Metodologia przygotowania projektów Projekt „Wzrost potencjału sektora społecznego w powiecie jarosławskim poprzez inicjowanie partnerskiej współpracy”

BRAK PIENIĘDZY TO NIE BARIERA... BARIERY RZECZYWISTE: BRAK INFORMACJI BRAK UMIEJĘTNOŚCI BRAK WIEDZY BRAK DOŚWIADCZEŃ BRAK CHĘCI BRAK WIARY W SUKCES BARIERY BIUROKRATYCZNE

...A TAKŻE .... Nieznajomość kontekstu merytorycznego programu, z którego ubiegamy się o dofinansowanie Nieznajomość „słów kluczy” Nieznajomość zasad polityk Unii Europejskiej Trudności montaży finansowych Brak odpowiednich komórek organizacyjnych Nieznajomość zasad zarządzania projektem

DEFINICJE PROJEKT (działanie unikalne): projekt to unikalny, ograniczony proces z określonym celem, który jest różny od innych procesów i który jest ograniczony w zakresie czasu (początek i koniec) finansów personelu

Główne różnice pomiędzy programem i projektem: Projekt jest: Konkretnym działaniem w specyficznym sektorze/obszarze Realizowany przez ludzi w organizacjach (prywatnych lub publicznych) Skrępowany ograniczonymi zasobami (czas, finanse, ludzie) Posiada konkretny opis celów i priorytetów Posiada konkretny budżet i harmonogram Zaplanowany, wykonany i skontrolowany

DEFINICJE PROGRAM (strategia): program natomiast stanowi tło strategiczne dla projektów, jest znacznie szerszy, określa ogólne wytyczne i zasady w przypadku funduszy strukturalnych zawiera priorytety i działania. Projekty finansowane przez UE muszą pasować do odpowiedniego programu (strategii).

Główne różnice pomiędzy programem i projektem: Program jest: Ramą dla polityki działania w specyficznym sektorze/obszarze Realizowany przez ludzi w organizacjach (prywatnych lub publicznych) Działaniem wieloletnim z możliwościami dostosowawczymi Opisem celów i priorytetów dla sektora/obszaru Specyficznym określeniem warunków dla działań lub projektów Zestawem warunków dla implementacji (sterowanie, płatności, kontrola) Zaplanowany, wykonany i skontrolowany

DEFINICJE UCZESTNICY: Osoby lub instytucje zainteresowane wynikami projektu z finansowego lub intelektualnego punktu widzenia CYKL PROJEKTU: całe „życie” projektu: od początkowego pomysłu do zakończenia stanowi strukturę dla konsultacji z uczestnikami określa kluczowe decyzje, wymogi informacyjne i zakres odpowiedzialności – przemyślane decyzje w kluczowych etapach trwania projektu ocena: w celu wyciągnięcia doświadczeń do wykorzystania przy tworzeniu przyszłych programów i projektów

RODZAJE PROJEKTÓW MIĘKKIE - obejmuje takie działania jak warsztaty, szkolenia, seminaria, studia wykonalności. TWARDE - inwestowanie w infrastrukturę, np. wyposażenie dla ochrony środowiska. Projekty te koncentrują się na sferze technologiczno-technicznej. Projekty „miękkie” mogą być częścią projektów „twardych” jeżeli dotyczą procesu przygotowawczego i wdrażającego projekt.

WARTOŚĆ DODANA Przez wartość dodaną rozumie się: Osiągnięcie dodatkowych rezultatów takich jak wyższe lub uzupełniające kwalifikacje Osiągnięcie rezultatów innych niż osiągane w ramach dotychczasowych działań realizowanych bez wsparcia funduszy, które są mierzalne oraz wykazanie czy istnieje związek między tymi rezultatami a wsparciem z funduszy Utworzenie dodatkowej liczby nowych miejsc pracy Dostarczenie usług, które byłyby nieosiągalne bez wsparcia z funduszy

WARTOŚĆ DODANA Wsparcie dotychczasowej działalności projektodawcy odzwierciedlającej priorytety programów operacyjnych, które bez wsparcia z funduszy zostałyby poważnie ograniczone lub przełożone w czasie Inwestycje w całkowicie nowe oraz innowacyjne działania, których nie udałoby się zrealizować przy wykorzystaniu wyłącznie własnych środków projektodawcy Zwiększenie liczby osób mających dostęp do szkoleń, zatrudnienia subsydiowanego, kształcenia ustawicznego i innych form wsparcia (w przypadku EFS)

ETAPY PROJEKTOWANIA Z DOFINASOWANIEM Z ŚRODKÓW UE

METODOLOGIA BUDOWANIA PROJEKTU Najważniejsza zasada przy budowaniu projektu ze środków strukturalnych UE mówi: NIE MA PROBLEMU - NIE MA PROJEKTU !!!

