Gotowość bojowa i mobilizacyjna 43 Reagowanie kryzysowe

18 WZORCOWY JRWA Działalność operacyjna i mobilizacyjno-bojowa 40
Symbole klasyfikacyjne Hasło klasyfikacyjne Oznaczenie kategorii archiwalnej Uwagi I II III IV 1 2 3 4 5 6 7 Działalność operacyjna i mobilizacyjno-bojowa 40 Działalność operacyjna 400 Planowanie operacyjne A 401 Analizy i oceny sytuacji wojskowo - politycznej -Oceny kierunków działań operacyjnych - oceny terenu 402 Współdziałanie jednostki organizacyjnej z siłami zbrojnymi innych państw Hasło należy dookreślić w zależności od zakresu działania Procedur SOP, opracowywanie doktryn, wydzielenie grup bojowych

19 UKŁAD DZIESIĘTNY I rząd II rząd III rząd IV rząd
9 II rząd 00 99 III rząd 000 999 IV rząd 0000 9999

20 UKŁAD DZIESIĘTNY 00 01 02 022 000 001 010 011 020 021 0010 0011 0210 0211

21 BUDOWA RWA Zarządzanie
Symbol klasyfikacyjny Hasło klasyfikacyjne Oznaczenie kategorii archiwalnej Uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego 1 2 3 4 Zarządzanie Akty normatywne stanowiące podstawę prawną organizacji i zakresu działania jednostki A  2 Akty normatywne kierownika jednostki organizacyjnej 3  Organy kolegialne Protokoły Uchwały Materiały na posiedzenie kat. B10

22 Symbole klasyfikacyjne
STRUKTURA JRWA Symbole klasyfikacyjne Hasło klasyfikacyjne Kategoria archiwalna Uwagi I rząd II III IV 1 2 3 4 5 6 7 Zarządzanie 00 Gremia kolegialne 000 Materiały z posiedzeń organów kolegialnych ZZWT B10 Protokoły z odpraw, sprawozdania, analizy, harmonogramy, projekty dokumentów 001 Dokumentacja bieżąca przewodniczącego Zarządu Międzyzakładowy NSZZ PW oraz Społeczny Inspektor Pracy Bc wnioski, propozycje; pisma wchodzące; inne.

23 Symbole klasyfikacyjne
STRUKTURA JRWA Symbole klasyfikacyjne Hasło klasyfikacyjne Kategoria archiwalna I II III IV ZARZĄDZANIE 00 Gremia kolegialne 000 Materiały z posiedzeń organów kolegialnych ZZWT B10 001 Dokumentacja bieżąca przewodniczącego Zarządu Międzyzakładowy NSZZ PW oraz Społeczny Inspektor Pracy Bc 01 Organizacja 02 Zbiory aktów prawnych, legislacja i obsługa prawna 020 Akty normatywne Dowódcy 0200 Rozkazy dzienne A 0201 Rozkazy specjalne 021 Zagadnienia prawne

24 TWORZYMY JRWA

25 TWORZYMY JRWA zgromadzenie przepisów prawnych ustalenie struktury organizacyjnej oraz zakresu działania i kompetencji poszczególnych komórek organizacyjnych w jednostce przegląd teczek oraz dokumentacji wytwarzanej w jednostce organizacyjnej (poprzednie JRWA i RTD)

26 TWORZYMY JRWA przeprowadzenie konsultacji z kierownikami i pracownikami poszczególnych komórek organizacyjnych zebranie uwag i postulatów dotyczących ewentualnego kształtu wykazu lub przyjętego sposobu systematyzacji haseł rzeczowych przygotowany projekt należy przedstawić wszystkim pracownikom biorącym udział w rejestrowaniu i gromadzeniu dokumentacji a następnie wprowadzić zasugerowane zmiany

27 TWORZYMY JRWA GDZIE ZAJRZEĆ ?

28 GDZIE ZAJRZEĆ ? TWORZYMY JRWA
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z dnia 20 stycznia 2011 r.)

29 (strona Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych)
TWORZYMY JRWA GDZIE ZAJRZEĆ ? Przykładowa klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji dla zagadnień ujętych w klasach od 0 do 3 w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt (strona Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych) JRWA innych instytucji (np. Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnicze, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Straży Granicznej, Policji)

30 KIEROWNIK SEKCJI NADZORU Maria Brzeska-Wasik – tel. 261-267-221
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ KIEROWNIK SEKCJI NADZORU Maria Brzeska-Wasik – tel