Monika Kwiatuszewska- Czerwonka „Tworzenie i zarządzanie organizacją pozarządową” - pozyskiwanie funduszy na usługi społeczne – część II Monika Kwiatuszewska- Czerwonka

słowniczek

SŁOWNICZEK PROJEKTODAWCY Beneficjent (projektodawca) - jednostka składająca wniosek do instytucji wdrażającej o dofinansowanie realizacji projektu Uczestnik- osoba, instytucja lub środowisko (grupa społeczna) bezpośrednio korzystająca z wdrażanej pomocy np. biorąca udział w szkoleniach organizowanych przez projektodawców.

SŁOWNICZEK PROJEKTODAWCY Ewaluacja - ocena oddziaływania pomocy strukturalnej Wspólnoty w odniesieniu do postawionych jej celów oraz analiza jej wpływu na problemy strukturalne. Jest ona prowadzona przed rozpoczęciem programu - ocena wstępna (tzw. ex- ante), w trakcie programu - ocena bieżąca (tzw. On- going) i po zakończeniu - ocena końcowa (tzw. ex- post). Koszty kwalifikowalne - są to koszty niezbędne dla realizacji projektu, które zostały uwzględnione w budżecie projektu, spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami, są poparte stosownymi dokumentami oraz zgodne z przepisami Unii Europejskiej i krajowymi.

SŁOWNICZEK PROJEKTODAWCY Koszty pośrednie- koszty związane z obsługą techniczną projektu, których nie można bezpośrednio przyporządkować do konkretnego zadania realizowanego w ramach projektu. Koszty bezpośrednie-koszty kwalifikowalne poszczególnych zadań realizowanych przez beneficjenta w ramach projektu, które są bezpośrednio związane z tymi zadaniami. Cross- financing- w ramach poszczególnych działań dla których został wskazany zakres cross- financingu (z zastrzeżeniem pułapu 10 % i 15 %), możliwe będzie współfinansowanie z EFS operacji, które spełniają kryteria kwalifikowalności dla EFRR.

SŁOWNICZEK PROJEKTODAWCY Instytucja wdrażająca – jednostka, która jest odpowiedzialna za zlecanie beneficjenci (projektodawcy) realizacji projektu. Jest to jednostka przyznająca pomoc. Do obowiązków instytucji wdrażającej należy też m.in. ogłaszanie konkursów, przeprowadzanie oceny formalnej wniosków, organizowanie prac Komisji Oceny Projektów, podpisywanie umów z projektodawcami, monitorowanie realizacji projektów, wypłata/ zwrot kosztów poniesionych przez projektodawców, przedkładanie wniosków o płatność do Instytucji Pośredniczącej i przedkładanie Instytucji Pośredniczącej sprawozdań z realizacji Działania. Instytucja Zarządzająca - instytucja wyznaczona przez państwo członkowskie, odpowiedzialna za zarządzanie programem operacyjnym lub jednolitym dokumentem programowym.

SŁOWNICZEK PROJEKTODAWCY Monitoring - proces systematycznego zbierania i analizowania wiarygodnych informacji finansowych i statystycznych dotyczących wdrażania projektów, którego celem jest zapewnienie zgodności realizacji projektów i programu z wcześniej zatwierdzonymi założeniami realizacji. Może ono dotyczyć zarządzania środkami pochodzącymi z Funduszy Strukturalnych lub postępów w realizacji programów i projektów. Rezultaty - bezpośrednie i natychmiastowe efekty zrealizowanego programu lub projektu. Rezultaty dostarczają informacji o zmianach, jakie nastąpiły w wyniku wdrożenia programu lub projektu u beneficjentów ostatecznych, bezpośrednio po uzyskaniu przez nich wsparcia.

SŁOWNICZEK PROJEKTODAWCY Projekt - To sekwencja powiązanych ze sobą działań, które przebiegają w pewnym określonym czasie oraz są ukierunkowane na osiągnięcie precyzyjnie zdefiniowanego celu. Wniosek - (aplikacja) jest formą przedstawienia projektu do realizacji. Jest to oferta instytucji/organizacji skierowana do wybranego źródła finansowania. Pisanie wniosków wymaga znajomości: - struktury instytucjonalnej wdrażania danego funduszu, - odpowiednich procedur aplikacyjnych, - zasad wypełniania wniosku i przygotowania załączników, - technik przedstawienia projektu w formie aplikacji

projekt

PROJEKT – JEST TO OKREŚLONE W CZASIE DZIAŁANIE PODEJMOWANE W CELU WYTWORZENIA UNIKATOWEGO PRODUKTU LUB USŁUGI.