Logika projektu

Pełny Cykl Projektu

PRZYGOTOWANIE WNIOSKU ORGANIZACJA FINANSOWANIA STUDIUM WYKONALNOŚCI ZDEFINIOWANIE PROJEKTU WYBÓR FUNDUSZU POMOCOWEGO PRZYGOTOWANIE WNIOSKU ORGANIZACJA FINANSOWANIA Dopasowanie optymalnego źródła dofinansowania z UE. Analiza dostępnych środków pomocowych pod kątem zgodności projektu z wytycznymi poszczególnych programów. Wybór programu zapewniającego maksymalizację szans na otrzymanie środków. REALIZACJA PROJEKTU Wypełnienie formularza, skompletowanie wymaganych załączników; kontrola całości wniosku pod kątem formalnym i merytorycznym; złożenie wniosku we właściwej instytucji; monitorowanie przebiegu konkursu. WYPŁATA ŚRODKÓW

MATRYCA LOGICZNA jako praktyczne narzędzie planowania Systematyczna i logiczna prezentacja wyników głębokiej analizy projektu/programu odzwierciedlenie zależności przyczynowych pomiędzy różnymi poziomami umożliwienie oceny stopnia osiągnięcia celów ustalenie, jakie założenia poza samym projektem/programem mogą wpłynąć na jego powodzenie

MATRYCA LOGICZNA Cele strategiczne Cel projektu Rezultaty Działania Logika interwencji Obiektywnie weryfikowalne wskaźniki Źródła weryfikacji Założenia Cele strategiczne Cel projektu Rezultaty Działania Środki Koszt LOGIKA PIONOWA Warunki wstępne LOGIKA POZIOMA

Aby mieć pomysł na projekt powinieneś: - zapoznać się szczegółowo z dokumentami programowymi, - zapoznać się z wszystkimi strategiami i programami lokalnymi w Twoim regionie, - przypomnieć sobie o dobrych projektach z przeszłości, o których słyszałeś lub które realizowałeś.

Aby mieć pomysł na projekt powinieneś: wyzwolić w sobie posiadany potencjał, wiedzę i umiejętności, znaleźć odpowiednich ludzi, którym też na czymś zależy, zorganizować zaplecze i środki zapewniające sprawną implementację

Aby wypełnić wniosek projektu powinieneś: znać odpowiedni Program Operacyjny, znać priorytet, znać działanie, znać schemat pomocy, posiadać instrukcję wypełniania wniosku, posiadać Podręcznik dla projektodawców, posiadać specjalny program komputerowy.

„OPAKOWANIE”PROJEKTU Musimy pamiętać, że tylko wniosek będzie przedmiotem oceny Komisji Kwalifikacyjnej 1. Maksimum treści przy użyciu minimalnej ilości słów (pisanie krótko i na temat) 2. Krótkie zdania i prosty język (nie komplikujmy życia sobie i innym) 3. Dostrojenie języka aplikacji do języka dokumentów programowych i zaleceń

NAJWAŻNIEJSZE ZASADY WYPEŁNIANIA WNIOSKU Korzystamy z oryginalnych formularzy zachowujemy układ stron i całą zawartość wypełniamy używając prostego języka, nie specjalistycznego, chyba, że jest to konieczne zapisujemy tylko tyle miejsca ile wyznaczono - zwięzłość i prostota wypowiedzi wypełniamy komputerowo wypełniamy w języku polskim

RADY DLA UBIEGAJĄCYCH SIĘ O DOTACJE Przeanalizuj, na co sponsor przeznacza środki Połóż nacisk na te walory, którymi szczególnie jest zainteresowany sponsor Przedstaw projekt w sposób jasny i jednoznaczny, Dokładnie przestrzegaj instrukcji formularza aplikacyjnego

PISZĄC PROJEKT ODPOWIEDZ NA NASTĘPUJĄCE PYTANIA: Czy projekt wpisuje się w i jest zgodny z obowiązującymi dokumentami programowymi ( NPR, PWW, SOP, ZPORR a także planami rozwoju oraz strategiami regionalnymi i lokalnymi)? Czy projekt jest spójny z innymi programami i/lub projektami, które były lub są wdrażane dla tej samej grupy docelowej/na tym samym obszarze? Czy projekt jest zgodny z zasadami i regulacjami dotyczącymi wdrażania funduszy strukturalnych? Czy uzasadnienie realizacji projektu jest rzetelne, wystarczające i wynika ze zrozumienia rzeczywistej, zidentyfikowanej i opisanej potrzeby?

