Projekty w ramach programu Inteligentna Energia –Europa - Informacje praktyczne i finansowe

«Projekty promocyjne i rozpowszechniające»? >pomagają osiągnąć najważniejsze cele Wspólnoty Europejskiej odniesieniu do zmian klimatycznych i energetyki >wpisują się w priorytety Programu Roboczego IEE na rok 2011 >angażują przynajmniej 3 partnerów z różnych krajów >trwają od 2 do 3 lat >nie są projektami inwestycyjnymi ani badawczo-rozwojowymi Projekty, które…

Wezwanie do składania wniosków w 2011 roku Data ogłoszenia: 18 stycznia 2011 r. Ostateczny termin składania wniosków: 12 maja 2011 r. Możliwość uzyskania wstępnej oceny pomysłu projektu pod względem zgodności z priorytetami: do 8 kwietnia 2011 r.

Kto może składać wniosek? >Każda publiczna lub prywatna organizacja utworzona na terenie Unii Europejskiej, Norwegii, Islandii, Lichtensteinu i Chorwacji (sprawdź stronę IEE) >Organizacje międzynarodowe >Osoby fizyczne nie mogą wnioskować o środki.

Pożądane: projekty dające duży efekt! >Co chcesz osiągnąć? >Jaki efekt będzie miał Twój projekt? >Co się zmieni kiedy zostanie zakończony? Priorytety 2011 odzwierciedlają potrzebę działań i konieczność uzyskania mierzalnych rezultatów w krótkim czasie

Jak oceniane są wnioski? >Równe i uczciwe traktowanie wszystkich wnioskodawców: >Ocena na podstawie kryteriów ogłoszonych w wezwaniu do składania wniosków >Proces oceny jest poufny, nie ma konfliktu interesów >Niezależni eksperci zewnętrzni jako doradcy >Trzystopniowa ocena: 1.Kryteria kwalifikowalności (tak/nie) 2.Kryteria wyboru (tak/nie) 3.Kryteria oceny (punkty)

Kryteria kwalifikowalności >Wnioski muszą spełniać warunki dostarczenia (opisane w wezwaniu do składania wniosków) >Partnerami muszą być podmioty posiadające osobowość prawną z krajów UE, Chorwacji, Norwegii, Islandii, Liechtensteinu >Min. liczba partnerów > 3 >Zakres działań musi odpowiadać priorytetom określonym w Programie Roboczym >Długość projektów: maksymalnie miesięcy

Kryteria wyboru >Wnioskodawcy muszą pokazać, iż posiadają zdolność finansową, aby przeprowadzić przygotowane działania Dowód: bilans za ostatni zamknięty rok finansowy (nie wymagane w przypadku jednostek publicznych) >tak/nie >Wnioskodawcy muszą pokazać, iż posiadają zdolność techniczną, aby przeprowadzić przygotowane działania Dowód: CV, opis partnerów, doświadczenie >tak/nie

Kryteria oceny 1.Znaczenie proponowanych działań 2.Jakość metodologii wdrażania 3.Poziom ambitności celów oraz wiarygodności planowanego efektu projektu 4.Unijna wartość dodana 5.Zasoby i środki przeznaczone na realizację projektu Każdy z trzema podkryteriami

Udział w IEE: wskazówki Fachowość: bądź ambitny Rozpocznij wcześnie – przygotowanie wniosku wymaga czasu Cele projektu i grupa docelowa: czy są zdefiniowane i wystarczająco opisane? Czy mają wartość dodaną dla UE? Wskaźniki: odpowiednie do monitorowania rezultatów/problemów? Czy wartość wyjściowa jest jasno zdefiniowana? Środki komunikacji: Czy środki własne i doświadczenie zawodowe są wystarczające? Czy jest dobry plan komunikacji? Zasoby: Czy są wystarczające dla projektu? Czy ich udział jest uzasadniony? Czy wkład poszczególnych partnerów jest proporcjonalny do ilości działań? Czy partnerzy uczestniczą w projekcie od początku? Czy partnerzy reprezentują potrzeby rynku?