CO TO JEST PROJEKT? Procesy i projekty są to czynności: wykonywane przez ludzi; ograniczone przez zasoby, planowane, wykonywane i kontrolowane Proces – czynności ciągłe i powtarzalne. Projekt – czynności ograniczone czasem i niepowtarzalne. Projekt nigdy nie będzie ponownie przebiegał w taki sam sposób, z tymi samymi ludźmi, w tych samych warunkach. Z projektem zawsze będzie się wiązać pewne ryzyko!!

Projekt CECHY PROJEKTU Powoduje Zmiany Cele Ograniczony Angażuje Czas Angażuje Zasoby Unikalny

Podstawowe elementy projektu SZCZEGÓŁOWA CHARAKTERYSTYKA PROBLEMU (opis, analiza, diagnoza) CEL OGÓLNY I CELE SZCZEGÓŁOWE MATODY DZIAŁANIA HARMONOGRAM REZULTATY MONITORING I OCENA SZCZEGÓŁOWY BUDŻET PROMOCJA

PLANOWANIE PROJEKTU jakie działania są potrzebne (opis działań)? kiedy się rozpoczną i kiedy się zakończą (harmonogram)? kto je wykona (personel)? jakie urządzenia, materiały i narzędzia są potrzebne do ich realizacji (zasoby materialne)? ile to będzie kosztowało (budżet)?

Projekt ≠ wniosek o dofinansowanie KONSTRUKCJA PROJEKTU Realizacja projektu (w tym przygotowanie wniosku o dofinansowanie) wymaga dokładnego przemyślenia sekwencji: Potrzeby/problemy – cele – zadania/działania – grupa docelowa – oczekiwane rezultaty-działania Projekt ≠ wniosek o dofinansowanie

Konstrukcja projektu Analiza problemów/potrzeb Analiza celów Analiza grupy docelowej Analiza rezultatów Analiza metod działania (strategii)

Problem…

ANALIZA PROBLEMÓW (DRZEWO PROBLEMÓW) Wszystkie projekty zaczynają się od problemu. Nie ma problemu, nie ma projektu. Drzewa problemowe dają całościowy obraz istniejącej złej sytuacji. Drzewa są narzędziem służącym ustaleniu faktycznych „wąskich gardeł”, które zainteresowani uważają za priorytetowe i próbują przezwyciężyć. Celem jest ustalenie głównego problemu, do którego program/projekt powinien się odnieść.

Analiza problemów Standardowe postępowanie związane z prowadzeniem analizy problemów powinno obejmować trzy podstawowe etapy:   zdefiniowanie ram i przedmiotu analizy,   identyfikacja głównych problemów dotykających BENEFICJENTÓW, a zwłaszcza beneficjentów bezpośrednich (odbiorców ewentualnej pomocy) i pośrednich (najbliższego otoczenia projektu),   wizualizacja problemów w formie tzw. „drzewa problemów”, która ułatwi analizę ciągów przyczynowo- skutkowych.

Drzewo problemów Poszukiwanie przyczyn problemu na jak najniższym poziomie oraz grupowanie przyczyn w bloki o podobnej strukturze lub charakterze. Możliwość zdiagnozowania problemu oraz przypisanie poszczególnym blokom przyczyn i skutków jakie są ich konsekwencją. Schemat porządkuje dyskusję nad szukaniem rozwiązań, wskazując konieczność kreowania rozwiązań, które oddziaływać będą na poziomie a więc tych, które znajdują się na najniższym poziomie diagramu, które są "jak korzenie drzewa" trudno dostrzegalne. Pozwala przekształcić negatywną sytuację w pozytywne wyniki. Odzwierciedla hierarchię problemu.