PISZĄC PROJEKT ODPOWIEDZ NA NASTĘPUJĄCE PYTANIA: Czy wszystkie działania i koszty podlegające wsparciu FS spełniają warunek kwalifikowalności? Kim są partnerzy projektu i jaki jest ich udział w realizacji (w tym finansowaniu) projektu? Czy cel(e), rezultaty i produkty projektu są sformułowane precyzyjnie i logicznie? Czy ustanowiono efektywny system monitoringu i oceny (wskaźniki produktów, rezultatów i oddziaływania wraz ze źródłami weryfikacji)?

PISZĄC PROJEKT ODPOWIEDZ NA NASTĘPUJĄCE PYTANIA: Czy projekt jest wykonalny pod względem organizacyjnym (kierownictwo i zespół projektowy, organizacja i koordynacja działań, przepływ informacji)? Czy projekt charakteryzuje się „świeżym” podejściem do rozwiązania problemu? Czy i w jaki sposób wyniki projektu zapewniają osiągnięcie wartości dodanej? Czy kosztorys i plan finansowania projektu są bezbłędne, rzetelne i wykonalne? Czy źródła finansowania są zidentyfikowane i wiarygodne?

PISZĄC PROJEKT ODPOWIEDZ NA NASTĘPUJĄCE PYTANIA: Czy projekt jest trwały pod względem ekonomicznym? Czy projekt uwzględnia politykę równości szans? Czy projekt jest zgodny z polityką ochrony środowiska naturalnego? Czy projekt ma sprecyzowany i wykonalny harmonogram realizacji? Czy projekt zawiera wykonalny plan promocji?

PISZĄC PROJEKT ODPOWIEDZ NA NASTĘPUJĄCE PYTANIA: Czy zidentyfikowano i opisano wszystkie czynniki zewnętrzne, w tym elementy ryzyka, mogące mieć wpływ na wyniki projektu? Czy wniosek jest przejrzysty, prosty i zrozumiały? Czy wniosek jest kompletny i zawiera wszystkie wymagane załączniki? Czy projekt jest gotowy do realizacji natychmiast po zatwierdzeniu wniosku?

DOBRY PROJEKT JEST: konkretny ważny realistyczny na czasie odpowiednio zaadresowany PAMIĘTAJ, ŻE POCZĄTKIEM PROCEDURY JEST PROJEKT, A KOŃCEM SPRAWOZDANIE !!!

STANDARDOWA STRUKTURA WNIOSKU wnioskodawca numer konta bankowego nazwa projektu osoba odpowiedzialna za realizację planowana data rozpoczęcia i zakończenia projektu opis projektu zamierzone cele projektu oczekiwane rezultaty

STRUKTURA WNIOSKU C.D. możliwości powielenia doświadczeń i rezultatów projektu podmioty objęte projektem całkowite koszty projektu wkład własny i inne źródła finansowania kwota wnioskowana szczegółowy kosztorys stosowne opinie i rekomendacje

Najczęstsze nieprawidłowości: realizacja działania rozpoczęta przed podpisaniem umowy o udzieleniu dotacji kwota dotacji przekracza limit wysokości danej dotacji stosowanie nieprawidłowych formularzy programowych wybrani wykonawcy nie byli akredytowani brak odpowiedniej liczby załączników brak podpisów i potwierdzenia „za zgodność z oryginałem” dołączonych kopii brak kopii umów z wykonawcami brak uzasadnienia wyboru wykonawców, nieaktualny dokument rejestrowy (ważny 3 miesiące) brak aktualnego sprawozdania finansowego niewłaściwy kurs Euro brak dyskietki z elektroniczną wersją wniosku

Zarządzanie i Ewaluacja

“Zarządzanie Projektem jest zastosowaniem wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik w działaniach projektu, służących zaspokojeniu lub przekroczeniu potrzeb i oczekiwań wszystkich jego uczestników”. projekty są zgodne z i przyczyniają się do osiągnięcia celów polityki UE projekty odpowiadają uzgodnionej strategii i grupom docelowym projekty są wykonalne, spełniają cele i są realistycznie osiągalne korzyści wygenerowane przez projekty są trwałe.

Podstawowy Cykl Projektu Cykl projektu jest przydatnym sposobem na zrozumienie różnorodnych faz, przez które przejdzie prawdopodobnie każdy z projektów. Takie samo podejście zastosujesz zajmując się prostym pomysłem na projekt w swojej własnej organizacji, czy też złożonym projektem wspieranym przez kilku zewnętrznych donorów, bądź instytucji finansowych. Niektórzy ludzie uważają, że prościej jest myśleć o krokach, które podejmujesz generując i wdrażając projekt jak o procesie linearnym (a nie cyklu). Nie ma sposobu złego czy dobrego. Powinieneś przyjąć podejście, które jest dla ciebie najwygodniejsze. Każdy projekt przechodzi zwykle przez kilka faz.