Warunki wstępne: koszty-efektywność? Stosunek jakość/ceny Współfinansowanie: czy wyjaśniłeś w jasny sposób jak projekt będzie współfinansowany? Zasięg geograficzny: «wystarczający zasięg» jeżeli włączysz niektóre spośród krajów z doświadczeniem Powielenie: uzasadnij, że pieniądze publiczne są dobrą inwestycją w Twój projekt – zaprezentuj w jaki sposób przekażesz wyniki Łatwy w czytaniu? Pisz w sposób jasny i precyzyjny, zamieszczając tylko konkretne informacje, eksperci mają tylko 2-4 godzin na ocenę! Udział w IEE: wskazówki

12 Przypomnienie ważnych zasad tworzenia budżetu: >UE i beneficjent pokrywają jedynie koszty projektu: nie jest dozwolone generowanie zysków: >koszty personalne + koszty pośrednie to główna pozycja budżetu, >koszty personalne powinny opierać się na wynagrodzeniach + kosztach socjalnych, >wymagane są dowody poniesienia kosztów personalnych (np: kopie odcinków wypłaty, rejestracja czasu pracy). >Ryczałtowa stawka w wysokości 60% kosztów personalnych na pokrycie kosztów pośrednich (overheads) – koszty te nie muszą być potwierdzone >Koszty poniesione na badania i zakup urządzeń nie są uzasadnione >Finansowanie UE do 75% całkowitych kosztów kwalifikowanych

Kategorie kosztów w budżecie Kategorie kosztów występujące w projektach IEE: >Koszty personalne >Koszty pośrednie >Usługi zewnętrzne >Koszty podróży >Koszty zakupu sprzętu >Inne koszty projektu

>Należy określić wszystkie kategorie personelu niezbędne w projekcie (kierownik projektu, ekspert, starszy ekspert, młodszy ekspert, starszy inżynier, technik itp.) >W kosztach bezpośrednich można ująć jedynie koszy personelu technicznego i specjalistycznego; personel administracyjny oraz obsługa sekretariatu nie może być bezpośrednio wliczona, ponieważ ujęta jest w kosztach pośrednich. >Wyjątek może zostać uczyniony kiedy zadania opisane w działaniu uzasadniają znaczące i ciągłe zaangażowanie personelu administracyjnego lub sekretarskiego. W tym wypadku muszą one być wyłączone z wyliczeń kosztów pośrednich. Koszty osobowe

>Stawka godzinowa: musi być wyliczona na podstawie rzeczywistego wynagrodzenia brutto z obowiązkowymi narzutami socjalnymi, ale z wyłączeniem innych kosztów. >Koszty osobowe odzwierciedlające zadanie zapisane dla danego partnera w projekcie, ale bez przesadnej dominacji jednego kraju czy instytucji >Koszty osobowe non-profit (bez zysku) – suma wypłat + ubezpieczenie społeczne, itp. >Budżetowanie powinno być planowane w oparciu o liczbę roboczo-godzin dla danego partnera (bottom-up) >Koszty pośrednie – 60% kosztów osobowych (stały ryczałt) Koszty osobowe

Koszty podwykonawstwa >Usługi zewnętrzne są świadczone przez osoby trzecie poza organizacją i poza konsorcjum projektu. Odnoszą się one wyłącznie do zakupu usług, nie towarów. >Podwykonawstwo może jedynie odnosić się do ograniczonej części działania. >Podwykonawcy powinni być wybierani w oparciu o jasne zasady, najlepsza ofertę, uwzględniając cenę i jakość (najlepszy stosunek jakości do ceny). Zgodnie z bardzo uproszczoną procedurę należy pozyskać trzy różne oferty i poddać je ocenie zgodnie z ustalonymi ogólnymi kryteriami, aby zapewnić sprawiedliwe i równe traktowanie każdego z oferentów.

>Koszty podróży i utrzymania personelu pracującego bezpośrednio nad projektem kalkulowane są na podstawie zwyczajowej praktyki uczestnika. >Należy podać jasny opis podróży: >Powód podróży >Cel podróży >Liczba osób podróżujących Koszty podróży

>W związku z rodzajem działania (nie-technologiczne) jakikolwiek sprzęt do promocji i rozpowszechniania projektów programu IEE będzie zaakceptowany na wyjątkowych warunkach i jedynie za uprzednią zgodą, np. oprogramowanie baz danych, specjalistyczny sprzęt do monitorowania itd. >Podstawowy sprzęt biurowy (PC, laptop, drukarka, itp.) jest częścią kosztów pośrednich i nie kwalifikuje się jako koszt bezpośredni do tej kategorii. >Jedynie część amortyzacji sprzętu, odpowiadająca czasowi trwania akcji oraz stopie rzeczywistego użycia dla celów akcji, może być brana pod uwagę jako koszty kwalifikowane. Zakup sprzętu