DRZEWO PROBLEMÓW SKUTKI Problem startowy PRZYCZYNY

Przekształcenie problemów w cele Brak miejsc pracy poza rolnictwem Stworzenie nowych miejsc pracy poza rolnictwem Niski poziom inwestycji zewnętrznych Zwiększenie poziomu inwestycji zewnętrznych Brak dostępu do kapitału Poprawa dostępu do kapitału

cel

CELE Cele - to pożądany kierunek działania, który obieramy ze względu na zdiagnozowane przyczyny problemu. Inaczej mówiąc cele to nasza odpowiedź na "problemy". Sformułowane cele projektu wyznaczają nam sposób realizacji projektu. Jednocześnie przyjęte cele zadecydują o tym czy rezultaty będą ukierunkowane na osiągniecie trwałych efektów projektu.

Pamiętaj ! Cele to nasza odpowiedź na "problemy" Zdefiniowane cele projektu winny odpowiadać na zdiagnozowane przyczyny problemów. W pewnym sensie cele formułujemy na zasadzie odwrócenia problemu, np. jeśli przyczyną naszego problemu jest mała aktywność mieszkańców to celem projektu będzie "zwiększenie aktywności mieszkańców". Warto tu zwrócić uwagę, że wyznaczając cele powinniśmy odpowiadać na przyczyny sytuacji problemowej, gdyż w ten sposób można trwale rozwiązywać sytuacje problemowe. Cele są pozytywnym odbiciem problemów.

cele ogólny szczegółowe zidentyfikowane problemy, które chcemy rozwiązać - cel ogólny  cel ogólny/ główny/ strategiczny/ szeroki odnosi się do ogólnego problemu, na zmianę którego wpływa realizacja projektu jego realizacja nie nastąpi poprzez wdrożenie projektu jego realizacja wymaga szeregu działań komplementarnych określa szeroki, niewymierny efekt końcowy odnosi się do oddziaływania projektu wynika z misji naszej organizacji/ instytucji

cele ogólny szczegółowe wynikają z niego konkretne zadania, których osiągnięcie pozwoli na realizację celu ogólnego - jakich efektów się spodziewamy? odnosi się do konkretnego projektu określa krótkoterminowe zmiany - odnosi się do produktów i rezultatów przedstawiany jest w przeliczeniu na oddziaływanie, także długofalowe pośredniczy między celami ogólnymi a działaniami powinien być zgodny z zapisem w matrycy logicznej projektu

SMART Dobrze sformułowany cel odzwierciedla zasadę SMART S – specific - konkretny M - measurable - mierzalny A – actionable - przekładalny na działania R – realistic - realny/ rzeczywisty T – timetabled - ujęty w ramach czasowych Prawidłowo sformułowany cel zawiera odpowiedź na pytania: Co? Gdzie? Kiedy? Dla kogo? O ile ulegnie zmianie dzięki realizacji programu?

Cel ogólny/strategiczny  oddziaływanie Cel szczegółowy  produkty, rezultaty Cele strategiczne - przykłady zwiększenie konkurencyjności regionu poprawa jakości życia społeczności lokalnej zwiększenie ochrony i popularyzacja dostępu do kultury w województwie podkarpackim Cele szczegółowe - przykłady rewitalizacja zamku w X… poprawa jakości oferowanego produktu turystycznego zwiększenie aktywności społeczności lokalnej utworzenie nowych miejsc pracy

Przykłady: zmniejszenie bezrobocia wśród absolwentów szkół średnich zwiększenie atrakcyjności turystycznej regionu zintegrowanie działań w zakresie promowania nowoczesnych technologii informacyjnych wyeliminowanie zachowań patologicznych wśród młodzieży zmniejszenie marginalizacji społecznej grup dyskryminowanych poprawa jakości usług świadczonych na rzecz turystów poprawa dostępności do kultury poszerzenie oferty edukacyjnej dla gimnazjów

Jak zbudować drzewo celów? 1. Przeformułuj wszystkie negatywne sytuacje w analizie problemów w sytuacje pozytywne, które są: pożądane, osiągalne. 2. Zamień relacje przyczynowo-skutkowe w relacje środki-cele 3. Jeśli konieczne: przeformułuj stwierdzenia; dodaj nowe cele jeśli wydają się one właściwe i konieczne do osiągnięcia celu na wyższym poziomie; usuń cele, które nie są odpowiednie lub konieczne.