Punkt Wyjścia Kroki, które podejmujemy od momentu rozpoczęcia do zakończenia projektu bardzo często nazywane są ‘cyklem projektu’. Cykl projektu może zostać rozbity na 3 komponenty: Generowanie Projektu, Realizację Projektu, Ewaluację Projektu.

Punkt Wyjścia Generowanie Projektu można, ponownie, rozbić na 4 fazy: Identyfikację Projektu, Opracowanie Projektu Ocenę Projektu oraz Negocjowanie Projektu/Decyzje.

Ocena projektu Jest ściśle związana z opracowywaniem projektu. Zabezpiecza ona rygorystyczną ocenę propozycji projektu i w razie potrzeby jej dostosowanie

Negocjowanie projektu decyzje o pozwoleniach prawnych, ostatecznych przygotowaniach pod względem zasobów, funduszy i sposobu realizacji projektu.

Realizacja projektu i monitoring projekt jest realizowany w uzgodniony sposób, odbywają się kontrole okresowe w celu zapewnienia realizacji zgodnej z planem

Ewaluacja projektu rezultaty projektu podlegają ocenie, generowane są kolejne pomysły na projekty.

Pełny Cykl Projektu

Kroki w Identyfikacji Projektu Krok 1 Stworzenie zarysu projektu i jego ogólnych celów Krok 2 Przedyskutowanie i uzasadnienie projektu wewnętrznie oraz z kluczowymi uczestnikami Krok 3 Identyfikacja kluczowych dokumentów dot. polityki (Rozporządzenia UE i programy) Krok 4 Identyfikacja celów i rezultatów projektu Krok 5 Identyfikacja wyników, nakładów i założeń Krok 6 Ukończenie wstępnego opisu projektu (np. przy użyciu matrycy logicznej) Krok 7 Wstępne oszacowanie kosztów projektu i finansowania Krok 8 Nawiązanie kontaktu z potencjalnymi donorami projektu Kroki te zostały wyznaczone tak, jak gdyby były prostym procesem linearnym. W rzeczywistości, niektóre z nich mogą zostać podjęte wcześniej od pozostałych, lub w tym samym czasie. Na przykład, Kroki 6 i 7 mogą być prowadzone jednocześnie, czy też Krok 3 może się pojawić o znacznie później.

Ewaluacja projektu Metody ewaluacyjne stosowane w fazie strukturyzacji: 1. Analiza SWOT 2. Matryca logiczna 3. Metaplan 4. Mapa oddziaływania

Ewaluacja projektu Metody ewaluacyjne stosowane w fazie obserwacji 1. Wywiady 2. Kwestionariusze 3. Zogniskowane wywiady grupowe 4. Studia przypadków 5. Obserwacja uczestnicząca (bycie uczestnikiem) 6. Dane z systemu monitoringu

Ewaluacja projektu Metody ewaluacyjne stosowane w fazie analizy 1. Grupy porównawcze 2. Systemy informacji geograficznej 3. Modele makroekonomiczne 4. Metody statystyczne

Ewaluacja projektu Metody ewaluacyjne stosowane w fazie oceniania efektów 1. Panel ekspertów 2. Analiza wielokryteriowa 4. Analiza kosztów i korzyści 5. Analiza kosztów i efektywności

Ewaluacja projektu Czym jest ocena (ewaluacja)? przez ocenę (ewaluację) polityki, programu lub projektu należy rozumieć określenie wartości polityki, programu lub projektu w odniesieniu do wcześniej zdefiniowanych kryteriów i w oparciu o odpowiednie informacje.

Ewaluacja projektu Po pierwsze, instytucja oceniająca ma odpowiedzieć na pytanie? czy program (projekt) okazał się sukcesem czy też porażką.

Ewaluacja projektu Po drugie niezbędne jest przedstawienie przez instytucję zamawiającą odpowiednich kryteriów, precyzujących zakres przedmiotowy, przestrzenny i czasowy oceny (ewaluacji).

Ewaluacja projektu Po trzecie niezbędne są informacje zebrane przez zespół oceniający, które po analizie będą stanowić podstawę do określenia wartości programu (projektu).

Ewaluacja projektu Standardy oceny (ewaluacji) - użyteczność - wykonalność - poprawność - stosowność

Powodzenie projektu – wybrane czynniki