1 XVI Podkarpacka Konferencja Samorządów Terytorialnych Wybrane problemy związane z finansowaniem projektów i nieprawidłowościami 27 października 2009

2 DOTACJA ROZWOJOWA 1)Umowy, aneksy W dniu zatwierdzone zostały zmiany do budżetu województwa, na podstawie których podpisywane będą m. in. aneksy zwiększające zobowiązania na 2009 r. dla tych projektów, którym w momencie kontraktacji nie można było uwzględnić wystarczającej ilości środków na rok bieżący (aneksy zgodnie z kwotami deklarowanymi w odpowiedzi na pismo Marszałka Województwa z dnia 30.09) 2)Płatności, terminy Zgodnie z wystąpieniem Marszałka Województwa z dnia br.: a)Wnioski o płatność składane przed będą płacone w br., b)Wnioski o płatność składane po będą płacone w 2010 r. – zostaną zgłoszone do MRR, jako wydatki NIEWYGASAJĄCE. c)Wystąpienie IZ RPO WP w sprawie aktualizacji ww. kwot, d)Nowa ustawa o finansach publicznych - problemy

3 WNIOSKI O PŁATNOŚĆ NAJCZĘSTSZE BŁĘDY 1)Wypełnienie wniosku bez zapoznania się z instrukcją, 2)Nie załączanie protokołów odbioru, wyciągów z rachunku (przelew – tylko uzupełniająco), 3)Brak wymaganych opisów na dokumentach (zwłaszcza brak przyporządkowania wydatku do właściwego kosztu kwalifikowalnego), 4)Przedstawianie do rozliczenia wydatków tylko w części kwalifikowalnych bądź tylko w części dotyczących projektu, 5)Przedstawianie wydatków ponoszonych przez jednostki organizacyjne (w tym np. przez Urząd Gminy) bez zapisu w umowie o dofinansowanie

4 ZMIANY W ZAKRESIE RZECZOWYM PROJEKTÓW Zmiany w zakresie rzeczowym projektów nie powinny co do zasady mieć miejsca, Zgodnie z umową o dofinansowanie, beneficjent może zgłosić w formie pisemnej zmiany dotyczące realizacji Projektu przed ich wprowadzeniem i nie później niż na 35 dni przed planowanym zakończeniem finansowym realizacji Projektu.

5 ZMIANY W ZAKRESIE RZECZOWYM PROJEKTÓW Beneficjent wnioskując o wyrażenie zgody na dokonanie zmian w projekcie winien szczegółowo opisać na czym polegają zmiany oraz odnieść się do kwestii: 1)Prawnej możliwości dokonania zmiany pod kątem Prawa Zamówień Publicznych (zwłaszcza art. 144!), 2)Wpływu zmiany zakresu rzeczowego na dalsze spełnianie przez zmieniony projekt kryteriów, które zdecydowały o wyborze do dofinansowania, zachowania niezbędnej trwałości projektu, wpływu zmian na wskaźniki produktu i rezultatu,

6 ZMIANY W ZAKRESIE RZECZOWYM PROJEKTÓW cd. 3)Prawnej możliwości dokonania zmiany pod kątem wymogów prawa budowlanego, ochrony środowiska i innych przepisów, 4)Wpływu zmiany zakresu rzeczowego na koszty kwalifikowalne / niekwalifikowane,

7 NIEPRAWIDŁOWOŚCI W trakcie pierwszych kontroli projektów stwierdzono naruszenia przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych (PZP). Analiza wyników ww. kontroli, a także inne działania kontrolne realizowane przez Instytucję Zarządzającą wskazują na zasadnicze problemy związane z prawidłowością ponoszonych wydatków w kontekście przepisów ustawy PZP

8 Zmiany do umów z wykonawcami wobec wymogów art. 144: Przed nowelizacją – przesłanka o zaistnieniu okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy lub przesłanka zmiany korzystnej dla zamawiającego, Po nowelizacji - możliwe jest dokonywanie zmian, o ile zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz określił warunki takiej zmiany, NIEPRAWIDŁOWOŚCI

9 Ograniczenie podwykonawstwa: zasadą jest, że wykonanie zamówienia publicznego może być realizowane poprzez podwykonawców. W wyjątkowej sytuacji, gdy jest to uzasadnione specyfiką konkretnego zamówienia, zamawiający może zastrzec w SIWZ, że część lub nawet całość zamówienia nie może być powierzona podwykonawcom, Zastrzeżenie osobistego wykonania świadczenia lub jego części przez wykonawcę musi być traktowane jako wyjątek i musi mieć uzasadnienie zawarte w SIWZ, NIEPRAWIDŁOWOŚCI

10 Umowa ryczałtowa: Umowa ryczałtowa może stać się powodem problemów w sytuacji np. konieczności zmian w inwestycji bądź stwierdzenia przez wykonawcę niezgodności / niespójności / braków w dokumentacji projektowej. Wynikające z powyższych okoliczności ewentualne zmiany wynagrodzenia na rzecz wykonawcy w kontekście umowy ryczałtowej oraz przepisów prawa PZP muszą być w każdym przypadku przedmiotem wnikliwej analizy, NIEPRAWIDŁOWOŚCI

11 Rozbieżności w dokumentach opisujących zakres przedmiotu zamówienia na roboty budowlane: Opis przedmiotu zamówienia – odwołania do projektu budowlanego, projekt wykonawczy, przedmiary – czy określają zakres robót?, projekt budowlany określa zakres, roboty opisane w projekcie budowlanym wchodzą w zakres zamówienia, nawet jeżeli nie zostały ujęte projekcie wykonawczym bądź w przedmiarze, NIEPRAWIDŁOWOŚCI

12 Aktualne procedury udzielania zamówień publicznych wobec zmieniającego się stanu prawnego: Beneficjenci realizujący zamówienia publiczne powinni przed rozpoczęciem procedury zweryfikować dokumentację pod kątem obowiązującego stanu prawnego. Należy pamiętać, iż ustawa PZP podlega ciągłym zmianom (ostatnia zmiana miała miejsce 16 lipca 2009r.; obecnie przygotowywana jest kolejna nowelizacja). Od początku okresu kwalifikowalności wydatków dla bieżącej perspektywy finansowej tj. od 1 stycznia 2007r. – ustawa Prawo zamówień publicznych była zmieniana już kilkanaście razy NIEPRAWIDŁOWOŚCI

13 Zalecenia audytu Komisji Europejskiej W związku z ustaleniami wynikającymi z raportu misji audytowej służb Komisji Europejskiej przeprowadzonej w 2008 r., dostępne są zalecenia dot. m. in. następujących bloków tematycznych prawa zamówień publicznych: brak w ogłoszeniach informacji dla zagranicznych oferentów, wymóg posiadania określonego potencjału technicznego i osobowego, podwykonawstwo, Źródło: NIEPRAWIDŁOWOŚCI

14 Niedotrzymywanie terminu zakończenia finansowej realizacji projektu - daty poniesienia ostatniego wydatku w Projekcie. Zakończenie finansowe kończy okres kwalifikowalności wydatków w ramach projektu. Wydatki ponoszone po tym terminie są co do zasady są niekwalifikowane. Przedłużenie okresu kwalifikowalności wydatków w ramach projektu musi być zgłaszane nie później niż na 35 dni przed planowanym zakończeniem finansowym realizacji Projektu. INNE NIEPRAWIDŁOWOŚCI