DRZEWO CELÓW CELE CEL ŚRODKI

UCZESTNICY PROJEKTU

Analiza grupy docelowej 1. Kim są? 2. Jaką stanowią grupę w społeczeństwie ? 3. Jakie mają cechy charakterystyczne ? 4. Czym się wyróżniają ze względu na ich wybór do projektu ? 5. Dlaczego chcemy się nimi zająć ? 6. W jaki sposób do nich dotrzemy z informacją o projekcie ? 7. Jak ich przekonamy do udziału w projekcie ? 8. W jaki sposób będziemy wybierać tych na których nam najbardziej zależy aby uczestniczyli ?

REZULTATY

rezultaty

Jak mierzyć miękkie rezultaty ?

Jak mierzyć miękkie rezultaty ?

Jak mierzyć miękkie rezultaty ?

Jak mierzyć miękkie rezultaty ?

Jak mierzyć miękkie rezultaty ?

Jak mierzyć miękkie rezultaty ?

Jak mierzyć miękkie rezultaty ?

Jak mierzyć miękkie rezultaty ?

działania

Metody realizacji projektu -Działania Działania i metody realizacji projektu są niczym innym jak krokami, które mają spowodować osiągnięcie zaplanowanych rezultatów projektu. W opisach standardowych wniosków aplikacyjnych używa się również określenia "zadania", co dobrze oddaje istotę zagadnienia.

Zarządzanie projektem

Zarządzanie jest nieodzownym elementem każdego projektu, jednym z ważniejszych kryteriów jego oceny, umiejętność zarządzania decyduje o wyborze koordynatora.

ZARZĄDZANIE PROJEKTEM Co to jest zarządzanie projektem? Zastosowanie wiedzy, umiejętności i technik w trakcie wykonywania zadań projektowych, aby zrealizować projekt z sukcesem i zaspokoić potrzeby osób zainteresowanych projektem. Proces zarządzania projektami wymaga powołania małej struktury organizacyjnej - zespołu projektowego.

ZESPÓŁ to grupa ludzi współpracujących ze sobą po to, by zrealizować określony cel. Wspólna praca możliwa jest wtedy, gdy skoordynowane są indywidualne wysiłki poszczególnych osób.

Zespół projektowy   Jednym z najważniejszych warunków istnienia zespołu, który realizuje wspólne zadania jest zaangażowanie. Członkowie zespołu wykazują najwyższe zaangażowanie wówczas, gdy: znają i rozumieją cel projektu, posiadają wpływ na podejmowane działania, posiadają odpowiednie kompetencje, mają poczucie docenienia swojej pracy.

ZESPÓŁ PROJEKTOWY „Otocz się najlepszymi ludźmi, jakich możesz znaleźć, oddeleguj władzę i nie przeszkadzaj.” R. Reagan struktura zespołu tożsamość zespołu projektowego efektywne wykorzystanie spotkań wspólne miejsce pracy nadanie nazwy/logo system wynagrodzeń osobiste zaangażowanie kierownika, styl zarządzania

SKŁAD ZESPOŁU PROJEKTOWEGO MENEDŻER (KIEROWNIK) PROJEKTU KOORDYNATOR PROJEKTU SEKRETARIAT KLUCZOWI EKSPERCI (KIEROWNICY PODPROJEKTÓW) EKSPERCI (SPEC. DS. PROMOCJI) ASYSTENCI (OBSŁUGA ADMINISTRACYJNO- BIUROWA) KSIĘGOWOŚĆ, WSPARCIE TECHNICZNE Bardzo ważna jest umiejętność doboru członków zespołu nie tylko ze względu na ich doświadczenie i kwalifikacje, ale też predyspozycje i umiejętności pracy w zespole.

komunikacja jako cel, a nie środek zablokowanie kanałów komunikacji Informacja jest absolutnie niezbędna dla utrzymania projektu przy życiu. Wśród problemów z komunikacją występują: komunikacja jako cel, a nie środek zablokowanie kanałów komunikacji zniekształcenie informacji ukrywanie informacji

harmonogram

HARMONOGRAM Jest to rozkład, rozplanowanie przebiegu czynności w czasie. Harmonogram pozwala zidentyfikować logiczną kolejność działań w ramach projektu, wszelkie powiązania między nimi, przewidywany czas trwania poszczególnych czynności, a także terminy (data, godzina) początku i końca czynności. Harmonogram ułatwia też nadzorowanie i wczesne wykrywanie zagrożeń realizacji.