>Koszty związane z organizacją szkoleń i wydarzeń. >Koszty kolacji na spotkaniach projektowych, uznawane za koszty kwalifikowane do granicy maksimum 40 na osobę. Ponadto łączna suma ograniczona jest do maksymalnie dwa razy większej niż liczba uczestników konsorcjum. Na spotkanie jedynie koszty jednej kolacji będą uznane za dozwolone. >Drukowanie materiałów promocyjnych i informacyjnych. >Koszty podróży dla osób niebędących ani członkami personelu, ani podwykonawcami. >Opłaty wpisowe na konferencje i inne wydarzenia. >Koszty gwarancji bankowych. >Koszty raportów audytu. Inne koszty projektu

Jakie koszty NIE są kwalifikowane? >Wkład bezgotówkowy (in kind*), ponieważ żaden koszt finansowy nie jest ponoszony (tzn. kiedy ani koordynator, ani partnerzy nie zarejestrowali w swoich systemach księgowych takich płatności) >Fundusz np. na poczet ewentualnych strat >Zasoby udostępnione partnerom projektu przez strony trzecie bezpłatnie >Wydatki niepotrzebne lub przesadnie nieuzasadnione >VAT, chyba że dany partner nie może prawnie go odzyskać (należy mieć na dowód pismo z urzędu skarbowego) >Straty na różnicach kursowych * np. jeśli dany partner projektu udostępnił nieodpłatnie swoje pomieszczenia na konferencję jako swój wkład do projektu

Najważniejsze dokumenty IEE >Wezwanie do składania wniosków 2011: kryteria oceny, priorytety i terminy >Program Roboczy 2011: tło, priorytety i budżet >Formularze wniosku i Przewodnik dla wnioskodawców: przewodniki i formularze niezbędne do przygotowania i złożenia wniosku

Strona IEE jako źródło informacji Zaproszenie do składania wniosków i informacje jak ubiegać się o środki? Baza danych ponad 500 projektów IEE wraz z informacjami o tych projektach Aktualności dotyczące Programu IEE Zaproszenie do aplikowania na oceniającego wnioski oraz stosowne instrukcje Informacje dotyczące realizacji projektu Kontakt i pomoc

Kto może pomóc znaleźć partnerów ? >Sprawdź w regionalnych/krajowych stowarzyszeniach kontakty w innych krajach >Poszukaj partnerów na stronie >Skontaktuj się z Krajowym Punktem Kontaktowym (KPK)! (dane kontaktowe wszystkich punktów europejskich znajdują się na stronie IEE) >EACI nie może rekomendować partnerów

Czy jesteś zainteresowany pomocą EACI w ocenie wniosków? >Aplikuj w odpowiedzi na zaproszenie do zostania ekspertem >zobacz >łatwy wniosek online >Zaprezentuj Twoje doświadczenie dotyczące tematu, z którego chciałbyś oceniać wnioski >Wstępne warunki wyboru: Brak konfliktu interesów >Brak udziału w zaproszeniu do składania wniosków (ani jako wnioskodawca ani jako podwykonawca) >Brak zaangażowania w przygotowanie złożonego wniosku

Zaproszenie do składania wniosków 2011 Wezwanie do składania wniosków 18 stycznia 2011 Ocena wniosków Negocjacje kontraktu Wdrażanie projektu Ostateczny termin 12 maja 2011 (17:00) Koniec listopada 2011 Styczeń/Luty 2012

Kontrakt realizacja projektu Pierwsza płatność 30% – (zaliczka) w ciągu 45 dni Raport przejściowy merytoryczny Raport połówkowy merytoryczny – miesiąc 18 lub 70% zrealizowanej pracy Raport przejściowy merytoryczny Raport końcowy merytoryczny i finansowy Projekt 3 – letni Druga płatność 30% – (zaliczka) w ciągu 90 dni od złożenia raportu Płatność końcowa 40% (w ciągu 90 dni od złożenia raportu)

Informacje dotyczące przeliczania kosztów!!! >Zmiana klauzuli kursu przeliczeniowego walut w kontraktach IEE (zaczynających się od IEE/XX/XXX): > wszyscy partnerzy mają obecnie 2 możliwości przeliczania poniesionych kosztów na euro: =>miesięczny kurs przeliczeniowy ustalony przez Komisję i publikowany na jej stronach >w dniu, w którym koszt został poniesiony, >pierwszego dnia roboczego miesiąca następującego po okresie, którego dotyczy raport finansowy.

Kontakt Krajowy Punkt Kontaktowy Programu Inteligentna Energia – Europa Krajowa Agencja Poszanowania Energii S.A. ul. Nowowiejska 21/ Warszawa tel. (22) , fax. (22)