ETAPY BUDOWY HARMONOGRAMU 1. Stworzenie listy działań Pierwszym krokiem do przygotowania harmonogramu jest zastanowienie się nad głównymi działaniami, które trzeba wykonać w realizacji projektu. Następnie działania należy podzielić na elementy składowe.   2. Ustalenie kolejności wykonywanych działań i zależności pomiędzy nimi Należy uszeregować zadania w kolejności ich wykonywania. Należy ustalić czy działanie zależy od rozpoczęcia lub ukończenia jakiegokolwiek innego działania. 3. Oszacowanie czasu potrzebnego na realizację zadań Kolejnym krokiem jest oszacowanie czasu potrzebnego na wykonanie każdego działania uwzględniając prawdopodobne daty ich rozpoczęcia i zakończenia. Poszczególne działania wraz z oszacowanym czasem ich trwania należy zapisać na oddzielnych karteczkach.

ETAPY BUDOWY HARMONOGRAMU 4. Definiowanie kamieni milowych Są to kluczowe wydarzania, będące miernikiem postępu działań oraz celem, do którego dąży zespół wdrażający na danym etapie projektu.   5. Schemat PERT (Program Evaluation and Review Technique) Karteczki należy ułożyć według określonego porządku. Począwszy od działania pierwszego, układa się kolejne zadania albo w jednym ciągu, jeśli muszą następować po sobie lub poniżej i powyżej jeśli mogą rozpocząć się w tym samym czasie. Po ułożeniu karteczek należy obliczyć czas niezbędny do zrealizowania projektu. W przypadku działań odbywających się równolegle, wybieramy działanie, które trwa dłużej. Wskazując ciąg najdłuższych zdarzeń ustanawiamy ścieżkę krytyczną realizacji projektu.   6. Wykres Gantta Wypracowany porządek działań można teraz zapisać w tabeli. Czas ich wykonywania zaznacza się poziomą kreską, nad którą powinno się wpisać imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za realizację tego działania. Po uzupełnieniu tabeli w działania, czas i ich realizatorów mamy gotowy harmonogram.

WYKRES GANTTA

OBLICZANIE ŚCIEŻKI KRYTYCZNEJ

budżet

Budżet projektu

Budżet – zestawienie wszystkich przewidywalnych BUDŻET PROJEKTU Budżet – zestawienie wszystkich przewidywalnych kosztów i przychodów związanych z prowadzeniem określonej działalności w przyjętym okresie.

Tworzenie budżetu Budżet odzwierciedla koszt realizacji projektu. Wszystkie zasoby przydzielone do realizacji poszczególnych zadań muszą zostać wyrażone w pieniądzu. Poszczególne pozycje budżetu powinny być pogrupowane i uporządkowane, np. koszty osobowe, koszty materiałów i surowców, itp. Ogólny budżet projektu powinien być podzielony na budżety cząstkowe.

ROLA BUDŻETU W PROJEKCIE Jest narzędziem planowania i zarządzania projektem od strony finansowej Wyraża w kategoriach finansowych cele, środki i sposoby realizacji projektu Wskazuje źródła pochodzenia funduszy przeznaczonych na finansowanie projektu Jest uzupełnieniem planu pracy

Koszty bezpośrednie i pośrednie W kosztorysie wydatki projektu dzieli się na dwie kategorie: -         koszty bezpośrednie związane z realizacją konkretnych działań -         koszty pośrednie jednostki związane z obsługą administracyjną projektu. Ogólnie obowiązującą zasadą przy sporządzania kosztorysu jest grupowanie wydatków w jednorodne grupy kosztów np. koszty osobowe, materiały, usługi zlecone itp.

Metody tworzenia budżetów Metoda kosztowa Przedstawia koszty w uporządkowaniu rodzajowym. Metoda zadaniowa Pokazuje koszty niezbędne do wykonania zadań przewidzianych w projekcie.

BUDŻET ZADANIOWY Przykładowe zadania w projekcie: zadanie 1: rekrutacja uczestników; zadanie 2: aktywna integracja; zadanie 3: praca socjalna; zadanie 4: wsparcie dochodowe; zadanie 5: działania o charakterze środowiskowym; zadanie 6: prace społecznie użyteczne; zadanie 7: wsparcie integracji zawodowej i społ. osób niepełnosprawnych; zadanie 8: zarządzanie projektem; zadanie 9: promocja projektu.

Budżet – praktyczne wskazówki Warto budować budżet samodzielnie we współpracy z "osobą od finansów" (łatwiejsze zarządzanie finansami projektu, nie należy "zlecać" np. księgowej opracowania budżetu, która może nie znać realiów rynku) Zawsze należy tworzyć rezerwy np. projektowanie nieco wyższych stawek kosztów jednostkowych (na wypadek zmiany kursów, inflacji, konieczności zatrudnienia innej "droższej" osoby, etc.) Prowadzić własną ewidencję rachunków związanych z realizacją projektu (szybki dostęp do informacji, a tym samym do bieżącej analizy poniesionych wydatków np. przy pomocy arkusza kalkulacyjnego). Nie kumulować niewydatkowanych środków - okresowo należy dokonywać oceny wydatkowanych środków i zmieniać przeznaczenie w trakcie, lepiej niż na koniec realizacji projektu (gdy czasem brakuje czasu!!!) Budżet jest "krwioobiegiem" projektu i tak jest traktowany przez przełożonego lub sponsora - jakiekolwiek niedoszacowanie lub brak płynności finansowej skutkować może utratą kontroli nad procesem wdrażania projektu.

Budżet ciąg dalszy… spisz wszystkie planowane wydatki określ koszt każdego z wydatków możliwie najdokładniej określ koszty własne podsumuj koszty skontroluj podsumowanie i wnieś poprawki w projekcie budżetu - jeśli to konieczne

MONITORING

ewaluacja

CO TO JEST EWALUACJA? Ewaluacja (ang. evaluation) projektu to inaczej ocena projektu. W zależności od momentu oceny projektu mamy do czynienia z ewaluacją tzw. ex-ante, interim oraz ex-post. Pierwsza odnosi się do procesu selekcji, a więc do oceny projektów zgłoszonych przez wnioskodawców na konkurs, druga do projektów w trakcie ich realizacji, ostatnia do już zrealizowanych. W zależności od rodzaju ewaluacji ma ona na celu: zakwalifikowanie lub odrzucenie projektu w procesie selekcji (ewaluacja ex-ante); identyfikację tego, jakie działania się sprawdziły w czasie realizacji projektu, a jakie nie (ewaluacja interim i ex-post); możliwość poprawy, zmiany, uzupełnienia działań projektu poprzez uczenie się na błędach i doświadczeniach w trakcie realizacji projektu (ewaluacja interim).

PRZYKŁAD EWLUACJI ETAPU X Zadania Rezultaty Wskaźniki ilościowe Wskaźniki jakościowe Ewaluacja kiedy/kto/jak etap X zadanie 1 rezultat 1   zadanie 2 rezultat 2

METODY EWALUACJI Literatura fachowa poświęcona kwestiom ewaluacji wymienia wiele różnorodnych metod i narzędzi, za pomocą których może być przeprowadzana ocena rezultatów projektu i jego produktów. Wybór metody zależy także od przedmiotu oceny, osób zaangażowanych w ocenę oraz wskaźników, jakie chcemy uzyskać. Najczęściej stosowane narzędzia to: kwestionariusze, ankiety (przekazywane uczestnikom szkoleń testujących lub wykładowcom) wywiady indywidualne wywiady grupowe i obserwacje (np. grupy fokusowe) pisemne opinie i ekspertyzy opinie koleżeńskie (tzw. peer review) matryca logiczna projektu.

promocja

Promocja projektu Informacja o współfinansowaniu projektu powinna się znaleźć na: Dokumentach dotyczących projektu, Stronie internetowej, Materiałach audiowizualnych, Certyfikatach, Formularzach, Artykułach prasowych i publikacjach dotyczących projektu, Materiałach konferencyjnych, Zaproszeniach, Tablicach upamiętniających Innych materiałach związanych z projektem

Dziękuję za uwagę